Exemplarische Start-up-Leistungen als Beispiele
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Exemplarische Start-up-Leistungen können als Orientierung dienen, um die Implementierung von Facility-Management-Verträgen besser zu verstehen
Die Erstellung eines detaillierten Projektzeitplans ist ein wichtiges Beispiel für eine Start-up-Leistung, die den Umfang und die Erwartungen klar definiert. Eine umfassende Risikoanalyse erkennt mögliche Herausforderungen und Gefahren im Zusammenhang mit der Implementierung frühzeitig und bewältigt sie. Die Entwicklung von Kommunikations- und Eskalationsprozessen fördert die effektive Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien.
herausragende Start-up-Leistungen
- Start-up-Leistungen
- FM-Vereinbarung
- Verhältnis
- QM-System
- Gesetzliche Regelungen
- Personal
- Schulungen
- Managementfee
- Anlagenzustand
- Entwicklung
Start-up Prozesse und Verträge
Je nach Vorhandensein bestimmter Bedingungen, die in den Vorpunkten besprochen wurden, ist es ratsam, in den Ausschreibungen bestimmte Start-up-Leistungen als direkt zu verpreisende Leistungen zu benennen. Solche "Einmalleistungen" belasten das Budget nur im ersten Vertragsjahr und garantieren einen geordneten Vertragsverlauf. Bei dieser Betrachtung wird klar, dass es vorteilhaft ist, längerfristige Verträge zu unterzeichnen, um den Aufwand der Implementierung nicht ständig zu wiederholen. Im Folgenden sind einige solcher praktischen Beispiele dargestellt.
Wenn im LV Start-up-Leistung ausgeschrieben ist, ist eine klärende Einführung notwendig, da nicht alle potenziellen Anbieter von FM-Leistungen diese Vorgehensweise kennen oder regelmäßig anwenden.
Erfolgreicher Abschluss der Start-up-Phase
Zur Aktivierung des FM-Systems des AN gemäß den Bestimmungen des Vertrages und des Leistungsverzeichnisses gibt es eine Start-up-Phase.
In dieser Start-up-Phase erbringt der AN die folgenden gelisteten Leistungen, auch mit Beteiligung des AG.
Die textlichen Darstellungen dienen als Kurzfassungen der entsprechenden, das Start-up betreffenden Klauseln, die im Vertragswerk vorkommen.
Während der Start-Up Phase halten die Parteien mit den jeweils zuständigen und berechtigten Teilnehmern regelmäßige (z.B. alle 14 Tage) Koordinationsgespräche.
Danach basieren die Meetings auf der zwischen den Parteien festgelegten Meetingstruktur.
Vertragsaktivierung und Einweisung
Die Praxis hat gezeigt, dass bei ähnlichen Verträgen die jeweiligen Mitarbeiter von AG und AN in bestimmten Punkten unsicher agieren, wenn es um Fragen des Vertrages oder des Leistungsverzeichnisses geht.
Um diese Unsicherheit zu beseitigen, gibt es einen Start-up-Punkt, der dazu dient, das Vertragskonvolut zu aktivieren.
Die Partner nutzen diesen Punkt, um die vertraglichen Bestimmungen zu besprechen, Absprachen zu treffen, notwendige Abläufe zu organisieren, Mitarbeiter einzuschulen, Vorbereitungsmaßnahmen zu ergreifen und ein generelles Verständnis für das Vertragswerk zu entwickeln.
Diese Anforderung bezieht sich nicht nur auf den Vertragstext und das Leistungsverzeichnis, sondern auf das gesamte Vertragspaket.
Klare Rollen im Facility Management
Die Vertreter des Facility Management müssen vom AG eindeutig über ihre Position gegenüber den Mietern/Nutzern informiert werden. Mitarbeiter des AN und deren Gehilfen dürfen nicht aus Sorge vor Kritik ihre Hauptaufgaben vernachlässigen oder sogar Tätigkeiten ausführen, die im Leistungsverzeichnis und im Vertrag nicht festgelegt sind.
Den Mitarbeitern des AN wird folgendes mitgeteilt:
Was muss/darf ich,
Was darf/muss ich nicht,
Wie verhalte ich mich in schwierigen Situationen?
Wer schützt mich, bzw. hilft mir bei Bedarf (Ombudsmann)?
