FM-Startup zur Leistungsorganisation: Leistungsverzeichnis

• Überprüfung Heizungszentralen – Der Auftragnehmer stellt sich vor Dienstleistungsaufnahme den Anforderungen der vorhandenen Heizzentralen. Alle heiztechnischen Anlagen (Kessel, Wärmeerzeuger, Wärmeverteilung, Pumpen etc.) und deren Technikräume werden im Rahmen der Übernahme einer gründlichen Prüfung unterzogen. Dabei wird kontrolliert, ob die Anlagen gemäß den Sicherheitsanforderungen (u. a. nach VDI 2050 Blatt 3 und den vertraglichen Vorgaben) installiert und betriebsbereit sind. Eventuelle Mängel oder Unvollständigkeiten in der Anlagenausrüstung werden dokumentiert und dem Auftraggeber gemeldet. (Zuständigkeit: AN)

• Anlagendokumentation Heizung – Übernahme aller verfügbaren technischen Unterlagen der Heizungsanlagen vom Auftraggeber. Prüfung, ob die Revisionsunterlagen gemäß DIN 18380 vollständig vorliegen (z. B. Pläne der Heizungsinstallation, Schemen, Hersteller-Dokumentationen). Sollten Unterlagen fehlen oder unvollständig sein, weist der Auftragnehmer den Auftraggeber frühzeitig darauf hin. (Zuständigkeit: AN)

• Basisbetrieb Heizungsanlagen etablieren – Entwicklung eines Wartungs- und Betriebsplans für die heiztechnischen Anlagen in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Festlegung von Inspektionsintervallen (z. B. vor Beginn der Heizperiode), Wartungsfristen für Kessel, Brenner und Druckbehälter sowie Maßnahmen zur Einhaltung der vorgeschriebenen Betriebstemperaturen. Der Wartungsplan wird dem Auftraggeber vorgelegt und nach Freigabe in das CAFM-System übernommen. (Zuständigkeit: AN)

• Hygiene-Erstinspektion RLT – Vor Inbetriebnahme der raumlufttechnischen Anlagen führt der Auftragnehmer eine Hygiene-Erstinspektion durch. Dabei werden die RLT-Anlagen (Lüftungs- und Klimageräte) gemäß VDI 6022 auf hygienischen Zustand geprüft. Filter, Luftkanäle, Befeuchter und alle relevanten Bauteile werden inspiziert und bei Bedarf gereinigt oder desinfiziert, um einen einwandfreien Ausgangszustand sicherzustellen. (Zuständigkeit: AN)

• Überprüfung RLT-Sicherheit – Kontrolle, ob die RLT-Anlagen und deren Technikzentralen den sicherheitstechnischen Anforderungen entsprechen (inkl. brandschutztechnischer Einrichtungen). Insbesondere wird geprüft, ob Brand- und Rauchschutzklappen, Entrauchungseinrichtungen sowie Notstoppeinrichtungen vorhanden, korrekt eingebaut und funktionsfähig sind. Diese Prüfung erfolgt zur Übergabe der Anlagen und bildet den Grundstein für einen sicheren Betrieb. (Zuständigkeit: AN)

• Anlagendokumentation RLT – Übernahme aller Dokumente der raumlufttechnischen Anlagen vom Auftraggeber (Revisionspläne Lüftung, Schemas, Herstellerunterlagen, Einregulierungsprotokolle). Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Betriebs- und Wartungsanleitungen der Lüftungsanlagen vollständig vorliegen und alle zum Betreiben und Instandhalten nötigen Angaben (z. B. Filtertypen, Wartungsschritte, Einstellwerte) enthalten. Falls erforderlich, wird in der Start-up-Phase eine Ergänzung oder Aktualisierung dieser Betriebsanleitungen veranlasst. (Zuständigkeit: AN)

• Dokumentenübergabe Sanitär – Der Auftraggeber übergibt dem Auftragnehmer sämtliche Revisionsunterlagen der Sanitärinstallationen und Trinkwasseranlagen. Dies umfasst Bestandspläne der Trinkwasser- und Abwassernetze, Schemen (einschließlich ggf. getrennte Betriebs- und Trinkwassersysteme), Dokumentationen von Armaturen und Pumpen sowie Prüfprotokolle (z. B. Dichtheitsprüfungen, Spülprotokolle). (Zuständigkeit: AG)

• Trinkwasserhygiene-Konzept – Entwicklung eines Trinkwasser-Hygienekonzeptes durch den Auftragnehmer in der Start-up-Phase. Durchführung einer Gefährdungsanalyse der Trinkwasserinstallation gemäß VDI/DVGW 6023 (Überprüfung auf tote Leitungen, Temperaturhaltung, Risikopunkte für Verkeimung). Festlegung von Maßnahmen wie regelmäßigen Spülplänen für selten genutzte Entnahmestellen, Temperaturüberwachung (Warmwasser ≥ 60 °C, Kaltwasser ≤ 25 °C) und Probeentnahmen. Abstimmung des Konzepts mit dem Auftraggeber und Integration in den Betriebsablauf. (Zuständigkeit: AN)

• Löschwasser-Vereinbarung – Sicherstellen der vertraglichen Regelung zur Löschwasserversorgung: Der Auftraggeber schließt in der Start-up-Phase eine Löschwasser-Vereinbarung mit dem zuständigen Wasserversorger ab, um im Brandfall Entnahmen aus dem Trinkwassernetz rechtskonform durchführen zu können. Der Auftragnehmer unterstützt durch Zuarbeit technischer Daten (z. B. Hydrantenstandorte, benötigte Löschwassermengen). (Zuständigkeit: AG)

• Unterdruck-Entwässerungsanlagen – Für vorhandene Vakuum-Entwässerungssysteme erarbeitet der Auftragnehmer eine Betriebs- und Gefahrenanalyse. Mögliche Gefährdungen bei Ausfall von Komponenten oder Fehlbedienung werden beschrieben und entsprechende Gegenmaßnahmen festgelegt. Das Bedienpersonal wird zu Beginn der Leistung speziell in Funktionsweise und Besonderheiten der Unterdruckentwässerung eingewiesen, um einen störungsfreien Betrieb ohne Beeinträchtigung des öffentlichen Abwassernetzes sicherzustellen. (Zuständigkeit: AN)

• Übergabe Auflagen gemäß DIN 18379 – Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle notwendigen Unterlagen für den Betrieb der Trinkwasseranlagen entsprechend DIN 18379, Abschnitt 3.6, vorliegen. Insbesondere sind vom Errichter bereitgestellte Dokumente (wie Spül- und Desinfektionsnachweise, Materialnachweise) bei der Abnahme der Trinkwasserinstallation dem Auftragnehmer zu übergeben. (Zuständigkeit: AG)

• Verantwortliche Elektrofachkraft (VEFK) – Klärung der elektrotechnischen Verantwortlichkeiten vor Leistungsbeginn. Sofern vom Auftraggeber gewünscht oder erforderlich, benennt der Auftragnehmer eine verantwortliche Elektrofachkraft, die im Rahmen des Vertrages die Betreiberpflichten für den elektrotechnischen Bereich übernimmt. Die Qualifikation der VEFK ist nachzuweisen. Alternativ überwacht eine vom Auftraggeber gestellte VEFK die Arbeiten – in jedem Fall sind die Zuständigkeiten schriftlich fixiert. (Zuständigkeit: AN)

