Die sorgfältige Vorbereitung von Facility-Management-Verträgen trägt zur erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien bei
In der Angebotsphase werden klar definierte Leistungsbeschreibungen und Auswahlkriterien für den Dienstleister festgelegt. In der Verhandlungsphase sorgt offene Kommunikation dafür, dass die Bedürfnisse und Erwartungen beider Parteien übereinstimmen. In der Unterzeichnungsphase bestätigen beide Seiten alle Vertragsdetails und stellen sicher, dass sie mit den Bedingungen zufrieden sind.
Strategien für Ausschreibung, Verhandlung und Unterzeichnung
Die Angebots- und Verhandlungsphase ist eine Phase im Facility-Management-Prozess, die sich in verschiedene Stufen gliedert:
Vorbereitung und Auflegen der Ausschreibung: In dieser Phase legt der Auftraggeber die Ausschreibung und gegebenenfalls die Ausschreibungsunterlagen fest, die den Umfang und die Anforderungen an die gewünschten Facility Services beschreiben. Diese Dokumente werden dann öffentlich oder an ausgewählte potenzielle Dienstleister verschickt.
Angebotserstellung: In dieser Phase geben die potenziellen Dienstleister (auch AN genannt) ihre Angebote für die gewünschten Facility Services ab. Zunächst handelt es sich dabei oft um unverbindliche indikative Angebote, die dem Auftraggeber eine erste Orientierung über mögliche Kosten und Leistungen bieten. Später folgen dann oft verbindliche Angebote, die konkrete Preise und detaillierte Leistungsbeschreibungen enthalten.
Auswertung und Auswahl der AN: In dieser Phase wertet der Auftraggeber die eingegangenen Angebote aus und trifft eine Vorauswahl der potenziellen Dienstleister, die für den Auftrag in Frage kommen. Hierbei werden Kriterien wie Preis, Qualität, Erfahrung und Fachkompetenz berücksichtigt. Im Anschluss führt der Auftraggeber meist Verhandlungen mit den ausgewählten AN, um Konditionen und Details des FM-Vertrags zu klären.
Unterzeichnung des FM-Vertrages: In dieser letzten Phase werden der FM-Vertrag und gegebenenfalls weitere Vertragsdokumente wie Service Level Agreements (SLAs) und Service- und Wartungspläne unterzeichnet. Mit der Unterzeichnung des Vertrags beginnt die Umsetzungsphase des Facility-Management-Prozesses, in der der AN die vereinbarten Leistungen erbringt und der Auftraggeber diese kontrolliert und überwacht.
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