Anlagen- und Objektdaten

Betriebsfähigkeit herstellen

Der Dienstleister kennt Gebäude, Räume, Anlagen, Flächen und Zuständigkeiten.

Sicherer Start in den Regelbetrieb

Wartungsplanung ermöglichen

Anlagen, Intervalle, Prüffristen und Zuständigkeiten sind bekannt.

Planbare technische Betriebsführung

Serviceprozesse unterstützen

Tickets können Räumen, Anlagen, Nutzern und Prioritäten zugeordnet werden.

Bessere Störungsbearbeitung

Betreiberpflichten sichern

prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Mängel und Nachweise werden sichtbar.

Reduzierte Compliance-Risiken

Reinigungs- und Infrastrukturleistungen absichern

Flächen, Raumarten, Nutzungen und Sonderbereiche sind bekannt.

Realistische Leistungserbringung

Reporting ermöglichen

KPI, SLA, Maßnahmen, Mängel und Kosten beruhen auf belastbaren Daten.

Steuerbarer Regelbetrieb

Systemfähigkeit herstellen

Daten können in CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT und Reporting genutzt werden.

Digitale Betriebsfähigkeit

Nachweise verbinden

Anlagen und Objekte werden mit Dokumenten, Prüfberichten und Wartungsnachweisen verknüpft.

Auditfähige Dokumentation

Wirtschaftlichkeit verbessern

Mengen, Flächen und Anlagen werden transparent.

Weniger Nachträge und Fehlkalkulation

Exit-Fähigkeit sichern

Daten werden so gepflegt, dass sie später geordnet übergeben werden können.

Wechselrobuster Betrieb

Anlagenlisten sind unvollständig.

Wartungen und Prüfungen werden nicht vollständig geplant.

Anlagenbestand wird validiert und priorisiert.

Anlagenstandorte sind unklar.

Techniker finden Anlagen nicht oder Tickets werden falsch zugeordnet.

Anlagen werden Gebäuden, Geschossen und Räumen zugeordnet.

Flächendaten sind widersprüchlich.

Reinigung, Abrechnung und Qualitätssicherung werden strittig.

Flächen werden geprüft und leistungsbezogen nutzbar gemacht.

Raumdaten sind uneinheitlich.

Nutzer- und Serviceprozesse funktionieren nicht stabil.

Räume werden eindeutig strukturiert.

Prüffristen fehlen.

Betreiberpflichten können verletzt werden.

Prüfdaten werden aus Berichten und Anlagenbestand abgeleitet.

Daten sind nicht systemfähig.

CAFM, Ticketsystem und Reporting starten instabil.

Daten werden bereinigt, importfähig und auswertbar gemacht.

Dokumente sind nicht verknüpft.

Prüfberichte und Anlagendokumente sind schwer auffindbar.

Dokumente werden Anlagen, Räumen und Pflichten zugeordnet.

Datenpflege ist nicht geregelt.

Datenqualität verschlechtert sich nach Go-live wieder.

Pflegeprozesse und Verantwortlichkeiten werden definiert.