• Elektro-Dokumentation und Pläne – Übernahme aller elektrotechnischen Bestandsunterlagen vom Auftraggeber. Dazu gehören Schaltpläne, Stromlaufpläne, Kabel- und Verteilerpläne, Prüfbücher (z. B. vergangene E-Check-Protokolle) sowie Dokumentationen der sicherheitstechnischen Anlagen wie Brandmelde- und Notstromanlagen. Der Auftragnehmer prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit und fordert fehlende Dokumente beim Auftraggeber an. (Zuständigkeit: AG)

• Zustandsbewertung Elektroanlagen – Innerhalb der ersten Monate nach Vertragsbeginn führt der Auftragnehmer eine gründliche Inspektion der elektrotechnischen Anlagen durch. Dabei wird der Zustand der wichtigsten Komponenten (Transformatoren, NS-Hauptverteilungen, Unterverteilungen, Sicherheitsbeleuchtung, Notstromaggregat, USV etc.) erfasst und mit den dokumentierten Daten abgeglichen. Eventueller Instandhaltungsrückstau oder Abweichungen werden protokolliert und dem Auftraggeber mit Handlungsvorschlägen mitgeteilt. (Zuständigkeit: AN)

• Übergabe der GLT-Anlage – Übernahme der Gebäudeleit- und Automationssysteme durch den Auftragnehmer. In der Start-up-Phase sichtet der AN die vom Errichter übergebene Prüf- und Parametrierungsdokumentation der GLT (z. B. Datenpunktlisten mit Soll-/Ist-Werten, Prüfprotokolle für jeden Sensor/Aktor). Gemeinsam mit dem Errichter oder Auftraggeber wird ein Eins-zu-eins-Abgleich der GLT-Funktionen durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Anlagen korrekt in der GLT aufgeschaltet und getestet sind. (Zuständigkeit: AN)

• Datenbackup und IT-Schnittstellen – Der Auftragnehmer richtet von Beginn an ein Verfahren zur Datensicherung der Gebäudeautomation ein. Initial wird ein vollständiges Backup aller Steuerungsprogramme und Anlagendaten der GLT vorgenommen. Außerdem werden Schnittstellen zu umgebenden Systemen (z. B. zum CAFM-System, zum Brandmeldesystem, zu Smart-Metering-Energieerfassung) eingerichtet oder überprüft. Die Betriebszuständigkeit für die GLT-Server-Hardware und Grundsoftware verbleibt beim Auftraggeber – dieser stellt eine funktionsfähige Plattform bereit. (Zuständigkeit: AN für Backups / AG für Serverbetrieb)

• Ersatzteil- und Werkzeugliste GA – Nach Übernahme der GLT-Komponenten erstellt der Auftragnehmer ein Verzeichnis der für den Betrieb erforderlichen Ersatzteile und Spezialwerkzeuge der Gebäudeautomation. Er gleicht die vom Errichter mitgelieferten Ersatz- und Verschleißteile mit diesem Bedarf ab und ergänzt ggf. fehlende Komponenten in Abstimmung mit dem Auftraggeber. (Zuständigkeit: AN)

• Systemschulung GLT-Personal – Sicherstellung der fachkundigen Bedienung der GLT: Der Auftragnehmer setzt Personal ein, das mit dem eingesetzten GLT-System (Hersteller: Kieback & Peter) vertraut und geschult ist. Falls erforderlich, werden in der Start-up-Phase Herstellerschulungen oder Einweisungen für die GLT-Software und -Hardware durchgeführt, sodass im Regelbetrieb ein sicherer und optimierter Einsatz der Gebäudeautomation gewährleistet ist. (Zuständigkeit: AN)

• Leitstelle und Alarmierung – Es wird geprüft, ob eine Anbindung der Gebäudeautomation an eine ständig besetzte Notruf- und Service-Leitstelle vorgesehen ist. Ist dies der Fall, richtet der Auftragnehmer die Alarmwege ein oder übernimmt die bestehenden Alarmaufschaltungen. Ziel ist, dass Stör- oder Alarmmeldungen aus der GLT insbesondere außerhalb der Regelarbeitszeiten unmittelbar erkannt und an Bereitschaftsdienst bzw. Interventionskräfte gemeldet werden. (Zuständigkeit: AN)

• Rechtskonformer Anlagenbetrieb – Sicherstellung der laufenden Einhaltung aller gesetzlichen und normativen Vorgaben im technischen Betrieb. Der Auftragnehmer übernimmt die Betreiberpflichten für sämtliche im Vertrag erfassten technischen Anlagen und führt den Betrieb stets rechtskonform aus. Alle einschlägigen Gesetze, Verordnungen, technischen Regeln und Vorschriften (u. a. BetrSichV, ArbSchG, TRBS, VDE, VDI-Richtlinien) werden beachtet und neue oder geänderte Anforderungen werden zeitnah intern geprüft und umgesetzt. (Zuständigkeit: AN)

• 24/7-Stördienst und Notfallbereitschaft – Vorhaltung eines ständig erreichbaren Not- und Entstördienstes. Der Auftragnehmer stellt an 365 (366) Tagen im Jahr rund um die Uhr (24/7) eine Rufbereitschaft zur Entgegennahme von Störungsmeldungen sicher. Eingehende Störungen werden unverzüglich qualifiziert, priorisiert und entsprechende Maßnahmen zur Entstörung eingeleitet. Bei kritischen Ereignissen (z. B. Gefahr für Personen, erheblicher Sachschaden) alarmiert der AN umgehend die hinterlegten Notfallkontakte des Auftraggebers gemäß Notfallplan. (Zuständigkeit: AN)

• Service-Desk und Meldungsmanagement – Betrieb einer zentralen Service-Desk-Funktion durch den Auftragnehmer als Ansprechpartner für den Auftraggeber und Nutzer. Der Service-Desk ist während der vereinbarten Servicezeiten (z. B. werktags zu Geschäftszeiten) telefonisch und elektronisch erreichbar und nimmt Störungsmeldungen, Aufträge und Nutzeranfragen entgegen. Jede Meldung wird als Ticket im CAFM-System erfasst und mit einer eindeutigen Ticketnummer versehen. Der Auftragnehmer koordiniert über den Service-Desk die Auftragsverfolgung und Rückmeldung an den Melder. (Zuständigkeit: AN)

• Personalpräsenz und Leistungsnachweise – Sicherstellen einer transparenten Leistungserbringung vor Ort: Das eingesetzte Personal des Auftragnehmers meldet sich täglich bei Arbeitsbeginn und -ende am Servicepunkt des Auftraggebers an (z. B. Service-Desk oder Wachschutz). Die Anwesenheitszeiten auf dem Gelände des Auftraggebers werden gemäß Vertrag (Punkt 7.5) erfasst. Zusätzlich führt der Auftragnehmer ein Schicht- und Übergabeprotokoll, in dem besondere Vorkommnisse und offene Punkte zwischen abgehenden und ankommenden Schichten dokumentiert werden. Erbrachte Leistungen (wie Wartungs- und Reparaturarbeiten) werden spätestens am nächsten Arbeitstag schriftlich oder im IT-System des AG rückgemeldet (Leistungsnachweis). (Zuständigkeit: AN)

