FM-Startup zur Leistungsorganisation: Leistungsbeschreibung

Dieses Gewerk umfasst die Lüftungs- und Klimaanlagen, inkl. Raumlufttechnische Zentralen, Lüftungsgeräte, Klimageräte, Kühldecken oder -geräte, alle Zu- und Abluftsysteme, Filter, Regelklappen etc. sowie ggf. Kälteerzeuger für Klimaanlagen.

• Bestandsdokumentation RLT prüfen: Sichtung aller RLT-relevanten Pläne (Lüftungsschemata, Strangschemata, Einstellwerte) und Dokumente. Erstellung einer vollständigen Anlagenliste für RLT-Systeme (inkl. Leistungsdaten, Filterklassen, Brandklappenübersicht etc.). Erfassung der Einregulierungsprotokolle aus der Bauphase, falls vorhanden, und Übernahme in die Dokumentation.

• Inbetriebnahme-Begleitung: Teilnahme an der Inbetriebnahme der RLT-Anlagen durch die Errichter. AN-Ingenieure kontrollieren Soll-Werte (Luftmengen, Temperaturen) und führen Abgleiche mit dem Leistungsverzeichnis durch. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert und an AG/Bauleitung gemeldet. Falls erforderlich, Einregulierungsmaßnahmen nachjustieren (in Absprache mit Errichter) oder im späteren Betrieb nachholen.

• Hygieneinspektion nach VDI 6022: Sicherstellen, dass zur Übergabe ein aktuelles Hygiene-Erstinspektionsprotokoll nach VDI 6022 für RLT-Anlagen vorliegt (für Neubau-Anlagen Voraussetzung für bestimmungsgemäßen Betrieb). Falls nicht, organisiert der AN eine entsprechende Überprüfung.

• Filtermanagement vorbereiten: Festlegen, welche Filter wann voraussichtlich gewechselt werden müssen. Lagerbestände an Ersatzfiltern prüfen bzw. initial anlegen, sofern vertraglich vorgesehen. Einrichtung eines Verzeichnisses aller Filtertypen und -maße.

• Übergabe Bedieneinweisungen: Sicherstellen, dass die Errichterfirmen die AN-Mitarbeiter in die Bedienung der RLT-Anlagen (z. B. zentrale Lüftungssteuerung, Brandschutzklappensteuerung, GLT-Bedienbilder) einweisen. AN erstellt Einweisungsnachweise (Dokumentation von Inhalt, Datum, Teilnehmer).

• Wartungsplanung RLT: Integration sämtlicher RLT-Anlagen in den Wartungsplan. Definition der Wartungsintervalle gemäß VDMA 24186 (oder Herstellerangaben) – z. B. monatliche Kontrollen, vierteljährliche Inspektionen, jährliche Wartungen, zweijährliche Brandschutzklappen-Prüfung etc. Einplanung behördlicher Prüfungen, z. B. Funktionsprüfungen von Rauchabzugsanlagen.

• Klärung Regelungsoptimierung: Überprüfung der Regelparameter der RLT/GLT. Identifikation von Möglichkeiten zur Energieoptimierung (Nachtabsenkung, Bedarfslüftung). Der AN schlägt dem AG Optimierungen vor, die noch während Start-up oder im frühen Betrieb umgesetzt werden können.

• Berichtswesen: Einrichten einer anlagenspezifischen Dokumentation für RLT (Betriebsbuch oder digitales Anlagenlogbuch). Hier hält der AN alle relevanten Parameter und Beobachtungen aus der Start-up-Phase fest, um im Betrieb auf Erfahrungswerte zurückgreifen zu können.

• Zugang und Bereitstellung Unterlagen: Übergabe aller verfügbaren RLT-Pläne, Revisionsunterlagen und Berechnungen (Luftmengenbilanz, Brandschutzkonzept für Lüftung) an den AN. Gewährleistung des Zutritts zu allen RLT-Anlagen (Lüftungszentralen, Technikräume) schon vor Übernahme, unter Begleitung der Bauleitung falls nötig.

• Versorgungseinrichtungen bereitstellen: Sicherstellen, dass während Funktionsproben die notwendigen Medien bereitstehen (z. B. Strom und Wasser für Testläufe der Klimaanlagen, Bereitstellung von Kältemittel falls Nachfüllung nötig etc.). Falls erforderlich, temporäre Kühl- oder Heizmedien stellen, damit Tests durchgeführt werden können.

• Koordination Errichter: Der AG stimmt mit den Lüftungsbauern/Errichtern ab, dass diese für Rückfragen und Feineinstellungen in der Start-up-Phase zur Verfügung stehen. Er fordert etwaige fehlende Leistungen (z. B. noch nicht montierte Sensorik oder ausstehende Messberichte) proaktiv ein.

• Freigaben erteilen: Prüfen und freigeben von Vorschlägen des AN zur Regelungsoptimierung oder technischen Änderung an RLT-Anlagen (z. B. Anpassung von Sollwerten), sofern diese nicht bereits durch den Errichter geschuldet sind.

• Abnahme und Mängel: Teilnahme an Abnahmen der RLT-Anlagen. Offizielle Abnahme durch AG gemeinsam mit dem AN, Protokollierung von Restpunkten. AG stellt sicher, dass bis zur Übernahme alle sicherheitsrelevanten Mängel beseitigt oder dokumentiert sind.

• Hygiene-Angelegenheiten: Ggf. Beauftragung eines unabhängigen Hygienikers für die 6022-Erstinspektion (falls vertraglich nicht AN-Aufgabe). Bereitstellung eines Hygieneplans, falls vorhanden, oder Abstimmung mit AN darüber, wie regelmäßig die Lüftung hygienisch kontrolliert wird (Stichwort: Filterwechselintervalle, Reinigung von Befeuchtern etc.).

Umfasst die elektrischen Anlagen der Energieversorgung (Mittelspannungsanschluss, Transformatoren, Unterverteilungen, Notstromanlagen, USV), die elektrische Installation (Beleuchtung, Steckdosen, Maschinenanschlüsse) sowie die Schwachstromtechnik (IT-Verkabelung, Kommunikationsanlagen, ggf. Sicherheitsstromversorgung).

• Netzübernahme planen: Zusammenarbeit mit dem Errichter und Energieversorger, um einen reibungslosen Übergang der elektrischen Versorgung sicherzustellen. Der AN identifiziert Schaltstellen, Zähler und Schutzrelais, die er ab Übernahme betreuen wird, und lässt sich entsprechende Einweisungen geben.

• Dokumentation und Pläne: Prüfung aller einpoligen Schemas, Stromlaufpläne und Verteilerpläne. Der AN erstellt eine Übersicht der gesamten elektrotechnischen Infrastruktur (inkl. Angaben zu Transformatorleistung, abgesicherte Stromkreise, Notstrom-Konzept). Fehlende Beschriftungen in Verteilungen werden ergänzt.

• Elektroprüfungen vorbereiten: Falls zum Zeitpunkt der Übernahme noch nicht erfolgt, plant der AN die Erstprüfung ortsfester elektrischer Anlagen und Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3. Er legt fest, wann und durch wen diese Prüfungen spätestens erfolgen müssen (ggf. Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Prüfdienstleister). Gleiches gilt für Blitzschutzmessungen, Potentialausgleichsprüfungen etc.

• Notstrom und USV: Der AN macht sich mit der Notstromversorgung vertraut (Notstromgenerator, Netzersatzanlage, batteriegestützte USV). Er überprüft Betriebsbereitschaft und dokumentiert Testläufe während der Start-up-Phase. Ggf. ist vom Errichter ein Probelauf der Notstromanlage im Lasttest abzunehmen – der AN nimmt teil und protokolliert Ergebnisse.

• Beleuchtung und Sicherheitsbeleuchtung: Aufnahme aller Beleuchtungsanlagen (Innen- und Außenbeleuchtung, Arbeitsplatzbeleuchtung) inklusive Steuerungen (z. B. DALI-Systeme, Präsenzmelder). Der AN überprüft, ob die Sicherheitsbeleuchtung (Notbeleuchtung) vorschriftsgemäß installiert und funktionsfähig ist. Fehlfunktionen werden an den AG/Bauleitung gemeldet.

• Erdungs- und Blitzschutzsystem: Sichtkontrolle der Erdungsanlage und Blitzschutzanlage. Der AN plant ggf. die messtechnische Überprüfung falls noch nicht durch den Errichter nachgewiesen.

• Wartungsplanung Elektro: Erstellen eines Plans für wiederkehrende Prüfungen: z. B. jährliche thermografische Überprüfung von Hauptverteilungen, Routineprüfungen an FI-Schutzschaltern, Akkutauschintervalle bei USV, Wartung Trafostation etc. Sicherstellen, dass sämtliche Prüfpflichten nach BetrSichV für elektrische Sicherheit eingehalten werden. Dazu zählt auch, im Regelbetrieb ein Verfahren zur Schaltbefähigung (Arbeiten unter Spannung nur durch Elektrofachkräfte mit Erlaubnis) zu etablieren.

• Zustandsdokumentation: Falls vom Vertrag gefordert, führt der AN eine initiale Zustandsbewertung der Elektroanlagen durch (z. B. Sichtprüfung auf Mängel an Schaltschränken, Kabelwegen, Sauberkeit der Trafostation). Etwaige Risiken (z. B. fehlende Abdeckungen, lockere Klemmen) werden in einem Bericht festgehalten.

• Koordination mit Gebäudeautomation: Der AN sorgt dafür, dass die Elektroanlagen, die mit der Gebäudeautomation gekoppelt sind (z. B. Bus-Systeme für die Beleuchtungssteuerung, MSR-Anbindung von Generatoren etc.), ordnungsgemäß in die GA integriert sind. Eventuell notwendige Schnittstellen-Konfiguration wird noch mit Errichterhilfe in Start-up erledigt.

• Energielieferverträge: Abschluss aller notwendigen Energielieferverträge (Netzanschluss, Stromlieferung) rechtzeitig vor Inbetriebnahme. Der AG stellt sicher, dass zum Tag der Übernahme Strom verfügbar ist und Zähler entsprechend umgemeldet sind (sofern der AN nicht lediglich im Namen des AG agiert).

• Übermittlung Schaltberechtigungen: Falls es interne Vorschriften gibt, welche Personen Schalthandlungen vornehmen dürfen, informiert der AG den AN. In der Regel muss der AN eigenes Personal mit Schaltberechtigung stellen; der AG bestätigt diesen Personen die Berechtigung für die konkrete Anlage (z. B. schriftliche Schaltgenehmigung für 10kV-Schaltanlage).

• Abstimmung Abschaltungen: Sollten während Start-up Stromabschaltungen für Umschlussarbeiten oder Tests nötig sein, koordiniert der AG mit dem Nutzerbetrieb, dass dies geschehen kann (z. B. Produktionsunterbrechungen einplanen). Der AG genehmigt geplante Abschaltungen und informiert Betroffene im Voraus.

• Errichterkoordination: Der AG stellt sicher, dass Elektroerrichter und ggf. Sachverständige (z. B. vom EVU) für Abnahmen bereitstehen. Insbesondere muss die offizielle Abnahme der Mittelspannungsanlage ggf. durch einen externen Prüfer (Sachverständigen) erfolgen; der AG organisiert dies, der AN wirkt mit.

• Übergabe von Schlüssel und Zugängen: Überlassen der notwendigen Schlüssel (für elektrische Betriebsräume wie Trafostation, E-Verteilerräume) und Zugangsberechtigungen an den AN-Personal. Dies umfasst evtl. digitale Zugangskarten zu elektronischen Schließsystemen, falls vorhanden.

• Dokumentationsprüfung freigeben: Überprüfung und Abnahme der vom AN erstellten Übersichten (z. B. Anlagenliste Elektro, Prüfplan). Der AG stellt sicher, dass eventuelle Bau- oder Planungsänderungen der Elektroinstallation, die während der Errichtung kurzfristig erfolgt sind, dem AN kommuniziert werden (z. B. geänderte Kabeltrassenführungen).

• Sicherheitsauflagen: Übergabe aller relevanten Vorschriften an den AN, die z. B. auf dem Betriebsgelände gelten (wie Verhalten in elektrischen Betriebsstätten, Schaltanweisungen, persönliche Schutzausrüstung). Der AG gewährleistet zudem, dass alle fest installierten Sicherheitseinrichtungen (z. B. Gummimatten vor Schaltfeldern, Absperrungen) vorhanden sind.

Umfasst die Sanitäranlagen (Trinkwasserbereitstellung, Abwasserentsorgung) sowie ggf. industrielle Prozesswasser-Systeme. Enthalten sind Pumpen, Rohrnetze, Armaturen, Wasseraufbereitungsanlagen, sanitäre Objekte, Hebeanlagen etc.

• Trinkwasserhygiene überprüfen: Kontrolle, ob vom Errichter eine hygienisch einwandfreie Installation nach Trinkwasserverordnung (TrinkwV) vorliegt. Der AN verlangt eine Bescheinigung gemäß VDI 6023 (Kategorie A) für Trinkwasseranlagen oder führt selbst Wasserproben durch (Initialmessung auf Legionellen, sofern erforderlich). Alle Entnahmestellen (Zapfstellen, Duschen) werden erfasst.

• Bestandsaufnahme Sanitär: Erstellen einer Liste aller wesentlichen Komponenten: Speicher, Durchlauferhitzer, Pumpen, Ventile, Druckerhöhungsanlagen, Hebeanlagen, Wasserzähler, Enthärtungsanlagen etc. Erfassung der Soll-Werte (z. B. Warmwassertemperaturen, Ansprechdrücke) und Abgleich mit Einstellwerten der Errichter.

• Abwassersystem und Entwässerung: Sich vertraut machen mit dem Entwässerungssystem (Lage der Rückstauklappen, Abscheider falls vorhanden – z. B. Ölabscheider, Fettabscheider bei Gastronomie). Planung der regelmäßigen Wartung dieser Einrichtungen (häufig sind Normintervalle vorgegeben, z. B. monatliche Eigenkontrolle, jährliche Wartung von Abscheidern).

• Pumpstationen/Hebeanlagen: Falls Schmutzwasserhebeanlagen vorhanden sind, prüfen ob diese über Alarme an die GA gemeldet sind (Alarm bei Pumpenausfall). Der AN testet ggf. die Funktion (Probeauslösung) gemeinsam mit Errichter.

• Dokumentation Raumbuch Sanitär: Übernahme oder Erstellung eines Raumbuchs, in dem alle Sanitär- und Brandschutzeinrichtungen pro Raum dokumentiert sind (z. B. Anzahl Sprinkler, Feuerlöscher, Hygieneeinrichtungen). Insbesondere werden alle brandschutztechnischen Einrichtungen in Sanitär-/Nebenräumen erfasst (z. B. Wandhydranten, Dry-Riser, Sprinkler in Technikräumen) – dies ist für spätere Betreiberpflichten wichtig (z. B. Wartung Feuerlöschern).

• Wartungsplanung Sanitär: Festlegen der Wartungs- und Prüfintervalle: z. B. jährliche Inspektion der Druckerhöhungsanlage, vierteljährliche Prüfung von Notduschen, halbjährliche Funktionsprüfung der Sicherheitsventile an Boiler, regelmäßige Spülungen bei selten genutzten Entnahmestellen (Stagnationsvermeidung). Der AN integriert auch gesetzliche Pflichten wie jährliche Trinkwasseruntersuchung (bei Großanlagen Trinkwasser) in den Plan.

• Koordination mit Brandschutz: Da Sanitär oft mit Brandschutz verknüpft ist (Sprinkler), prüft der AN die Schnittstellen: Liegen alle Abnahmen der Sprinkler vor? Ist eine Befüllung/Entleerungseinrichtung vorhanden? Hier werden Überschneidungen mit dem Gewerk Brandschutz geklärt (wer übernimmt Sprinklerwartung etc., siehe dort).

• Schulung Personal: Sollte z. B. spezielle Ausrüstung wie Wasseraufbereitungsanlagen (Umkehrosmose, Enthärtung) vorliegen, stellt der AN sicher, dass sein Personal oder Nachunternehmer umfassend eingewiesen ist.

• Erstauffüllungen: Überprüfen, ob alle Verbrauchsmaterialien initial vorhanden sind (Salz für Enthärtungsanlage, Chemikalien für Dosieranlagen). Bei Bedarf in Abstimmung mit AG initial beschaffen.

• Zugang und Inbetriebnahme: Der AG sorgt dafür, dass der AN Zugang zu Steigsträngen, Schächten und Technikflächen erhält, die evtl. in verschlossenen Bereichen liegen. Ggf. sind Schlüssel für Schächte oder Bediengeräte zu übergeben. Sollte der Nutzerbetrieb bestimmte Bereiche erst kurz vor Inbetriebnahme freigeben (z. B. Reinräume, Labore mit Sanitärinstallationen), koordiniert der AG einen rechtzeitigen Zugang für den AN.

• Grundlagen übergeben: Überlassung aller technischen Datenblätter, Prüfprotokolle (z. B. Dichtheitsprüfungen der Abwasserleitungen), Konformitätserklärungen (für Trinkwasserarmaturen, z. B. KTW-BWGL) an den AN. Bereitstellung der Liste der verbauten Materialien, sofern relevant für die Trinkwasserhygiene.

