Timeline zum Start-up bei Dienstleisterwechsel
Funktion einer Timeline zum Start-up bei Dienstleisterwechsel bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zum Start-up bei Dienstleisterwechsel im Kontext einer Standortverlagerung dient der strukturierten Planung aller Übergabeschritte zwischen altem und neuem Dienstleister – von Vertragsbeginn über Schulungen, Flächenbegehungen und Schnittstelleneinweisungen bis zur Leistungserbringung. Sie stellt sicher, dass der Dienstleisterwechsel ohne Qualitätsverluste, Reibungsverluste oder Versorgungslücken erfolgt und der neue Partner zum Betriebsstart voll einsatzfähig ist.
Start-up bei Dienstleisterwechsel bei Standortverlagerungen
Timeline für den Wechsel zu einem Total Technical Service (TTS) im Facility Management
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PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG & GRUNDSATZKONZEPT (TTS)
Strategie & Ziele
Warum TTS? Höhere Effizienz, umfassende technische Expertise, Entlastung intern.
Rechtlicher Rahmen: BGB (Werkvertrag, Dienstvertrag?), VOB/B bei Bauleistungen, ggf. BetrVG (Mitbestimmung bei Outsourcing).
Mitbestimmung & Risikomanagement
Betriebsrat informieren => BetrVG §§ 80 ff. (Informationsrechte), Outsourcing-Personalkonflikte?
DSGVO: Personenbezogene Daten (z. B. Zeiterfassung TTS-Personal).
Arbeitsschutz
ArbSchG, BetrSichV, DGUV-Regeln => Wie gewährleistet TTS im Neubau?
AI/Automatisierung => Minimierung Gefährdungen?
Projektteam & Zeitplan
Projektleitung: FM, Personal, IT, Bauleitung, Externe Berater.
Ziel: Go-Live Jan. 2027, 8 Phasen (21 Monate).
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PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): ANFORDERUNGSMANAGEMENT, RISIKOBEURTEILUNG & ABGRENZUNG (GU- / NUTZERAUSSTATTUNG)
Anforderungsmanagement
Welche FM-Gewerke deckt TTS ab? (Elektrotechnik nach DIN VDE, Brandschutz DIN 4102, RLT DIN 1946, Sprinkler DIN EN 12845, MSR, Gasanlagen, etc.?).
Berücksichtigung Ausführungsplanung des Neubaus => Kraftbetätigung, Feststellanlagen, Rammschutz, Oberlichter, Schalldämmung etc.
Risikobeurteilung (Outsourcing vs. Eigenleistung)
Risiko Abhängigkeit, Qualitätsverluste, Lock-in? Vorteil Prof. TTS-Firma = hochspezialisiert, flexible Personalkapazitäten.
Betriebliche Mitbestimmung => Wer wechselt in TTS-Betrieb? Arbeitsrechtlich §§613a BGB?
Abgrenzung GU-/Nutzerausstattung
GU-Leistung: Bauelemente, Rohbau, Installation Grundskelett?
Nutzerausstattung (TTS): Wartung, Instandhaltung, Service Desk-Betreuung => Pflichten?
Kommunikation
Erste Stakeholdertreffen => “Welche Ansprüche an TTS?”
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PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): AUSSCHREIBUNG, VERGABE & VERTRAGSPFLICHTEN (INKL. RECHT, NORMEN, STANDARDS)
Ausschreibung
Erstellen LVs: Welche Standards? DIN EN 13306 (Instandhaltung), BetrSichV, VdS-Richtlinien (z. B. bei Brandschutz), GEFMA-Richtlinien?
Integration Service Desk, KI-Lösungen, SLA (Reaktionszeit, Verfügbarkeit).
Vergabe
Auswahlkriterien: Preis, Referenzen, ESG-Strategie, Innovationsgrad (AI?).
Vertragspflichten-Extraktion: Detailliertes Pflichtenheft (z. B. PVO-Prüfungen, Krananlagen DIN 15018, Trinkwasser DIN 1988).
Recht & Normen
BGB für Dienst- oder Werkvertrag, VOB/B falls Bauleistungen, DSGVO => Umgang mit Nutzerdaten.
Evtl. EEG (Energieeinsparverordnung?), GEG bei Neubau (Energieerzeugung?).
Change-Request-Verfahren
Definierte CR-Templates => “Wer genehmigt, Zeit, Budget?”
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PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): BAULEISTUNG / INSTANDHALTUNG, MITBESTIMMUNG & CR-VERFAHREN (ROBUST)
Bauleitung + TTS
Weiterhin Neubau-Fortschritt => GU installiert z. B. Oberlichter, Rammschutzpfosten?
TTS bereitet Instandhaltungspläne vor => “Tore DIN EN 12341?”, Schlösser DIN EN 179?
Mitbestimmung & Arbeitsschutz
BR => Zustimmung Outsourcing?