• Qualitätsgespräche und Berichte – Durchführung regelmäßiger Qualitäts- und Leistungsbesprechungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Tägliche Abstimmungen (Shopfloor-Meetings) können zur Feinabstimmung operativer Arbeiten stattfinden; formalisierte Monats- und Quartalsgespräche dienen der strategischen Bewertung der Serviceleistung. Jährlich erfolgt ein umfassendes Review-Gespräch. Der Auftragnehmer bereitet diese Meetings vor (Agenda, Kennzahlen, Protokoll). Inhaltlich werden u. a. der Leistungsstand, eingetretene Störungen und besondere Vorkommnisse, Ergebnisse von Qualitätskontrollen des AN, der Status offener Maßnahmen, Vorschläge des AN zur Optimierung sowie ggf. notwendige Vertragsanpassungen diskutiert. Der Auftragnehmer erstellt ein Berichtswesen, welches die vereinbarten KPI und SLA abbildet und dem AG in definierter Frequenz (monatlich/quartalsweise) schriftlich vorgelegt wird. (Zuständigkeit: AN)

• Kontinuierliche Verbesserung (KVP) – Der Auftragnehmer bringt proaktiv Vorschläge ein, wie Anlagen technisch, energetisch oder administrativ wirtschaftlicher und sicherer betrieben werden können. Diese Verbesserungsvorschläge werden mindestens im Quartalsmeeting vorgestellt. Nach Freigabe durch den Auftraggeber setzt der AN freigegebene Optimierungsmaßnahmen um und überprüft deren Wirksamkeit. (Zuständigkeit: AN)

• Gesetzliche Prüfungen und Behördliches – Koordination und Durchführung aller gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen im technischen Betrieb. Der Auftragnehmer plant fristgerecht die wiederkehrenden Prüfungen nach der Hamburgischen Prüfverordnung (bzw. Landesbauordnung) für sicherheitsrelevante Anlagen wie z. B. Brandmeldeanlagen, Sprinkleranlagen, Aufzüge, Druckanlagen und Elektroprüfungen. Zugelassene Überwachungsstellen (TÜV, DEKRA etc.) oder befähigte Personen werden rechtzeitig vom AN beauftragt. Der AN begleitet alle Prüftermine, führt notwendige Vorbereitungen (Außerbetriebnahme, Zugang bereitstellen) durch und stellt dem Prüfer alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. Festgestellte Mängel aus Prüfungen werden vom Auftragnehmer dokumentiert, dem Auftraggeber gemeldet und im Rahmen der Betreiberverantwortung zeitnah behoben oder durch den Errichter/Gewährleistenden beseitigt. (Zuständigkeit: AN)

• Dokumentation und Anlagenbuch – Fortführung und laufende Aktualisierung der technischen Anlagendokumentation. Der Auftragnehmer führt ein Anlagenbuch (Gebäudebuch), in dem sämtliche relevanten Betriebsdaten über den Lebenszyklus festgehalten werden. Dazu gehören Wartungspläne, Wartungs- und Inspektionsberichte, Prüfprotokolle, Störungsprotokolle, Nachweise über Schulungen sowie Betriebsparameter (z. B. Temperaturen, Luftmengen, Energieverbräuche), soweit für den Betrieb relevant. Das Anlagenbuch wird sowohl in Papierform (wo erforderlich) als auch elektronisch im CAFM-System gepflegt und steht dem Auftraggeber jederzeit zur Einsicht zur Verfügung. (Zuständigkeit: AN)

• Ersatzteilmanagement – Sicherstellung einer effektiven Ersatzteillogistik im laufenden Betrieb. Der Auftragnehmer verwendet für Instandsetzungen grundsätzlich Original-Ersatzteile des Herstellers der Anlagen. Nach Ablauf von Gewährleistungen dürfen auch gleichwertige Ersatzteile eingesetzt werden, sofern diese die Betriebssicherheit und Funktion nicht beeinträchtigen. Die Beschaffung von Ersatzteilen und Komponenten, insbesondere kostenintensiver oder sicherheitsrelevanter Teile, erfolgt erst nach Freigabe durch den Auftraggeber. Ausgebaute defekte Teile werden vom Auftragnehmer fachgerecht entsorgt bzw. dem Recycling zugeführt, ohne zusätzliche Kosten für den Auftraggeber. (Zuständigkeit: AN)

• Energiemanagement und Nachhaltigkeit – Transparente Erfassung und Auswertung der Verbräuche von Strom, Wärme, Kälte, Wasser und anderen Medien. Der Auftragnehmer nutzt vorhandene Zähler (bzw. richtet Messpunkte ein) und erstellt regelmäßige Auswertungen, um Effizienzpotenziale zu erkennen. Auffälligkeiten oder Mehrverbräuche werden analysiert und dem Auftraggeber berichtet. Gemeinsam werden Maßnahmen zur Verbrauchsreduzierung und Steigerung der Energieeffizienz entwickelt. Der Auftragnehmer setzt freigegebene Maßnahmen (z. B. Optimierung der Regelkurven, Austausch ineffizienter Komponenten) um und dokumentiert die erzielten Einsparungen. (Zuständigkeit: AN)

• Arbeitssicherheit im Betrieb – Permanente Einhaltung aller Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften bei der Leistungserbringung. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sein Personal und eingesetzte Nachunternehmer die notwendigen Schutzausrüstungen tragen und Sicherheitsmaßnahmen umsetzen. Regelmäßige Sicherheitsunterweisungen werden durchgeführt (mind. jährlich sowie anlassbezogen) und dokumentiert. Betriebsanweisungen für wiederkehrende Arbeiten (z. B. sicheres Arbeiten in Schächten, auf Leitern, unter Spannung) werden bereitgestellt und eingehalten. Der Auftragnehmer überwacht die Umsetzung der Arbeitsschutzmaßnahmen im Tagesgeschäft. (Zuständigkeit: AN)

• Koordination von Nachunternehmern – Falls Subunternehmer für spezielle Fachleistungen (z. B. Prüforganisationen, Spezialwartungen) eingebunden sind, koordiniert der Auftragnehmer deren Einsatz. Er stellt sicher, dass Nachunternehmer über die geltenden Sicherheits- und Qualitätsanforderungen informiert sind, ordnungsgemäß eingewiesen werden und ihre Leistungen zum vereinbarten Termin und in geforderter Qualität erbringen. Ergebnisse von Nachunternehmerleistungen (Prüfberichte, Wartungsprotokolle) werden vom AN geprüft, im CAFM erfasst und an den AG kommuniziert. (Zuständigkeit: AN)