• Abstimmung mit Nutzer: Der AG vermittelt zwischen AN und ggf. betriebsinternen Abteilungen, falls spezielle Anforderungen an die Wasserqualität bestehen (z. B. demineralisiertes Wasser für Produktion). Solche Leistungen sind zu Beginn zu klären und im Betreiberkonzept festzuhalten, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Freigabe von Spülmaßnahmen: Wenn im Start-up längere Stagnationszeiten auftreten (weil z. B. Gebäude noch nicht voll genutzt), stimmt der AG dem Spülkonzept des AN zu (regelmäßiges Öffnen aller Zapfstellen). Dies kann Wasserverbrauch verursachen; AG und AN einigen sich, dass dies zur Aufrechterhaltung der Hygiene notwendig ist.

• Überwachung Einhaltung Normen: Der AG achtet darauf, dass der AN alle einschlägigen Normen einhält, insb. TrinkwV, VDI 6023 (Hygiene in Trinkwasseranlagen) und die lokalen Satzungen (Einleitung von Abwasser, Indirekteinleitergenehmigungen falls relevant). Falls erforderlich, beantragt der AG für den Betrieb Genehmigungen (z. B. Indirekteinleitergenehmigung bei Chemikalieneinsatz), wobei der AN technisch zuarbeitet.

• Mitwirkung bei Abnahmen: Teilnahme an der Endabnahme Sanitär/Heizung mit Bauleitung. AG stellt sicher, dass Restarbeiten (z. B. Dämmung, Brandabschottungen an Rohrleitungen) erledigt sind, oder dass offene Punkte klar festgehalten werden und vom Errichter nachgetragen werden.

Hierunter fallen die Wärmeversorgungsanlagen (Kessel, Fernwärmeübergabestationen, Heizkreise, Wärmeverteilung) und Kälteversorgungsanlagen (Kaltwassersätze, Kühltürme, Kaltverteilung), sowie sonstige medientechnische Anlagen wie Druckluftversorgung (Kompressoren, Druckluftnetze) sofern vorhanden.

• Inbetriebnahme Heizung/Kälte begleiten: Der AN nimmt an Probeläufen der Heizanlage (Kesselanfahren) und ggf. Kälteanlage teil. Er protokolliert die erreichbaren Parameter (z. B. Kesselwirkungsgrad, Vorlauftemperaturen, Kühlmitteltemperaturen) und vergleicht sie mit den Auslegungswerten.

• Betriebssicherheit Heiztechnik sicherstellen: Überprüfung, ob alle sicherheitsrelevanten Einrichtungen betriebsbereit sind: z. B. Kessel-Sicherheitseinrichtungen (Sicherheitsventile, Druckwächter), ob eine gültige Abnahme durch einen Sachverständigen vorliegt (für z. B. Dampfkessel, falls vorhanden). Der AN kontrolliert, dass die Anforderungen aus relevanten technischen Regeln erfüllt sind, um Gefahren durch Heizungsanlagen zu vermeiden (ArbSchG, ProdSG, BetrSichV, Feuerungsverordnungen etc.). Dazu zählt etwa die korrekte Installation von Überdrucksicherungen und die Einhaltung von Emissionsgrenzwerten.

• Wartungsplanung Wärmeerzeuger: Aufstellen eines detaillierten Wartungsplans für Kessel, Brenner, Kühlanlagen und Kompressoren nach Herstellerangaben und Normvorgaben (VDMA 24186-1 für Heizungsanlagen, VDMA 24186-4 für Kälteanlagen). Z. B. jährlich Brennerwartung inkl. Abgasmessung, halbjährlich Filterwechsel an Pumpen, vierteljährlich Kondensatableitercheck etc. Prüffristen nach BetrSichV für eventuelle Druckbehälter (z. B. Kessel, Druckluftkessel) identifizieren und terminieren.

• Erstdruckfüllen und Medien: Überwachen, dass Heiz- und Kühlkreisläufe fachgerecht befüllt sind (z. B. mit aufbereitetem Wasser, Korrosionsschutz). Falls Druckluftanlage: Prüfen, ob die Druckluftqualität den Anforderungen entspricht (Trockner in Betrieb, Qualitätsmessung). Der AN hält Reserveflaschen oder temporäre Druckluft bereit, falls die Anlage zu Beginn noch instabil läuft.

• Energieoptimierung: Bereits im Start-up evaluiert der AN Optimierungspotenziale in der Heiz-/Kälteerzeugung (z. B. Feineinstellung der Regelkurven, Anpassung der Nachtabsenkung, Freigabegrenzen für Kälte). Diese werden dem AG vorgeschlagen, um energetisch von Anfang an optimal zu fahren. Mögliche Innovationen oder Verbesserungen werden diskutiert (z. B. Einsatz von Fernüberwachungstools, Optimierung der Pumpen mittels Frequenzumrichter).

• Druckprüfung und Dichtheitsnachweise: Sicherstellen, dass für alle kältetechnischen Anlagen eine Dichtheitsprüfung gemäß F-Gase-Verordnung durchgeführt wurde (bei Inbetriebnahme durch Errichter) – Nachweis anfordern. Ebenso prüfen, dass Druckprüfung an Druckbehältern abgenommen ist.

• Notfallmaßnahmen: Erarbeiten von Notfallprozedren für Heizungs- und Kälteausfall. Zum Beispiel: Was tun bei Kesselausfall im Winter (mobiler Heizcontainer?), oder bei Ausfall des Hauptkompressors (Ersatzgerät)? Solche Pläne werden vorbereitet und im Notfallkonzept verankert.

• Brennstoff- und Medienversorgung: Der AG stellt sicher, dass alle benötigten Medien ab Start zur Verfügung stehen: z. B. Abschluss eines Gasliefervertrags für Gasheizungen, Bevorratung von Heizöl (falls Ölkessel) entsprechend der Anfahrvorgaben, Bereitstellung von Fernwärme laut Vertrag mit Versorger, Befüllung von Kühlmitteln falls vom Bauherrn zu stellen. Für Druckluft: Falls Fremdmedien (z. B. Flaschen) genutzt werden, beschafft der AG diese oder beauftragt den AN damit.

• Sicherheitsvorschriften: Übergeben aller einschlägigen Betriebsanweisungen für Kesselräume an den AN. In vielen Fällen muss der Betreiber (AG) z. B. eine Betriebsanweisung nach GefStoffV für den Umgang mit z. B. Kältemitteln bereitstellen; der AN unterstützt inhaltlich. Der AG informiert über besondere Gefahren (z. B. druckführende Heißwasserleitungen) gemäß seiner Unterrichtungspflicht.

• Genehmigungen: Sollte eine Anlage genehmigungsbedürftig sein (z. B. BImSchG-Genehmigung für große Kesselanlagen), so liefert der AG die relevanten Bescheide an den AN und weist auf Auflagen hin. Der AG bleibt in der Verantwortung, dass diese Auflagen insgesamt erfüllt werden, delegiert jedoch die operative Umsetzung an den AN.

• Abnahmen organisieren: Beauftragung eines Sachverständigen für die Abnahme der Wärmeerzeuger (z. B. TÜV-Abnahme für Dampfkessel, sofern erforderlich) – falls dies nicht bereits im Errichterauftrag war. Koordination mit Überwachungsorganismen für Erstabnahmen von Druckbehältern. Der AG trägt dafür Sorge, dass vor Übernahme alle behördlichen Abnahmen erfolgt sind oder legt fest, wie und bis wann diese nachzuholen sind.

• Übergabe Wartungshistorie: Falls für einzelne Anlagen (z. B. vorhandene Bestandskessel) bereits Wartungshistorien existieren, übergibt der AG diese an den AN, damit dieser die bisherigen Intervalle und Befunde kennt.

• Freigabe Optimierungsvorschläge: Bewertung und formale Zustimmung zu vorgeschlagenen Änderungen/Optimierungen an den Anlagen, insbesondere wenn sie von der ursprünglichen Planung abweichen. Beispiel: Der AN schlägt vor, eine höhere Vorlauftemperatur zu fahren, was aber Einfluss auf Garantie des Errichters haben könnte – hier entscheidet der AG nach Rücksprache.

Beinhaltet die Gebäudeleittechnik (GLT) und Mess-, Steuer-, Regeltechnik (MSR) der haustechnischen Anlagen. Dies umfasst Automationsstationen, GLT-Software, Netzwerke, Feldbusse (BACnet, KNX etc.), Sensoren/Aktoren, Schaltschränke der MSR sowie Schnittstellen zu Fremdsystemen (Brandmeldeanlage, Zutrittskontrolle, etc.).

• Systemverständnis erlangen: Der AN verschafft sich einen vollständigen Überblick über die GA/MSR-Architektur. Er stellt sicher, dass er Zugang zu allen Bedienoberflächen der GLT hat (Benutzerkonto mit ausreichenden Rechten, vom AG eingerichtet). Er dokumentiert die Struktur: Welche Anlagen sind aufgeschaltet, wie sind die Segmentierung und Bus-Adressen, wo liegen die MSR-Schaltschränke.

• Übergabe der GLT vom Errichter: Teilnahme an der Abnahme des GA-Systems. Überprüfung, ob alle Datenpunkte korrekt in der GLT visualisiert sind und Soll-/Ist-Werte plausibel anzeigen. Der AN fordert vom Errichter eine Datenpunktliste an und importiert diese in sein System bzw. verknüpft sie mit dem CAFM, sofern vorgesehen.

• Anbindung von Systemen: Sicherstellen, dass alle integralen Schnittstellen funktionieren: Brandmeldungen werden aus der BMA an die GLT übertragen (sofern vorgesehen), Störmeldungen aus Aufzügen, USVen etc. laufen auf und werden zu einem Alarmmanagement weitergeleitet. Falls das GA-System z. B. mit dem Service-Desk verbunden werden soll (automatische Ticketgenerierung bei Alarm), richtet der AN dies ein oder plant es.

• Datenübernahme in CAFM: Der AN klärt, inwieweit die GA-Daten zum Betrieb genutzt werden (z. B. Laufzeiten, Zählerstände). Er sorgt dafür, dass solche Daten regelmäßig ausgelesen und ins Berichtswesen übernommen werden, falls vertraglich vereinbart (z. B. Energieverbrauchsdaten aus Zählern).

• Monitoring einrichten: Konfiguration der GLT-Alarmmeldungen gemäß abgestimmter Prioritäten. Der AN legt fest, welche Alarme zu welcher Zeit an wen gemeldet werden (z. B. Nachts Notdienst). Er testet die Alarmketten praktisch. Zudem richtet er Parameter für Trendaufzeichnungen ein, damit wichtige Werte (Temperaturen, Drücke) historisch aufgezeichnet werden – wichtig für spätere Analysen.

• Optimierung der GA-Strategien: Prüfung der hinterlegten Regelkurven und Schaltzeiten. Der AN identifiziert "Quick Wins" in der Software (z. B. unnötig lange Lüftungslaufzeiten, die man reduzieren kann) und bespricht diese mit dem AG. Auch größere Änderungen (z. B. Implementierung eines neuen Lüftungsprofils) werden in der Start-up-Phase schon vorbereitet, um im Regelbetrieb direkt mit optimierten Einstellungen zu starten.

• Sicherheitschecks IT: Der AN überprüft gemeinsam mit der IT-Abteilung des AG oder seiner eigenen IT, dass die GA gegen unbefugten Zugriff gesichert ist (Passwortschutz, Firewall). Falls Remote-Zugriff für den AN erforderlich ist, werden die Modalitäten in der Start-up-Phase geklärt (VPN-Zugang, Zugriffszeiten, Verantwortlichkeiten bei Fernzugriff).

• Schulung: Der AN schult sein Bedienpersonal umfassend in der Nutzung der GLT. Gleichzeitig kann auch AG-Personal (z. B. Objektleiter des AG, falls vorhanden) mitgeschult werden, insbesondere damit AG bei Bedarf Auskunft aus dem System entnehmen kann.

• Benutzerrechte und Lizenzen: Der AG sorgt dafür, dass der AN die erforderlichen Lizenzen und Benutzerrechte für die GLT-Software erhält. Falls die GLT auf AG-eigener IT-Infrastruktur läuft, richtet der AG entsprechende Benutzerprofile für den AN ein. Ebenfalls beschafft der AG ggf. zusätzliche Arbeitsplatz-Lizenzen, falls vertraglich geregelt, damit der AN eine eigene Workstation zur GA nutzen kann.

• Dokumentenübergabe: Bereitstellen der MSR-Dokumentation: Steuerbeschreibungen, Programmierlogik (z. B. Funktionslisten), Schaltschrankpläne, Netzwerktopologie. Diese Informationen sind häufig Teil der Baudokumentation; der AG stellt sicher, dass sie vollständig an den AN gehen.

• Abstimmung Schnittstellen: Der AG benennt Ansprechpartner für jedes angrenzende System (z. B. Brandschutzbeauftragter für BMA, IT-Abteilung für Netzwerk). Er stellt die interne Koordination sicher, damit der AN während Start-up die Integrationstests durchführen kann. Auch klärt der AG eventuelle Zuständigkeitsfragen (z. B. IT-Security-Vorgaben, die der AN bei GA-Fernzugriff einzuhalten hat).

• Freigabe GLT-Änderungen: Wenn der AN Optimierungen vorschlägt, die das GA-Programm betreffen (Änderung von Parametern, Automatikfunktionen), entscheidet der AG darüber, insbesondere um sicherzustellen, dass Garantieansprüche gegen den Errichter nicht gefährdet werden. Idealerweise werden solche Änderungen aber mit dem Errichter zusammen umgesetzt und vom AG formal freigegeben.

• Eigene Leserechte: Der AG kann verlangen, lesenden Zugang zu den Systemen des AN zu bekommen, die im Einsatz sind. Beispielsweise dass der AG transparente Einsicht hat in das Pflichten- und Wartungsmanagement-System des AN. Dies wird in Start-up vereinbart und technisch umgesetzt (z. B. Web-Zugang für AG zu AN-CAFM oder Bereitstellung gemeinsamer Reporting-Tools).

• Betriebsdaten übernehmen: Der AG entscheidet, welche Betriebsdaten er selbst übernehmen möchte. Z. B. könnten Verbrauchsdaten aus der GLT parallel in das AG-eigene Energiemanagement einfließen. Hierzu liefert der AG dem AN die Anforderungen (z. B. welche Berichte monatlich benötigt werden).

Beinhaltet brand- und einbruchschutztechnische Anlagen: Brandmeldeanlage (BMA), Sprinkler- oder andere Löschanlagen, Feuerlöscher, Rauchabzugssysteme (RWA), Sicherheitsbeleuchtung (Teil des Brandschutzes), Alarmierungsanlagen, Zutrittskontroll- und Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung.

• Übernahme Brandschutzanlagen: Der AN verschafft sich einen Überblick über alle Brandschutzanlagen. Teilnahme an den Abnahmen der BMA und Sprinkler durch Sachverständige. Sicherstellen, dass ein vollständiges Bestandsverzeichnis aller Brandmelder und Sprinklerköpfe vorliegt (z. B. als Teil des Raumbuchs)【26】. Prüfung, ob Wartungsverträge mit Errichtern bestehen, und falls ja, Überführung dieser Pflichten in den Gesamtvertrag (oder Koordination als Nachunternehmer).

• Organisation Sachkundige: Festlegung, wer zukünftig die vom Gesetz geforderten Prüfungen übernimmt: z. B. Brandschutzbeauftragter, Prüfungen nach DIN 14675 (BMA), VdS-Prüfungen Sprinkler. Der AN plant diese in seinem Konzept ein, ggf. via spezialisierte Partnerfirmen.

• Erstwartungen Sicherheitstechnik: Der AN prüft alle sicherheitstechnischen Einrichtungen auf Funktion: Zugangskontrollsystem (Kartenleser, Drehsperren), Einbruchmeldeanlagen (Sensorik, Alarmwege zur Leitstelle), Videoüberwachung (Bildqualität, Aufzeichnungsfunktion). Bei Feststellung von Mängeln oder Unklarheiten informiert er den AG.

• Sicherheitskonzept-Integration: Integration in das vorhandene Sicherheitskonzept der Körber-Liegenschaft. Der AN stimmt sich eng mit dem Werkschutz/Security des AG ab, wie die Zusammenarbeit läuft. Z. B.: Der AN muss wissen, wie auf BMA- oder Einbruchalarme reagiert wird, wer alarmiert wird (Feuerwehr, Polizei, interne Sicherheitsleitstelle). Diese Prozesse werden im Start-up gemeinsam geübt oder zumindest durchgesprochen.

• Evakuierung und Notfall: Der AN überarbeitet bzw. erstellt das Evakuierungskonzept (in Zusammenarbeit mit AG und Behörden). Er stellt sicher, dass Evakuierungspläne aushängen und dass seine Mitarbeiter im Notfallplan verankert sind (z. B. als Evakuierungshelfer, falls vereinbart).

• Dokumentation Pflichten: Aufgrund der hohen Bedeutung der Betreiberpflichten im Brandschutz erstellt der AN mit dem AG zusammen eine separate Liste aller Aufgaben im Brandschutz (Prüfintervalle, Verantwortliche). Unklarheiten (z. B. wer stellt den Brandschutzbeauftragten) werden vor Betriebsbeginn geklärt.