ArbSchG, BetrSichV => Koordination TTS-Personal auf Baustelle => PSA, RAB (Regeln am Bau?).
CR-Verfahren
Falls Neubau-Änderungen (z. B. andere Kraftbetätigte Tore?) => CR ans TTS => Kosten, Zeit.
“CR-Matrix: Wer signiert ab 10.000 €?”
Vertragsmanagement
Pflichtenheft => “Ist TTS vertraglich gebunden, X Wartungsintervalle einzuhalten?
SLA: Alle Kontrollen protokollieren => KVP-Schleife?
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PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOT (TTS-START), SERVICE-DESK-EINBINDUNG, AI/CHATBOT & SCHULUNGEN
Pilotphase
TTS übernimmt einige Bereiche (z. B. Technikzentrale, Aufzüge),
Service Desk => Störung => Ticket => TTS => SLA => Auswertung KPI (z. B. Zeit bis Erstlösung).
Wissensdatenbank => “Krananlage DIN XY-Wartungspunkte?”
Self-Service: Meldungen, CR-Eingabe => Chat “Neue Komponente Gaswarnanlage?”?
Schulungen
TTS-Personal => Neubau-spezifische Normen, GEG, VDE, DIN EN 12845 (Sprinkler) etc.
Interne FM => “So arbeitet ihr mit TTS zusammen.” => Minimierung Missverständnisse.
Kommunikation
Intranet => “TTS-Pilot gestartet, wie melde ich Mängel an AI-Bot?”
Minimierung Widerstände => “Service- und Kooperationskultur.”
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PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): FLÄCHENDECKENDER ROLL-OUT, SLA-/VERTRAGSMANAGEMENT, STAKEHOLDER-KOMMUNIKATION & ARBEITSSCHUTZ
Roll-Out
TTS übernimmt alle Technischen FM-Gewerke (Elektro, Heizung, RLT, Gas, Sprinkler, MSR/GA, Krananlagen etc.).
Ggf. Infrastrukturelle FM optional?
SLA-/Vertragsmanagement
Pflichtenkatalog: BetrSichV-Prüfungen, PVO (Prüfverordnung?), DGUV-V3 (Elektrische Sicherheit?), Eskalationspfade.
CR-Verfahren => “Jeder neue Anlagentyp => Addendum?”
Stakeholder-Kommunikation
Interne Info => “TTS ab sofort für alle Wartungen zuständig,” Service Desk => 1st-Level Ticket.
DSGVO: TTS-Datenhaltung => Logs, Personendaten?
Arbeitsschutz
TTS-Personal => PSA, Minimierung Arbeitsunfälle, Lärmschutz, Gefahrstoffe?
BR => “Arbeitszeitmodelle? Schicht? Rufbereitschaft?”
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PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): TESTS, AUDITS, CHANGE REQUESTS, KVP & FINALE OPTIMIERUNG (ÜBERGABE NEUBAU)
System- / SLA-Tests
Simulierte Störfälle: “Heizungsausfall,” “Sprinkleralarm,” “Kran defekt,” “RLT verrußt” => TTS-Einsatz.
KPI: Reaktionszeit, Erstlösungsquote, Notfallverhalten => KVP.
Audits
Intern/externe Revision => SLA-Einhaltung, Pflichten aus Verträgen, BetrSichV- & DGUV-Vorschriften, ggf. GEFMA 100-900?
DSGVO-Check => Datensparsamkeit?
Change Requests & KVP
Ggf. CR-Bündel => “Neues Rammschutzsystem?” => Mehraufwand TTS?
“Wie laufe ich CR?” => KVP => “Zyklen 1x pro Quartal?”
Finale Optimierungen
Mängelliste => Neubau final => Offizielle Abnahme, TTS -> Instandhaltungsübernahme?
Teamfeier => “Fast da!”.
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PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION INS REGELBETRIEB (TTS OFFIZIELL AKTIV)
Finaler Hochlauf
Ab Jan. 2027: TTS-Vollbetrieb übernimmt sämtliche Technische FM-Agenden => Wartung, Störungsbehebung, CR-Handling.
SLA, Pflichten => voll wirksam.
Integration in FM
CAFM-Verknüpfung => Instandhaltungspläne, AI-Analytik, Proaktive Wartung.
Service Desk => Alle Meldungen => TTS -> Reaktion, KPI-Reporting => mgmt.
Kommunikation
Intranet => “TTS an Bord: So funktioniert Euer Kontakt, Chatbot/Apps.”
Mitbestimmung => “Verfahren Personal, PSA?”
Langfristige Stabilisierung
KVP & Audits => Regelmäßige Performance-Reviews, CR-Runden => “Verbesserungsvorschläge TTS?”
Mögliche Roll-out => Weitere Standorte, Global FM-Strategie?