• Schnittstellenmanagement – Überwachung aller Schnittstellen zwischen den technischen Anlagen und externen Versorgungs- oder Entsorgungssystemen. Bei Änderungen des Betriebszustands (z. B. Stilllegung einer Anlage oder Umschaltung auf andere Betriebsarten) prüft der Auftragnehmer, ob Anlagen oder Anlagenteile von Versorgungsnetzen (Strom, Trinkwasser, Abwasser, Fernwärme etc.) oder sicherheitstechnischen Einrichtungen getrennt werden müssen, um Gefährdungen oder Fehlschaltungen zu vermeiden. Entsprechende Maßnahmen werden mit dem Auftraggeber abgestimmt und von AN umgesetzt. (Zuständigkeit: AN)

• Informationspflicht und Kommunikation – Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber proaktiv über alle wesentlichen Ereignisse und Änderungen im Betriebsablauf. Insbesondere weist der AN frühzeitig auf entstehende Mehrkosten oder mögliche Terminabweichungen hin, falls z. B. zusätzliche Leistungen erforderlich werden. Ebenso meldet der Auftragnehmer dem Auftraggeber sofort jede erhebliche Störung, jedes Unfallereignis oder sicherheitsrelevante Vorkommnis. Beide Parteien halten eine aktuelle Kommunikation aufrecht; der Auftragnehmer benennt einen objektverantwortlichen Ansprechpartner (Objektleiter) und der Auftraggeber seinerseits einen Ansprechpartner für Vertragsangelegenheiten. (Zuständigkeit: AN und AG)

• Betrieb und Wartung Heizungsanlage – Verantwortungsvoller Betrieb aller heiztechnischen Anlagen einschließlich Kessel, Wärmeerzeuger, Heizkreispumpen, Rohrnetze und Wärmeübergabestationen. Der Auftragnehmer führt eine planmäßige Instandhaltung nach Herstellervorgaben durch (z. B. jährliche Kesselwartung, regelmäßige Brennerinspektionen, Überprüfung von Ausdehnungsgefäßen) und sorgt für einen energieeffizienten, sicheren Betrieb. Anlagenparameter wie Vorlauftemperaturen, Drücke und Emissionswerte werden regelmäßig kontrolliert und optimiert. (Zuständigkeit: AN)

• Einhaltung von Vorschriften (Heizung) – Umsetzung aller spezifischen gesetzlichen Anforderungen für den Betrieb von Heizungs- und Feuerungsanlagen. Insbesondere werden die Feuerungsverordnungen, Emissionsgrenzwerte (BImSchV, sofern relevant) und sicherheitstechnischen Regeln (TRD/TRO o. Ä.) eingehalten. Sicherheitsventile, Druckwächter und sonstige Schutzeinrichtungen an Kesseln und Druckbehältern werden in den vorgeschriebenen Intervallen geprüft. Alle Überprüfungen durch Sachverständige (z. B. alle 3–5 Jahre Kessel-TÜV) werden vom AN koordiniert und vorbereitet. (Zuständigkeit: AN)

• Wärmeerzeugung und -verteilung optimieren – Der Auftragnehmer passt die Betriebsführung der Heizungsanlage an den tatsächlichen Wärmebedarf und die Witterung an. Heizungskurven und Nachtabsenkungen werden kontinuierlich optimiert, um Energie einzusparen bei gleichzeitiger Gewährleistung der Behaglichkeit. Bei auffälligem Energieverbrauch oder Nutzerbeschwerden analysiert der AN die Ursachen (z. B. hydraulischer Abgleich notwendig, Regelabweichungen) und behebt diese. (Zuständigkeit: AN)

• Trinkwassererwärmung überwachen – Sollte die heiztechnische Anlage zur Trinkwassererwärmung genutzt werden (z. B. zentrale Warmwasserbereitung über Kessel), achtet der Auftragnehmer streng auf die Einhaltung der Hygienevorgaben. Warmwasser-Temperaturen werden konstant ≥ 60 °C gehalten, und Rücklaufverbindungen zwischen Warm- und Kaltwasser werden vermieden, damit kaltes Trinkwasser sich nicht unzulässig erwärmt (≤ 25 °C). Gegebenenfalls ergreift der AN bauliche oder steuerungstechnische Maßnahmen, um diese Anforderungen zu erfüllen (z. B. Zirkulationspumpensteuerung, regelmäßige thermische Desinfektion). (Zuständigkeit: AN)

• Störungsdienst Heizung – Schnelle Reaktion bei Störungen der Heizungsanlage. Bei Ausfall eines Wärmeerzeugers oder Versorgungsengpass stellt der Auftragnehmer im Rahmen seines Notdienstes sicher, dass umgehend interveniert wird (z. B. Zuschaltung Reservekessel, Benachrichtigung eines Brennertechnikers). Etwaige Versorgungsunterbrechungen für die Nutzer werden auf ein Minimum begrenzt. (Zuständigkeit: AN)

• Berichtswesen Heizung – Im regelmäßigen Bericht dokumentiert der Auftragnehmer die Betriebsdaten der Heizungsanlage (z. B. Energieverbrauch Gas/Fernwärme, Betriebsstunden der Kessel, Anzahl Brennerstarts, Emissionsmesswerte) und wertet Effizienzkennzahlen aus. Auffälligkeiten oder Trends (z. B. steigender Gasverbrauch, häufige Brennerstörungen) werden analysiert und dem Auftraggeber erläutert, inklusive Vorschlägen zur Gegensteuerung. (Zuständigkeit: AN)

• Betrieb und Wartung RLT-Anlagen – Sicherstellen des ordnungsgemäßen Betriebs aller raumlufttechnischen Anlagen (zentralen und dezentralen Lüftungs- und Klimaanlagen). Der Auftragnehmer führt turnusgemäß Wartungen und Inspektionen gemäß Herstellervorgaben und VDI 6022 durch. Typische Tätigkeiten umfassen Filterwechsel in den vorgesehenen Intervallen, Reinigung von Wärmetauschern, Tropfenabscheidern und Lüftungskanälen, Überprüfung von Ventilatoren, Lagern und Riemen, Funktionskontrollen der Regelklappen und Messfühler. Ziel ist es, jederzeit eine einwandfreie Luftqualität (hinsichtlich Temperatur, Feuchte, Reinheit) und einen energieeffizienten Anlagenbetrieb zu gewährleisten. (Zuständigkeit: AN)

• Hygieneinspektionen und -maßnahmen – Einhaltung hoher Hygienestandards bei Lüftungs- und Klimaanlagen. Der Auftragnehmer führt regelmäßige Hygieneinspektionen nach VDI 6022 Kategorie A (mindestens alle 2–3 Jahre oder gemäß Vertragsvorgabe) durch zertifizierte Fachkräfte durch. Er kontrolliert mikrobiologische Zustände mittels Probenahme (z. B. Keimzahlbestimmung aus Befeuchterwasser oder Filterflächen) und leitet bei Bedarf Reinigungs- oder Desinfektionsmaßnahmen ein. Filter werden nach vorgeschriebenen Standzeiten oder gemessener Druckdifferenz gewechselt. Lüftungsanlagen in sensiblen Bereichen werden besonders überwacht. (Zuständigkeit: AN)

