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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Facility Services implementieren » Strategie » Timeline

Timeline für den Wechsel zu einem Total Technical Service (TTS) im Facility Management

  • PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG & GRUNDSATZKONZEPT (TTS)

    Strategie & Ziele

    Warum TTS? Höhere Effizienz, umfassende technische Expertise, Entlastung intern.

    Rechtlicher Rahmen: BGB (Werkvertrag, Dienstvertrag?), VOB/B bei Bauleistungen, ggf. BetrVG (Mitbestimmung bei Outsourcing).

    Mitbestimmung & Risikomanagement

    Betriebsrat informieren => BetrVG §§ 80 ff. (Informationsrechte), Outsourcing-Personalkonflikte?

    DSGVO: Personenbezogene Daten (z. B. Zeiterfassung TTS-Personal).

    Arbeitsschutz

    ArbSchG, BetrSichV, DGUV-Regeln => Wie gewährleistet TTS im Neubau?

    AI/Automatisierung => Minimierung Gefährdungen?

    Projektteam & Zeitplan

    Projektleitung: FM, Personal, IT, Bauleitung, Externe Berater.

    Ziel: Go-Live Jan. 2027, 8 Phasen (21 Monate).

    "Versteckte" Start-up-Leistungen herausfinden

  • PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): ANFORDERUNGSMANAGEMENT, RISIKOBEURTEILUNG & ABGRENZUNG (GU- / NUTZERAUSSTATTUNG)

    Anforderungsmanagement

    Welche FM-Gewerke deckt TTS ab? (Elektrotechnik nach DIN VDE, Brandschutz DIN 4102, RLT DIN 1946, Sprinkler DIN EN 12845, MSR, Gasanlagen, etc.?).

    Berücksichtigung Ausführungsplanung des Neubaus => Kraftbetätigung, Feststellanlagen, Rammschutz, Oberlichter, Schalldämmung etc.

    Risikobeurteilung (Outsourcing vs. Eigenleistung)

    Risiko Abhängigkeit, Qualitätsverluste, Lock-in? Vorteil Prof. TTS-Firma = hochspezialisiert, flexible Personalkapazitäten.

    Betriebliche Mitbestimmung => Wer wechselt in TTS-Betrieb? Arbeitsrechtlich §§613a BGB?

    Abgrenzung GU-/Nutzerausstattung

    GU-Leistung: Bauelemente, Rohbau, Installation Grundskelett?

    Nutzerausstattung (TTS): Wartung, Instandhaltung, Service Desk-Betreuung => Pflichten?

    Kommunikation

    Erste Stakeholdertreffen => “Welche Ansprüche an TTS?”

  • PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): AUSSCHREIBUNG, VERGABE & VERTRAGSPFLICHTEN (INKL. RECHT, NORMEN, STANDARDS)

    Ausschreibung

    Erstellen LVs: Welche Standards? DIN EN 13306 (Instandhaltung), BetrSichV, VdS-Richtlinien (z. B. bei Brandschutz), GEFMA-Richtlinien?

    Integration Service Desk, KI-Lösungen, SLA (Reaktionszeit, Verfügbarkeit).

    Vergabe

    Auswahlkriterien: Preis, Referenzen, ESG-Strategie, Innovationsgrad (AI?).

    Vertragspflichten-Extraktion: Detailliertes Pflichtenheft (z. B. PVO-Prüfungen, Krananlagen DIN 15018, Trinkwasser DIN 1988).

    Recht & Normen

    BGB für Dienst- oder Werkvertrag, VOB/B falls Bauleistungen, DSGVO => Umgang mit Nutzerdaten.

    Evtl. EEG (Energieeinsparverordnung?), GEG bei Neubau (Energieerzeugung?).

    Change-Request-Verfahren

    Definierte CR-Templates => “Wer genehmigt, Zeit, Budget?”

    Eine effektive Implementierung von Facility-Management-Verträgen erfordert eine gut durchdachte Planung und Zusammenarbeit.

  • PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): BAULEISTUNG / INSTANDHALTUNG, MITBESTIMMUNG & CR-VERFAHREN (ROBUST)

    Bauleitung + TTS

    Weiterhin Neubau-Fortschritt => GU installiert z. B. Oberlichter, Rammschutzpfosten?

    TTS bereitet Instandhaltungspläne vor => “Tore DIN EN 12341?”, Schlösser DIN EN 179?

    Mitbestimmung & Arbeitsschutz

    BR => Zustimmung Outsourcing?

    ArbSchG, BetrSichV => Koordination TTS-Personal auf Baustelle => PSA, RAB (Regeln am Bau?).

    CR-Verfahren

    Falls Neubau-Änderungen (z. B. andere Kraftbetätigte Tore?) => CR ans TTS => Kosten, Zeit.

    “CR-Matrix: Wer signiert ab 10.000 €?”

