Übergangsmanagement und Steuerung des Wechsels

Das Ziel ist es, einen reibungslosen Übergang im Facility Management sicherzustellen, ohne die Qualität der Dienstleistungen zu beeinträchtigen. Der Fokus liegt auf einer sorgfältigen Planung und Umsetzung des Übergangsmanagements, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden und eine nahtlose Fortführung aller kritischen Prozesse zu gewährleisten. Dazu gehören die Entwicklung eines detaillierten Übergangsplans, die klare Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern sowie das Monitoring und die Anpassung von Prozessen während der Umstellung. Veränderungen sollen kontrolliert und effektiv gesteuert werden, um Risiken zu minimieren und eine kontinuierliche Einhaltung der Service-Standards sicherzustellen. Durch die enge Zusammenarbeit mit den betroffenen Dienstleistern und internen Teams wird sichergestellt, dass sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele des Unternehmens berücksichtigt werden.

• Entwicklung eines detaillierten Plans für den Wechselprozess, einschließlich Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen.

• Regelung des Ausstiegsprozesses des bisherigen Dienstleisters, einschließlich der Übergabe von Dokumentationen, Schlüsseln und sensiblen Daten.

• Identifikation potenzieller Risiken wie Datenverluste, Verzögerungen oder Leistungslücken.

• Entwicklung von Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken, z. B. durch redundante Prozesse oder Parallelbetrieb während der Übergangsphase.

• Sicherstellung einer transparenten Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, um Erwartungen und Anforderungen klar zu kommunizieren.

• Einrichtung eines zentralen Ansprechpartners für alle Fragen und Eskalationen während der Wechselphase.

• Sicherstellung der nahtlosen Übernahme bestehender CAFM-Systeme, Wartungspläne und anderer digitaler Systeme durch den neuen Dienstleister.

• Unterstützung bei der Übertragung und Sicherung sensibler Daten in Übereinstimmung mit DSGVO-Vorgaben.