• Schulung im Brandschutz: Der AN sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter die nötigen Unterweisungen haben (Feuerlöschübung, Verhalten im Brandfall). Zudem bezieht er die lokalen Gegebenheiten ein (z. B. wo befindet sich die Feuerwehrzufahrt, Brandmeldezentrale).

• Abstimmung mit Behörden: Falls in der Start-up-Phase Begehungen mit Feuerwehr oder Baubehörde anstehen (üblich bei Neubauten vor Nutzungsfreigabe), nimmt der AN teil und notiert behördliche Hinweise, um sie im Betrieb umzusetzen.

• Brandschutzdokumentation: Übergabe der brandschutztechnischen Dokumentation (Brandschutzordnung, Feuerwehrpläne, Stellungnahmen der Sachverständigen, Abnahmeprotokolle der BMA/Sprinkler) an den AN. Falls noch nicht erfolgt, organisiert der AG die Ernennung eines Brandschutzbeauftragten. Oft stellt der Betreiber selbst einen Brandschutzbeauftragten; falls nicht, kann diese Aufgabe an den AN delegiert werden (in Abstimmung).

• Sicherheitsrichtlinien und Compliance: Der AG teilt dem AN alle relevanten Sicherheits- und Compliance-Vorgaben mit, z. B. wer Zugang zu sicherheitskritischen Bereichen erhält, welche Zuverlässigkeitsüberprüfungen eventuell nötig sind (bei sensiblen Daten, etc.). Der AG sorgt dafür, dass der AN rechtzeitig über solche Anforderungen informiert ist, damit seine Mitarbeiter z. B. Sicherheitsüberprüfungen durchlaufen können.

• Koordination Werkschutz: Stellt ein Werkschutz oder Sicherheitsdienst des AG die Objektüberwachung, so stimmt der AG ab, wie die Zusammenarbeit erfolgt. Beispielsweise: Der interne Werkschutz übernimmt Alarmverfolgung nachts, während der AN tagsüber die Störungsbehebung übernimmt. Solche Schnittstellen müssen vom AG klar definiert und dem AN kommuniziert werden.

• Freigabe externe Dienstleister: Wenn der AN externe Spezialfirmen einsetzen will (z. B. für BMA-Wartung, Sprinklerwartung), prüft und genehmigt der AG diese gemäß seinen Kriterien (häufig müssen diese vom Hersteller zertifiziert sein oder in Positivlisten stehen). Der AG unterstützt ggf. bei der Einarbeitung dieser Fremdfirmen ins Objekt (Zutritt, Zugänge).

• Abnahmen: Der AG ist verantwortlich für die behördliche Abnahme des Brandschutzes (z. B. Feuerwehr, Bauamt). Er lädt den AN zu diesen Terminen ein. Ebenfalls bleibt der AG Vertragspartner für behördliche Auflagen – etwaige Bußgelder oder Ordnungsverfügungen richten sich an ihn. Daher muss er sicherstellen, dass der AN seine Pflichten kennt und erfüllt, aber final behält der AG ein Auge auf die Einhaltung.

Hierzu zählen Personen- und Lastenaufzüge, Hallenkrananlagen, Hebebühnen oder sonstige fördertechnische Anlagen zur Bewegung von Lasten oder Personen.

• Bestandsaufnahme und Prüfungspflicht: Der AN erfasst alle Aufzugsanlagen und Hebezeuge im Objekt einschließlich technischer Daten (Tragfähigkeit, Baujahr, Hersteller). Er stellt sicher, dass vor Inbetriebnahme eine Abnahme durch einen ZÜS (zugelassene Überwachungsstelle, z. B. TÜV) stattgefunden hat – für Aufzüge vorgeschrieben. Falls die Hauptprüfung kurz vor Übernahme liegt, nimmt er daran teil oder fordert die Prüfprotokolle an.

• Aufzugswärter bestellen: Der AN stellt aus seinem Personal geeignete Aufzugswärter und lässt sie vom Sachverständigen einweisen (z. B. in Befreiungsmaßnahmen). Diese Person(en) stehen ab Übernahmetag zur Verfügung, um im Notfall Eingeschlossene zu befreien und die vorgeschriebenen regelmäßigen Aufzugschecks (wöchentliche Funktionskontrollen) durchzuführen.

• Wartungsverträge übernehmen/neu abschließen: Oftmals werden Aufzüge via Herstellerservice gewartet. Der AN klärt, ob solche Verträge bestehen und übernimmt deren Koordination. Falls nicht, wird er einen entsprechenden Nachunternehmer für die Wartung vorschlagen oder als eigene Leistung anbieten. Ähnliches gilt für Krananlagen: Hier sind i. d. R. jährliche Sachkundigenprüfungen nötig, die der AN plant (ggf. mit spezialisierten Partnern).

• Notruf und 24h-Service: Für Personenaufzüge richtet der AN einen 24-Stunden-Notruf ein (direkt oder über Dritten). Er testet in Start-up, ob die Notrufeinrichtung in den Aufzügen korrekt aufgeschaltet ist und ob die Interventionszeiten vertraglich festgelegt sind (normal <30 Minuten).

• Ersatzteil- und Verschleißteilplanung: Der AN beschafft initial oder stellt sicher, dass kritische Ersatzteile verfügbar sind (z. B. Beleuchtung für Aufzugskabinen, Türkontakte) – abhängig von den Verträgen. Er legt einen Prozess fest, wie Ausfälle schnellstmöglich behoben werden (z. B. Rahmenvertrag mit Hersteller für Express-Ersatzteile).

• Krananlagen Test: Wenn es Hallenkrane gibt, nimmt der AN an Belastungsproben teil und prüft Steuerungen (z. B. Endschalter, Not-Aus). Etwaige offene Punkte aus der Abnahme werden festgehalten.

• Meldewesen Behörden: Falls erforderlich, meldet der AG Aufzugsanlagen bei der zuständigen Behörde an (in manchen Ländern vorgeschrieben) und informiert die Versicherung über das Inbetriebnehmen (Unfallversicherung). Der AG bleibt juristisch Betreiber der Aufzüge, auch wenn der AN die Pflichten übernimmt, daher muss er den AN im Auge behalten.

• Vertragsübergänge: Hat der AG bestehende Verträge mit Herstellern (Wartung, Notruf), sorgt er für Vertragsübernahmen oder Neuausschreibungen in Abstimmung mit dem AN. Er teilt dem AN alle relevanten Vertragsdetails mit, damit kein Wartungstermin versäumt wird direkt nach Übernahme.

• Zugang & Schulung: Der AG ermöglicht dem AN-Personal Zugang zu allen Maschinenräumen und Steuerständen (Schlüssel für Aufzugsmaschinenräume, Kran-Steuerstände). Er organisiert – falls notwendig – Schulungen für AN-Personal, sofern das Hersteller-Know-how dafür erforderlich ist (z. B. spezielle Krantypen).

• Nutzerinformation: Der AG informiert ggf. die Nutzer/Mitarbeiter der Liegenschaft über Änderungen im Notrufablauf (z. B. dass ab Stichtag ein neuer Dienstleister die Aufzugsbefreiung übernimmt). Auch Hinweise, wie Störungen nun gemeldet werden (vermutlich über Service-Desk), werden vom AG kommuniziert.

• Abnahme und Mängelverfolgung: Der AG beteiligt sich an der finalen Abnahme der Fördertechnik. Er stellt sicher, dass vor Übernahme keine sicherheitskritischen Mängel bestehen – z. B. dass alle vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt sind. Falls Mängel bestehen, veranlasst er Nachbesserungen durch den Errichter und vereinbart mit dem AN, bis wann diese überwacht/nachverfolgt werden.

(Sollten im Neubau weitere spezielle technische Anlagen existieren – z. B. Prozessgasversorgung, spezielle Fertigungsanlagen – müssten diese analog aufgeführt und deren Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Im Rahmen dieser Beschreibung konzentrieren wir uns exemplarisch auf einige gebäudetechnischen Anlagen.)

In der Start-up-Phase legt der AN auch den Grundstein für ein effizientes Fremdfirmenmanagement. Gerade im technischen Facility Management ist der Einsatz von Nachunternehmern (z. B. für Spezialwartungen) üblich, und er muss von Beginn an organisiert werden.

• Auswahl und Qualifikation von Nachunternehmern: Der AN identifiziert früh, welche Leistungen er an Dritte vergeben will/muss (z. B. Spezialwartung BMA, Sprinkler, Aufzüge, Messstellenprüfung etc.). Er schlägt dem AG geeignete Fremdfirmen vor, die hohen Qualitäts- und Sicherheitsstandards genügen. Kriterien sind Referenzen, Zertifizierungen, vorhandene Sicherheitskonzepte und Erfahrung. Der AG hat ein Mitspracherecht bei der Auswahl und kann z. B. Positivlisten bewährter Fremdfirmen vorgeben. Beide Seiten stellen sicher, dass beauftragte Nachunternehmer zuverlässig und fachkundig sind.

• Vertragliche Einbindung: Der AN integriert in seine Subunternehmerverträge alle relevanten Verpflichtungen, die sich aus dem Hauptvertrag ergeben. So muss z. B. jeder Nachunternehmer die gleichen Arbeitsschutzregeln einhalten wie der AN selbst. Außerdem verpflichtet der AN seine Nachunternehmer vertraglich zur Verschwiegenheit, zur Einhaltung von Qualitätstandards und dazu, dem AN alle erbrachten Leistungen nachzuweisen. Der AG kann verlangen, diese Subverträge einzusehen oder abzunehmen, um sicherzustellen, dass sie den FM-Vertrag nicht unterlaufen.

• Sicherheits- und Compliance-Briefing: Bereits vor Tätigkeitsaufnahme müssen alle Fremdfirmen vom AG oder AN in die spezifischen Sicherheitsregeln des Standorts eingewiesen werden. Der AG übergibt dem AN dazu seine Fremdfirmenrichtlinie oder vergleichbare Unterlagen (z. B. Sicherheitsregeln für Fremdfirmen). Der AN sorgt dafür, dass jeder Fremdfirmen-Mitarbeiter eine Sicherheitsunterweisung erhält, bevor er im Gebäude arbeitet. Dies beinhaltet Brandschutzauflagen, Notfallwege, Meldeketten bei Unfällen, Nutzung von Schutzausrüstung etc. Dokumentation: Der AN führt Listen/Protokolle, wer wann unterwiesen wurde (ggf. unterzeichnet durch die Fremdmonteure).

• Zutrittsregelung: Der AG stellt dem AN bzw. den Nachunternehmern temporäre Zutrittsausweise oder Berechtigungen aus. Er richtet Prozesse ein, wie Fremdfirmen sich anmelden (z. B. Anmeldung am Werkstor oder Service-Desk). In der Start-up-Phase wird geübt, dass Fremdfirmen sich beim Objektleiter/Service-Desk an- und abmelden müssen. Ohne diese Prozedur darf keine Fremdfirma eigenmächtig tätig werden. Der AG stellt sicher, dass die dafür nötigen Einrichtungen bereitstehen (z. B. Besucherausweise, Schließkarten, Wachdienst informiert).

• Koordinator benennen: Für komplexe Projekte oder parallele Arbeiten verschiedener Firmen ist gesetzlich ein Koordinator nach ArbSchG/BaustellV zu bestellen. In der Start-up-Phase legt der AG fest, ob und wer diese Rolle übernimmt. Oft stellt der AN einen Koordinator für gleichzeitige Arbeiten (insb. Bauarbeiten in der Übergangszeit). Dieser koordiniert z. B. Arbeiten am selben Anlagenteil, damit es keine Konflikte gibt (Strom abschalten etc.). Der Name des Koordinators wird allen Beteiligten bekannt gegeben.

• Gefährdungsbeurteilungen Dritter: Der AN stellt sicher, dass für Tätigkeiten von Fremdfirmen Gefährdungsbeurteilungen vorliegen. Entweder erstellt der AN sie selbst oder verlangt sie von der Fremdfirma. Beispiel: Ein Nachunternehmer arbeitet an einer elektrischen Anlage – er muss eine Gefährdungsbeurteilung gemäß DGUV erstellen. Der AN prüft diese und stimmt sie mit eigenen Beurteilungen ab, sodass keine Risiken übersehen werden. Wichtig: Wird ein Fremdfirma tätig, muss der AN deren Einsatzbereich als eigene Gefahrenquelle betrachten und beherrschen.

• Arbeitsfreigaben: Implementierung eines Arbeitsfreigabe- oder Erlaubnisscheinsystems für gefährliche Arbeiten (Heißarbeiten, Arbeiten in engen Räumen, etc.). In Start-up wird zwischen AG und AN abgestimmt, welche Arbeiten einer Genehmigung bedürfen und wer sie erteilen darf. Der AN setzt dieses System auf und schult Fremdfirmen darin, dass z. B. vor Schweißarbeiten ein Heißarbeitsschein beim Objektleiter eingeholt werden muss.

• Organisatorische Integration: Fremdfirmen werden in die Steuerungs- und Kommunikationsstruktur eingebunden. Der AN lädt relevante Subunternehmer ggf. zu Start-up-Besprechungen ein, zumindest aber stellt er sicher, dass deren Leistungen in den Gesamtprojektplan aufgenommen werden. Zum Beispiel: Wenn die Sprinklerwartung durch Firma X durchgeführt wird, muss diese Firma in den Zeitplan (vielleicht ist ein Probelauf noch vor Übernahme nötig). Der AN koordiniert das und informiert den AG.

• Dokumentationspflicht der Nachunternehmer: Der AN verpflichtet Nachunternehmer, alle Prüf- und Wartungsberichte zeitnah an ihn zu liefern. In der Start-up-Phase richtet der AN eine Dokumentationsstruktur ein, in der Fremdfirmenberichte abgelegt werden (z. B. im CAFM-System oder zentralen Ordner). So wird gewährleistet, dass auch Leistungen Dritter transparent sind und später dem AG übergeben werden können.

• Belehrung AG-internes Personal: Sollte es AG-eigene Haustechniker oder ein gemischtes Team geben, unterweist der AG sein eigenes Personal ebenfalls darauf, wie mit Fremdfirmen umzugehen ist. Insbesondere müssen AG-Mitarbeiter Fremdfirmen nicht direkt beauftragen oder anweisen, sondern alles läuft koordiniert über den AN. Solche organisatorischen Festlegungen werden im Start-up getroffen und an alle kommuniziert (Kick-off mit allen Beteiligten).

Durch diese Maßnahmen wird in der Start-up-Phase ein Fundament geschaffen, damit Fremdfirmen im weiteren Verlauf effizient, sicher und rechtskonform eingebunden werden können. Die beschriebenen Regelungen gelten anschließend konsequent im Regelbetrieb weiter.

Mit Abschluss der Start-up-Phase und der offiziellen Übernahme der technischen Anlagen durch den AN beginnt der Regelbetrieb. In dieser Phase erbringt der AN die vertraglich vereinbarten Facility-Services im Tagesgeschäft über die gesamte Vertragslaufzeit. Der Fokus liegt nun auf der Aufrechterhaltung eines sicheren, rechtskonformen und effizienten Gebäudebetriebs. Alle in der Start-up-Phase geschaffenen Strukturen und Pläne kommen nun zur Anwendung: Der Service-Desk wird operativ genutzt, Wartungen und Prüfungen finden nach Plan statt, Störungen werden behoben, und die Qualität der Leistungen wird laufend überwacht. Der Objektleiter des AN trägt jetzt die operative Verantwortung für das Objekt.

Wesentliche Merkmale des Regelbetriebs sind: - Präventive Instandhaltung aller Anlagen gemäß den erstellten Plänen (Wartung, Inspektion, Prüfung). - Störungsmanagement für ungeplante Ereignisse (Reparaturen, Havarien), gesteuert über das Service-Desk. - Einhaltung aller Betreiberpflichten im laufenden Betrieb (Arbeitssicherheit, Prüf- und Verkehrssicherungsfristen, Umweltschutzauflagen etc.). - Regelmäßige Berichterstattung und Kommunikation zwischen AN und AG (Qualitätsmeetings, Monatsberichte). - Kontinuierliche Verbesserung: Der AN strebt an, Prozesse, Anlagenperformance und Kosten laufend zu optimieren (KVP), was sowohl dem AG als auch dem AN Vorteile bringt.

Auch im Regelbetrieb bleiben die Verantwortlichkeiten klar verteilt: Der AG behält die strategische Kontrolle, überwacht die Vertragseinhaltung und trifft nötige Entscheidungen (z. B. Freigabe von Changes, Investitionen), während der AN die operative Durchführung aller technischen Leistungen übernimmt. Untenstehend sind zunächst allgemeine übergreifende Leistungen im Regelbetrieb beschrieben, gefolgt von gewerkspezifischen Aufgaben und Pflichten.

• Verfügbarkeit und Störungsdienst: Der AN gewährleistet ab Beginn des Regelbetriebs die vertraglich vereinbarte Verfügbarkeit seiner Leistungen. Dies beinhaltet typischerweise einen 24/7-Störungs- und Notdienst. Störungen können jederzeit über das Service-Desk gemeldet werden; der AN hält eine Rufbereitschaft für technische Notfälle vor (z. B. Techniker für Elektro, HKL etc. in Bereitschaft außerhalb der Kernzeiten). Reaktionszeiten auf Störungen sind gemäß Vertrag einzuhalten (z. B. 30 Minuten Rückmeldung, Entstörung innerhalb von X Stunden je nach Priorität). Der AG stellt sicher, dass für den Notdienst klare Eskalationswege definiert sind (z. B. Benachrichtigung des AG bei gravierenden Störungen nachts ab einer gewissen Schwelle).