• Überwachung Klima-Parameter – Kontinuierliche Überwachung der Raumluftparameter und Anlagenleistung. Der Auftragnehmer nutzt die Gebäudeautomation, um wichtige Parameter wie Raumtemperaturen, relative Feuchten, CO₂-Konzentrationen oder Volumenströme zu erfassen. Abweichungen von Sollwerten (z. B. zu hohe CO₂-Werte in Büros) werden als Störung behandelt und die Ursachen (wie z. B. verstellte Volumenstromregler, Verschmutzungen) behoben. Die Steuerungsstrategien (z. B. bedarfsgerechte Lüftung nach Zeitplan oder Luftgüte) werden laufend optimiert, um Komfort und Energieeffizienz in Einklang zu bringen. (Zuständigkeit: AN)

• Brandschutz in Lüftungsanlagen – Sicherstellung der Funktion aller brandschutztechnischen Einrichtungen in den RLT-Systemen. Der Auftragnehmer prüft regelmäßig die Brandschutz- und Rauchschutzklappen in den Lüftungsleitungen auf Funktionsfähigkeit und lässt notwendige Revisionen (z. B. jährlich) durchführen. Er kontrolliert die Ansteuerung der RLT-Anlagen im Brandfall (Abschaltung, Rauchabzug gemäß Brandfallsteuerung) in Zusammenarbeit mit der Gebäudeleittechnik und der Brandmeldeanlage. Mängel oder Auslösestörungen werden umgehend behoben. (Zuständigkeit: AN)

• RWA-Anlagen – Betrieb und Instandhaltung der Rauch- und Wärmeabzugsanlagen. Soweit mechanische oder natürliche Rauchabzüge vorhanden sind (z. B. RWA-Klappen, maschinelle Entrauchungsventilatoren), sorgt der Auftragnehmer für deren regelmäßige Funktionsprüfung und Wartung gemäß geltenden Richtlinien (z. B. DIN 18232, VdS-Richtlinien). Auslöse-Tests der RWA (Rauchabzugs-Taster, Brandfallsteuerung) werden in definierten Intervallen durchgeführt und in einem RWA-Prüfbuch dokumentiert. (Zuständigkeit: AN)

• Störungsbehebung RLT – Auftretende Störungen an Lüftungs- und Klimaanlagen werden vom Auftragnehmer umgehend behoben. Bei kritischen Ausfällen (z. B. Totalausfall einer Lüftungszentrale, was Raumklima stark beeinflusst) wird innerhalb der vertraglich vereinbarten Reaktionszeit interveniert. Ersatzteile (z. B. Lüftermotor) werden aus Lager bevorratet oder schnellstmöglich beschafft, um Stillstandszeiten zu minimieren. (Zuständigkeit: AN)

• Berichtswesen RLT – Im regelmäßigen Bericht an den Auftraggeber dokumentiert der Auftragnehmer den Zustand und die Performance der RLT-Anlagen: u. a. Filterwechseltermine und -zustände, Ergebnisse von Hygieneinspektionen, Störungsstatistik (Anzahl und Dauer von Ausfällen), Energieverbrauch der Lüftungsanlagen (Strom für Ventilatoren, ggf. Kälteenergie) sowie Maßnahmen zur Verbesserung. (Zuständigkeit: AN)

• Betrieb und Instandhaltung Sanitär – Sicherstellen eines ordnungsgemäßen Betriebs aller sanitärtechnischen Anlagen. Der Auftragnehmer wartet und inspiziert regelmäßig die Trinkwasseranlagen (Druckerhöhungsanlagen, Warmwasserspeicher, Zirkulationspumpen, Enthärtungs- oder Filteranlagen), Abwasseranlagen (Hebeanlagen, Abscheider soweit vorhanden) und sanitären Objekte. Tropfende Armaturen, Undichtigkeiten oder Funktionsstörungen werden umgehend behoben. Es wird darauf geachtet, dass keine Wasserverluste auftreten und die Anlagen jederzeit funktionsbereit sind. (Zuständigkeit: AN)

• Trinkwasserhygiene – Aufrechterhaltung der Trinkwasserqualität gemäß Trinkwasserverordnung und VDI/DVGW 6023. Der Auftragnehmer spült in festgelegten Intervallen selten genutzte Entnahmestellen, überwacht die Temperaturen im Warmwasserbereiter (≥ 60 °C) und Kaltwassernetz (≤ 25 °C) und dokumentiert diese. In den vorgeschriebenen Zyklen werden Wasserproben durch ein akkreditiertes Labor entnommen (z. B. auf Legionellen mindestens alle 3 Jahre bei Großanlagen, jährlich orientierende Keimzahltests). Ergibt eine Prüfung Überschreitungen der hygienischen Parameter, leitet der AN unverzüglich Maßnahmen ein (Schockchlorung, thermische Desinfektion oder Spüldurchgänge) und informiert den Auftraggeber und ggf. die Behörde. (Zuständigkeit: AN)

• Abwasser- und Entwässerungsanlagen – Betrieb der Schmutz- und Regenwasseranlagen ohne Störungen und Rückstaus. Der Auftragnehmer kontrolliert Hebeanlagen, Pumpensümpfe und Rückstauklappen in regelmäßigen Abständen, reinigt sie bei Bedarf (z. B. Entsorgung von abgesetztem Schlamm, Funktionsprüfung der Schwimmerschalter) und stellt deren Betriebsbereitschaft sicher. Vakuum-Entwässerungsanlagen werden so betrieben, dass deren Bestand und Funktion nicht beeinträchtigt werden – insbesondere achtet der AN darauf, dass keine Luftundichtigkeiten auftreten und der anlagenspezifische Betriebsdruck gehalten wird. Öffentliche Abwasseranlagen werden durch den Betrieb nicht nachteilig beeinflusst (keine unzulässigen Stoffe, Stoßbelastungen oder Fremdwasser gelangen ins Netz). (Zuständigkeit: AN)

• Feuerlösch- und Sprinkleranlagen – Wartung und Inspektion der Feuerlöschtechnik. Der Auftragnehmer führt wöchentliche Sicht- und Funktionskontrollen der Sprinklerzentralen durch. Dabei werden insbesondere die elektrische und dieselbetriebene Sprinklerpumpe testweise angelassen, alle Ventile auf korrekte Stellung geprüft, Schieberstände kontrolliert, der Druck in den Druckkesseln gecheckt sowie die Füllstände von Löschwasserbevorratungsbehältern überwacht. Die Ergebnisse werden im Sprinkler-Prüfbuch vermerkt. (Zuständigkeit: AN)

• Sprinklerkopf-Prüfungen – Regelmäßige Begehungen zur Kontrolle der Sprinklerauslöseflächen in den Gebäuden. Der Auftragnehmer prüft in definierten Abständen (z. B. vierteljährlich) stichprobenartig die Sprinklerköpfe auf äußere Beschädigungen, Korrosion, unzulässige Überlackierung oder Abhängungen und Hindernisse im Sprühbereich. Mängel wie zugestellte Sprinkler oder defekte Köpfe werden beseitigt (inkl. Austausch der Sprinkler im Rahmen der Instandsetzung) und dokumentiert. (Zuständigkeit: AN)