Hauptbezug

Standort, Gebäude, Fläche, Raum, Nutzung

technische Anlage, Gerät, Komponente, Betriebsmittel

Hauptfunktion

räumliche und organisatorische Orientierung

technische Betriebsführung und Prüfpflichten

Beispiele

Gebäude A, Geschoss 2, Raum 2.15, Reinigungsfläche, Außenfläche

RLT-Anlage, Aufzug, Brandmeldeanlage, Kälteanlage, Pumpe

Nutzung im Service

Ticketzuordnung, Nutzerkommunikation, Reinigung, Sicherheit

Wartung, Entstörung, Ersatzteile, Prüfungen

Systembezug

CAFM-Struktur, Ticketsystem, Flächenmanagement

CAFM, Wartungsplanung, Prüfpflichtenmanagement

Risiko bei Mangel

falsche Zuordnung, Abrechnungsstreit, Serviceprobleme

Wartungslücken, Entstörverzug, Betreiberpflichtenrisiken

Verknüpfung

Räume und Flächen enthalten Anlagen oder Services

Anlagen müssen Standort, Raum und Dokumente zugeordnet sein

Standortdaten

Standort, Adresse, Grundstück, Liegenschaft, Region

Grundlage für Portfolio- und Objektorganisation

Gebäudedaten

Gebäude-ID, Gebäudename, Baujahr, Nutzung, Geschosse

Grundlage für Gebäudestruktur

Geschossdaten

Ebene, Bezeichnung, Zugang, Technikbereiche

Grundlage für Orientierung und Service

Raumdaten

Raumnummer, Raumname, Nutzung, Nutzer, Fläche, Zutritt

Grundlage für Tickets, Reinigung und Nutzerkommunikation

Flächendaten

Reinigungsfläche, Nutzfläche, Verkehrsfläche, Technikfläche, Außenfläche

Grundlage für LV, Abrechnung und Infrastrukturleistungen

Außenflächendaten

Wege, Parkflächen, Grünflächen, Feuerwehrzufahrten, Winterdienstflächen

Grundlage für Außenanlagen, Sicherheit und Winterdienst

Anlagendaten

Anlagen-ID, Standort, Hersteller, Typ, Seriennummer, Baujahr, Kritikalität

Grundlage für Wartung und Entstörung

Komponentendaten

Filter, Riemen, Pumpen, Sensoren, Melder, Verteiler

Grundlage für Ersatzteile und Detailwartung

Prüfdaten

Prüffristen, Prüfberichte, Mängel, Prüfer, Prüfstatus

Grundlage für Betreiberpflichten

Wartungsdaten

Intervalle, Checklisten, letzte Wartung, nächste Wartung

Grundlage für Wartungsplanung

Störungsdaten

Tickets, Ursachen, Bearbeitungszeiten, Wiederholstörungen

Grundlage für SLA und Verbesserungen

Nutzerdaten

Ansprechpartner, Nutzergruppen, Betriebszeiten, Sonderbereiche

Grundlage für Service Desk und Kommunikation

Dokumentationsdaten

Pläne, Prüfberichte, Genehmigungen, Betriebsanweisungen

Grundlage für Nachweisfähigkeit

Systemdaten

Benutzer, Rollen, Rechte, Workflows, Schnittstellen

Grundlage für digitale Betriebsfähigkeit

Umweltdaten

Zähler, Energie, Wasser, Abfall, Material, CO₂-relevante Daten

Grundlage für Nachhaltigkeitsreporting

Kostendaten

Kostenstellen, Preislogik, Sonderleistungen, Budgetbezug

Grundlage für kaufmännisches FM

Portfolio

Gesamtbestand oder organisatorische Einheit

Unternehmenscampus Nord

Standort

Liegenschaft oder Adresse

Standort Hamburg

Gebäude

einzelnes Gebäude oder Gebäudeteil

Gebäude A

Geschoss

Ebene oder Etage

2. Obergeschoss

Raum

Raum oder definierter Bereich

Raum 2.15 Besprechung

Fläche

Flächenart und Nutzung

Reinigungsfläche Büro

Anlage

technische Einrichtung im Raum oder Bereich

RLT-Anlage A-02

Komponente

Teil einer Anlage

Filterelement, Ventilator, Sensor

Standort-ID

eindeutige Zuordnung des Standortes

Gebäude-ID

eindeutige Identifikation des Gebäudes

Gebäudename / Bezeichnung

verständliche Zuordnung für Betrieb und Nutzer

Adresse

Grundlage für Einsatz, Reporting und Verträge

Gebäudeteile

Abgrenzung von Zuständigkeiten und Bereichen

Geschosse

Orientierung und Servicezuordnung

Raumstruktur

Grundlage für Tickets, Reinigung und Nutzerkommunikation

Nutzungsart

Büro, Technik, Lager, Labor, Sonderbereich

Flächenart

Reinigungs-, Nutz-, Technik-, Verkehrs- oder Außenfläche

Zutrittsrelevanz

freier Zugang, Sicherheitsbereich, Begleitpflicht

Betriebszeiten

nutzer- und servicebezogene Zeitfenster

Ansprechpartner

Nutzer, Objektverantwortliche, Sicherheitsrollen

Kostenstelle / Organisationseinheit

kaufmännische Zuordnung

Sonderanforderungen

Sicherheits-, Hygiene-, Labor-, Archiv- oder Notfallanforderungen

Anlagen-ID

eindeutige Identifikation

Anlagenbezeichnung

verständliche Beschreibung

Anlagenart

Heizung, Lüftung, Kälte, Elektro, Aufzug, BMA, RWA, Sanitär

Standort

Gebäude, Geschoss, Raum oder Außenbereich

Hersteller

technische Einordnung und Ersatzteilbezug

Typ / Modell

Wartung, Ersatzteile und Störungsbearbeitung

Seriennummer

eindeutige technische Identifikation

Baujahr / Inbetriebnahme

Zustands- und Lebenszyklusbewertung

Kritikalität

Priorisierung bei Wartung, Störung und Go-live

Prüfrelevanz

ja / nein / zu prüfen

Wartungsintervall

Grundlage für Wartungsplanung

letzte Wartung

Ausgangspunkt der Wartungshistorie

nächste Wartung

Planung des Regelbetriebs

letzter Prüfstatus

Grundlage für Betreiberpflichten

zugehörige Dokumente

Bedienungsanleitung, Prüfbericht, Wartungsunterlagen

Verantwortlicher

interner oder externer Leistungsbereich

Nachunternehmer / Drittvertrag

Spezialfirma oder Vertragspartner

Betriebszustand

in Betrieb, außer Betrieb, eingeschränkt, ungeprüft

Anlagenklasse

standardisierte Klassifikation für Reporting

Kostenstelle

kaufmännische Zuordnung

Gewerk

technische Verantwortlichkeit

Ersatzteilinformationen

schnellere Entstörung

Filtertypen / Riemen / Verschleißteile

Wartungs- und Lagerplanung

Garantie- oder Gewährleistungsstatus

Abgrenzung von Kosten

Zustand

Instandhaltungsplanung

Restnutzungsdauer

Investitions- und Budgetplanung

Energiebezug

Nachhaltigkeits- und Verbrauchsauswertung

GLT-Datenpunktbezug

Alarm- und Monitoringfähigkeit

Prüfgrundlage

gesetzliche, normative oder vertragliche Grundlage

Risikoauswirkung

Bedeutung bei Ausfall

Redundanzstatus

Einschätzung von Ausfallrisiken

Fotos

Identifikation und Zustand

QR- oder Barcode

mobile Identifikation

Dokumentenlink

Zugriff auf Unterlagen im DMS

Wartungscheckliste

operative Rückmeldung

SLA-Relevanz

Priorisierung bei Störungen

Kritisch

Ausfall gefährdet Sicherheit, Betreiberpflichten oder unmittelbare Betriebsfähigkeit