Schulung und Qualitätsmanagement
Dieser Punkt ist bei jeder Mitarbeiter-Schulung des AN ein fester Bestandteil der Agenda. Ein Vertreter des AG wird einmal im Jahr zur Schulung eingeladen, vorzugsweise wenn es speziell um Fragen von Mietern/Nutzern geht.
Der Bieter muss für alle Vertragsleistungen ein Qualitätsmanagementsystem gemäß DIN ISO 9001 sowie das Umweltmanagementsystem DIN EN ISO 14001 vorzeigen. Wenn spezielle fachbetriebliche Zulassungen notwendig sind, stellt der AN (Bieter) sicher, dass er diese Zulassungen erhält oder aktuell hält.
Qualitätssicherung in der Start-up-Phase
Der AN soll in der Start-up-Phase sein Qualitätssicherungssystem implementieren, dies der AG transparent machen und nachhaltig betreiben.
Schwerpunkte hierbei sind:
die Qualifikation der Beschäftigten,
die vorhandenen Aus-, Fort- und Weiterbildungskonzepte,
sowie die Ausstattung,
die Organisationsstruktur,
geklärte interne/externe wichtige Betriebsabläufe .
Proaktives Start-up Management
Die Wahrnehmung der begleitenden Dienstleistungen befreit die Mitarbeiter des AG teilweise von taktischen Aufgaben. Daher ist es entscheidend, im Rahmen der Start-up-Veranstaltungen zwischen AG und AN hinsichtlich der praktischen Umsetzung zu bestimmen, wie genau die begleitenden Leistungen erbracht werden, welche Kommunikationswege am effizientesten sind, wie Fragen und Probleme direkt kommuniziert werden und so weiter.
In diesen Gesprächen agiert der AN stets als proaktiver Moderator, legt Termine fest, schreibt Protokolle, initiiert die Protokollprüfung, erfasst den aktuellen Umsetzungsstand, empfiehlt Maßnahmen und so weiter. Der AN hat die Aufgabe, den Start-up-Prozess eigenständig und aktiv zu organisieren und zu führen.
Strikte Dokumententrennung im FM
Die Doku des AN muss so organisiert werden, dass sie unabhängig von anderen Kunden des AN geführt wird. Unterlagen, Bücher, Schriften, Daten und Akten werden getrennt von den sonstigen Unterlagen des AN aufbewahrt. Diese Anforderung ist zwingend, da der AG gegenüber seinem Auftraggeber (Kapitaldienstgesellschaft) dazu verpflichtet ist. Nachteile, die dem AG oder deren AG (zum Beispiel bei Überprüfungen) durch die Nichterfüllung dieser Anforderung durch den AN entstehen, belasten den AN.
Rechtliche Vorgaben für FM-Verträge
Alle dem Vertragszweck dienenden und unterstützenden gesetzlichen und untergesetzlichen Bestimmungen, Genehmigungen, Zulassungen und Verordnungen müssen in ihrer zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Fassung identifiziert werden. Sie sind auf Verlangen vorzulegen.
Ebenso gehören spezielle Regelungen des AG dazu. Diese müssen abgefragt und bei Relevanz in die Unterlagen für das Objekt durch den AN eingearbeitet werden.
AG und AN erstellen die
Kommunikationsmittel,
Korrespondenz,(technische) Dokumentationen
Belege
Vorlagen für Berichte
gesamten Betriebsdokumentationen (u.a. Wartungsberichte, Prüfbücher und sonstige Dokumentationen).
Alle relevanten Punkte des FM-Vertrages zu Rechnung, Preisen usw. sind verbindlich abzustimmen!
Hierunter sind folgende Punkte zu verstehen:
Alle Verpflichtungen der diesbezüglichen Punkte des Vertrages realisieren,
Die Nachunternehmerliste vorlegen,
Die AG erteilt der AN Vertretungsbefugnisse.
Personal (auch die Vertreter) in die Objekte gründlich einweisen,
Mit den Handhabungen und Abläufen bekannt machen.
Dieser Punkt enthält folgende Aufgaben:
Notfallprozeduren sicherstellen und bekannt machen,
Für AN- Mitarbeiter/innen spätestens in der Start-up-Phase eine Gefährdungsbeurteilung anfertigen und vorlegen
Sicherheitsgebote klären und ggf. festlegen.
Alle weiteren relevanten Vertragsanhänge entsprechend bearbeiten und vorlegen.