• Hydranten und Steigleitungen – Kontrolle und Instandhaltung der sonstigen Löschwassereinrichtungen. Wandhydranten, Feuerlöschschläuche und trockene Steigleitungen werden vom Auftragnehmer in den vorgeschriebenen Intervallen geprüft (Druckprobe, Durchflussmenge) und gewartet. Etwaige Löschwasserentnahmen zu Testzwecken erfolgen in Abstimmung mit dem Wasserversorger gemäß der Löschwasservereinbarung. Der AN sorgt dafür, dass zwischen Betriebswasseranlagen und Trinkwassersystem keine ungewollten Verbindungen entstehen können (z. B. Einspeisung von Löschwasser in Trinkwasserleitungen ist technisch ausgeschlossen). (Zuständigkeit: AN)

• Dokumentation Sanitär/Feuerlösch – Sämtliche Prüf- und Wartungsmaßnahmen an den Sanitär- und Löschanlagen werden lückenlos dokumentiert. Prüfbücher (z. B. für Sprinkler, Hydranten) werden laufend geführt. Auftretende Mängel an den Anlagen werden in einer Mängelliste erfasst, an den Auftraggeber gemeldet und zeitnah abgearbeitet. (Zuständigkeit: AN)

• Haustechnische Unterstützung – Im Rahmen der First-Line-Services übernimmt der Auftragnehmer auch Kleinreparaturen im Sanitärbereich (z. B. Austausch defekter Armaturen, Dichtungen, WC-Spülungen) direkt, sofern diese im vertraglichen Leistungssoll enthalten sind. Hierzu werden gängige Ersatzmaterialien vorgehalten. (Zuständigkeit: AN)

• Betrieb und Instandhaltung Elektro – Sicherer Betrieb aller elektrotechnischen Einrichtungen des Gebäudes. Der Auftragnehmer betreibt die Mittel- und Niederspannungsanlagen, Unterverteilungen, Beleuchtungsanlagen sowie sonstige Elektroanlagen gemäß den anerkannten Regeln der Technik (insb. VDE-Vorschriften). Er führt planmäßige Instandhaltungsarbeiten durch: z. B. jährliche Wartung der NS-Schaltanlagen (Reinigung, Nachziehen von Schraubverbindungen, thermografische Überprüfung), turnusmäßige Kontrolle von Kabelwegeanlagen und Erdungsanlagen. Die Betriebsbereitschaft der Stromversorgung hat oberste Priorität – etwaige Anlagenausfälle werden sofort angegangen. (Zuständigkeit: AN)

• Wiederkehrende Prüfungen (DGUV V3) – Der Auftragnehmer organisiert und erledigt alle erforderlichen Wiederholungsprüfungen an elektrischen Anlagen und ortsveränderlichen Betriebsmitteln. Mindestens alle 4 Jahre (sofern keine kürzeren Intervalle vorgegeben) wird die elektrische Anlage durch eine befähigte Elektrofachkraft auf Sicherheit geprüft (Schutzmaßnahmen, Auslöseströme FI-Schalter etc.), ortsveränderliche Geräte werden nach BG-Vorschrift (DGUV Vorschrift 3) in festgelegten Intervallen getestet und mit Prüfsiegel versehen. Mängel aus den Prüfungen behebt der Auftragnehmer umgehend. Prüfprotokolle werden im Prüfmittelregister des CAFM abgelegt und dem Auftraggeber zugänglich gemacht. (Zuständigkeit: AN)

• Netzersatzanlage / USV – Betrieb der Sicherheitsstromversorgungseinrichtungen. Der Auftragnehmer wartet das Notstromaggregat (NSA) gemäß Herstellerangaben (inkl. Ölwechsel, Filter, Batterieprüfung) und führt regelmäßige Probeläufe durch, um die Funktionsfähigkeit zu gewährleisten. Mindestens einmal jährlich wird ein unterbrechungsfreier Probe-Betrieb getestet, ggf. inklusive Netzabwurftest, um das Umschalten bei Stromausfall zu verifizieren. Ebenso werden vorhandene Unterbrechungsfreie Stromversorgungen (USV-Anlagen) überwacht, Batterietests durchgeführt und Verschleißteile rechtzeitig ersetzt. (Zuständigkeit: AN)

• Beleuchtungsanlagen – Instandhaltung der Innen- und Außenbeleuchtung sowie der Sicherheits- und Notbeleuchtung. Der Auftragnehmer tauscht durchgebrannte Leuchtmittel zeitnah aus (sofern nicht bereits LED, ansonsten Fehlersuche bei LED-Treibern), hält ein Lampenregister vor und optimiert die Beleuchtungseinstellungen nach Nutzerbedarf. Die Not- und Sicherheitsbeleuchtung wird monatlich visuell kontrolliert und jährlich einer Funktionsprüfung unterzogen (automatische Testsysteme werden ausgelesen, manuelle Tests von Einzelbatterieleuchten durchgeführt). Ergebnisse fließen in ein Prüfbuch ein, um die Nachweispflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde zu erfüllen. (Zuständigkeit: AN)

• Brandmelde- und Alarmierungsanlagen – Überwachung und Unterstützung der Instandhaltung der Brandmeldeanlage (BMA) und sonstiger Sicherheitssysteme. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Brandmeldezentrale ständig betriebsbereit ist und vereinbarungsgemäß auf eine Leitstelle oder Feuerwehr aufgeschaltet ist. Wartungen und Inspektionen der BMA erfolgen durch eine Fachfirma in den vorgeschriebenen Intervallen (jährliche Wartung, quartalsweise Inspektion); der AN koordiniert diese Termine und begleitet sie. Er prüft regelmäßig in Eigenleistung die Funktion von Blitzleuchten, Sirenen, Handsirenen und ggf. Sprechstellen der Alarmierungsanlagen. Störungen oder Fehlalarme der BMA werden vom AN sofort an den Auftraggeber gemeldet und zusammen mit der Fachfirma analysiert und behoben. (Zuständigkeit: AN)

• Aufzugsanlagenbetrieb – Übernahme der Betreiberverantwortung für die Personen- und Lastenaufzüge (sofern vertraglich im Leistungsumfang enthalten). Der Auftragnehmer stellt die Verfügbarkeit der Aufzüge sicher, überwacht tägliche den Betriebszustand (z. B. über Aufzugsfernnotruf oder GLT-Meldungen) und reagiert auf Störungen unverzüglich. Ein Notdienst für Aufzugsbefreiungen ist organisiert (24/7-Aufzugsnotrufweiterleitung und Interventionsabkommen). Alle Aufzüge werden gemäß BetrSichV regelmäßig von einer Zugelassenen Überwachungsstelle geprüft (Hauptprüfung alle 2 Jahre, Zwischenprüfung jährlich); diese Prüfungen organisiert und begleitet der AN und sorgt für fristgerechte Mängelbeseitigung. Prüfprotokolle (Aufzugsprüfbuch) werden geführt. (Zuständigkeit: AN)

