Vorqualifizierungs- und Auswahlphase
Die Vorqualifizierungs- und Auswahlphase ist entscheidend, um den am besten geeigneten Facility-Management-Dienstleister zu identifizieren
Die Auswertung der Dienstleister basiert auf festgelegten Kriterien und stellt sicher, dass ein zuverlässiger und fachkundiger Partner ausgewählt wird. Bei dieser Bewertung nehmen Referenzen, Zertifikate und Erfahrungen der potenziellen Dienstleister einen wichtigen Platz ein. Durch die Beteiligung von internen und externen Experten am Auswahlverfahren wird eine fundierte Entscheidung ermöglicht.
FM-Vertragswesen: Vorqualifizierungs- und Auswahlprozesse
Wer ist der richtige Partner für mein Unternehmen?
Auswahl des richtigen Partners
Eine Hand präsentiert holographische Figuren, symbolisch für die sorgfältige Auswahl des idealen Partners für ein Unternehmen.
Vor dem Ausschreibungsverfahren gibt es eine Qualifizierungsphase für potenzielle FM-Anbieter. Diese Anbieter müssen sowohl befähigt als auch kompetent sein, um den gewünschten Facility Services gerecht zu werden. Über die in dieser Phase angewendeten Verfahren und Möglichkeiten wird hier nicht weiter gesprochen.
In diesem Kontext ist die Auswahl des richtigen Vertragspartners entscheidend. Das FM-Know-how von AG und AN sollte harmonieren. Berater stellen beispielsweise hohe Anforderungen, die der AN erfüllt, der AG jedoch möglicherweise nicht.
Wenn ein kleines Unternehmen einen großen Dienstleister einbindet, riskiert das kleinere Unternehmen, von dem größeren als Kunde niedriger Priorität behandelt zu werden. Andersherum könnte der AG den Ansprüchen des AN nicht gerecht werden.
Wenn die Reife der internen FM-Organisation niedrig ist, kann es passieren, dass der FM-Vertrag nicht authentisch wirkt. Das tritt vor allem auf, wenn qualifizierte Berater qualifizierte Dienstleister beauftragen und die FM-Organisation des AG nicht das gleiche Know-how-Niveau hat. Wenn der AG erkannt hat, dass Qualitätsanforderungen gestellt werden müssen und eigene Controlling-Ressourcen bereitgestellt werden, dann ist es ratsam, einen Start-up-Prozess zu initiieren, der AN und AG zusammenbringt.
In solchen Situationen muss der Start-up-Prozess entsprechend angepasst werden. Darüber hinaus können im FM-Vertrag begleitende Dienstleistungen vereinbart werden, bei denen der Auftragnehmer bestimmte taktische Aufgaben übernimmt, die beim AG derzeit nicht vorhanden sind. Ein solcher Start-up-Prozess stellt besondere Anforderungen.
Vom AG wäre es falsch zu glauben, dass man solche begleitenden Dienstleistungen und Start-up-Leistungen vom Dienstleister kostenlos erhalten könnte.
Beispiele von begleitenden Dienstleistungen aus der Praxis von FM-Connect:
Bonus-.Malus-System managen
Unterstützung des AG bei Studien und Projekten
Unterstützung des AG bei Behörden
Regelwerksverfolgung
Change-Request-Verfahren administrieren
Verbesserungen und Kostenreduzierungen
Berichtswesen laufend durchführen.
Schwachpunkte erkennen & Schwerpunkte setzen
Analyse von Leistungsschwächen
Diese Matrix dient der Bewertung der Dienstleistungen im Gebäudemanagement und hilft dabei, Schwachstellen zu erkennen und Prioritäten zu setzen.
Aus der Portfoliomatrix ergibt sich das folgende Bild, das die Kompetenz beim Auftraggeber für die einzelnen FM-Leistungen auf einen Blick zeigt.
Ein solches Diagramm dient als solide Grundlage für die Vorbereitung und Gestaltung des Start-up-Prozesses. Die in der Abbildung gezeigten Kompetenzfelder zeigen, dass im Beispiel auf AG-Seite wenig Kompetenz vorhanden ist bei:
Schlüsselbereiche der Gebäudetechnik und -verwaltung
Fördertechnik,
Sprinkler,
Gebäudereinigung,
MSR-Technik,
Zeiterfassungsanlage.