BMA, RWA, Sprinkler, Aufzüge, Notstrom, Sicherheitsbeleuchtung

vor Go-live validieren

Hoch

Ausfall beeinträchtigt wesentliche Nutzer- oder Betriebsprozesse

Lüftung, Kälte, Heizung, Zutritt, GLT

vor Go-live mindestens plausibilisieren

Mittel

Ausfall verursacht Komfort-, Effizienz- oder Qualitätsprobleme

Beleuchtung, kleinere Pumpen, Nebenanlagen

in Hypercare weiter validieren

Niedrig

geringe unmittelbare Betriebswirkung

nicht kritische Nebenkomponenten

im Regelbetrieb ergänzen

Unklar

Kritikalität nicht bewertbar

unklassifizierte Anlagen

kurzfristig bewerten

CAFM-System

Anlagen, Räume, Wartungen, Prüffristen, Aufträge

Daten veraltet oder unvollständig

Excel-Listen

Anlagenlisten, Flächenlisten, Prüflisten

uneinheitliche Struktur

Pläne

Räume, Flächen, Anlagen, technische Strukturen

Revisionsstand unklar

Leistungsverzeichnis

Mengen, Anlagenarten, Flächen, Intervalle

vertragliche Soll-Sicht, nicht zwingend Ist-Zustand

Prüfberichte

prüfpflichtige Anlagen, Mängel, Fristen

nicht vollständig in Daten übernommen

Wartungsprotokolle

historische Wartungen und Anlageninformationen

lückenhafte Historie

Vordienstleisterdaten

Objektwissen, Anlagen, Mängel, Tickets

Übergabe oft nicht vollständig geregelt

GLT / BMS

Anlagen, Datenpunkte, Alarme, Laufzeiten

nicht alle Anlagen sind abgebildet

DMS

Anlagendokumente, Pläne, Berichte

fehlende Verknüpfung zu Daten

Nachunternehmerberichte

Spezialanlagen, Prüfungen, Wartungen

externe Daten schwer integrierbar

Begehungen

realer Zustand, Anlagenstandort, Mängel

zeitaufwendig

Nutzerinformationen

Betriebszeiten, Sonderbereiche, Servicebedarfe

subjektiv oder nicht vollständig

ERP / Einkauf

Verträge, Kostenstellen, Lieferanten

nicht immer betriebsnah

Datenquellen erfassen

vorhandene Quellen identifizieren

Quellenübersicht

Dateninventar erstellen

vorhandene Datensätze strukturieren

Dateninventar

Soll-Ist-Abgleich durchführen

Vertrag, LV, Pläne, CAFM und Realität vergleichen

Abweichungsliste

Objektbezug prüfen

Standort, Gebäude, Raum, Fläche, Anlage zuordnen

eindeutige Struktur

Anlagenbestand prüfen

kritische Anlagen vor Ort oder dokumentarisch validieren

validierte Anlagenliste

Flächen prüfen

Flächenangaben mit Plänen und Nutzung abgleichen

Flächenstatus

Raumdaten prüfen

Raumnummern, Nutzung, Nutzer, Zutritt validieren

Raumdatenstatus

Prüfdaten prüfen

Prüffristen, Berichte und Mängel übernehmen

Prüfpflichtenstatus

Systemfähigkeit prüfen

Importfähigkeit, Pflichtfelder und Dubletten bewerten

Importprotokoll

Datenlücken bewerten

fehlende oder unsichere Daten priorisieren

Datenlückenliste

Maßnahmen ableiten

Korrektur, Nachforderung, Aufnahme oder Hypercare

Maßnahmenliste

LV-Anlagen gegen reale Anlagen

Prüfen, ob beauftragte Anlagen vorhanden und vollständig sind

CAFM-Anlagen gegen Begehung

Prüfen, ob Daten dem tatsächlichen Bestand entsprechen

Anlagenliste gegen Prüfberichte

Prüfen, ob prüfpflichtige Anlagen vollständig erfasst sind

Pläne gegen Räume

Prüfen, ob Raumstruktur aktuell ist

Flächenliste gegen Grundrisse

Prüfen, ob Flächen plausibel und abrechnungsfähig sind

Raumdaten gegen Nutzerangaben

Prüfen, ob Nutzungen und Ansprechpartner stimmen

GLT-Daten gegen Anlagenbestand

Prüfen, ob Alarme und Datenpunkte zugeordnet sind

Dokumente gegen Anlagendaten

Prüfen, ob Unterlagen zu kritischen Anlagen vorhanden sind

Wartungsplan gegen Herstellerunterlagen

Prüfen, ob Wartungsintervalle plausibel sind

Ticketdaten gegen Räume und Anlagen

Prüfen, ob Serviceprozesse auswertbar sind

Vollständigkeit

Sind alle relevanten Gebäude, Räume, Flächen, Anlagen und Prüffristen erfasst?

