Go-live-Tag: Den neuen FM-Betrieb kontrolliert übernehmen
Der Go-live-Tag markiert den formalen und operativen Beginn des neuen Facility-Management-Betriebs. Ab diesem Zeitpunkt müssen die vereinbarten Leistungen funktionieren: Störungen werden angenommen, technische Anlagen betreut, Serviceleistungen erbracht, Rufbereitschaften aktiviert und Nutzeranfragen bearbeitet. Der Go-live ist deshalb kein symbolischer Starttermin, sondern der Zeitpunkt, an dem aus der Start-up-Organisation ein tatsächlich handlungsfähiger Betrieb werden muss.
Eine belastbare Vorbereitung sorgt dafür, dass am ersten Betriebstag nicht grundlegende Organisationsfragen geklärt werden müssen, sondern die Beteiligten sich auf tatsächliche Abweichungen und Anlaufprobleme konzentrieren können. Die bestehende FM-Connect-Systematik ordnet den Go-live entsprechend zwischen Start-up-Plan, Hypercare sowie Start-up-Bericht und Abnahme ein.
Go-live-Tag im FM: Betriebsaufnahme steuern, Störungen beherrschen und Übergang absichern
Vor Betriebsbeginn einen finalen Readiness-Check durchführen
Dabei geht es nicht darum, sämtliche Restpunkte auf null zu reduzieren. Entscheidend ist, dass kein unbekanntes oder unbeherrschtes Risiko den Betriebsstart gefährdet.
Am Vortag beziehungsweise unmittelbar vor der Betriebsübernahme sollten die kritischen Voraussetzungen nochmals bestätigt werden:
Schlüsselrollen und Vertretungen sind verfügbar,
Service Desk und Störungsannahme funktionieren,
Rufbereitschaften sind aktiviert,
kritische Nachunternehmer sind erreichbar,
Zutritts- und Systemberechtigungen funktionieren,
CAFM- und IT-Kernprozesse sind betriebsbereit,
Notfall- und Eskalationskontakte sind aktuell,
erforderliche Arbeitsmittel stehen zur Verfügung,
Nutzerinformationen wurden veröffentlicht,
offene kritische Punkte sind bewertet und abgesichert.
Am Go-live eine klare Führungsstruktur vorhalten
Diese Struktur sollte möglichst in einem gemeinsamen Go-live-Command- beziehungsweise Steuerungsmodell zusammengeführt werden. Für kritische Sachverhalte müssen Ansprechpartner und Entscheidungswege ohne zusätzliche Abstimmungsschleifen bekannt sein.
Für den ersten Betriebstag empfiehlt sich eine temporär verstärkte Steuerungsorganisation.
Funktion
Aufgabe am Go-live
AG-Verantwortliche
Entscheidungen, Freigaben und Eskalationen
AN-Objektleitung
operative Gesamtkoordination
Start-up-Leitung
Restpunkte und Übergangsthemen steuern
Fachverantwortliche
technische und servicebezogene Probleme lösen
CAFM / IT
System- und Berechtigungsprobleme bearbeiten
Service Desk
Meldungen bündeln und priorisieren
Nachunternehmer
spezialisierte Leistungen absichern
Kritische Prozesse aktiv beobachten
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Prozesse, die während des Start-ups nur begrenzt realistisch getestet werden konnten.
Am ersten Betriebstag sollte gezielt kontrolliert werden, ob zentrale Prozesse tatsächlich funktionieren:
Kommen Störungsmeldungen beim richtigen Ansprechpartner an?
Werden Tickets korrekt kategorisiert und weitergeleitet?
Können Techniker erforderliche Anlagen und Räume erreichen?
Funktionieren Rufbereitschaft und Eskalationskette?
Werden Nachunternehmer ordnungsgemäß ausgelöst?
Sind Nutzer über neue Ansprechpartner informiert?
Funktionieren Berichtswesen und Betriebsdokumentation?
Abweichungen sofort kategorisieren
Nicht jedes Problem am Go-live ist eine Krise. Sinnvoll ist eine klare Unterscheidung zwischen:
Dadurch können Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Sicherheits- und betriebsrelevante Ereignisse erhalten höchste Priorität; Verbesserungsideen können dagegen geordnet in die spätere Optimierung überführt werden.
Nutzerkontakt besonders aufmerksam begleiten
Der erste Betriebstag prägt die Wahrnehmung des neuen Dienstleisters. Service Desk, Empfang, Objektleitung und andere nutzernahe Funktionen sollten deshalb besonders darauf achten, dass Anfragen nicht zwischen alten und neuen Zuständigkeiten verloren gehen.
Fehlgeleitete Meldungen oder wiederkehrende Fragen liefern zugleich wichtige Hinweise auf noch unklare Kommunikation.
Am Ende des ersten Betriebstages sollte ein kurzes Review stattfinden:
Welche kritischen Ereignisse gab es?
Welche Prozesse haben nicht funktioniert?
Welche Sofortmaßnahmen wurden umgesetzt?
Welche offenen Punkte gehen in die Hypercare-Phase?
Welche Entscheidungen werden am Folgetag benötigt?
Ein professionell vorbereiteter Go-live zeichnet sich nicht dadurch aus, dass keinerlei Probleme auftreten. Entscheidend ist, dass Probleme früh erkannt, eindeutig verantwortet und kontrolliert gelöst werden, ohne dass die Betriebsfähigkeit verloren geht.
