Vorbereitung von FM-Verträgen
In der Angebotsphase ist es wichtig, klar definierte Leistungsbeschreibungen und Kriterien für die Auswahl des Dienstleisters festzulegen
Eine gründliche Vorbereitung von Facility-Management-Verträgen bestimmt den Erfolg der Zusammenarbeit zwischen den Parteien. Während der Verhandlungsphase kommunizieren beide Parteien offen, um die Erwartungen und Bedürfnisse des Auftraggebers und des Dienstleisters in Einklang zu bringen. Die Unterzeichnungsphase ist der finale Schritt, bei dem alle Vertragsdetails bestätigt werden und beide Parteien den Bedingungen zustimmen.
Vorbereitung von FM-Verträgen
Vorbereitung und Dokumentation
Ebenen der Dokumentationsvorbereitung
Das Diagramm zeigt die strategische, taktische und operative Ebene der Vorbereitung und Dokumentation, jeweils beeinflusst durch Vorgaben und Auswirkungen.
Die Vorbereitungsphase des Vertragsabschlusses verläuft nach den Regeln des Projektmanagements. Das garantiert eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Schritte.
Der AG bestimmt die Gesamtziele des FM-Vertrages und entscheidet, welche Eigenleistungen erforderlich sind. Geeignete Eigenleistungen müssen sowohl für die Facility Services als auch für die Start-up-Phase bereitstehen.
Der Auftraggeber stellt die Daten zur Verfügung und überprüft deren Integrität. Es ist entscheidend, dass der AG genügend Zeit und gegebenenfalls Ressourcen für die Vorbereitungsphase bereitstellt. So kann er sicherstellen, dass sein Managementinformationssystem die richtige Ausschreibung und Validierung ermöglicht.
Verantwortung
Verantwortung in der Planung
Architekten diskutieren intensiv über Baupläne, um sicherzustellen, dass jedes Detail verantwortungsvoll ausgeführt wird.
Der AG bestimmt die bereitzustellenden Facility Services. Die Anforderungen an die Dienstleistungen sind durch KPI und SLA beschrieben. Es sind die passenden Beschaffungs- und Managementprozesse sowie die Organisation für die einzelnen Phasen der Vorbereitung des FM-Vertrages sicherzustellen.