Aktualität

Entsprechen Daten dem aktuellen Objekt- und Anlagenzustand?

Eindeutigkeit

Gibt es eindeutige IDs und Bezeichnungen?

Richtigkeit

Stimmen technische und räumliche Angaben?

Konsistenz

Stimmen Daten zwischen CAFM, Plänen, LV, Prüfberichten und Realität überein?

Verortung

Sind Anlagen und Räume eindeutig räumlich zugeordnet?

Kritikalität

Sind sicherheits- und betriebsrelevante Anlagen markiert?

Prüfrelevanz

Sind prüfpflichtige Anlagen und Fristen gekennzeichnet?

Systemfähigkeit

Können Daten in CAFM, Ticketsystem und Reporting genutzt werden?

Nachweisbezug

Sind Daten mit Dokumenten, Prüfberichten und Protokollen verknüpft?

Pflegefähigkeit

Ist klar, wer Daten später aktualisiert?

Auswertbarkeit

Können KPI, SLA, Kosten und Maßnahmen daraus abgeleitet werden?

Exit-Fähigkeit

Sind Daten exportierbar und übergabefähig?

Grün

Daten vollständig, aktuell, eindeutig, systemfähig und nachweisbar

in Regelbetrieb übernehmen

Gelb

Daten teilweise nutzbar, Restpunkte bekannt und steuerbar

in Hypercare oder Maßnahmenliste führen

Rot

startkritische Daten fehlen oder sind nicht nutzbar

vor Go-live klären oder kompensieren

Grau

Datenstatus nicht bewertbar

Quelle oder Prüfung erforderlich

Blau

Daten für Objekt oder Leistung nicht relevant

Nichtrelevanz dokumentieren

Schwarz

Datenbearbeitung blockiert

Eskalation erforderlich

Aufzüge

Anlagen-ID, Standort, Notruf, Prüfstatus, Befreiungsprozess

Brandmeldeanlage

Melderbereiche, Zentrale, Wartung, Prüfberichte, Alarmwege

RWA-Anlagen

Standorte, Auslösekreise, Prüfstatus, Bedienung

Sprinkleranlagen

Anlagenstruktur, Prüfberichte, Mängel, Wartungsvertrag

Sicherheitsbeleuchtung

Standorte, Prüffristen, Prüfprotokolle

Elektroanlagen

Verteilungen, Prüffristen, Schaltberechtigungen

Trinkwasseranlagen

Probenahmestellen, Fristen, Hygieneberichte

Kälteanlagen

Kältemittel, Dichtheitsprüfung, Fachkunde

Brandschutztüren

Standort, Prüfstatus, Mängel

Feuerlöscher

Standorte, Prüfdatum, Verantwortlichkeit

Notstromanlagen

Anlagenstatus, Tests, Prüfungen

GLT / BMS

Alarmklassen, Datenpunkte, Verantwortliche

Reinigung

Raumlisten, Flächen, Raumarten, Nutzungen, Bodenbeläge, Frequenzen

Sicherheit

Revierpläne, Kontrollpunkte, Zutrittsbereiche, Sicherheitszonen

Entsorgung

Behälterstandorte, Fraktionen, Abholrhythmen, Sonderabfälle

Außenanlagen

Grünflächen, Wege, Parkplätze, Feuerwehrzufahrten

Winterdienst

Räum- und Streuflächen, Prioritäten, Einsatzzeiten

Empfang

Nutzerbereiche, Besucherwege, Ansprechpartner, Betriebszeiten

Logistik

Anlieferzonen, Lagerflächen, Transportwege

Schädlingsmonitoring

Kontrollpunkte, Hygienezonen, Risikobereiche

Nutzerkommunikation

Ansprechpartner, Servicezeiten, Sonderbereiche

Beschwerdemanagement

Raum-, Nutzer- und Servicezuordnung

Objektstruktur

Standort, Gebäude, Geschoss, Raum, Fläche

Anlagenmanagement

Anlagen-ID, Anlagenart, Standort, technische Daten

Wartungsplanung

Intervalle, Tätigkeiten, Verantwortliche, Starttermine

Prüfpflichtenmanagement

Prüffristen, Prüfberichte, Mängel, Nachweise

Auftragsmanagement

Tickets, Arbeitsaufträge, Status, Rückmeldungen

Dokumentenverknüpfung

Anlagenunterlagen, Prüfberichte, Pläne

Reporting

KPI, SLA, Wartungserfüllung, Mängelstatus

mobile Rückmeldung

QR-Code, Checklisten, Fotos, Abschlussmeldungen

Datenpflege

Änderungsprozess, Freigabe, Verantwortliche

Datenexport

Exit und Übergabe an Nachfolgedienstleister

Meldung erfassen

Standort, Gebäude, Raum, Nutzer, Kategorie

Priorisierung

Kritikalität, Nutzerwirkung, Anlagenart

Zuweisung

Gewerk, Objektteam, Nachunternehmer

SLA-Messung

Priorität, Servicezeit, Messbeginn, Messende

Rückmeldung

Nutzerkontakt, Status, Abschlussinformation

Auswertung

Kategorie, Raum, Anlage, Wiederholstörung

Mängelmanagement

Mangel-ID, Anlage, Maßnahme, Termin

Beschwerdemanagement

Nutzer, Bereich, Ursache, Maßnahme

Nachunternehmersteuerung

externe Firmen, Auftrag, Nachweis

Reporting

Ticketvolumen, Reaktionszeiten, Bearbeitungszeiten

Anlage zu Prüfbericht

schnelle Nachweisführung

Anlage zu Wartungsunterlage

effiziente Wartung

Anlage zu Bedienungsanleitung

bessere Entstörung

Raum zu Plan

Orientierung und Service

Gebäude zu Genehmigung

rechtliche Zuordnung

Fläche zu Reinigungsplan

infrastrukturelle Steuerung

Sicherheitsbereich zu Unterweisung

Arbeitssicherheit

Mangel zu Foto

Nachvollziehbarkeit

Ticket zu Dokument

Bearbeitungsnachweis

Prüfpflicht zu Frist

Betreiberpflichtensteuerung

vorhandene Daten offenlegen

CAFM, Excel, Pläne, Prüfberichte, Flächenlisten, Raumdaten bereitstellen

Datenqualität transparent machen

bekannte Lücken, Unsicherheiten und veraltete Daten benennen

Datenquellen zugänglich machen

DMS, CAFM, GLT, Vordienstleister, Prüfer, Nachunternehmer einbinden

Datenverantwortliche benennen