• Blitzschutz- und Erdungsanlagen – Veranlassung der regelmäßigen Prüfung der Blitzschutzanlage durch einen zertifizierten Fachmann (üblicherweise alle 4 Jahre, in Anlehnung an VDE 0185). Der Auftragnehmer hält das Prüfintervall nach und sorgt dafür, dass eventuell festgestellte Mängel (Korrosion an Fangleitungen, Unterbrechungen im Ableiter, Schäden an Erdungsanlagen) behoben werden. (Zuständigkeit: AN)

• Dokumentation Elektro – Laufende Aktualisierung der Schaltpläne und Anlagendokumentation bei Änderungen. Sollte es im Betrieb Anpassungen geben (z. B. Umbau einer Unterverteilung, Erweiterung der Brandmeldeanlage), sorgt der Auftragnehmer dafür, dass die Bestandspläne nachgeführt und dem Auftraggeber übergeben werden. Darüber hinaus führt der AN ein Prüfbuch für elektrische Anlagen, in dem alle Schaltwarteleistungen, Abschaltungen, Schalthandlungen im Mittelspannungsbereich usw. mit Datum und Verantwortlichem dokumentiert werden. (Zuständigkeit: AN)

• Überwachung GLT-System – Tägliche Überwachung der Gebäudeleittechnik (GLT) hinsichtlich Funktionalität und Alarmmeldungen. Der Auftragnehmer prüft jeden Werktag die Systemmeldungen der GLT auf Fehler oder Ausfälle (z. B. ausgefallene Feldgeräte, Kommunikationsstörungen) und leitet notwendige Schritte ein. Kritische Anlagenparameter werden in der GLT kontinuierlich überwacht (z. B. Temperaturen von Serverräumen, Druck in Heizkreisen, Störungssignale von Pumpen); bei Überschreiten vordefinierter Schwellenwerte gibt die GLT automatisch Alarm an den Service-Desk bzw. die 24/7-Leitstelle. (Zuständigkeit: AN)

• Datensicherung GLT – Regelmäßige Sicherung der GLT-Systemdaten und Programme. Der Auftragnehmer führt wöchentliche Backups der dezentralen Steuerungen (DDC-Controller) durch, sodass im Fall von Hardwareausfällen keine Programmierverluste entstehen. Zusätzlich wird monatlich eine Gesamtdatensicherung der GLT-Serverdaten (Datenbanken, Historien) vorgenommen. Die Backups werden geprüft und an einem sicheren, vom Auftraggeber definierten Ort abgelegt. (Zuständigkeit: AN)

• Optimierung und Regelstrategy – Laufende Optimierung der in der GLT hinterlegten Regelalgorithmen und Zeitpläne in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer passt z. B. Schaltzeiten für Lüftungs- und Beleuchtungsanlagen an die Nutzungszeiten an, implementiert energiesparende Funktionen (wie Nachtabsenkung, bedarfsgerechte Lüftung via CO₂-Sensorik) und stellt sicher, dass Komfortparameter eingehalten werden. Änderungen an den Regelparametern werden dokumentiert und mit Begründung im Berichtswesen festgehalten. (Zuständigkeit: AN)

• Störungsmanagement über GA – Nutzung der Gebäudeautomation zur effizienten Störungsbearbeitung. Alle verfügbaren Anlagenmeldungen werden in der GLT ausgelesen und ausgewertet. Der Auftragnehmer hinterlegt in der GLT eindeutige Alarmtexte und Prioritäten für die wichtigsten Störungen, sodass das Betriebspersonal schnell reagieren kann. Wiederkehrende Fehlermeldungen werden trendmäßig beobachtet, um Ursachen einzugrenzen. Der AN stellt außerdem sicher, dass bei kritischen Störungen automatische Benachrichtigungen (SMS/E-Mail) an den Bereitschaftsdienst erfolgen, sofern technisch implementiert. (Zuständigkeit: AN)

• Dokumentation und Archivierung (GA) – Alle Einstellungen, Änderungen und besonderen Vorkommnisse in der GLT werden nachvollziehbar dokumentiert. Änderungen an der Anlagenparametrierung (z. B. Sollwertanpassungen, Anlagenfahrpläne) protokolliert der Auftragnehmer in einem Änderungslog. Außerdem nutzt der AN die GLT, soweit möglich, um Leistungsdaten zu dokumentieren: beispielsweise Ablage von Störungsprotokollen direkt in der GLT-Historie oder im CAFM (digitaler Anlagenakte). Die GLT dient ebenso zur Ermittlung von KPI wie Anlagenverfügbarkeiten oder Sollwerterreichungsgraden, welche für das Berichtswesen herangezogen werden. (Zuständigkeit: AN)

• Wartung GLT-Hardware/Software – In Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber sorgt der Auftragnehmer für die Aktualität und Funktionssicherheit der GLT-Infrastruktur. Notwendige Software-Updates oder Patchen der GLT-Leitrechner werden rechtzeitig angestoßen (AG-Leistung, AN koordiniert Zeitpunkt wegen Betriebsunterbrechung). Der Auftragnehmer überwacht zudem die Systemauslastung und speichertechnische Performance und meldet dem AG frühzeitig Bedarf an Erweiterungen oder Updates, um einen reibungslosen Betrieb zu erhalten. (Zuständigkeit: AN und AG)

• Planung der Vertragsbeendigung – Rechtzeitige Vorbereitung eines geordneten Auslaufs des Vertrages. Ca. 3–6 Monate vor Vertragsende erstellt der Auftragnehmer gemeinsam mit dem Auftraggeber einen Auslaufplan. Darin werden alle notwendigen Schritte und Termine für die Beendigungsphase festgelegt, z. B. Termin für die Abschlussbegehung, Deadlines für Dokumentationsübergaben, Identifizierung eines Folge-Dienstleisters oder Rückübernahme durch den AG. (Zuständigkeit: AN und AG)

• Abschlussbegehung und Übergabegespräch – Nach Vertragsbeendigung führen Auftragnehmer und Auftraggeber eine gemeinsame formelle Abschlussbegehung der Liegenschaft und aller technischen Anlagen durch. Dabei werden der Ist-Zustand der Anlagen, offene Mängel oder Restleistungen dokumentiert sowie die Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen geprüft. In einem Abschlussgespräch werden alle noch offenen Punkte, etwaige Schadensersatzansprüche oder Gewährleistungsverpflichtungen besprochen und protokolliert. Beide Seiten bestätigen die Übernahme/Rückgabe der Anlagen anschließend schriftlich. (Zuständigkeit: beide)

• Rückgabe von Schlüsseln und Zugängen – Der Auftragnehmer gibt alle vom Auftraggeber erhaltenen Schlüssel, Zugangskarten, Ausweise sowie eventuell Passwörter oder Zugriffsmedien für IT-Systeme zum Vertragsende an den Auftraggeber zurück. Eine Inventarliste aller Zugangsmedien wird geführt und im Rahmen der Übergabe gegengezeichnet, so dass der Auftraggeber den vollständigen Erhalt bestätigen kann. (Zuständigkeit: AN)