• Service-Desk Betrieb: Das Service-Desk fungiert im Regelbetrieb als zentrale Anlaufstelle für alle Meldungen, Anforderungen und Kommunikation bezüglich der Facility-Services. Es gilt das Prinzip „One Face to the Customer“ – alle Anliegen laufen zentral zusammen. Der Service-Desk erfasst Störungsmeldungen, Nutzerwünsche (z. B. Temperaturbeschwerden), koordiniert die Abarbeitung und verfolgt die Tickets bis zur Erledigung. Der AN betreibt das Service-Desk entweder selbst (mit eigenen Mitarbeitern) oder nutzt die Plattform des AG – je nach vertraglicher Vereinbarung. In jedem Fall müssen Tickets kategorisiert (Regelleistung vs. Zusatzleistung) und priorisiert werden. Nicht zum Vertrag gehörende Leistungen identifiziert der Service-Desk und leitet sie als Zusatzauftrag oder Change Request an das AG-Management weiter. Der AG hat Einblick ins Ticketsystem, um Transparenz zu haben. Das Service-Desk liefert zudem regelmäßig Auswertungen (Anzahl Störungen, Reaktionszeiten, Nutzerzufriedenheit etc.), welche in den Monatsbericht einfließen.

• Planmäßige Instandhaltung: Der AN führt alle geplanten Instandhaltungsmaßnahmen entsprechend dem Wartungs- und Prüfplan fristgerecht durch. Dies umfasst Wartungen, Inspektionen und gesetzliche Prüfungen sämtlicher Gewerke. Die Arbeiten werden mit minimaler Beeinträchtigung des laufenden Betriebs ausgeführt (z. B. Wartung in produktionsfreien Zeiten). Falls Abschaltungen nötig sind, werden sie rechtzeitig mit dem AG und ggf. Nutzern abgestimmt. Der AN dokumentiert jede Wartung und Prüfung im Anlagenlogbuch bzw. CAFM mit Datum, Befund, Maßnahmen und Verantwortlichem. Werden Mängel festgestellt, so werden diese entweder sofort behoben (Kleinreparaturen) oder als Mangelmeldungen erfasst mit Vorschlägen zur Behebung (inkl. Kostenschätzung, falls außerhalb des Pauschalumfangs). Wichtig: Die Betriebs- und Prüfpflichten insbesondere für sicherheitsrelevante Anlagen (Aufzüge, Druckbehälter, Brandschutz) werden lückenlos erfüllt und nachgewiesen. Hier hält der AN den AG auf dem Laufenden, z. B. durch Vorlage von Prüfberichten. Beide Seiten sorgen gemeinsam dafür, dass stets ein rechtskonformer Zustand herrscht – dies bedeutet u. a. Betriebssicherheit der TGA-Anlagen und Wahrnehmung der Betreiberpflichten im Sinne der VDI 3810.

• Instandsetzungsmanagement: Tritt eine Störung oder ein Defekt auf, reagiert der AN gemäß der vereinbarten Prozesse: Aufnahme im Service-Desk, Qualifizierung (Ursachenanalyse) und Störungsbeseitigung innerhalb der geforderten Frist. Kleinere Reparaturen, die im Rahmen der Inklusivleistungen liegen, werden sofort erledigt. Größere Instandsetzungen oder kostenintensive Reparaturen meldet der AN dem AG, unterbreitet Lösungsvorschläge (Reparatur, Austausch) und holt – sofern nötig – Freigaben ein. Der AN kümmert sich um die Beschaffung von Ersatzteilen und koordiniert etwaige Fremdfirmen. Notfälle (z. B. Rohrbruch, vollständiger Stromausfall) werden nach Notfallplan abgearbeitet: Parallele Information an wichtige Stellen (AG, ggf. Behörden) und rasches Eingreifen, um Schäden zu minimieren. Der AG stellt sicher, dass der AN die notwendigen Zugangsrechte hat, um jederzeit an die betroffenen Anlagen zu gelangen (z. B. Schlüssel für Nachtzugang oder Begleitung durch Wachdienst).

• Inspektionsrundgänge: Der AN führt regelmäßige Kontrollgänge durch (z. B. tägliche visuelle Checks in Technikzentralen, wöchentliche Rundgänge durch Produktionshallen etc.), um Auffälligkeiten frühzeitig zu entdecken. Diese Routine-Inspektionen sind ergänzend zu den geplanten Wartungen und dienen der proaktiven Gefahrenabwehr. Beobachtungen (z. B. ungewöhnliche Geräusche, Leckagen, Temperaturabweichungen) werden dokumentiert und im Team besprochen. Bei Bedarf leitet der AN präventive Maßnahmen ein, bevor es zu Ausfällen kommt.

• Energie- und Umweltmanagement: Im Regelbetrieb achtet der AN kontinuierlich auf einen energieeffizienten Anlagenbetrieb. Er überwacht Verbrauchswerte (Strom, Wasser, Wärme) und analysiert Abweichungen. Optimierungsvorschläge, die über einfache Einstellungen hinausgehen (z. B. Investition in effizientere Komponenten), bereitet er als Change Requests vor und präsentiert sie dem AG in den Qualitätsgesprächen. Zudem stellt der AN sicher, dass Umweltschutzauflagen eingehalten werden (z. B. korrekte Entsorgung von Wartungsabfällen, Einhaltung von Emissionsgrenzwerten bei Kesselanlagen). Sollte es Umweltprüfungen oder Audits geben, unterstützt der AN den AG mit Zuarbeit und Dokumentation.

• Qualitätsmanagement und Reporting: Der AN und AG führen regelmäßig (z. B. vierteljährlich) Qualitätsgespräche durch, in denen die Vertragserfüllung bewertet wird (Soll-Ist-Vergleich, KPI-Review, offene Punkte). Der AN bereitet hierfür Berichte vor, die vereinbarte Kennzahlen enthalten: z. B. Reaktions- und Behebungszeiten, Verfügbarkeiten von Anlagen, Anzahl Störungen nach Kategorie, Verbrauchsdaten, erreichte Einsparungen, Status von Prüfpflichten (Erfüllungsgrad in %) etc. Im Monatsbericht dokumentiert der AN alle wesentlichen Ereignisse und Leistungen des vergangenen Monats, inkl. durchgeführter Instandhaltungen, besondere Vorkommnisse, Personalstand, und einer Vorschau auf den kommenden Monat (geplante Maßnahmen). Abweichungen von den Service-Leveln oder Versäumnisse werden offen gelegt, zusammen mit Korrekturmaßnahmen. Der AG prüft diese Berichte und gibt Feedback. So bleibt über die gesamte Laufzeit eine Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet, und der AG kann die Leistung des AN nachvollziehen und steuern.

• Dokumentenmanagement und Nachweispflichten: Während des Regelbetriebs aktualisiert der AN laufend alle relevante Dokumentation. Neu angefallene Prüfprotokolle, Wartungsberichte etc. werden archiviert und dem AG zugänglich gemacht (z. B. via gemeinsamer Dokumentenplattform). Wenn der AG Kontrollen oder Audits durchführen will (z. B. internes Audit zur Betreiberverantwortung), unterstützt der AN und legt die geforderten Nachweise vor. Gemäß Vertrag gilt: Alle im Auftrag erstellten Dokumente gehören dem AG – der AN verwahrt sie zwar operativ, aber der AG kann jederzeit Kopien verlangen. Dazu zählen auch digitale Daten (z. B. Rohdaten aus der Gebäudeautomation, Einmessdaten, Prüfprotokolle von Nachunternehmern). Der AN pflegt ein geordnetes System, damit bei Vertragsende die geordnete Übergabe aller Unterlagen möglich ist.

• Kommunikation und Schnittstellen im Alltag: Der AN pflegt die Zusammenarbeit mit dem AG und den Nutzern kontinuierlich. Er steht für Rückfragen zur Verfügung (z. B. Teilnahme an Nutzerbesprechungen, Unterstützung bei behördlichen Terminen). Bei Änderungen im Nutzerbetrieb (z. B. neue Maschinen, geänderte Öffnungszeiten) passt der AN seine Leistungen flexibel an, informiert aber den AG über eventuelle Auswirkungen. Ebenso informiert der AG den AN über alle betrieblichen Änderungen, die relevant sein könnten (z. B. geplanter Mehrschichtbetrieb, der vlt. andere Servicezeiten erfordert). Man agiert partnerschaftlich, um den Betrieb optimal und wirtschaftlich zu gestalten – in einer laufenden win-win-Situation für Betreiber, Dienstleister und Nutzer.

• Change-Request-Management im Regelbetrieb: Auch im laufenden Betrieb greifen definierte Prozesse, um Änderungen oder Zusatzleistungen zu behandeln. Benötigt der AG zusätzliche Leistungen (z. B. Umbau einer Anlage, Sonderreinigung, zusätzliche Sensorik), stellt er eine Anfrage an den AN. Der AN kalkuliert und unterbreitet ein Angebot oder verweist auf vertraglich geregelte Preislisten. Beide stimmen das als Change Request (CR) ab. Kleinere CRs werden eventuell gesammelt und im nächsten Qualitätsmeeting formal beschlossen. Umfangreichere CRs können eine Vertragsänderung erfordern. Wichtig ist: Keine Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs werden erbracht, ohne vorherige Freigabe des AG. Ebenso dokumentiert der AN Änderungen am Leistungsumfang sauber – etwaige Anlagen zum Vertrag (Leistungsverzeichnis) werden aktualisiert, um vollständige Vertragstransparenz zu haben.

• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Der AN motiviert seine Mitarbeiter, ständig nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen. Gute Ideen (z. B. effizientere Abläufe, technische Verbesserungen) werden gesammelt und – falls umsetzbar – dem AG vorgeschlagen oder direkt umgesetzt, sofern im Ermessensspielraum des AN. Ein formeller KVP kann vertraglich vereinbart sein mit Bonus-Malus-Regelungen; falls ja, betreibt der AN diesen aktiv. Ziel ist, die Prozesskosten zu senken und die Servicequalität zu erhöhen, wovon beide Seiten profitieren. Der AG ist offen für solche Vorschläge und fördert eine Kultur, in der der AN auch Verbesserungen einbringt und nicht nur stur den Vertrag „absitzt“.

• Personalmanagement und -entwicklung: Im Regelbetrieb stellt der AN eine ausreichende Personaldecke sicher. Er hält die im Vertrag definierte Personalstärke vor Ort (z. B. Anzahl Techniker, Objektleiter). Bei Ausfällen (Urlaub, Krankheit) sorgt er für qualifizierte Vertretung. Zudem entwickelt er seine Mitarbeiter weiter (Fortbildungen, z. B. um neue gesetzliche Anforderungen erfüllen zu können). Der AG kann verlangen, dass bestimmte Qualifikationen erhalten bleiben (z. B. dass immer mindestens ein Elektromeister im Team ist). Der AN berichtet dem AG z. B. im Jahresgespräch über die Personalsituation und geplante Weiterbildungen. Beide Seiten können gemeinsam Schulungen organisieren (z. B. der AG lädt AN-Personal zu Schulungen über neue Maschinen ein, um deren Betrieb zu verstehen).

• Einhaltung von Gesetzen und Normen im Betrieb: Der AN achtet streng auf die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Vorgaben während des Betriebs. Dazu gehören u. a.: Arbeitsschutzvorschriften (Durchführung von Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen fortschreiben, PSA stellen), Umweltschutzbestimmungen (korrektes Handling von Gefahrstoffen, Einhalten von Emissions- und Einleitgrenzen), Betreiberpflichten aus technischen Regeln (z. B. regelmäßige Sicherheitsbelehrungen, Fahrerkurse für Kran etc.). Technische Regeln und Standards (DIN, VDI etc.) werden als Maßstab angesetzt, um einen sicheren und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Der AG behält hierbei eine Überwachungsfunktion – er kann z. B. interne Audits machen oder Nachweise verlangen, dass der AN diese Pflichten erfüllt (z. B. jährliche Prüfung der Sicherheitsorganisation). Letztlich müssen beide Parteien gemeinsam sicherstellen, dass keine Sorgfaltspflichtverletzungen auftreten, die zu Schäden führen könnten. Der AG hat weiterhin die Pflicht aus §130 OWiG, durch geeignete Organisation und Kontrolle Pflichtverstöße zu verhindern – er kommt dem nach, indem er den AN sorgfältig ausgewählt hat und ihn überwacht. Der AN seinerseits führt Selbstkontrollen und Audits durch (z. B. interne System-, Prozess- und Nachunternehmeraudits) und meldet dem AG Abweichungen, bevor daraus Risiken entstehen.

Nachfolgend werden nun exemplarische gewerkespezifischen Leistungen im Regelbetrieb dargelegt, wiederum mit Aufteilung in AN- und AG-Pflichten pro Gewerk.

• Wartung und Inspektion: Der AN führt sämtliche vorbeugenden Wartungen an Lüftungs- und Klimaanlagen gemäß Wartungsplan durch (Filterwechsel, Riemenspannung prüfen, Lager schmieren, Dichtheit der RLT-Kanäle kontrollieren etc.). Inspektionen nach VDI 6022 (Hygieneinspektionen) erfolgen im vorgesehenen Turnus (üblicherweise 2x jährlich visuelle Kontrollen, alle 3 Jahre Grundinspektion). Ergebnisse dokumentiert der AN und hält den Hygienezustand fest. Bei Bedarf veranlasst er außerplanmäßige Reinigungen (z. B. wenn Schimmelbildung entdeckt wird) nach Freigabe durch AG.

• Betriebsführung und Störungsbehebung: Der AN überwacht kontinuierlich die Performance der RLT-Anlagen – sowohl über die Gebäudeautomation (z. B. Alarm bei Ventilatorausfall) als auch händisch (z. B. Raumkomfortmessungen). Störungen (wie Lüfterstillstand, Ausfall Kühlung) werden umgehend bearbeitet. Kleinere Störungen behebt der AN direkt (z. B. Motorreset, Riemenwechsel). Größere Defekte meldet er dem AG mit Angabe der Ursache und eines Lösungsvorschlags (Reparatur oder Austausch). Notfalls stellt er Zwischenlösungen bereit (z. B. mobile Lüfter), um den Betrieb aufrecht zu erhalten.

• Optimierung und Energiemanagement: Der AN passt die Lüftungsfahrpläne an die tatsächliche Nutzung an – in Absprache mit dem AG. Beispielsweise reduziert er die Lüftungsintensität in ungenutzten Zeiten oder Bereichen. Er analysiert regelmäßig Kennzahlen wie spezifische Ventilatorleistung, Temperaturverläufe und stellt sicher, dass die Anlagen effizient und bedarfsgerecht betrieben werden. Der AN schlägt dem AG Investitionen vor, wenn sie sich energetisch lohnen (z. B. Wärmerückgewinnungs-Upgrade, hocheffiziente Motoren).

• Einhalten von Klimawerten: Der AN sorgt dafür, dass die vertraglich oder gesetzlich vorgegebenen Raumkonditionen eingehalten werden (z. B. 21°C ±2° in Büros, relative Feuchte etc.). Er reagiert auf Nutzerbeschwerden, prüft die Ursachen (z. B. verstellt ein Nutzer manuell, oder Sensor defekt) und stellt die Behaglichkeit wieder her. Er dokumentiert Temperatur- und Luftqualitätsmessungen, falls es wiederkehrende Probleme gibt, um langfristige Lösungen zu finden.

• Filter- und Ersatzteilmanagement: Der AN kontrolliert regelmäßig den Verschmutzungsgrad der Filter (Differenzdruckanzeigen) und wechselt sie gemäß Plan oder bei Bedarf früher. Er hält einen Bestand gängiger Ersatzteile vor (Filtermatten, Keilriemen, Sensoren), um Ausfälle schnell beheben zu können. Für kritische Komponenten hat er im Rahmen der Möglichkeiten Redundanzen geschaffen (z. B. bei V-Belüftung zwei Lüfter, sodass einer allein laufen kann).

• Dokumentation und Nachweis: Alle durchgeführten Arbeiten an RLT-Anlagen werden im Anlagenlogbuch festgehalten. Insbesondere Hygieneprüfungen werden gem. VDI 6022 protokolliert. Prüfplaketten an Geräten (z. B. Filterwechsel-Aufkleber) werden aktualisiert. Der AN bereitet zudem die Nachweise für Behörden vor, falls z. B. das Gesundheitsamt die Einhaltung der Lüftungshygiene kontrollieren will.

• Nutzungsverhalten und Änderungen: Der AG informiert den AN über Änderungen in der Nutzung, die Lüftung/Klima beeinflussen (z. B. deutlich mehr Personen in einem Bereich, geänderte Arbeitszeiten, neue Prozesse, die Wärme eintragen). So kann der AN die Anlagen neu einstellen. Außerdem achtet der AG selbst darauf, kein Nutzerverhalten an den Tag zu legen, das den Betrieb stört (z. B. Fenster ständig gekippt trotz laufender Klima – der AG sensibilisiert seine Mitarbeiter für solche Themen).