Ansprechpartner für Gebäude, Technik, Flächen, HSE, IT und Nutzerbereiche

Mitwirkung organisieren

Begehungen, Freigaben, Datenexporte und Systemrechte ermöglichen

Datenlücken priorisieren

startkritische Daten vorziehen

Datenpflege regeln

künftige Verantwortlichkeiten für Änderungen definieren

Datenhoheit sichern

Nutzung, Pflege, Rückgabe und Export vertraglich regeln

Go-live bewerten

Datenstatus in Betriebsbereitschaft einbeziehen

Exit-Fähigkeit sichern

Daten übergabefähig führen lassen

Datenbedarf definieren

erforderliche Daten je Leistungsbereich festlegen

Daten übernehmen

vorhandene Daten systematisch entgegennehmen

Daten validieren

Daten gegen Realität, Dokumente und LV prüfen

Abweichungen melden

Lücken, Dubletten, Fehler und Widersprüche dokumentieren

Daten importieren

Daten in CAFM, Ticketsystem oder Reporting nutzbar machen

Wartungsplanung ableiten

Anlagen und Intervalle in Wartungspläne überführen

Prüfdaten einbinden

Fristen und Prüfberichte in Betreiberpflichtensteuerung aufnehmen

Ticketstruktur aufbauen

Räume, Anlagen, Kategorien und Prioritäten einrichten

Datenpflege durchführen

Änderungen im Regelbetrieb fortschreiben

Datenstatus berichten

Risiken, Lücken und Fortschritt transparent machen

Anlagenstandort

schnelle Lokalisierung vor Ort

Anlagenart und technische Daten

fachgerechte Wartung oder Prüfung

Prüffristen

fristgerechte Leistungserbringung

Dokumente

Bedienungsanleitungen, Prüfberichte, Pläne

Zutrittsinformationen

Zugang zu Technikräumen und Sonderbereichen

Sicherheitsinformationen

Unterweisung und Gefährdungen

Ticket- oder Auftragsdaten

klare Beauftragung

Rückmeldewege

Nachweise, Berichte und Mängel

Ansprechpartner

Eskalation bei Problemen

Nachunternehmerstatus

Qualifikation und Einsatzfähigkeit

Raumdaten

Störungen können eindeutig gemeldet werden

Nutzerzuordnung

Ansprechpartner und Bereiche sind bekannt

Servicezeiten

Erwartungen sind klar

Meldewege

Tickets werden richtig erfasst

Sonderbereiche

sensible Nutzungen werden berücksichtigt

Betriebszeiten

Leistungen werden nutzerverträglich geplant

Anlagenbezug

Störungen werden schneller zugeordnet

Rückmeldedaten

Nutzer erhalten Statusinformationen

Beschwerdedaten

wiederkehrende Probleme werden erkannt

Kommunikationsdaten

Informationen erreichen richtige Gruppen

neue Anlage

Anlagen-ID, Standort, technische Daten, Wartung, Prüfrelevanz

Anlagenstilllegung

Status ändern, Wartung beenden, Dokumentation archivieren

Umbau

Räume, Flächen, Anlagen und Pläne aktualisieren

Nutzungsänderung

Raumdaten, Serviceanforderungen, Reinigung, Sicherheit anpassen

neue Prüffrist

Prüfpflichtenliste und Wartungsplan aktualisieren

Mängelbeseitigung

Mängelstatus und Nachweise aktualisieren

neuer Nachunternehmer

Kontakte, Qualifikationen, Nachweise einpflegen

Systemänderung

Rechte, Workflows, Datenfelder anpassen

Flächenänderung

Reinigung, Abrechnung und Reporting aktualisieren

Nutzerwechsel

Ansprechpartner, Betriebszeiten und Servicebezüge ändern

neuer Vertrag / Nachtrag

Leistungs- und Datenpflichten anpassen

Exit-Vorbereitung

Datenexport prüfen und bereinigen

Auftraggeber

Datenhoheit, Freigabe von Änderungen, Bereitstellung von Grundlagen

Auftragnehmer

operative Datenpflege im vereinbarten Umfang

Objektleitung

Kontrolle der Datenqualität und Freigabe operativer Änderungen

CAFM-Verantwortlicher

Systemstruktur, Datenmodell, Import, Export und Qualitätssicherung

Techniker

Rückmeldung von Anlagenänderungen, Mängeln und Wartungsdaten

Service Desk

Pflege von Ticketkategorien, Nutzer- und Raumbezügen

HSE / Betreiberpflichten

Prüffristen, Mängel und Nachweise

Nachunternehmer

Fachinformationen, Prüfberichte und Rückmeldungen

IT

Rechte, Schnittstellen und Systemverfügbarkeit

Nutzervertretung

Nutzungsänderungen, Ansprechpartner und Betriebszeiten

Einkauf / Vertragsmanagement

Drittverträge, Nachträge, Nachunternehmerdaten

Objektstruktur

Sind Standorte, Gebäude, Geschosse und Räume eindeutig?

Flächen

Sind kritische Reinigungs-, Verkehrs- und Außenflächen bekannt?

Anlagen

Sind kritische Anlagen erfasst und verortet?

Prüfdaten

Sind prüfpflichtige Anlagen, Fristen und Mängel bekannt?

Wartungsdaten

Sind Wartungsintervalle und Starttermine für kritische Anlagen definiert?

Dokumentenbezug

Sind wichtige Anlagen mit Prüfberichten und Unterlagen verknüpft?

Ticketsystem

Können Meldungen Räumen und Anlagen zugeordnet werden?

CAFM

Sind Daten importiert oder startfähig vorbereitet?

GLT

Sind kritische Anlagen und Alarme zugeordnet?

Nachunternehmer

Sind relevante externe Firmen und Daten bekannt?

Nutzer

Sind Ansprechpartner, Servicezeiten und Sonderbereiche bekannt?

Datenlücken

Sind offene Datenpunkte priorisiert und terminiert?

Kompensation

Gibt es Übergangslösungen bei fehlenden Daten?

