Implementierung von FM-Verträgen
Eine effektive Implementierung von Facility-Management-Verträgen erfordert eine gut durchdachte Planung und Zusammenarbeit.
Alle relevanten Stakeholder nehmen am Implementierungsprozess teil, was das Verständnis vertieft und eine reibungslose Umsetzung gewährleistet. Eine klare Kommunikationsstrategie und regelmäßige Fortschrittsberichte stellen den Erfolg der Implementierung sicher.
Implementierung von FM-Verträgen
FM-Vertragsimplementierung und -phasen
Start der FM-Vertragsphase
Ein digital illustrierter Handschlag symbolisiert den Beginn der Implementierungsphase eines Facility-Management-Vertrags.
Die Phase der Implementierung (Start-up-Phase) von Facility Management-Verträgen folgt direkt nach der Vertragsunterzeichnung. Hierbei gibt es die Mobilisierungs- und Validierungsphase.
Durchführung
Die Durchführung der Mobilisierungsphase beinhaltet die Vorbereitung und Mobilisierung aller für den Start-up-Prozess erforderlichen Ressourcen.
Ressourcen, Systeme und Berechtigungen im Management
Ressourcen,
Systeme,
Daten,
Berechtigungen,
Verfahren.
Übergang in FM-Verträgen
Übergangsphasen in FM-Verträgen
Die Tabelle zeigt die detaillierte Planung und Aufgabenverteilung während der Übergangsphasen eines Facility-Management-Vertrags.
Der Zeitpunkt liegt vor der Übernahme der vollen Verantwortung für die nach dem Facility Management-Vertrag zu erbringenden Facility Services durch die AN. Ein Cut zwischen Errichtungs- und Betriebsphase oder zwischen dem Ende alter FM-Verträge und dem Beginn der neuen Betriebsphase kann zu einem erheblichen Know-how-Verlust führen. Dies tritt insbesondere auf, wenn die Immobilie nicht sofort in vollem Umfang genutzt wird oder der neue Vertrag nicht direkt in Kraft tritt.
Bei den aktuellen komplexen FM-Verträgen ist es essentiell, den neuen FM-Dienstleister intensiv zu unterstützen. Dies kann entweder durch Eigenleistung oder Beratung geschehen.
Die Start-up-Prozesse sorgen dafür, dass nichts außer Acht gelassen, vergessen oder vernachlässigt wird, indem sie z.B.
beim Aufbau eines Reporting unterstützen,
prüfen, ob die geschuldeten Qualitäten an Personal und Leistungsumfang erbracht werden,
helfen, Betriebsführungssysteme aufzubauen, eine Objektorganisation aufbauen,
Zuständigkeiten abstimmen und vereinbaren,
sicherstellen, dass der Gefahrenübergang reibungslos erfolgt,
die Inbetriebnahme- bzw. den Abnahmeprozess begleiten,
die Qualität und Kosten sichern,
Nachträge vermeiden,
den Zugang organisieren und sicherstellen
- zu den vorhandenen Daten, soweit vereinbart,
- zu den Lieferanteninformationen,
- zu laufenden Verträgen mit Dritten, die den Vertrag beeinflussen,
- zu Messergebnissen,
- zu allgemeinen betrieblichen und speziellen Regelungen der AG-Organisationen,die Teilnahme an Besprechungen und Reviews festlegen,
und nicht zuletzt die Termine im Start-up-Prozess überwachen.
Mobilisierung und Notfallpläne
Übergangsphasen in FM-Verträgen
Die Tabelle zeigt die detaillierte Planung und Aufgabenverteilung während der Übergangsphasen eines Facility-Management-Vertrags.
Alle parallelen Tätigkeiten sind eindeutig festzulegen und bei Bedarf zu klären. Beide Parteien stellen sicher, dass Notfallpläne und Gefährdungsbeurteilungen vorhanden sind oder umgehend erstellt werden, um alle vorhersagbaren Probleme zu adressieren, die am Tag der Übergabe des betreffenden Facility Service entstehen können.
In der Mobilisierungsphase berücksichtigt der AN den Zustand wichtiger Vermögenswerte und deren Fähigkeit, die gewünschte Leistung zu liefern. Dies ist besonders wichtig bei einem leistungsbezogenen Ansatz, da der AN sicherstellt, dass alle vom FM-Vertrag betroffenen installierten Systeme von Anfang an die gewünschte Leistung erbringen. Alle Diskrepanzen sind zu dokumentieren.
Der anlagentechnische Teil der Implementierung umfasst i.d.R.:
Anlagenzustandsbewertung
Einsichtnahme der Abnahmequelle
Massenabgleich
Übereinstimmungsprüfung der Anlagen mit gültigen Normen und Regeln
Prüfung auf Vollständigkeit der vorliegenden Anlagedokumentation
Feststellung von Mängeln und Abweichungen