• Freigabe Abschaltungen: Für tiefergehende Wartungsarbeiten, die Anlagenstillstände erfordern (z. B. Reinigung großer RLT-Kanäle, Tausch eines großen Wärmetauschers), genehmigt der AG geplante Stillstandszeiten und arrangiert ggf. Ausweichlösungen mit den Nutzern (Produktion pausieren etc.).

• Eskalation bei Nichterfüllung: Sollte der AG feststellen, dass Komfortwerte nicht eingehalten werden oder Geruch/Hygieneprobleme auftauchen, spricht er dies in den Qualitätsmeetings an. Er kann Nachbesserungen fordern und im Zweifel Eskalationsstufen ziehen (bis zur Abmahnung), falls der AN systematisch Pflichten vernachlässigt.

• Kosten für Energie: Üblicherweise trägt der AG die Energiekosten für Strom und Wärme. Er arbeitet daher mit dem AN zusammen, um den Energieverbrauch der Lüftung/Klima zu optimieren. Der AG prüft Investitionsvorschläge des AN (z. B. Frequenzumrichter nachrüsten) auf Wirtschaftlichkeit und trifft die Entscheidung über Umsetzung und Budget.

• Genehmigungen und Emissionsüberwachung: Falls z. B. Lösungsmittelabscheidungen oder -filter in Lüftungsanlagen relevant sind (in Industrielüftungen manchmal der Fall), bleibt der AG in der Verantwortung gegenüber Behörden. Er überwacht, dass der AN die Emissionsminderungsanlagen (Filter, Aktivkohle etc.) korrekt betreibt und misst, um Auflagen einzuhalten.

• Feedback von Nutzern sammeln: Der AG (bzw. dessen Nutzermanager) sammelt Rückmeldungen der Mitarbeiter zur Raumluftqualität und gibt diese an den AN weiter. So kann der AN proaktiv reagieren, bevor Unzufriedenheit entsteht. Ein formaler Weg ist z. B. eine jährliche Nutzerbefragung, die der AG initiieren kann, um die Leistung des AN auch aus Sicht der Endnutzer zu bewerten.

• Regelwartungen und Prüfungen: Der AN führt alle wiederkehrenden Prüfungen ordnungsgemäß durch. Dazu gehören z. B. jährliche DGUV V3 Prüfungen an ortsfesten und ortsveränderlichen elektrischen Anlagen/Betriebsmitteln, Thermografie an Hauptverteilungen (typ. alle 3-5 Jahre), Prüfung der Sicherheitsbeleuchtung (monatlich Funktionstest, jährlich Inspektion gemäß DIN V VDE 0108) und der Fehlerstrom-Schutzeinrichtungen (dreimal jährlich Prüftaste, alle 4 Jahre Messprüfung). Ersetzt der AN defekte Leuchtmittel oder EVGs im Rahmen der Wartung, dokumentiert er dies.

• Instandhaltung und Störungsdienst: Bei elektrischen Störungen (Stromausfall, Sicherungsabschaltungen, Anlagenausfälle) reagiert der AN sofort. Er setzt die Anlage wieder instand, soweit möglich. Bei größeren Fehlern (z. B. Kabelfehler) diagnostiziert er mit geeigneten Messmitteln und zieht bei Bedarf Spezialisten hinzu (z. B. Kabelmesswagen). Der AN hält auch Notfallausrüstung bereit (Ersatzsicherungen, mobile Generatoren bei Not).

• Schalthandlungen und Anlagenbetrieb: Nur qualifiziertes Personal des AN (Elektrofachkräfte) führt Schalthandlungen an der elektrischen Anlage durch, insbesondere im Mittelspannungsbereich. Der AN pflegt Schaltpläne und Schaltanweisungen. Er hält die Vorgaben der Schaltberechtigung ein – kein Unbefugter darf Zugang haben. Bei Bedarf (z. B. geplante Abschaltung eines Trafos) erarbeitet er ein Schaltprogramm und stimmt es mit dem AG ab.

• Überwachung Stromqualität: Der AN beobachtet die elektrische Versorgung auf Unregelmäßigkeiten (Spannungsschwankungen, Oberschwingungen), besonders wichtig im Industriebetrieb wegen sensibler Maschinen. Falls Probleme auftreten, führt er Netzanalysen durch und schlägt ggf. Maßnahmen vor (z. B. Filter, neue Lastverteilung).

• Ersatzstrom-Management: Er testet regelmäßig (z. B. vierteljährlich) die Notstromaggregate und USV-Anlagen unter Last. Die Tests werden protokolliert. Der AN wartet diese Systeme (Ölwechsel, Batterietests) nach Herstellerangaben. Bei USV überwacht er die Batteriekapazität und veranlasst rechtzeitig Batterietausch (üblicherweise alle 3-5 Jahre).

• Kleinreparaturen und Verbrauchsmittel: Der AN erledigt laufend Kleinstarbeiten wie Lampenwechsel, Instandsetzen defekter Schalter/Steckdosen etc., sofern im Vertrag als Regelleistung enthalten. Er führt ein Lampenbuch oder Ähnliches, um z. B. die Austauschrate zu dokumentieren. Falls ungewöhnlich viele Ausfälle auftreten, analysiert er mögliche Ursachen (Überspannung? Vibrationsprobleme?) und informiert den AG.

• Updates der Dokumentation: Bei Änderungen in der Elektroinstallation (z. B. neue Maschinenanschlüsse, Umbauten) aktualisiert der AN die Bestandspläne oder veranlasst das beim Planer. So bleibt die Dokumentation stets aktuell. Er markiert auf Schaltplänen zudem durchgeführte Prüfungen und Plaketten (z. B. an Verteilungen nach erfolgter Prüfung).

• Energiekosten-Controlling: Der AG überwacht die Stromkosten und arbeitet mit dem AN an Effizienzmaßnahmen (z. B. Lastmanagement, Abschaltpläne für nicht benötigte Verbraucher). Der AG kann z. B. monatlich ein Reporting vom AN verlangen über Spitzenlasten und Energieverbräuche, um Optimierungsbedarf zu erkennen.

• Freigabe größerer Arbeiten: Wenn der AN umfangreiche Arbeiten vorschlägt (z. B. Umschaltarbeiten im Mittelspannungsnetz, Trafowartung durch externe Firma), organisiert und genehmigt der AG erforderliche Abschaltfenster wie oben erwähnt. Der AG klärt auch interne Stellen (Produktion) ein, damit es keine Konflikte gibt.

• Zugriffsbeschränkungen: Der AG hat ggf. einige besonders kritische Anlagen, wo nur bestimmte Personen ran dürfen (IT-Stromversorgung etc.). Solche Einschränkungen muss er dem AN mitteilen und ein Verfahren vereinbaren (z. B. dass bei Arbeiten an der USV immer ein IT-Vertreter des AG dabei sein muss).

• Änderungsmitteilungen: Falls der AG neue Maschinen oder elektrische Anlagen installieren lässt (außerhalb AN-Verantwortung, z. B. Produktionsanlagen), informiert er den AN im Voraus. So kann der AN die Netzbelastung prüfen und seine Wartungspläne anpassen (z. B. eine neue Anlage kann neue Prüfpunkte mit sich bringen).

• Audit und Aufsicht: Der AG kann externe Audits anordnen (z. B. Elektro-Sicherheitsaudit durch Konzernrevision). Er beauftragt diese und der AN unterstützt. Wenn Mängel in der Organisation festgestellt werden (z. B. fehlende Prüfungen), fordert der AG Abstellung durch den AN.

• Einhaltung Nutzerpflichten: Die Mitarbeiter des AG müssen auch gewisse Regeln einhalten (z. B. nicht eigenmächtig Geräte anschließen, keine ungeprüften Geräte betreiben). Der AG weist seine Leute entsprechend an, um dem AN die Gewährleistung elektrischer Sicherheit zu erleichtern. Der AG trägt auch Sorge, dass über den AN hinaus niemand unbefugt an elektrischen Anlagen manipuliert.

• Regelbetrieb Trinkwasser: Der AN betreibt die Trinkwasseranlage so, dass stets hygienisch einwandfreies Wasser bereitsteht. Er spült selten genutzte Entnahmestellen gemäß Plan (z. B. wöchentlich) und dokumentiert diese Spülungen. Sollte eine Legionellenprüfung nach TrinkwV (bei Großanlagen >400 l Speicher oder >3 l Leitung) anstehen, bereitet er sie vor (Wasserproben entnehmen durch Labor, etc.) und legt dem AG die Ergebnisse vor. Etwaige Überschreitungen von Grenzwerten meldet er sofort und initiiert Gegenmaßnahmen (Thermische Desinfektion etc.).

• Abwasser und Abläufe: Der AN hält alle Bodenabläufe, Pumpensümpfe etc. funktionsfähig (Reinigung von Geruchsverschlüssen, Entfernen von Ablagerungen). Er überwacht ggf. Abscheider (z. B. Fettabscheider in Kantine) und organisiert die fristgerechte Wartung und Entsorgung des Inhalts über Spezialfirmen. Ebenso achtet er auf die Dachentwässerung – gerade bei Flachdächern sind die Gullys freizuhalten.

• Druckanlagen (Druckerhöhungen etc.): Die Trinkwasserdruckerhöhungsanlage wird regelmäßig inspiziert (Pumpenlauf, Druckhaltung). Sicherheitsventile an Boilern prüft der AN planmäßig. Etwaige Druckbehälter (z. B. Membrandruckbehälter) unterliegen Prüfpflichten – der AN lässt diese durch Sachkundige prüfen (ggf. alle 5 Jahre innere Prüfung). Er füllt bei Bedarf Stickstoffpolster nach etc.

• Heißwasserbereitung: Der AN stellt die Warmwasserbereiter optimal ein (Speichertemperatur typ. ≥60°C aus Legionellenschutzgründen). Er überprüft Legionellenschaltungen (thermische Desinfektionszyklen) und passt sie an die Nutzung an. Störungen (z. B. Boilerheizung defekt) behebt er kurzfristig.

• Materialverschleiß: Der AN tauscht Verbrauchsteile an Sanitäranlagen bei Bedarf: z. B. Dichtungen bei tropfenden Hähnen, Kartuschen in Mischern, UV-Lampen in Wasseraufbereitung. Solche Kleinteile sind meist im Vertrag inkludiert; der AN führt ein kleines Lager und schreibt den Verbrauch fort.

• Betrieb von Prozesswasser/sonstigen Medien: Falls spezielle Wasseranlagen existieren (Entsalzungsanlagen, Reinstwasser), betreibt der AN diese gemäß den Prozessvorgaben und den Qualitätsanforderungen. Er misst regelmäßig die Wasserqualität und kalibriert Sensoren. Bei Abweichungen reagiert er (Filter tauschen, Harze regenerieren).

• Dokumentation: Der AN führt ein Betriebstagebuch für Abscheider (Entsorgungsnachweise), Wartungsnachweise für Duschen (Legionellenspülung) etc. Er hält sich bereit für Gesundheitsamtsinspektionen, die in öffentlichen Gebäuden vorkommen können.

• Wassernutzung: Der AG achtet darauf, dass keine untypischen Verbräuche auftreten (z. B. Gartenschlauch dauerhaft an offener Stelle – informiert AN, falls er so etwas sieht). Er zahlt die Wasser-/Abwasserkosten und behält die Verbräuche im Blick. Bei Ausreißern (evtl. Hinweis auf Leck) fragt er beim AN nach.

• Auflagen im Lebensmittelbereich: Hat der AG z. B. eine Kantine, muss er lebensmittelhygienische Vorgaben einhalten. Die Reinigung der Küchen kann Einfluss auf Abwasser/Abscheider haben. Der AG sorgt dafür, dass dort mit dem AN zusammengearbeitet wird (z. B. keine Fette in Ausguss kippen, damit Abscheider nicht überlastet).

• Entscheidungen bei Befund: Wenn der AN z. B. Legionellenbefall meldet, entscheidet der AG über das weitere Vorgehen (Betriebsstilllegung der Duschen, Information an Nutzer, etc.), in Abstimmung mit Gesundheitsamt. Der AG trägt letztlich die Verantwortung nach außen, während der AN operative Maßnahmen ergreift.

• Kostenübernahmen Zusatzleistungen: Sollte z. B. ein Rohrbruch passieren oder Abscheiderentsorgung häufiger nötig sein als kalkuliert, entscheidet der AG, ob dies noch im laufenden Budget geht oder eine Zusatzbeauftragung erforderlich ist. Im Rahmen des TTS-Vertrags sind viele Leistungen pauschal abgedeckt; der AG prüft aber, ob der AN nicht unplausibel oft an gleichen Stellen Ausbesserungen machen muss (dann ggf. Grundsanierung einplanen).

• Nutzerinformation: Bei Einschränkungen (z. B. "Wasser am Gebäude wird abgestellt für 2h wegen Wartung") informiert der AG die Nutzer idealerweise zusätzlich über sein Intranet/Aushang, auch wenn der AN das meist übernimmt.

• Feedback: Der AG sammelt Beschwerden der Nutzer (z. B. "Druck zu niedrig im 3. OG") und leitet sie an den AN mit der Bitte um Stellungnahme weiter. So hat der AN die Chance, Sachen zu korrigieren, die sonst vielleicht unter dem Radar bleiben.

• Wärmeversorgung sicherstellen: Der AN betreibt die Heizungsanlage entsprechend den Erfordernissen. Insbesondere in der Heizperiode sorgt er für ausreichende Wärmeversorgung. Er überwacht Kessel- und Fernwärmeanlagen via Leitstand (Temperaturen, Drücke, Brennerstarts) und führt regelmäßige Hausrundgänge durch (auf ungewöhnliche Geräusche, Leckagen etc. achten). Brennerstörungen werden sofort quittiert und der Brenner wieder in Betrieb gesetzt; Ursachen (z. B. Flammenwächter verschmutzt) behebt er. Falls Brennstoff nachgefüllt werden muss (Heizöl, Pellets), organisiert er dies fristgerecht oder erinnert den AG (je nach Verantwortlichkeit).

• Kälteanlagenbetrieb: Im Sommer gewährleistet der AN die Kälteversorgung (Kaltwasser) für Klimaanlagen oder Maschinenkühlung. Er kontrolliert regelmäßig die Kältemaschinen (Kältemitteltemperaturen, Drücke, Kondensat, Kühlwasser). Er hält Kühltürme sauber (Biozidzugaben nach Plan, Reinigung um Fouling zu verhindern). Notfalls (z. B. bei Ausfall eines Kältemaschine) steuert er Lastmanagement (weniger kritische Verbraucher abwerfen, um wichtigste zu versorgen) und informiert den AG.

• Druckluftversorgung: Der AN betreibt die Druckluftstation (Kompressoren) so, dass der benötigte Betriebsdruck immer anliegt. Er entleert Kondensatabscheider, wechselt Filter und ölhaltige Kompressoren bekommen Ölwechsel nach Intervall. Er analysiert die Laufzeiten – wenn Kompressoren im Leerlauf oft laufen, optimiert er (Drücke anpassen, Speichervolumen). Tritt ein großer Luftverlust auf (Hinweis auf Leck), sucht und behebt er diesen.

• Wartung und Prüfungen: Kessel, Brenner und BHKW (falls vorhanden) werden jährlich vom AN oder per Nachunternehmer gewartet. Er stellt sicher, dass Messpflichten (z. B. Emissionsmessung durch Schornsteinfeger) eingehalten werden. Er koordiniert den Schornsteinfeger-Termin und begleitet diesen. Druckbehälterprüfungen (z. B. alle 5 Jahre innere Prüfung des Kessels, 2 Jahre sicherheitstechnische Prüfung) werden mit ZÜS durchgeführt – AN bereitet vor (Kessel abkühlen, Öffnungen). Gleiches gilt für Kälte-Dichtheitsprüfungen (jährlich oder alle 2 Jahre je nach Kältemittelmenge). Der AN führt diese mit zertifiziertem Personal durch oder beauftragt es und dokumentiert die Nachweise für die Behörde.

• Optimierung & Effizienz: Der AN überwacht den Verbrauch an Brennstoff/Energie und optimiert die Anlagenparameter kontinuierlich. Er nutzt z. B. Trendaufzeichnungen der Vorlauftemperaturen vs. Außentemperatur, um die Heizkurve optimal einzustellen. Bei Kälte achtet er auf effektive Freikühlphasen (wenn Außentemp niedrig, Kühlturm anstelle Kältemaschine nutzen). Der AN erstellt regelmäßige Berichte über Wirkungsgrade (z. B. Brennerstarts, Volllaststunden, COP der Kältemaschine) und zeigt Veränderungen auf. Ggf. schlägt er Innovationen vor, z. B. Einsatz von KI-basierter Kesselsteuerung, sofern der Vertrag so etwas vorsieht.

• Störfallmanagement: Bei Ausfall wichtiger Komponenten greift der AN auf Redundanzen zurück. Beispielsweise: Fällt ein Kessel aus und es gibt Reservekessel, wird umgeschaltet. Ist keine Reserve vorhanden, setzt er im Notfall mobile Heizgeräte ein oder verlagert Wärme von anderen Quellen. Der AN informiert den AG unverzüglich bei schwerwiegenden Ausfällen (z. B. Totalausfall Heizung im Winter). Gleichzeitig ruft er – falls nötig – Hersteller-Service zur Hilfe und beschleunigt Reparaturen.