Datenlücken schließen

fehlende Anlagen-, Raum-, Flächen- oder Prüfdaten ergänzen

Ticketfehlzuordnungen korrigieren

Räume, Anlagen und Kategorien anpassen

CAFM-Importfehler beheben

Dubletten, Pflichtfelder und Strukturfehler korrigieren

Dokumentenverknüpfungen ergänzen

Anlagen mit Prüfberichten und Plänen verbinden

Nachunternehmerdaten ergänzen

Kontakte, Qualifikationen und Zuständigkeiten einpflegen

Prüfdaten nachführen

Fristen, Berichte und Mängel aktualisieren

Nutzerfeedback berücksichtigen

fehlerhafte Raum- oder Servicezuordnungen korrigieren

Reporting stabilisieren

Datenqualität für KPI und SLA prüfen

Restpunkte terminieren

offene Datenpunkte mit Verantwortlichen versehen

Datenstatus berichten

Fortschritt in Hypercare transparent machen

exportfähige Objektstruktur

Standorte, Gebäude, Räume und Flächen strukturiert übergeben

vollständige Anlagenliste

technischer Bestand bleibt nachvollziehbar

Wartungshistorie

durchgeführte Wartungen und offene Aufgaben übergeben

Prüfstatus

Prüffristen, Prüfberichte und Mängel übergeben

Ticket- und Störungshistorie

wiederkehrende Themen und Nutzerbedarfe sichtbar machen

Mängelstatus

offene und geschlossene Mängel dokumentieren

Dokumentenverknüpfungen

Anlagenunterlagen und Prüfberichte übergabefähig machen

Nachunternehmerinformationen

externe Leistungspartner und Nachweise übergeben

Datenänderungshistorie

wesentliche Änderungen nachvollziehbar machen

Exportformat

vertraglich definiertes Format bereitstellen

Rechteentzug

Systemzugriffe geordnet beenden

Schlussbericht

Datenstatus bei Vertragsende dokumentieren

unvollständige Wartung

Anlagen fehlen oder sind falsch klassifiziert

Wartungslücken

Anlagenvalidierung

Betreiberpflichtenrisiko

prüfpflichtige Anlagen oder Fristen fehlen

Prüfversäumnisse

Prüfdatenerfassung

verzögerte Störungsbearbeitung

Anlagenstandorte unklar

längere Ausfallzeiten

Anlagenverortung

falsche Ticketzuordnung

Räume und Anlagen nicht eindeutig

Serviceprobleme

Raum- und Anlagenstruktur

Abrechnungsstreit

Flächen oder Mengen falsch

Nachträge und Konflikte

Flächenvalidierung

schwaches Reporting

Datenquellen unvollständig

KPI und SLA nicht belastbar

Datenquellenmatrix

Systemstart scheitert

Daten nicht importfähig

CAFM und Tickets instabil

Importtest

Nachunternehmerrisiko

externe Zuständigkeiten unklar

Spezialleistungen unsicher

Nachunternehmerdaten erfassen

Dokumentationslücke

Dokumente nicht verknüpft

Nachweise schwer auffindbar

DMS-Verknüpfung

Nutzerbeschwerden

Nutzerbereiche oder Servicezeiten falsch

Fehlmeldungen

Nutzer- und Raumdaten prüfen

Exit-Risiko

Daten nicht exportfähig

nächster Wechsel startet mit Lücken

Exit-Datenkonzept

vorhandene Daten werden ungeprüft übernommen

alte Fehler werden fortgeschrieben

Datenvalidierung durchführen

Anlagenliste wird nicht mit Realität abgeglichen

Anlagen fehlen oder sind falsch zugeordnet

Begehung und Soll-Ist-Abgleich

Prüfdaten werden isoliert betrachtet

Betreiberpflichten bleiben unvollständig

Prüfdaten mit Anlagen verknüpfen

Flächendaten werden nicht validiert

Leistungs- und Abrechnungsstreit

Flächenprüfung einplanen

Raumdaten sind uneinheitlich

Tickets werden falsch geroutet

Raumstruktur standardisieren

Daten sind nicht systemfähig

CAFM-Start scheitert

Importfähigkeit prüfen

Dokumente werden nicht verknüpft

Nachweise sind schwer auffindbar