• Beräumung und Entfernung von Einrichtungen – Der Auftragnehmer entfernt bis Vertragsende sämtliche von ihm eingebrachten Materialien, Geräte, Werkzeuge und Einrichtungen aus der Liegenschaft, sofern diese nicht auf Wunsch des Auftraggebers dort verbleiben sollen. Lagerräume, Werkstattbereiche oder Büros, die der AN genutzt hat, werden besenrein zurückgegeben. Ebenso sorgt der AN dafür, dass alle ggf. vom AG gestellten Arbeitsmittel ordnungsgemäß zurückgegeben werden. (Zuständigkeit: AN)

• Unterstützung beim Übergang – Der Auftragnehmer leistet im Rahmen eines geordneten Übergangs auf einen neuen Dienstleister oder zurück an den Auftraggeber die nötige Unterstützung. Dies umfasst die Einarbeitung oder Auskunftserteilung an den neuen Betreiber in Bezug auf Anlagenbesonderheiten, aktuelle Störungsmeldungen, laufende Aufträge und Wartungsplanungen. Ziel ist es, einen nahtlosen Übergang ohne Informationsverluste sicherzustellen. (Zuständigkeit: AN)

Bei Vertragsende übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber vollständig die aktualisierte Dokumentation aller heiztechnischen Anlagen. Dazu zählen Wartungsberichte, Prüfprotokolle (z. B. Kesselprüfungen, Schornsteinfegerprotokolle), Einstellwerte, technische Zeichnungen und eventuelle Veränderungen, die während der Vertragslaufzeit vorgenommen wurden. Die Dokumente werden in geordneter Form (digital und, falls gefordert, in Papierform) übergeben, sodass der Auftraggeber oder Nachunternehmer nahtlos darauf zurückgreifen kann. (Zuständigkeit: AN)

Der Auftragnehmer erstellt zum Abschluss einen Bericht über den Zustand der Heizungsanlagen. Dieser enthält Informationen über den aktuellen Wartungsstand, eventuell ausstehende Maßnahmen, Füllstände (z. B. Heizöl, sofern relevant) und Empfehlungen für zukünftige Instandhaltungen oder Erneuerungen. Dieses Statusdokument wird dem Auftraggeber bei Übergabe ausgehändigt. (Zuständigkeit: AN)

Vollständige Übertragung aller Unterlagen der RLT-Anlagen an den Auftraggeber. Der Auftragnehmer übergibt das fortgeführte RLT-Anlagenbuch mit allen Wartungs- und Inspektionsnachweisen (inkl. Filterwechselhistorie, Hygieneinspektionsberichte, Messprotokolle), sowie Anlagenschemata und Lüftungspläne auf aktuellem Stand. Ebenfalls übergeben werden Einstellparameter der Steuerungen (Sollwerte, Zeitpläne) in dokumentierter Form, damit ein Folgedienstleister die Anlagen ohne Verzögerung betreiben kann. (Zuständigkeit: AN)

Zum Vertragsende dokumentiert der Auftragnehmer den hygienischen Status der raumlufttechnischen Anlagen (z. B. Datum der letzten Reinigung, Restnutzungsdauer der Filter bis zum nächsten Wechsel). Falls kurz vor Vertragsende planmäßige Filterwechsel oder Reinigungen fällig sind, führt der AN diese noch durch oder weist den Auftraggeber darauf hin, um die Kontinuität der Betriebshygiene zu gewährleisten. (Zuständigkeit: AN)

Der Auftragnehmer übergibt dem Auftraggeber sämtliche Dokumentationen der Sanitär- und Löschtechnik auf aktuellen Stand. Dazu gehören Prüf- und Wartungsnachweise (z. B. letzte Legionellenuntersuchung, Inspektionsberichte von Hebeanlagen, Dichtheitsprüfungen, Sprinklerprüfbuch, Hydranten- und Steigleitungsprüfprotokolle) sowie Aufstellungen der im Vertragszeitraum ausgetauschten Komponenten. Diese Unterlagen ermöglichen dem Auftraggeber, den weiteren Betrieb oder eine Neuvergabe ohne Wissensverlust vorzunehmen. (Zuständigkeit: AN)

Sofern es anlagenspezifische Einrichtungen gibt (z. B. spezielle Wartungsschlüssel für Enthärtungsanlagen, Bediengeräte für Steigleitungsspülventile etc.), stellt der Auftragnehmer sicher, dass diese dem Auftraggeber zurückgegeben oder überlassen werden. (Zuständigkeit: AN)

Vollständige Übergabe aller elektrotechnischen Dokumentationen durch den Auftragnehmer. Dazu zählen das aktualisierte Schaltanlagenbuch, Mess- und Prüfbücher (inkl. der letzten DGUV V3-Prüfprotokolle aller Anlagen und Geräte), Prüfprotokolle der Sicherheitsstromversorgung, Berichte der letzten BMA-Wartung, Aufzugsprüfbücher sowie etwaige Übersichtspläne oder Einpolschaltbilder, die im Laufe des Vertrages angepasst wurden. (Zuständigkeit: AN)

Übertragung von digitalen Einstellungsdateien, sofern vorhanden, an den Auftraggeber. Beispielsweise Parameterdateien von Schutzrelais, Programmierungen von KNX-/DALI-Lichtsteuerungen oder Konfigurationsdaten der Brandmeldezentrale, damit ein neuer Betreiber die Möglichkeit hat, die Anlagen ohne Neuprogrammierung zu übernehmen. (Zuständigkeit: AN)

• Übergabe Dokumentation GA – Der Auftragnehmer übergibt dem Auftraggeber zum Vertragsende eine vollständige Dokumentation der Gebäudeautomation. Dies umfasst die exportierten Anlagendaten aus der GLT (Datenpunktlisten, Anlagenbilder, Steuerungslogiken soweit dokumentiert) und die letzte Sicherung der GLT-Datenbank. Ebenso wird ein letztes Backup aller DDC-Programme auf Datenträger bereitgestellt. (Zuständigkeit: AN)

• Benutzerrechte und Systemübergabe – Gemeinsam mit dem Auftraggeber sorgt der Auftragnehmer dafür, dass zum Vertragsende alle Benutzerzugänge der AN-Mitarbeiter im GLT- und CAFM-System geordnet deaktiviert oder an den Nachfolger übergeben werden. Die GLT bleibt in einem geordneten, betriebsklaren Zustand. Alle im GLT hinterlegten Dokumentationen und Historien verbleiben beim Auftraggeber. (Zuständigkeit: AN)

• Abschließender Bericht GA – Der Auftragnehmer erstellt einen abschließenden Systembericht, der u. a. besondere Einstellungen oder Workarounds in der GLT erläutert, offene Punkte (z. B. nicht behobene Kommunikationsstörungen) auflistet und Empfehlungen für Systemupdates oder Optimierungen gibt. Dieser Bericht wird dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt, um dem nachfolgenden Betrieb als Orientierung zu dienen. (Zuständigkeit: AN)