• Einhaltung von Vorschriften: Der AN beachtet streng alle relevanten Vorschriften im Betrieb: z. B. 42. BImSchV (Kühlanlagen-Verordnung) für Verdunstungskühlanlagen – er führt die notwendigen Wasseruntersuchungen durch, meldet die Anlage ggf. beim Behördenregister an etc. Weiterhin sorgt er bei Kälteanlagen dafür, dass die F-Gase-Verordnung (Leckagekontrollen, Kältemittelbuchführung) eingehalten wird. Bei Druckbehältern befolgt er BetrSichV (Prüffristen, z. B. 10-Jahres-Druckprobe). Diese Compliance-Aspekte sind Teil der Betreiberverantwortung, die er vom AG übernommen hat.

• Brennstofflieferungen: Der AG stellt sicher, dass Brennstoffverträge weiter laufen. Aber im Alltag hat er wenig zu tun außer die Rechnungen dafür zu zahlen. Wenn z. B. Heizöl vom AG bevorratet wird, beauftragt er in Abstimmung mit dem AN rechtzeitig die Nachlieferung. Der AN gibt den Füllstand und voraussichtlichen Bedarf durch.

• Genehmigungsauflagen: Der AG bleibt Ansprechpartner für Behörden in Sachen Emissionen (z. B. Einhaltung BImSchV-Genehmigungsauflagen bei BHKW). Sollte eine Behörde Messberichte verlangen, übermittelt der AG diese (aufbereitet durch AN). Der AG informiert den AN umgekehrt über alle neuen oder geänderten Auflagen, sobald bekannt.

• Budgetfreigaben für Reparaturen: Bei teuren Reparaturen (z. B. Kältemittelverdichter defekt) muss der AG budgetieren und freigeben, wenn es außerhalb des Instandhaltungspauschale liegt. Der AG entscheidet zeitnah, um den Betrieb nicht zu gefährden. Ggf. prüft er auch Versicherungsfälle (Maschinenbruchversicherung).

• Abnahme Arbeiten: Der AG kann bei größeren Arbeiten (z. B. Kesselrevision, Röhrentausch im Wärmetauscher) die Ergebnisse abnehmen. Meist verlässt er sich auf Prüfberichte. Aber er behält das Recht, stichprobenartig beim Objekt vorbeizuschauen oder einen Gutachter zu schicken, wenn Zweifel an der Qualität bestehen.

• Kostenkontrolle Energie: Der AG analysiert die monatlichen Energieberichte vom AN. Bei hohen Verbräuchen oder Abweichungen fordert er Erklärungen ein. Beide Seiten versuchen, die vereinbarten Energieziele (z. B. bestimmte Einsparquote) zu erreichen. Ist im Vertrag ein Energiemanagement vereinbart, trägt der AG oft Boni/Mali aus, sodass er Interesse hat, die Performance hochzuhalten.

• Leitstand-Betrieb: Tägliche Überwachung aller Systemmeldungen auf der GLT. Der AN reagiert auf Alarmmeldungen gemäß Dringlichkeit: Kritische Alarme (Brand, Anlagenausfall) sofort, Komfortabweichungen (z. B. Solltemperatur nicht erreicht) innerhalb definierter Zeit. Er passt Parameter bei Bedarf laufend an, z. B. wenn jahreszeitliche Änderungen es erfordern (Sommer/Winter-Umschaltung).

• Systempflege: Der AN hält die GA-Software aktuell. Wenn Patches oder Updates vom Hersteller nötig sind, plant er sie und spielt sie nach Freigabe durch AG ein (besonders bei sicherheitsrelevanten Updates). Er administriert Benutzerkonten (z. B. bei Personalwechsel, Zugangsänderungen). Backups der GA-Datenbank werden regelmäßig erzeugt und sicher verwahrt.

• Analyse und Optimierung: Der AN nutzt die Trenddaten aus der GA, um die Anlageneinstellungen zu optimieren. Beispiel: Trend zeigt, dass ein Lüftungsgerät nachts immer wieder anspringt – dann sucht er nach der Ursache (vielleicht falsche Parametrierung) und behebt es. Er erstellt bei Bedarf neue Visualisierungen oder Auswertungen, wenn das Monitoring neue Fragen beantworten soll (z. B. Energiekurven).

• Instandhaltung MSR: Der AN prüft in festen Intervallen die Feldgeräte: Temperaturfühler kalibrieren (sofern gefordert), Differenzdruckwächter testen, Ventilstellantriebe gangbar halten. Er tauscht defekte Sensoren/Aktoren aus. Bei komplexeren Fehlern (z. B. Busausfall) lokalisiert er die Ursache schrittweise. Ggf. zieht er die Errichterfirma hinzu, falls noch in der Gewährleistung oder wenn Spezialwissen nötig.

• Einhaltung Reaktionszeiten: Im Vertrag sind u. U. Verfügbarkeiten für die GA definiert (z. B. 98% Systemverfügbarkeit pro Monat). Der AN überwacht dies. Fällt die GA aus (Serverabsturz o. ä.), hat der AN Mechanismen (redundante Server, schnelles Wiederhochfahren) um Ausfallzeiten zu minimieren. Er informiert den AG, falls Ausfälle auftraten, im Monatsreport.

• Schulung Nutzer: Der AN bietet dem AG an, dessen Vertreter (z. B. Energiemanager) in bestimmten GA-Funktionen zu schulen, damit der AG eigene Auswertungen machen kann. Auch Updates zu neuen Features (z. B. neue Alarmierungs-App) stellt der AN vor.

• Anpassung bei Anlagenänderungen: Wenn im Gebäude neue Anlagen hinzukommen oder bestehende geändert werden, übernimmt der AN die Integration ins GA-System. Er passt Masken, Parameterlisten etc. an, sodass die GA immer den aktuellen Anlagenstand wiedergibt.

• Datensicherheit: Der AN hält die GA in einem gesicherten Netzwerkumfeld. Er überwacht unautorisierte Zugriffsversuche und meldet dem AG sicherheitsrelevante Vorkommnisse (z. B. wenn jemand versucht hat, sich unberechtigt anzumelden). Die IT-Security-Vorgaben werden eingehalten (Passwortroutinen etc.).

• IT-Unterstützung: Die GA hängt oft am Firmennetz. Der AG stellt sicher, dass das erforderliche Netzwerk bereit und stabil ist. Bei Störungen, die vom IT-Netz abhängen, leistet der AG Support (z. B. Switch defekt, der AG-IT tauscht ihn).

• Zugriffsrechte AG: Falls vereinbart, hat der AG eigenes Lesekonto im GA-System oder CAFM. Der AG nutzt dies, um sich bei Bedarf zu informieren, greift aber nicht eigenmächtig steuernd ein – das obliegt dem AN. Sollte der AG Änderungen vornehmen (z. B. Notfall, und AN ist nicht da), dokumentiert er das und informiert den AN anschließend.

• Vorgaben Prozessautomation: Gelegentlich möchte der AG bestimmte Regelungen haben (z. B. in Besprechungsräumen CO₂-gesteuerte Lüftung). Solche Vorgaben kommuniziert er an den AN, der sie technisch umsetzt.

• Lizenzkosten: Wenn im laufenden Betrieb erweiterte Lizenzen nötig werden (mehr Datenpunkte etc.), entscheidet der AG über den Kauf, da es meist sein Eigentum ist. Der AN berät ihn, was sinnvoll ist.

• Audits und Kontrollen: Der AG könnte externe Penetrationstests oder Sicherheitsaudits auf die GA ansetzen (gerade bei sensiblen Industriebauten sinnvoll). Dann kooperiert er mit dem AN, um diese Tests durchzuführen. Der AG fordert ggf. jährliche Nachweise vom AN, dass Backups funktionieren oder dass Passwörter geändert wurden, um sicher zu gehen, dass hier kein Risiko entsteht.

• Prüfung und Wartung Brandschutz: Alle brandschutztechnischen Einrichtungen werden gemäß den vorgeschriebenen Intervallen gewartet. Der AN koordiniert die vierteljährliche Wartung der BMA (durch Fachfirma oder eigenes Personal mit Herstellerkompetenz), die halbjährliche Wartung der Sprinkleranlage (inkl. Alarmprobentests, Durchflussmessungen, ggf. VdS-Prüfer), jährliche Prüfung aller Feuerlöscher, Rauchabzüge etc. Er führt wöchentliche Tests der Feuerwehrperipherie durch (Druckerhöhung Sprinkler, Pumpenstart). Mängel oder Auslösestörungen meldet er unverzüglich dem AG und behebt sie oder lässt sie beheben (z. B. Ersatz von defekten Meldern).

• Unterstützung Brandschutzbeauftragter: Falls der AG einen Brandschutzbeauftragten hat, unterstützt der AN diesen mit Zuarbeit: Liefern der Wartungsnachweise, Teilnahme an Begehungen, Umsetzen von Maßnahmen aus den Brandschutzprotokollen. Hat der AN selbst den BSB gestellt (im Auftrag), erfüllt er dessen Aufgaben: z. B. jährliche Schulung der Mitarbeiter in Brandschutz, Durchführung von Räumungsübungen, Erstellung eines Jahresberichts Brandschutz.

• Sicherheitsanlagen-Betrieb: Die Einbruchmeldeanlage wird vom AN administriert (z. B. Codes verwalten, Melderzonen aktiv halten). Er reagiert auf Alarme gemäß Notfallplan – oft läuft Alarm in einer Leitstelle auf; der AN stellt dafür Personal oder Absprachen, wer den Alarm vor Ort verifiziert. Zutrittskontrollsystem: Der AN wartet mechanische Komponenten (Drehkreuze, Türantriebe) und tauscht Verschleißteile. Software-seitig wird das System meist vom AG-Sicherheitsmanagement betrieben (z. B. wer Karte bekommt – liegt i. d. R. beim AG HR oder Security). Der AN unterstützt aber technisch, falls z. B. ein Türkontakt defekt ist.

• Videoüberwachung: Der AN hält die Kameras sauber und justiert sie bei Bedarf. Er überprüft die Aufzeichnungsgeräte auf Funktion (Speicherplatz, Bildqualität). Eingriffe in Videoüberwachung erfolgen nur in Abstimmung mit dem AG (datenschutzrelevant).

• Notfallübungen: Der AN beteiligt sich an Brandschutzübungen (z. B. Feueralarm-Drill) und wertet diese mit aus. Er stellt sicher, dass seine Leute wissen, was zu tun ist. Falls z. B. die Übung ergab, dass ein RWA nicht öffnete, kümmert er sich um die Reparatur.

• Dokumentation: Der AN führt ein Brandschutzjournal, wo alle Prüfungen, Begehungen, Zwischenfälle dokumentiert werden. Er aktualisiert ständig das Verzeichnis der brandschutzrelevanten Mängel (wenn z. B. ein Fluchtweg verstellt war und freigeräumt wurde, notiert er das). Diese Übersicht dient dem AG und ggf. Behörden als Nachweis einer lückenlosen Überwachung.

• Hoheitliche Aufgaben: Der AG bleibt formal Verantwortlicher für Brandschutz gegenüber Behörden. Er stellt daher sicher, dass ein BSB benannt ist. Wenn dies der AN im Auftrag ist, muss der AG dennoch intern jemanden haben, der Anweisungen annehmen darf. Der AG meldet der Versicherung/Behörde auch eventuelle besondere Vorkommnisse (z. B. längerer Ausfall der Sprinkleranlage). Hierzu muss ihn der AN selbstverständlich sofort informieren, falls so etwas auftritt.

• Zutrittsregelung Sicherheit: Der AG regelt, welche Bereiche sicherheitsempfindlich sind und nur mit speziellen Freigaben betreten werden dürfen. Er weist den AN ein, für welche Räume er separate Genehmigung holen muss (z. B. Hochsicherheitsbereiche). Der AG kann verlangen, dass bei Wartung in Hochsicherheitszonen eigenes Sicherheitspersonal anwesend ist – er organisiert das dann.

• Nutzerdisziplin: Der AG sorgt dafür, dass Mitarbeiter keine Brandlasten in Fluchtwege stellen, keine Feuerlöscher verstellen etc. – also mit eigenen Mitteln die Hausordnung durchsetzen. Wenn der AN solche Verstöße feststellt und meldet, setzt der AG Korrekturen durch.

• Entscheidungen bei Abschaltungen: Falls z. B. eine Sprinklergruppe testweise abgeschaltet werden muss für Wartung, genehmigt der AG das und setzt falls nötig Feuerwehr oder Versicherung ins Bild.

• Budget Sondermaßnahmen: Sollten Erweiterungen im Sicherheitsbereich gewünscht sein (z. B. zusätzliche Kameras nach Einbruch), entscheidet der AG darüber. Der AN macht Vorschläge, aber die Hoheit was Security-Policy angeht, liegt beim AG.

• Audits und Behörden: Bei behördlichen Abnahmen (Feuerbeschau, Versicherungsaudit) nimmt der AG teil. Er lässt sich vom AN briefen über den Status und übernimmt die Kommunikation nach außen. Beanstandungen von Behörden (z. B. "Feuerlöscher fehlen dort und dort") leitet er an den AN zur Erledigung weiter und überwacht die Umsetzung.

• Betrieb und Überwachung: Der AN betreibt die Aufzüge und Krane gemäß den Sicherheitsvorschriften. Tägliche Kurz-Checks: z. B. Aufzugswärter fährt einmal mit jeder Kabine, prüft Beleuchtung, Notruf, Beschädigungen. Kranführer (oder der AN-Techniker) macht Sichtprüfung der Krane (Bremsen test, Haken, Seile auf Schäden). Ergebnisse werden dokumentiert in Betriebstagebüchern.

• Entstördienst: Bleibt jemand im Aufzug stecken, hat der AN 24/7 Personal, das innerhalb der vorgeschriebenen Frist (meist 30 Min) vor Ort sein und befreien kann. Mechanische Störungen (Tür klemmt, Antrieb defekt) werden entweder durch Nachunternehmer (Hersteller) behoben oder, wenn die Kompetenz da ist, vom AN selbst. Bei Kranstörungen (z. B. Kran bleibt hängen) sorgt der AN für Freimachung (manuelle Notbedienung).

• Prüfungen: Der AN organisiert die gesetzlich vorgeschriebenen Hauptprüfungen: Alle 2 Jahre Hauptprüfung Aufzug durch ZÜS, Zwischenprüfung jährlich. Er bereitet die Aufzüge dafür vor (abschalten, absperren) und begleitet die Prüfung. Gleiches gilt für Krane: Jährliche Prüfung durch Sachkundigen und alle 4 Jahre ggf. durch Sachverständigen. Der AN führt regelmäßige Wartungen nach Herstellervorgaben durch (Schmierung, Justage, Bremsentest etc.).

• Notrufmanagement: Der AN stellt sicher, dass der Aufzugsnotruf durchgehend aufgeschaltet ist. Er testet den Notruf monatlich je Kabine. Bei externer Notrufzentrale hält er Kontakt und aktualisiert die Notfallkontakte bei Personalwechsel.

• Komponentenmanagement: Der AN tauscht Verschleißteile in Absprache: z. B. Kabinentürkontakte, Schachtbeleuchtung, Leuchtmittel in Tableaus, Seilschmierung. Er hält Kleinmaterial vorrätig oder hat schnelle Lieferwege. Für Krane: ggf. Austausch von Anschlagmitteln (z. B. Hebebänder) bei Verschleiß.

• Benutzerschulungen: Falls Nutzer (AG-Mitarbeiter) selbst die Krane bedienen, unterstützt der AN bei notwendigen Schulungen (auch wenn primär AG-Aufgabe, siehe unten).

• Dokumentation: Der AN pflegt das Aufzugbuch und Kranprüfbuch, hängt Prüfplaketten aus, archiviert die Prüfbescheinigungen. Bei Mängeln aus Prüfungen sorgt er fristgerecht für die Behebung und dokumentiert dies, um dem TÜV nachzuweisen, dass Auflagen erledigt sind.

• Nutzerunterweisung Krane: Häufig sind Krananlagen durch AG-eigenes Personal (z. B. Produktionsmitarbeiter) bedient. Der AG ist verpflichtet, diese Mitarbeiter zu schulen und zu unterweisen (Kranführerschein, jährliche Unterweisung). Der AN kann dabei fachlich unterstützen, aber die rechtliche Pflicht nach DGUV liegt beim Unternehmer (AG). Der AG weist jedoch den AN an, keine unbefugten Personen an die Krane zu lassen – also werden Zugriffe so gestaltet (z. B. Schlüsselschalter), dass nur Berechtigte fahren können.

• Nutzerinformation Aufzüge: Der AG hängt Notfallhinweise in Kabinen aus (meist Errichter). Falls sich betrieblich etwas ändert (z. B. Notdienstnummer), aktualisiert der AG diese Aushänge – oder bittet den AN das zu tun. Der AG kann auch festlegen, wer wann die Aufzüge nutzen darf (z. B. Lastenaufzug nur für Logistik) und kontrolliert dies intern.

• Versicherungen: Der AG meldet eventuelle Schäden/Unfälle mit Aufzügen/Kranen seiner Versicherung. Der AN liefert die Berichte. Im Schadensfall (Haftpflicht) muss der AG nachweisen, dass er seinen Prüfpflichten nachkam – hier liefert der AN alle Doku, aber der AG ist letztlich der Versicherungsnehmer.