DMS- und CAFM-Verknüpfung

Kritikalität fehlt

wichtige Anlagen werden nicht priorisiert

Kritikalitätsbewertung

Datenpflege wird nicht geregelt

Datenqualität verschlechtert sich

Pflegeprozess definieren

Nachunternehmerdaten fehlen

Spezialleistungen starten unsicher

Nachunternehmermatrix

Exit wird nicht berücksichtigt

Daten gehen beim nächsten Wechsel verloren

Datenrückgabe vertraglich regeln

Objektstruktur

Sind Standort, Gebäude, Geschoss, Raum und Fläche eindeutig strukturiert?

Gebäudedaten

Sind Gebäude und Gebäudeteile vollständig beschrieben?

Raumdaten

Sind Raumnummern, Nutzungen, Nutzer und Zutritte bekannt?

Flächendaten

Sind Reinigungs-, Nutz-, Verkehrs-, Technik- und Außenflächen plausibel?

Anlagenliste

Sind technische Anlagen vollständig und eindeutig erfasst?

Anlagenstandorte

Sind Anlagen Gebäuden, Geschossen und Räumen zugeordnet?

technische Daten

Sind Hersteller, Typ, Seriennummer, Baujahr und Kritikalität vorhanden?

Wartungsdaten

Sind Intervalle, Tätigkeiten, letzte und nächste Wartung bekannt?

Prüfdaten

Sind prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Berichte und Mängel erfasst?

Dokumentenbezug

Sind Anlagen und Objekte mit Unterlagen verknüpft?

GLT-Bezug

Sind kritische Anlagen und Datenpunkte zugeordnet?

Ticketsystem

Können Tickets Räumen, Anlagen und Prioritäten zugeordnet werden?

CAFM

Sind Daten importfähig und systemfähig?

Nachunternehmer

Sind externe Zuständigkeiten und Nachweise bekannt?

Nutzer

Sind Ansprechpartner, Betriebszeiten und Sonderbereiche erfasst?

Umwelt

Sind Zähler, Energie-, Wasser- und Abfalldaten verfügbar?

Datenqualität

Sind Vollständigkeit, Aktualität, Eindeutigkeit und Konsistenz bewertet?

Datenlücken

Sind fehlende oder unsichere Daten priorisiert?

Go-live

Sind startkritische Daten ausreichend verfügbar?

Hypercare

Werden offene Datenpunkte nach Go-live verfolgt?

Pflegeprozess

Ist geregelt, wer Daten im Regelbetrieb aktualisiert?

Exit

Sind Daten exportierbar und übergabefähig?

Objektstruktur

Sind Standort, Gebäude, Geschoss, Raum und Fläche eindeutig strukturiert?

Gebäudedaten

Sind Gebäude und Gebäudeteile vollständig beschrieben?

Raumdaten

Sind Raumnummern, Nutzungen, Nutzer und Zutritte bekannt?

Flächendaten

Sind Reinigungs-, Nutz-, Verkehrs-, Technik- und Außenflächen plausibel?

Anlagenliste

Sind technische Anlagen vollständig und eindeutig erfasst?

Anlagenstandorte

Sind Anlagen Gebäuden, Geschossen und Räumen zugeordnet?

technische Daten

Sind Hersteller, Typ, Seriennummer, Baujahr und Kritikalität vorhanden?

Wartungsdaten

Sind Intervalle, Tätigkeiten, letzte und nächste Wartung bekannt?

Prüfdaten

Sind prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Berichte und Mängel erfasst?

Dokumentenbezug

Sind Anlagen und Objekte mit Unterlagen verknüpft?

GLT-Bezug

Sind kritische Anlagen und Datenpunkte zugeordnet?

Ticketsystem

Können Tickets Räumen, Anlagen und Prioritäten zugeordnet werden?

CAFM

Sind Daten importfähig und systemfähig?

Nachunternehmer

Sind externe Zuständigkeiten und Nachweise bekannt?

Nutzer

Sind Ansprechpartner, Betriebszeiten und Sonderbereiche erfasst?

Umwelt

Sind Zähler, Energie-, Wasser- und Abfalldaten verfügbar?

Datenqualität

Sind Vollständigkeit, Aktualität, Eindeutigkeit und Konsistenz bewertet?

Datenlücken

Sind fehlende oder unsichere Daten priorisiert?

