Fremdfirmenmanagement im FM-Start-up: Externe Unternehmen sicher integrieren
Facility Management ist regelmäßig durch eine hohe Zahl externer Unternehmen geprägt. Wartungsfirmen, Prüforganisationen, Reinigungsunternehmen, Sicherheitsdienste, Handwerksbetriebe und spezialisierte Servicetechniker arbeiten teilweise gleichzeitig in Gebäuden und technischen Anlagen. Beim Wechsel eines FM-Dienstleisters verändern sich häufig Beauftragungswege, Ansprechpartner, Zutrittsrechte, Arbeitsfreigaben und Dokumentationsprozesse. Fremdfirmenmanagement muss deshalb bereits vor dem Go-live vollständig organisiert sein.
§ 8 ArbSchG verpflichtet mehrere Arbeitgeber, die an einem Arbeitsplatz tätig werden, zur Zusammenarbeit. Sie müssen sich erforderlichenfalls gegenseitig über Gefahren informieren und Schutzmaßnahmen abstimmen. Der Arbeitgeber muss sich zudem vergewissern, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber angemessene Anweisungen zu den Gefahren im Betrieb erhalten haben. Die DGUV Information 215-830 unterstreicht, dass beim Zusammentreffen mehrerer Unternehmensorganisationen zusätzliche Unfall- und Gesundheitsrisiken entstehen können und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt werden müssen.
Fremdfirmenmanagement im FM-Start-up: Unterweisung, Zutritt und Nachweisführung
Vor Tätigkeitsbeginn sollte feststehen, ob ein Unternehmen für die vorgesehene Aufgabe organisatorisch und fachlich geeignet ist.
Dabei sollte der Nachweisumfang risikoorientiert festgelegt werden. Ein Büro-Möbellieferant benötigt ein anderes Freigabeverfahren als ein Fachunternehmen, das an Mittelspannungsanlagen, Brandmeldetechnik oder Gefahrstoffsystemen arbeitet.
Je nach Leistung können geprüft werden:
Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten,
erforderliche Fachkunde und Befähigungen,
Qualifikationen der eingesetzten Beschäftigten,
Versicherungs- und gegebenenfalls Genehmigungsnachweise,
erforderliche Prüf- und Arbeitsmittel,
vorgesehene Nachunternehmer,
Bereitschafts- und Notfallkontakte,
erforderliche Sicherheits- und Compliance-Erklärungen.
Den Fremdfirmenprozess durchgängig organisieren
Prozessphase
Wesentliche Start-up-Aufgabe
Beauftragung
Leistungsumfang und Verantwortungsgrenzen klären
Qualifikation
Fachkunde und erforderliche Nachweise prüfen
Anmeldung
Personen, Zeitraum und Tätigkeitsort erfassen
Unterweisung
Standort- und Gefährdungsinformationen vermitteln
Zutritt
Zeitlich und räumlich passende Berechtigungen erteilen
Arbeitsfreigabe
Kritische Tätigkeiten ausdrücklich freigeben
Durchführung
Schnittstellen und Schutzmaßnahmen koordinieren
Dokumentation
Leistung, Prüfungen und Abweichungen nachweisen
Abschluss
Arbeitsbereich übergeben und Berechtigungen zurücknehmen
Arbeitsfreigaben nach Gefährdung differenzieren
Besonders gefährliche Tätigkeiten benötigen zusätzliche organisatorische Kontrolle.
Hierzu können beispielsweise gehören:
Arbeiten an elektrischen Anlagen,
Heißarbeiten,
Tätigkeiten in engen Räumen,
Arbeiten auf Dächern und in Absturzbereichen,
Eingriffe in Brandschutzsysteme,
Arbeiten mit Gefahrstoffen,
Abschaltungen kritischer technischer Anlagen.
Für solche Tätigkeiten sollte eindeutig geregelt sein:
Wer beantragt? – Wer bewertet? – Wer schaltet frei? – Wer genehmigt? – Wer überwacht? – Wer gibt anschließend wieder für den Betrieb frei?
Zutritt und Arbeitsberechtigung getrennt betrachten
Ein elektronischer Zutritt zu einem Technikraum bedeutet noch keine fachliche Berechtigung, dort Arbeiten auszuführen. Fremdfirmenmanagement muss daher räumlichen Zutritt, fachliche Qualifikation und konkrete Arbeitsfreigabe getrennt steuern.
Berechtigungen sollten zudem zeitlich begrenzt und nach Einsatzende deaktiviert beziehungsweise Schließmittel zurückgegeben werden.
Fremdfirmen in CAFM und Betriebsprozesse integrieren
Wartungen, Prüfungen, Störungen und Reparaturen externer Unternehmen sollten nicht außerhalb der regulären FM-Prozesse dokumentiert werden. Sinnvoll ist eine durchgängige Verbindung:
Damit bleiben Leistungen auch bei mehreren beteiligten Unternehmen transparent und auditierbar.
Fremdfirmenfähigkeit als Go-live-Kriterium
Vor dem Betriebsstart sollte geprüft werden, ob kritische Fremdfirmen tatsächlich einsatzfähig sind: Verträge bestehen, Ansprechpartner sind bekannt, Nachweise liegen vor, Unterweisungen funktionieren, Zutrittswege sind eingerichtet und Notfallkontakte wurden getestet.
Ein professionelles Fremdfirmenmanagement folgt damit der Logik:
So wird verhindert, dass durch den Dienstleisterwechsel neue Verantwortungslücken entstehen. Fremdfirmen werden vielmehr vom ersten Betriebstag an als kontrollierter Bestandteil der FM-, Arbeitsschutz- und Betreiberorganisation geführt.