• Budgeteinteilung: Größere Modernisierungen (z. B. Aufzugsteuerung ersetzen) liegen beim AG. Der AN macht Vorschläge, aber wenn es nicht sicherheitskritisch und kein akuter Defekt ist, wartet man oft bis Vertragsende. Der AG entscheidet, ob noch innerhalb der Laufzeit investiert wird oder ob das in einen neuen Vertrag fließt.

• Vertragsexit mit Herstellern: Wenn der AG einen Wartungsvertrag mit dem Aufzugshersteller hat parallel zum FM-Vertrag, muss er diesen bei Wechsel ggf. kündigen. Solche Doppelstrukturen klärt der AG mit dem AN, um Kosten und Verantwortungen klar zu regeln (im TTS hier aber meistens AN voll verantwortlich, daher sollte AG keine parallelen Verträge führen ohne Abstimmung).

Im Regelbetrieb kommt das in der Start-up-Phase etablierte Fremdfirmenmanagement voll zum Tragen. Der AN steuert nun routinemäßig alle eingesetzten Nachunternehmer und gewährleistet, dass sie sicher, zuverlässig und vertragskonform arbeiten.

• Einsatzplanung und Koordination: Der AN plant die Termine der Nachunternehmereinsätze (z. B. monatliche Sprinklerwartung durch Firma X) so, dass sie in den Betriebsablauf passen. Er stimmt die Termine mit dem AG bzw. den Nutzern ab, um Störungen (z. B. Wartung in produktionsfreier Zeit) zu minimieren. Kurz vor dem Einsatz bestätigt er die Anwesenheit der Fremdfirma und macht ggf. ein kurzes Koordinationsbriefing (z. B. "Heute geht es um Pumpe A, Achtung dort läuft gerade auch ein Elektriker – Abstimmung erforderlich").

• Zugangskontrolle und Anmeldung: Fremdfirmen melden sich beim Betreten des Objekts stets beim Service-Desk oder Wachdienst an, wie in Start-up festgelegt. Der AN überwacht die Einhaltung dieser Regel. Ohne Anmeldung keine Arbeit – das wird streng gehandhabt. Nach Arbeitsende melden sich Fremdfirmen wieder ab und geben erhaltene Ausweise/Schlüssel zurück. Der AN führt ein Fremdfirmenbuch oder nutzt digitale Tools, um diese An- und Abmeldungen zu protokollieren (wichtiger Aspekt für Arbeitssicherheit und Versicherung).

• Arbeitsüberwachung und Qualitätssicherung: Während der Ausführung von Fremdleistungen stellt der AN sicher, dass alles korrekt läuft. Er oder sein Team kontrolliert stichprobenartig die Arbeiten, achtet auf Arbeitssicherheit (PSA getragen? Absperrungen vorhanden?). Außerdem prüft er die Ergebnisse: z. B. ob nach Wartung alle Anlagen wieder ordnungsgemäß in Betrieb sind, keine Einstellungen verstellt wurden, keine Verschmutzungen hinterlassen etc.. Falls Mängel an der Leistung erkennbar sind, reklamiert er diese direkt bei der Fremdfirma und lässt Nachbesserung machen.

• Arbeitsschutz und Sicherheitsmaßnahmen: Der AN setzt die in Start-up definierten Sicherheitsprozesse um. Beispielsweise: Vor Beginn der Arbeiten hält der Fremdfirmeneinsatzleiter eine Sicherheitsunterweisung ("Toolbox Talk") mit seinen Leuten ab – der AN kann dies fordern und auch mal beiwohnen. Wenn spezielle Erlaubnisscheine benötigt werden (Heißarbeit, Arbeiten in Höhe), stellt der AN diese nach Kontrolle der Schutzmaßnahmen aus. Sollte ein Fremdfirmenmitarbeiter gegen Sicherheitsregeln verstoßen (z. B. ohne PSA auf Gerüst), hat der AN das Recht, die Arbeiten zu stoppen und denjenigen vom Gelände zu verweisen. Der AG unterstützt diese konsequente Haltung, um Unfälle zu vermeiden.

• Leistungskontrolle und Dokumentation: Nach Abschluss der Arbeiten lässt sich der AN die erbrachte Leistung nachweisen, z. B. durch Abnahmeprotokoll oder Servicebericht. Dieser Bericht wird vom AN geprüft und freigezeichnet (ggf. Unterschrift vom Objektleiter). Inhaltlich schaut der AN, ob alle vorgesehenen Tätigkeiten erledigt und alle Messwerte im Normbereich sind. Er archiviert diese Dokumente zentral. So kann z. B. bei einer Inspektion lückenlos gezeigt werden, dass alle Fremdleistungen (die ja oft prüfpflichtig sind) erfolgt sind.

• Abrechnungskontrolle: Wenn Fremdfirmen separat vergütet werden (z. B. nach Aufwand, falls nicht im Pauschalpreis), prüft der AN deren Rechnungen sorgfältig. Er vergleicht mit den Berichten und Stundenzetteln. Nur korrekt ausgeführte und nachgewiesene Leistungen werden vom AN zur Zahlung angewiesen. Der AG verlässt sich darauf, dass der AN diese Kontrolle durchführt, um Fehl- oder Überabrechnungen zu verhindern. (Im TTS sind die meisten Leistungen allerdings im Gesamthonorar enthalten, so dass der AN Kosten und Verträge seiner Subs selbst managt – dennoch muss er intern natürlich kontrollieren.)

• Nachunternehmer-Beurteilung: Der AN bewertet die Fremdfirmen regelmäßig in Hinblick auf Qualität, Termineinhaltung, Arbeitssicherheit und Zusammenarbeit. Er führt z. B. jährlich Lieferantenbewertungen durch. Erkennt er Defizite (z. B. Firma hält wiederholt Termine nicht ein, oder verstößt gegen Sicherheitsregeln), ergreift er Maßnahmen: Gespräch, Verwarnung und bei Bedarf Austausch der Firma. Der AG kann verlangen, über solche Vorfälle informiert zu werden, vor allem bei gravierenden Dingen (Unfall durch Fremdfirma etc.). Der AG hat ein Interesse, dass nur zuverlässige Dienstleister im Objekt tätig sind, um Haftungsrisiken zu minimieren.

• Koordinierungspflicht: Gerade wenn mehrere Fremdfirmen gleichzeitig arbeiten (oder Fremdfirmen neben Eigenpersonal), erfüllt der AN seine Koordinatorenpflicht gem. ArbSchG/DGUV. Das heißt, er sorgt für Abstimmung zwischen den Firmen, um Gefährdungen durch gegenseitige Beeinflussung zu vermeiden. Beispiel: Ein Elektriker arbeitet an einem Schaltschrank, gleichzeitig soll ein Reinigungsdienst dort putzen – der AN legt Reihenfolge fest oder sperrt den Bereich. Er dokumentiert ggf. in einem Koordinationsplan, welche Arbeiten parallel laufen und welche nur sequentiell.

• Eskalation und Sanktionen: Sollten Fremdfirmen trotz Unterweisung und Ermahnung gegen Regeln verstoßen, so informiert der AN den AG und kann im Einvernehmen Hausverbote aussprechen oder Vertragsstrafen geltend machen (sofern mit der Fremdfirma vereinbart). Der AG unterstützt solche Maßnahmen, denn sie dienen letztlich dem Schutz aller. Beide arbeiten hier zusammen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden – z. B. wenn Behörde feststellt, dass Fremdfirmen ungesichert auf dem Dach arbeiteten, haftet zunächst der Betreiber (AG); ein strenges Fremdfirmenmanagement minimiert diese Risiken.

• Fortlaufende Verbesserung: Der AN versucht, die Effizienz beim Fremdfirmen-Einsatz zu steigern. Z. B. Bündelung von Leistungen (wenn eine Firma mehrere Aufgaben erledigen kann), Standardisierung von Leistungsnachweisen, Nutzung von digitalen Tools (Fremdfirmenportal für Anmeldung) etc. Über solche Initiativen berichtet er dem AG. Der AG begrüßt Verbesserungen, insbesondere wenn sie Wirtschaftlichkeit fördern. Allerdings achtet er auch auf Compliance – Einsparungen dürfen nie zulasten der Sicherheit gehen.

In Summe gewährleistet dieses straffe Fremdfirmenmanagement im Regelbetrieb, dass der Betreiberpflichtenkreis vollumfänglich eingehalten wird, auch bei ausgelagerten Leistungen. Der AG kann so gegenüber Behörden und Dritten jederzeit darlegen, dass seine Dienstleister (AN und dessen Nachunternehmen) dieselben hohen Standards erfüllen wie er selbst.

Die Beendigungsphase umfasst alle Aktivitäten zum Auslaufen des Vertrags und der Übergabe der Leistungen an den AG oder einen Folgedienstleister. Eine sorgfältige Planung der Ausstiegs- und Übergabephase ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Beide Vertragsparteien – AG und AN – legen frühzeitig (oft schon Monate vor Vertragsende) die Schritte, Fristen und Verantwortlichkeiten für die Beendigung fest. Ziel ist es, offene Punkte zu klären, Wissen und Dokumentation vollständig zu übertragen und den laufenden Betrieb bis zum letzten Tag sicher aufrechtzuerhalten.

Wichtige Aspekte in der Beendigungsphase: - Verbleibende Pflichten erfüllen: Alle noch ausstehenden Wartungen, Prüfungen oder Verpflichtungen werden bis Vertragsende ordnungsgemäß erledigt, damit keine Lücken entstehen. - Know-how-Transfer: Das in der Vertragszeit aufgebaute Wissen über Objekt und Anlagen wird an den AG oder neuen Dienstleister weitergegeben (z. B. durch gemeinsame Rundgänge, Techniker-Meetings, Übergabegespräche). - Dokumentenübergabe: Alle Unterlagen – vom Betriebstagebuch bis zu digitalen Datenbanken – werden gesammelt, geprüft und in vereinbarter Form dem AG übergeben. Dabei ist zu beachten, dass sämtliche vom AN erstellten Dokumente im Eigentum des AG verbleiben. - Rückbau und Demobilisierung: Der AN baut seine temporären Einrichtungen ab (z. B. entfernung eigener IT-Hardware, Werkzeugstationen) und räumt ggf. Lagerflächen. - Personelle Aspekte: Der AN plant den geordneten Abzug oder die Versetzung seines Personals. Der AG trifft intern Vorkehrungen, falls Personal übernommen werden soll (was in einem Neuvertrag manchmal geschieht). - Abschlussbericht und Lessons Learned: Oft fertigt der AN einen Abschlussbericht an, der den Gesamtzustand zum Vertragsende dokumentiert und ggf. Empfehlungen ausspricht. Beide Seiten werten die Partnerschaft aus, um aus den Erfahrungen zu lernen.

Nachfolgend werden zunächst allgemeine Leistungen in der Beendigungsphase beschrieben, dann besondere Aktivitäten pro Gewerk und schließlich das Fremdfirmenmanagement beim Auslaufen des Vertrags.

• Übergabeplanung und Fristen: AG und AN einigen sich rechtzeitig auf einen Beendigungsfahrplan. Darin werden Meilensteine definiert: z. B. Termin zur gemeinsamen Bestandsaufnahme (x Wochen vor Ende), Stichtag zur Lieferung aller Dokumente (y Wochen vor Ende), ggf. Einweisung eines Nachfolgedienstleisters etc. Es wird festgelegt, ob eine parallel laufende Einarbeitungszeit eines neuen FM-Dienstleisters vorgesehen ist und wie die Kooperation in dieser Phase aussieht. Dieser Plan wird von beiden Seiten schriftlich fixiert und verantwortliche Personen benannt.

• Letzte Betriebsphase sicherstellen: Bis zum allerletzten Vertragstag erfüllt der AN alle Leistungen wie gewohnt (Wartungen, Störungsdienst etc.), um die Kontinuität zu gewährleisten. Eventuell entfallen aber kurz vor Schluss nicht kritische Verbesserungsmaßnahmen oder langfristige Optimierungen – Fokus liegt auf Betriebssicherheit. Laufende Projekte werden nach Möglichkeit abgeschlossen, oder es wird dokumentiert, was unerledigt bleibt. Gibt es laufende Gewährleistungsverfolgung (z. B. Mängel aus Bauphase, deren Fristen noch laufen), erstellt der AN eine Liste mit Status, damit der AG dies weiterführen kann.

• Inventarisierung und Zustandserfassung: Zum Vertragsende führt der AN gemeinsam mit dem AG (und/oder dem Nachfolger) eine abschließende Anlagenbegehung durch. Dabei wird der Zustand aller wichtigen Anlagen begutachtet und protokolliert. Diese Bestandsaufnahme dient dazu, später etwaige Unstimmigkeiten zu vermeiden. Der AN sollte das Objekt im vertraglich geschuldeten Zustand übergeben – also z. B. keine liegengebliebenen Wartungen, kein ungewöhnlicher Verschleiß über das normale Maß hinaus. Festgestellte Mängel werden bewertet, ob sie in der Verantwortlichkeit des AN liegen (dann muss er sie vor Vertragsende noch beheben) oder ob es Alters-/Nutzungssachen sind (dann nur zur Info).

• Vollständige Dokumentenübergabe: Der AN übergibt alle Daten, Informationen und Unterlagen geordnet an den AG. Dazu gehören: Wartungspläne, Wartungsprotokolle der Vertragsjahre, Prüfberichte (Aufzüge, Druckgefäße etc.), Störungs- und Reparaturhistorie (aus dem Service-Desk), Anlagendokumentationen (sofern aktualisiert durch AN), Personaldaten hinsichtlich Qualifikationen, Schulungsnachweise, behördliche Erlaubnisse, Gefährdungsbeurteilungen, etc. Digital geführte Systeme (CAFM, Ticket-System): Entweder erhält der AG einen Datenexport oder, falls das System dem AG gehört, stellt der AN sicher, dass es auf aktuellem Stand ist. Wichtig ist: Während der Vertragslaufzeit erstellte Dokumente verbleiben beim AG – der AN darf sie nicht zurückhalten. Er löscht eventuell vorhandene Kopien bei sich nach angemessener Frist, sofern datenschutzrelevant (z. B. Personendaten aus dem Service-Desk).

• Erfüllung der Betreiberpflicht bis zuletzt: Der AN führt alle gesetzlich erforderlichen Prüfungen, die kurz vor Vertragsende fällig werden, noch durch, damit der AG nicht in eine Lücke fällt. Beispielsweise: Ist 2 Wochen vor Ende eine Aufzugsprüfung fällig, organisiert der AN diese noch. Nur wenn vertraglich anders vereinbart (manchmal werden letzte Prüfungen ausgespart), kann darauf verzichtet werden. Standard jedoch: bis zum letzten Tag vollen Pflichtenumfang erfüllen. Der AG übernimmt mit Vertragsende dann wieder vollständig die Betreiberverantwortung oder übergibt sie an den neuen Dienstleister. Beide Parteien sorgen dafür, dass keine Pflicht unerfüllt bleibt, da ansonsten haftungsrechtliche Risiken entstehen könnten.

• Schlussabrechnung und finanzielle Abwicklung: Der AN stellt eine finale Abrechnung aus, sofern z. B. variable Vergütungen vereinbart waren (Bonus/Malus, nicht verbrauchte Budgets etc.). Offene Posten (z. B. Restbeträge für Leistungen, die bis Vertragsende liefen) werden bereinigt. Der AG und AN stimmen sich über etwaige Ansprüche ab – etwa Rückstellungen für nicht erbrachte Leistungen oder Nachforderungen für zusätzliche Leistungen. Das Ziel ist eine faire und transparente Abrechnung, um Streitigkeiten vorzubeugen.

• Personalübergang (falls relevant): In manchen Fällen übernimmt der Folge-Dienstleister Personal des bisherigen AN (Stichwort §613a BGB bei Dienstleisterwechsel). Der AN muss seine Mitarbeiter rechtzeitig informieren und alle arbeitsrechtlichen Vorgaben einhalten. Der AG entzieht zum Vertragsende allen AN-Mitarbeitern die Zugangsberechtigungen und händigt ggf. neuen Mitarbeitern (Nachfolger) die Ausweise aus. Auch hier ist klare Kommunikation wichtig, damit am Tag X der Wachschutz weiß, wer noch rein darf.

• Kommunikation an Nutzer: Der AG kommuniziert an die Nutzer des Objekts rechtzeitig, dass ein Dienstleisterwechsel (oder Übernahme intern) stattfindet. Optimalerweise merken die Nutzer wenig davon, aber praktische Infos wie neue Rufnummern des Service-Desks oder geänderte Ansprechpartner sollten verbreitet werden. Diese Informationspflicht liegt beim AG, wobei der AN unterstützend Zuarbeit leisten kann (Kontaktlisten etc.).

• Partnerschaftlicher Abschluss: AG und AN sollten bemüht sein, die Zusammenarbeit konstruktiv zu Ende zu führen. Offene Konflikte werden idealerweise vorher bereinigt, damit die Übergabe nicht belastet ist. Ein Abschlussgespräch auf Managementebene kann stattfinden, um Feedback auszutauschen und im Guten auseinanderzugehen – schließlich könnten sich an anderer Stelle wieder Geschäftsbeziehungen ergeben. In diesem Gespräch kann man auch "lessons learned" besprechen, wovon alle Seiten profitieren.