Go-live

Sind startkritische Daten ausreichend verfügbar?

Hypercare

Werden offene Datenpunkte nach Go-live verfolgt?

Pflegeprozess

Ist geregelt, wer Daten im Regelbetrieb aktualisiert?

Exit

Sind Daten exportierbar und übergabefähig?

Vollständigkeit

relevante Objekte, Räume, Flächen, Anlagen und Prüfdaten sind erfasst

Aktualität

Daten entsprechen dem tatsächlichen Zustand

Eindeutigkeit

IDs, Bezeichnungen und Standorte sind eindeutig

Konsistenz

Daten widersprechen sich nicht zwischen Quellen

Verortung

Anlagen und Services sind räumlich zugeordnet

Kritikalität

sicherheits- und betriebsrelevante Elemente sind markiert

Prüffähigkeit

prüfpflichtige Anlagen und Fristen sind erkennbar

Systemfähigkeit

Daten können in CAFM, Ticketsystem und Reporting genutzt werden

Nachweisbezug

Daten sind mit Dokumenten, Prüfberichten und Protokollen verknüpft

Pflegefähigkeit

Verantwortlichkeiten und Änderungsprozesse sind geregelt

Reportingfähigkeit

KPI, SLA, Wartung, Mängel und Kosten können ausgewertet werden

Exit-Fähigkeit

Daten sind exportierbar und übergabefähig

sicherer Betriebsstart

neue Dienstleisterorganisation kennt Objekte, Flächen und Anlagen

bessere Wartungsplanung

technische Leistungen werden vollständig und termingerecht geplant

stärkere Betreiberpflichtensteuerung

Prüffristen, Mängel und Nachweise bleiben sichtbar

schnellere Entstörung

Anlagen und Räume sind eindeutig verortet

bessere Servicequalität

Tickets können richtig zugeordnet und priorisiert werden

weniger Nachträge

Mengen, Flächen und Anlagen sind transparenter

bessere Daten- und Dokumentationsqualität

Unterlagen und Daten werden verknüpft

stabileres CAFM

Daten sind systemfähig und pflegbar

bessere KPI- und SLA-Messung

Reporting beruht auf belastbaren Datenquellen

höhere Nutzerzufriedenheit

Meldungen, Rückmeldungen und Services funktionieren besser

bessere Nachhaltigkeitssteuerung

Energie-, Wasser-, Abfall- und Materialdaten werden nutzbar

wechselrobuster Betrieb

Daten bleiben bei späterem Dienstleisterwechsel übergabefähig

Datenquellen analysieren

CAFM, Excel, LV, Pläne, Prüfberichte, DMS, GLT und Vordienstleisterdaten prüfen

Objektstruktur entwickeln

Standort-, Gebäude-, Geschoss-, Raum- und Flächenstruktur aufbauen

Anlagenliste validieren

technische Anlagen mit Realität, Dokumenten und Vertragsgrundlagen abgleichen

Flächen- und Raumdaten prüfen

Flächen, Raumarten, Nutzungen, Nutzer und Zutritte bewerten

Prüfdaten übernehmen

prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Prüfberichte und Mängel erfassen

Datenqualitätsstatus erstellen

Vollständigkeit, Aktualität, Eindeutigkeit und Systemfähigkeit bewerten

Datenlücken priorisieren

startkritische Daten von nachgelagerten Restpunkten trennen

CAFM-Start-up unterstützen

Datenmodell, Import, Pflichtfelder, Test und Pflegeprozess strukturieren

Ticketstruktur vorbereiten

Räume, Anlagen, Kategorien, Prioritäten und SLA-Bezüge einrichten

Dokumentenverknüpfung herstellen

Anlagen und Objekte mit Prüfberichten, Plänen und Unterlagen verbinden

Betreiberpflichten integrieren

Prüffristen, Mängel und Nachweise in Datenstruktur überführen

Go-live-Datencheck durchführen

startkritische Daten für Betriebsbereitschaft bewerten

Hypercare begleiten

Datenlücken und Fehlzuordnungen nach Go-live verfolgen

Regelbetrieb verankern

Datenpflege, Änderungsprozess, Reporting und Exit-Fähigkeit sichern

klare Objektstruktur

Gebäude, Räume, Flächen und Außenbereiche sind eindeutig geordnet

validierte Anlagenliste

technische Anlagen sind vollständig genug und verortet

belastbare Flächen- und Raumdaten

Reinigung, Service, Abrechnung und Tickets werden sicherer

geprüfte Prüfdaten

Betreiberpflichten werden besser steuerbar

systemfähige Daten

CAFM, Ticketsystem und Reporting können genutzt werden

dokumentierte Datenlücken

offene Punkte sind sichtbar und priorisiert

bessere Wartungsplanung

Wartungen, Prüfungen und Inspektionen starten geordnet

bessere Nachweisführung

Daten sind mit Dokumenten und Prüfberichten verknüpft

belastbare Go-live-Bewertung

startkritische Daten sind geprüft

kontrollierte Hypercare

Datenrestpunkte werden nach Betriebsbeginn weiterverfolgt

dauerhafte Datenpflege

Datenqualität bleibt im Regelbetrieb erhalten

exitfähige Datenbasis

spätere Dienstleisterwechsel werden risikoärmer