Auftraggebersicht bei der Implementierung von FM-Verträgen
Mit der Zuschlagserteilung ist ein Facility-Management-Vertrag noch nicht betriebsfähig. Zwischen Vertragsabschluss und Regelbetrieb muss der Auftraggeber wesentliche Voraussetzungen schaffen, Entscheidungen treffen und den Implementierungsprozess aktiv steuern. Der FM-Start-up ist deshalb keine alleinige Mobilisierungsaufgabe des Auftragnehmers, sondern eine gemeinsame Übergangsphase mit erheblichen Mitwirkungsleistungen auf Auftraggeberseite.
Auch die ISO 41001 stellt die wirksame Erbringung von Facility Management in den Zusammenhang mit den Zielen und Anforderungen der nachfragenden Organisation. Für den Start-up bedeutet dies: Der Auftraggeber muss seine Anforderungen nicht nur vertraglich formulieren, sondern deren Umsetzung aktiv ermöglichen.
Auftraggebersicht im FM-Start-up: Mitwirkung, Freigaben und Bereitstellungen wirksam steuern
Zentrale Aufgaben des Auftraggebers: Zu den wesentlichen AG-seitigen Start-up-Leistungen gehören insbesondere:
Benennung entscheidungsbefugter Ansprechpartner,
Bereitstellung vorhandener Gebäude-, Anlagen- und Flächendaten,
Übergabe von Verträgen, Prüfunterlagen und Bestandsdokumentationen,
Organisation von Zutritts-, Schlüssel- und IT-Berechtigungen,
Bereitstellung erforderlicher Arbeits- und Technikflächen,
Koordination interner Fachbereiche und Stakeholder,
Prüfung und Freigabe von Konzepten,
Klärung offener Leistungs- und Verantwortungsschnittstellen,
Kommunikation gegenüber Nutzern und internen Organisationseinheiten,
Entscheidung über Abweichungen und offene Punkte vor dem Go-live.
Auftraggeberleistungen verbindlich planen
AG-Mitwirkung sollte nicht als unspezifische Unterstützungsleistung behandelt werden.
Damit wird erkennbar, welche Abhängigkeiten zwischen Auftraggeber- und Auftragnehmerleistungen bestehen. Fehlt beispielsweise eine belastbare Anlagenliste, können Wartungspläne, Prüffristen und CAFM-Strukturen nur eingeschränkt vorbereitet werden.
Zweckmäßig ist eine eigene Termin- und Verantwortungsmatrix.
AG-Leistung
Typisches Ergebnis
Datenbereitstellung
Nutzbarer Anlagen- und Objektbestand
Zugangsfreigabe
Arbeitsfähiges Personal zum Leistungsbeginn
IT-/CAFM-Bereitstellung
Funktionsfähige digitale Prozesse
Vertragsklärung
Eindeutige Leistungsgrenzen
Konzeptfreigabe
Verbindliche Betriebsorganisation
Nutzerinformation
Bekannte Ansprechpartner und Meldewege
Go-live-Entscheidung
Dokumentierte Betriebsbereitschaft
Entscheidungen rechtzeitig herbeiführen
Ein häufig unterschätztes Start-up-Risiko sind offene Entscheidungen auf Auftraggeberseite. Typische Themen sind zusätzliche Leistungsbedarfe, nicht eindeutige Vertragsgrenzen, fehlende Freigaben, Altverträge oder unvollständige Bestandsinformationen.
Nicht jede Unklarheit muss vor dem Go-live vollständig beseitigt sein. Wesentliche Betriebs- und Sicherheitsrisiken müssen jedoch bekannt, bewertet und mit einer tragfähigen Übergangslösung versehen sein.
Für solche Punkte sollte der Auftraggeber festlegen:
Der Auftraggeber sollte den Dienstleister nicht durch eine eigene operative Schattenorganisation ersetzen. Seine Kernaufgabe liegt vielmehr in Governance, Kontrolle, Entscheidung und Qualitätssicherung.
Die bestehende FM-Connect-Systematik verbindet die Auftraggebersicht deshalb unmittelbar mit Mitwirkungspflichten sowie Freigaben und Bereitstellungen.
Dazu gehören:
Fortschrittskontrolle des Start-up-Plans,
Prüfung kritischer Meilensteine,
Monitoring offener Punkte,
Überwachung vertraglicher Start-up-Leistungen,
Bewertung wesentlicher Risiken,
Freigabe der Betriebsaufnahme.
Go-live aus Auftraggebersicht
Vor dem Leistungsbeginn sollte der Auftraggeber anhand definierter Kriterien feststellen, ob der neue FM-Betrieb tatsächlich arbeitsfähig ist. Hierzu gehören insbesondere Personal, Ansprechpartner, Notfallorganisation, Zugänge, CAFM, Prüfmanagement, Nachunternehmer, Service Desk und wesentliche Betriebsdokumentationen.
Die Auftraggebersicht folgt damit einer klaren Logik:
Ein gut vorbereiteter Auftraggeber reduziert Start-up-Risiken erheblich und schafft die Voraussetzungen dafür, dass der neue Dienstleister seine vertraglich geschuldete Leistung vom ersten Betriebstag an tatsächlich erbringen kann.