Regelwerkszugang und Aktualisierungsrichtlinien
Weil die Regelwerksverfolgung durch den AN zur Verfügung zu stellen ist (z.B. lesend), sind Festlegungen zu treffen, wie und welchen Mitarbeiter(n) des AG durch den AN die Infos aus der Regelwerksverfolgung zugänglich gemacht werden. Regelungen zur Aktualisierung sind festzulegen.
Schulungskonzept in der Start-up-Phase
In der Start-up-Phase muss ein schriftliches Einweisungs- und Schulungskonzept für AN-Mitarbeiter vorgelegt werden. In dieser Phase ist es bereits zu etwa 90 % ausgereift.
Flexible Start-up Leistungen
Die Partner stellen sicher, dass nach Ablauf der Start-up-Phase keine Freigabevorbehalte durch die AG bestehen. Alle entsprechenden Tools sind vom AN in einer Liste zu benennen und auf Anfrage der AG zu erläutern. Die AG will alle Werkzeuge, Mittel und so weiter, die vom AN verwendet werden, kennen und sie tatsächlich freigeben. Dies betrifft beispielsweise Reinigungs-, Arbeitsmittel, Werkzeuge, Messmittel und so weiter.
Grundsätzlich sind alle Leistungen, die nicht regelhaft vorkommen, sogenannte Leistungen mit Projektcharakter. Diese untergliedern sich wie folgt:
Investitionsprojekte (große Maßnahmen mit extra verhandelten Konditionenaußerhalb dieses Vertragswerkes)
Flächenbezogene Projekte (Mietbereichsausbauten, -Umbauten, Modernisierung)
Budget-Maßnahmen (geplante Instandsetzungen und Erneuerungen)
außerplanmäßige Maßnahmen (ungeplante große und kleine Instandhaltungen)
Bewertung Technischer Anlagen Zustands
Die (technischen) Anlagen sind ggf. zu bewerten. Dazu ist der dem Vertragskonvolut beiliegende Anlagenzustands-Index zu benutzen. Ggf.
sind folgende Festlegungen zu treffen:
Diese Liste ist Bestandteil der Kundenzufriedenheitsanalyse
Sie muss in der Start-up-Phase zwischen AN und AG an die Objekte sinnvoll angepasst werden. Es sollten aus jedem Objekt die wichtigsten Anlagen Eingang finden (Sicherheitstechnik, ggf. Aufzüge, RLT- und Heizungsanlagen, evtl. Regelanlagen....)
Eine max. Anzahl sollte abgestimmt werden.
Berichtspflichten und Kundenzufriedenheit
Wenn der AN diesen Punkt nicht erfolgreich umsetzt, wird bei jeder Befragung im Rahmen der Kundenzufriedenheitsanalyse der entsprechende Punkt mit Nein beantwortet. Der AN legt alle Versicherungen in Kopie vor. Basierend auf dem Vertragsanhang "Anforderungen an das Berichtswesen" stellt der AN alle von der AG geforderten Berichte bereit.
Klare FM-Prozesslandschaft gestalten
Im Rahmen dieses Punktes ist bei Federführung der AN eine "Prozesslandschaft" zu erstellen. Die Ansprüche hierbei sind geklärte Zuständigkeiten und geklärte Schnittstellen zwischen AN und AG für die wichtigsten FM-Prozesse.
Exemplarisch sind folgende vorgeschlagen:
Operative FM-Prozesse
Sicherheitsmanagement
Dokumentationen pflegen
Start-up
Objektübernahme -übergabe
Mangelanspruchsmanagement
Wartung und Inspektion
Kundenzufriedenheitsanalyse
Vertragsmanagement
Handwerksdienste erbringen.
Start-up Regelungen und Änderungen
Diese ideal-typischen Vorlagen gestalten AN (federführend und moderierend) und AG während der Start-up-Phase gemäß den Vertragsanforderungen objektkonkret aus.
Für alle Änderungen im Leistungsverzeichnis und im gesamten Vertragskonvolut wenden AG und AN das Prinzip "Change-Request" an.
Die Partner richten diesen Start-up-Punkt ein, um sich intensiv mit dieser Regelung gemeinsam zu befassen.
Die Partner legen fest, wie sie diese Regel in spezifischen Fällen praktisch umsetzen.
Darüber hinaus erstellen sie "Durchführungsbestimmungen" in Zusammenarbeit mit den jeweiligen kaufmännischen Abteilungen.