    Vertragsmanagement

    Pflichtenheft => “Ist TTS vertraglich gebunden, X Wartungsintervalle einzuhalten?

    SLA: Alle Kontrollen protokollieren => KVP-Schleife?

    Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um in der sich ständig wandelnden Geschäftswelt erfolgreich zu sein

  • PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOT (TTS-START), SERVICE-DESK-EINBINDUNG, AI/CHATBOT & SCHULUNGEN

    Pilotphase

    TTS übernimmt einige Bereiche (z. B. Technikzentrale, Aufzüge),

    Service Desk => Störung => Ticket => TTS => SLA => Auswertung KPI (z. B. Zeit bis Erstlösung).

    Wissensdatenbank => “Krananlage DIN XY-Wartungspunkte?”

    Self-Service: Meldungen, CR-Eingabe => Chat “Neue Komponente Gaswarnanlage?”?

    Schulungen

    TTS-Personal => Neubau-spezifische Normen, GEG, VDE, DIN EN 12845 (Sprinkler) etc.

    Interne FM => “So arbeitet ihr mit TTS zusammen.” => Minimierung Missverständnisse.

    Kommunikation

    Intranet => “TTS-Pilot gestartet, wie melde ich Mängel an AI-Bot?”

    Minimierung Widerstände => “Service- und Kooperationskultur.”

    In der Angebotsphase ist es wichtig, klar definierte Leistungsbeschreibungen und Kriterien für die Auswahl des Dienstleisters festzulegen

  • PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): FLÄCHENDECKENDER ROLL-OUT, SLA-/VERTRAGSMANAGEMENT, STAKEHOLDER-KOMMUNIKATION & ARBEITSSCHUTZ

    Roll-Out

    TTS übernimmt alle Technischen FM-Gewerke (Elektro, Heizung, RLT, Gas, Sprinkler, MSR/GA, Krananlagen etc.).

    Ggf. Infrastrukturelle FM optional?

    SLA-/Vertragsmanagement

    Pflichtenkatalog: BetrSichV-Prüfungen, PVO (Prüfverordnung?), DGUV-V3 (Elektrische Sicherheit?), Eskalationspfade.

    CR-Verfahren => “Jeder neue Anlagentyp => Addendum?”

    Stakeholder-Kommunikation

    Interne Info => “TTS ab sofort für alle Wartungen zuständig,” Service Desk => 1st-Level Ticket.

    DSGVO: TTS-Datenhaltung => Logs, Personendaten?

    Arbeitsschutz

    TTS-Personal => PSA, Minimierung Arbeitsunfälle, Lärmschutz, Gefahrstoffe?

    BR => “Arbeitszeitmodelle? Schicht? Rufbereitschaft?”

    Effiziente Team-Abstimmung

  • PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): TESTS, AUDITS, CHANGE REQUESTS, KVP & FINALE OPTIMIERUNG (ÜBERGABE NEUBAU)

    System- / SLA-Tests

    Simulierte Störfälle: “Heizungsausfall,” “Sprinkleralarm,” “Kran defekt,” “RLT verrußt” => TTS-Einsatz.

    KPI: Reaktionszeit, Erstlösungsquote, Notfallverhalten => KVP.

    Audits

    Intern/externe Revision => SLA-Einhaltung, Pflichten aus Verträgen, BetrSichV- & DGUV-Vorschriften, ggf. GEFMA 100-900?

    DSGVO-Check => Datensparsamkeit?

    Change Requests & KVP

    Ggf. CR-Bündel => “Neues Rammschutzsystem?” => Mehraufwand TTS?

    “Wie laufe ich CR?” => KVP => “Zyklen 1x pro Quartal?”

    Finale Optimierungen

    Mängelliste => Neubau final => Offizielle Abnahme, TTS -> Instandhaltungsübernahme?

    Teamfeier => “Fast da!”.

    Angebots / Verhandlungs und Unterzeichnungsphase

  • PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION INS REGELBETRIEB (TTS OFFIZIELL AKTIV)

    Finaler Hochlauf

    Ab Jan. 2027: TTS-Vollbetrieb übernimmt sämtliche Technische FM-Agenden => Wartung, Störungsbehebung, CR-Handling.

    SLA, Pflichten => voll wirksam.

    Integration in FM

    CAFM-Verknüpfung => Instandhaltungspläne, AI-Analytik, Proaktive Wartung.

    Service Desk => Alle Meldungen => TTS -> Reaktion, KPI-Reporting => mgmt.

    Kommunikation

    Intranet => “TTS an Bord: So funktioniert Euer Kontakt, Chatbot/Apps.”

    Mitbestimmung => “Verfahren Personal, PSA?”

    Langfristige Stabilisierung

    KVP & Audits => Regelmäßige Performance-Reviews, CR-Runden => “Verbesserungsvorschläge TTS?”

    Mögliche Roll-out => Weitere Standorte, Global FM-Strategie?

    Sitemap für Start-up-Websites

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