Es zielt die Beendigungsphase darauf ab, Kontinuität und Stabilität über den Vertragswechsel hinweg sicherzustellen. Mit einer durchdachten Planung, klarer Kommunikation und vollständiger Übergabe bauen AG und AN gemeinsam vor, dass es keinen Bruch im Facility Management des Körber-Neubaus gibt.

Im Wesentlichen ähneln die Tätigkeiten pro Gewerk in der Auslaufphase einander: Es geht um Abschluss aller Aufgaben und Übergabe von Wissen und Zustand. Dennoch einige gewerkespezifische Besonderheiten:

• Abschließende Wartungen: Der AN führt kurz vor Vertragsende (ggf. im letzten Monat) noch eine Inspektion der RLT-Anlagen durch, um dem Nachfolger einen aktuellen Anlagenzustandsbericht zu hinterlassen. Dabei werden z. B. Filterzustand, Lüfterlaufzeiten, eventuelle Unwuchten etc. festgestellt. Diese Ergebnisse übergibt er dem AG. Ggf. werden Filter noch einmal gewechselt, falls erforderlich, um dem Nachfolger eine "saubere Basis" zu geben.

• Restmängel: Sollte es bekannte Probleme geben (z. B. ein Lüftungsmotor macht Geräusche, aber Austausch war noch nicht kritisch), dokumentiert der AN dies und weist den AG darauf hin. So weiß der Nachfolger, worauf er achten muss.

• Dokumentation: Übertragung aller RLT-spezifischen Einstellwerte, z. B. aktuell gefahrene Sollwerte, Zeitpläne in der GLT, etc. Der Nachfolger erspart sich so eine Neuerhebung. Falls vom Errichter keine vollständige Doku geliefert wurde und der AN während der Vertragslaufzeit Pläne ergänzt hat, gehen diese an den AG.

• Anlagenaufzählung: Der AN bestätigt dem AG schriftlich, welche RLT-Anlagen zum Vertragsende im Betreiberverantwortungskatalog abgedeckt waren und in welchem Erfüllungsstand (100% aller RLT-Wartungen erledigt, etc.). Dies erleichtert dem AG die Weiterführung der Betreiberpflichten lückenlos.

• Prüfturnus-Abgleich: Der AN erstellt eine Liste aller elektrischen Anlagen mit dem Datum der letzten Prüfung (z. B. UV A letzte DGUV3-Prüfung am XX.XX.20XX, nächste fällig bis XX.XX.20XX). Damit kann der AG oder Nachfolger sofort sehen, wann welche Prüffrist wieder ansteht.

• Offene Instandsetzungen: Gibt es ungeklärte Themen (z. B. eine vorgeschlagene Erneuerung der USV-Batterien, die noch nicht erfolgt ist), werden diese benannt. Der AN kann ggf. ein Angebot zum Restleistungsumfang machen, falls der AG möchte (manchmal werden Alt-Dienstleister noch für einzelne Maßnahmen beauftragt nach Vertragsende, sofern sinnvoll).

• Schaltschrank-Schlüssel & Zugänge: Der AN stellt sicher, dass alle Schlüssel zu elektrischen Betriebsräumen, Schaltschränken etc., die er hatte, dem AG zurückgegeben werden. Dazu gehört auch die Übergabe von Passwörtern/Codes für digitale Schließsysteme oder Schaltschränke.

• Verbrauchsdaten: Der AN übergibt eine Aufstellung der Energiedaten (Verbrauch vergangener Jahre/Monate), damit der AG/Nachfolger Referenzwerte hat. So kann ein neuer Dienstleister besser beurteilen, ob sein Betrieb abweicht oder alles im Rahmen ist.

• Letzte Wasserprobe: Falls kurz vor Ende eine routinemäßige Wasseruntersuchung anstünde, führt der AN sie ggf. im Einvernehmen mit dem AG noch durch, damit der neue Dienstleister nicht sofort damit belastet ist (und der AG keinen hygienischen Blindflug hat). Das Ergebnis würde dann dem AG übergeben.

• Zustand Pumpen/Armaturen: Der AN vermerkt, ob irgendwelche Pumpen oder Ventile Auffälligkeiten zeigen (z. B. Pumpe läuft laut – Lagerschaden wahrscheinlich), damit der Nachfolger präventiv planen kann.

• Verbrauchsmaterial: Falls der AN noch Vorräte an Chemikalien (Enthärtersalz, Korrosionsinhibitor) im Objekt hat, zählt er diese auf und übergibt sie dem AG. Der AG entscheidet, ob der Nachfolger diese übernehmen soll (ggf. gegen Kostenausgleich).

• Abschieds-Spülung: Als letzten Service kann der AN z. B. alle selten genutzten Leitungen nochmal spülen, damit die Wasserqualität über die Übergabe hinaus ein paar Tage gesichert ist. Das ist zwar kein Muss, aber guter Ton, um dem Nachfolger einen frischen Start zu geben.

• Füllstände und Restmittel: Der AN dokumentiert zum Stichtag die Füllstände kritischer Betriebsmittel: z. B. Heizöltank bei x% gefüllt, Kältemittelvorrat: y kg R410A vorhanden, Druckluftöl: neu in 20XX. So hat der AG Übersicht, wann er nach Vertragsende was nachfüllen/beschaffen muss.

• Letzter Emissionscheck: Falls es eine Emissionsmessung gab (Schornsteinfeger), übergibt der AN den letzten Bescheid bzw. Messprotokoll an den AG.

• Laufende Gewährleistung: Bei neuen Heizungs-/Kälteanlagen gibt es Gewährleistungsansprüche gegenüber Errichtern. Der AN übergibt eine Liste dieser Ansprüche (z. B. "Kältemaschine – Gewährleistung bis Ende nächstes Jahr, bisher festgestellte Mängel: ..."). Damit kann der AG ggf. den Errichter noch in die Pflicht nehmen, falls nach dem FM-Vertragsende ein Mangel offensichtlich wird, der aber in Errichterverantwortung liegt.

• Notfallszenarien: Der AN informiert den AG, ob irgendwelche Provisorien in Betrieb sind (z. B. einer von zwei Kesseln ist außer Betrieb und wird erst nächsten Monat repariert vom Errichter). So weiß der AG, worauf er unmittelbar achten muss mit neuem Dienstleister.

• Datenübergabe: Der AN exportiert alle Konfigurationsdaten der GA (sofern das System dem AG gehört) oder stellt sicher, dass der AG über Zugänge alles selbst hat. Ggf. werden Trendlogs und Historien dem AG übergeben – wichtig fürs Energiemanagement.

• Zugangsrechte entziehen: Der AN entfernt eigene Remote-Zugänge und User Accounts aus der GLT, die nach Vertragsende nicht mehr nötig sind, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Er meldet dem AG, welche Accounts deaktiviert wurden. Der AG bzw. Nachfolger richtet dann neue ein.

• Offene Bugs: Wenn bekannt ist, dass es in der GA Softwareprobleme gibt, die noch nicht gelöst wurden (vielleicht stand ein Update an), teilt der AN das mit.

• Schuldenfrei: Sozusagen. D.h., der AN darf nicht noch absichtlich irgendwas verkomplizieren (z. B. GA-Passwort nicht rausgeben). Das gehört zur fairen Übergabe.

• Übergabe an Behörden/Versicherer: Oft verlangen Versicherer bei Betreiberwechsel eine Info. Der AG kümmert sich darum, aber der AN liefert die Abschlussdoku: z. B. "Sprinkleranlage alle Wartungen ok, letzter VdS Check ohne Mängel". Diese Info kann der AG seiner Versicherung geben als Nachweis für lückenlosen Schutz.

• Schlüssel & Codes: Der AN gibt alle Sicherheitscodes, Schlüssel etc. zurück. Falls er z. B. Alarmcodes kannte (Einbruchmeldeanlage), werden die geändert, was der AG organisiert. Der AN händigt auch ggf. Dienstmarken oder Ausweise zurück.

• Restposten: Falls noch Brandlasten oder Gefahren identifiziert sind, die der AN in letzter Minute nicht mehr beseitigen konnte (z. B. ein defekter Feuerlöscher, den der neue Dienstleister austauschen muss), wird das übergeben.

• Abmelden bei Leitstellen: Der AN meldet sich bei verbundenen Leitstellen ab bzw. der AG meldet den Dienstleisterwechsel. Beispielsweise: der Name, der bei Alarmauslösung hinterlegt war, muss geändert werden. Der AN unterstützt dabei und sagt "ab 1.1. ruft bitte Herr Y (Nachfolger) an statt mich".

• Übergabe der Prüfbücher: Der AN übergibt dem AG sämtliche Prüfbücher der Aufzüge und Krane vollständig mit allen Einträgen. Ebenso die Notbefreiungsanleitungen, Schlüssel für Triebwerksräume etc.

• Notruf umstellen: Der AG sorgt dafür (in Absprache mit neuem FM-Dienstleister), dass die Aufzug-Notruftelefone ab Vertragsende auf die neue Interventionsstelle zeigen. Der AN unterstützt, indem er dem Anbieter (z. B. Aufzugfirma oder externe Leitstelle) mitteilt, ab wann er nicht mehr zuständig ist. So vermeidet man, dass im Zweifel nach Vertragsende noch der alte Bereitschaftsdienst alarmiert wird.

• Offene Mängel: Wenn Aufzüge oder Krane kurz vor Ende Mängel hatten, die tolerierbar waren (z. B. Leichte Undichtigkeit am Hydraulikaufzug, bis nächste Wartung behebbar), berichtet der AN dem AG das, um Erwartungsmanagement zu machen.

• Übernahme durch Nachfolger: Eventuell möchte der neue FM-Dienstleister eine Begehung der Aufzugsmaschinenräume machen oder eine Probefahrt. Der AN ermöglicht dies während der Übergabephase und erklärt Besonderheiten (z. B. "Aufzug 3 bleibt manchmal zwischen Stockwerken stehen, war aber in Abklärung" etc.). Solche Hinweise sind Gold wert für den Nachfolger, um ohne Zeitverlust in seine Rolle zu kommen.

• Nachunternehmer informieren: Der AN teilt seinen Nachunternehmern mit ausreichendem Vorlauf das Vertragsende mit. So können auch die Fremdfirmen sich darauf einstellen (Personal disponieren, ggf. Bewerbung beim neuen FM-Dienstleister anbieten). Falls vertraglich nötig, kündigt der AN die laufenden Subunternehmer-Verträge fristgerecht zum Vertragsende.

• Einsatzende koordinieren: Der AN plant, dass kurz vor Vertragsende möglichst keine Fremdfirma-Einsätze mehr offen sind. Regelwartungen werden so terminiert, dass ein Puffer bleibt. Sollte doch eine Leistung genau um den Wechsel herum fällig sein, stimmt der AN mit dem AG ab, wer sie macht – gegebenenfalls lässt man diese vom Nachfolger durchführen, um Schnittstellen zu vermeiden, und passt finanziell an.

• Übertragung von Wartungsverträgen: Hat der AN im Auftrag des AG bestimmte Wartungsverträge (z. B. mit Aufzugsfirma) abgeschlossen, so werden diese idealerweise auf den AG oder den Nachfolger übertragen. Der AG prüft, ob er die bestehenden Fremdverträge übernehmen möchte (oft sinnvoll, um Kontinuität zu wahren, z. B. gleiche Aufzugfirma behält Wartung). Der AN unterstützt z. B. mit Kontaktdaten und bisherigen Konditionen. Wenn Übernahmen nicht möglich sind, kündigt der AN die Verträge und der Nachfolger schließt eigene ab.

• Dokumentation der Fremdleistungen: Der AN übergibt dem AG ein Verzeichnis aller eingesetzten Fremdfirmen mit Kontakten und Leistungsumfang. So weiß der AG, welche Firmen im Objekt bekannt und bewährt sind (oder falls negativ, auch das). Das hilft dem AG oder Nachfolger bei Neuvergabe oder Weiterführung. Zusätzlich alle Prüfprotokolle von Fremdfirmen (z. B. letztes Prüfergebnis Sprinkler durch VdS-Firma) in Kopie.

• Offene Mängel bei Fremdfirmenarbeiten: Falls es ungelöste Reklamationen an Fremdfirmen gibt (z. B. eine Reparatur, die die Nachunternehmerfirma noch nicht abgeschlossen hat), listet der AN diese auf. Der AG kann dann ggf. direkt mit der Firma das zu Ende bringen oder an den Nachfolger delegieren.

• Arbeitsschutzakten: Sollten für Fremdfirmen separate Unterweisungsnachweise oder Gefährdungsbeurteilungen geführt worden sein, gibt der AN diese nicht unbedingt weiter (da oft personenbezogen) – aber er informiert den AG qualitativ über den Stand der Arbeitsschutzorganisation. Beispielsweise: "Alle Fremdfirmen sind immer unterwiesen worden, Standardkataloge Arbeitssicherheit/Qualität/Compliance angewendet. Das Fremdfirmenhandbuch liegt in Version X vor." Diese Info zeigt dem AG, dass alles in geordneten Bahnen lief und ggf. vom Nachfolger ähnlich fortzuführen ist.

• Schlussbewertung Nachunternehmer: Der AN könnte dem AG noch mitteilen, welche Nachunternehmer besonders gut oder schlecht waren. So hat der AG eine Bewertungsgrundlage. (Manche große Firmen führen dafür Datenbanken.) Das ist zwar kein Muss, aber ein Mehrwert – der AG weiß es zu schätzen, wenn er z. B. erfährt, dass die Firma XYZ (die der Nachfolger evtl. weiter einsetzen will) mehrfach negativ aufgefallen war.

• Entzug von Ausweisen/Zugängen: Am Vertragsende sorgt der AG dafür, dass alle vom AN ausgestellten Fremdfirmenausweise ihre Gültigkeit verlieren. Das kann bedeuten: digitale Zugänge werden gesperrt, physische Ausweise eingesammelt. Der AN hilft, indem er z. B. am letzten Einsatztag einer Fremdfirma die Ausweise einzieht. So wird verhindert, dass nach Vertragsende jemand mit "altem Ausweis" ins Gebäude kommt.

• Abschlussmeeting mit Haupt-Fremdfirmen: Gegebenenfalls initiiert der AG oder AN noch ein Treffen mit den wichtigsten Fremddienstleistern, dem neuen FM-Dienstleister und dem AG, um einen geordneten Übergang auch auf dieser Ebene sicherzustellen. Das ist vor allem bei sicherheitskritischen Gewerken sinnvoll (z. B. Sprinklerwartung: dort sollte kein Intervall versäumt werden). Der AN unterstützt diese Übergabe im Sinne einer gelebten Verantwortung für das Objekt – er lässt den Nachfolger nicht ins offene Messer laufen, nur weil sein Vertrag endet.

Zusammenfassend sind in der Beendigungsphase alle Aktivitäten darauf gerichtet, Wissen, Dokumentation und Verantwortung lückenlos zu übergeben sowie Rechtssicherheit für den AG zu wahren. Beide Vertragspartner arbeiten hier eng zusammen, um Streitigkeiten oder Betriebsstörungen beim Wechsel zu vermeiden. Damit endet die Dienstleistungspartnerschaft auf eine Weise, die fair, transparent und geordnet ist – ein Ziel, das im besten Interesse beider Seiten liegt und das Fundament für mögliche zukünftige Kooperationen legt.

Abschließend verdeutlicht die folgende Matrix den Einsatz der zentralen Steuerungsinstrumente (Service-Desk, Shopfloor-Management, Change-Request, Betreiberpflichten-Management, Gebäudeautomation) über die drei Phasen hinweg und die jeweiligen Schwerpunkte:

Diese Leistungsbeschreibung zeigt die umfassende Struktur der Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten für das Start-up-Management im technischen Facility Management des Körber-Neubaus in Hamburg. Durch die klare Phasengliederung – Start-up, Regelbetrieb, Beendigung – und die detaillierte Aufschlüsselung pro Gewerk sowie die Integration aller relevanten Steuerungs- und Managementinstrumente wird sichergestellt, dass beide Vertragspartner (AG und AN) ihre Leistungen transparent, kalkulierbar und rechtssicher erbringen.

Besonderer Wert wurde darauf gelegt, die Betreiberverantwortung lückenlos zu regeln, alle gesetzlichen Vorgaben (BetrSichV, VDI-Richtlinien, DIN-Normen usw.) einzuhalten und eine hohe Servicequalität sicherzustellen. Die Einführung von Service-Desk, Shopfloor-Methoden, Change-Management und Fremdfirmensteuerung schon ab der Start-up-Phase legt den Grundstein für einen effizienten Betrieb. Der Regelbetrieb ist durch klare Prozesse und kontinuierliche Verbesserung geprägt, während die Beendigungsphase durch strukturierte Übergabeplanung mögliche Risiken eines Dienstleisterwechsels minimiert.

Somit bildet dieses Dokument die Grundlage für eine vertragsgemäße Leistungsorganisation, in der alle Leistungen beider Seiten vollständig beschrieben und voneinander abgegrenzt sind. AG und AN wissen zu jedem Zeitpunkt, wer was zu tun hat, auf welcher rechtlichen Basis dies beruht und wie die gemeinsame Zielerreichung kontrolliert wird. Durch diese Klarheit werden Reibungsverluste reduziert, Vertrauen gefördert und der Weg für eine erfolgreiche Partnerschaft im technischen Facility Management geebnet – von der Implementierung bis zur vertragskonformen Beendigung.