Fokus auf Start-up-Anlagen
Im Beispiel mag dies bedeuten, dass in der Start-up-Phase Schwerpunkte auf diese Anlagen gelegt werden. Das könnten zum Beispiel Präzisierungen der Anlagendaten durch den fachlich kompetenteren AN sein.
AG-Kompetenz
Wir als Berater stellen oft fest, dass zwischen dem Verständnis für das Facility Management aufgrund unterschiedlicher betrieblicher Kompetenzen auf diesem Gebiet Missverständnisse auftreten. Anders gesagt, der Auftraggeber stellt entweder nicht die Anforderungen, die eigentlich an den Dienstleister gestellt werden sollten, oder er stellt sie, kann aber die erbrachten Leistungen nicht gut kontrollieren.
Es sollte klar sein, dass der Auftraggeber, wenn er die Leistungen nicht an Dritte vergibt, diese Leistungen gut beherrschen sollte. Der Grad der Beherrschung zeigt sich darin, dass er selbst in seinem Unternehmen die Betreiberverantwortung übernimmt. Wenn er die Leistungen an Dritte vergibt, kann er die Verantwortung für die Erfüllung der Betreiberpflichten nicht abgeben.
Ein Auftraggeber muss also immer in der Lage sein, die Pflichten aus der Wahrnehmung der Betreiber Verantwortung zu steuern und zu kontrollieren. Mit der folgenden Methodik kann er feststellen, inwieweit er in einem bestimmten Bereich über die benötigte Kompetenz verfügt.
Leistungsanalyse
Leistungsanalyse im Gebäudemanagement
Das Diagramm zeigt eine subjektive Qualitätsbewertung der FM-Leistungen, farblich markiert zur Visualisierung der Leistungsbereiche.
Das hat eine sehr wichtige Auswirkung auf den Start-up-Prozess. Wenn der Auftraggeber erkennt, dass er nicht über die nötige Kompetenz verfügt, kann er im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens diese Kompetenz ins Unternehmen bringen, indem er den Auftragnehmer entsprechend beauftragt.
Dies kann dazu führen, dass die Start-up-Aufgaben zusammen mit den Leistungen, die der Dienstleister in der Betriebsphase erbringen soll, ausgeschrieben werden. Wir bezeichnen sie als Einmal-Leistungen, und sie müssen vom Bieter kalkuliert werden.
In den Situationen, in denen die Gebäudemanagementleistungen in Bezug auf ihre Kosten über Jahre hinweg möglichst gleichbleibend sein sollen, kann das zu bestimmten Problemen führen. Das ist besonders der Fall, wenn Mieten betroffen sind. Es wird schwierig sein, den Mietern zu erklären, warum sie in einem Jahr diese Einmal-Leistungen als Erhöhung ihrer Miete spüren. Es ist notwendig, geeignete Verfahren dafür zu entwickeln.
Hier wird deutlich, dass eine Unterscheidung notwendig ist zwischen solchen
Flexible Start-up Leistungen
Start-up Leistungen, die im Grunde genommen bei dem Auftragnehmer unabhängig von der Situation beim Auftraggeber immer wiederkehren und solchen
Start-up Leistungen, die dadurch entstehen, dass zu den "normalen" Facility Services auch noch Aufgaben übertragen werden, die nicht diesem Schema entsprechen oder gar in die taktische Ebene des AG gehören.
Vorteile
Vorteile der Teamarbeit
Ein dynamisches Team arbeitet in einem modernen Büroumfeld, um innovative Lösungen zu entwickeln.
Auf der AN-Seite gibt es den Vorteil, dass die Vorbereitung auf Start-up-Phasen im Rahmen einer Facility-Produktentwicklung erheblich rationalisiert werden kann. Bei Vergabeverhandlungen findet man oft bereits sehr gut durchdachte Start-up-Prozesse.
Deshalb können Auftragnehmer den Auftraggeber hinsichtlich der Abläufe und Inhalte der Start-up-Prozesse gut beraten. Viele FM-Unternehmen verfügen auch über spezielle Start-up-Teams.