Leistungsverzeichnis
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Kalkulierbare Leistungsgrundlage für Dienstleisterwechsel, Start-up und Regelbetrieb
Das Leistungsverzeichnis ist die strukturierte, positionsbezogene Konkretisierung der Facility-Management-Leistungen. Es übersetzt die Leistungsbeschreibung in kalkulierbare, vergleichbare, prüfbare und später abrechenbare Leistungspositionen.
Während die Leistungsbeschreibung beschreibt, was fachlich erreicht werden soll, legt das Leistungsverzeichnis fest, welche Leistung in welchem Umfang, an welchem Objekt, mit welcher Häufigkeit, mit welchem Nachweis und gegebenenfalls zu welchem Preis zu erbringen ist.
Beim Dienstleisterwechsel im Facility Management ist das Leistungsverzeichnis besonders wichtig. Es bildet die Grundlage für die Angebotskalkulation, die Bewertung der Anbieter, die Vertragsgestaltung, die Mobilisierung, den Go-live und die spätere Leistungssteuerung. Ein gutes Leistungsverzeichnis verhindert, dass Anbieter unterschiedliche Annahmen treffen, Leistungen unvollständig kalkulieren oder Start-up-Aufgaben erst nach Zuschlag sichtbar werden.
Ein FM-Leistungsverzeichnis darf sich nicht nur auf den späteren Regelbetrieb beschränken. Es muss auch Start-up-Leistungen abbilden: Datenübernahme, Datenvalidierung, Dokumentationsprüfung, Systemeinrichtung, Objektbegehungen, Unterweisungen, Nachunternehmerintegration, Nutzerkommunikation, Betriebsbereitschaftsprüfung, Go-live-Begleitung und Hypercare.
Nur wenn diese Leistungen im Leistungsverzeichnis sichtbar sind, können sie kalkuliert, vertraglich gesichert, beauftragt, abgenommen und gesteuert werden.
Strukturiertes Leistungsverzeichnis für Facility Services
- Definition Leistungsverzeichnis
- Ziel des Leistungsverzeichnisses
- Bedeutung des Leistungsverzeichnisses im Dienstleisterwechsel
- Unterschied zwischen Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis
- Grundanforderungen an ein gutes Leistungsverzeichnis
- Grundstruktur eines FM-Leistungsverzeichnisses
- Aufbau einer LV-Position
- Beispielhafte LV-Positionsstruktur
- Start-up-Leistungen im Leistungsverzeichnis
- Technisches Facility Management im Leistungsverzeichnis
- Technische LV-Positionen nach Anlagenarten
- Infrastrukturelles Facility Management
- Reinigung im Leistungsverzeichnis
- Sicherheitsleistungen im Leistungsverzeichnis
- Entsorgung im Leistungsverzeichnis
- Außenanlagen und Winterdienst im Leistungsverzeichnis
- Kaufmännische und steuernde Leistungen im Leistungsverzeichnis
- Daten- und Dokumentationsleistungen im Leistungsverzeichnis
- Betreiberpflichten im Leistungsverzeichnis
- Service Desk und Ticketleistungen im Leistungsverzeichnis
- Nachunternehmerleistungen im Leistungsverzeichnis
- Regieleistungen im Leistungsverzeichnis
- Eventual- und Optionspositionen
- Preislogik im Leistungsverzeichnis
- Mengen und Mengengerüste
- Umgang mit unsicheren Mengen
- Nachweise je LV-Position
- SLA und KPI
- Mitwirkungspflichten im Leistungsverzeichnis
- Leistungsverzeichnis nach Rollen
- Leistungsverzeichnis für mehrere Standorte
- Leistungsverzeichnis und Vertragsgestaltung
- Leistungsverzeichnis und Betriebsbereitschaft
- Leistungsverzeichnis und Hypercare
- Leistungsverzeichnis und Exit
- Erstellung eines Leistungsverzeichnisses
- Qualitätssicherung des Leistungsverzeichnisses
- Typische Fehler im Leistungsverzeichnis
- Risiken bei schwachem Leistungsverzeichnis
- Checkliste
- Qualitätskriterien eines guten Leistungsverzeichnisses
- Nutzen eines professionellen Leistungsverzeichnisses
- Unterstützung beim Leistungsverzeichnis
- Ergebnis eines start-up-fähigen Leistungsverzeichnisses
- Anspruch
Definition Leistungsverzeichnis
Ein Leistungsverzeichnis im Facility Management ist eine systematische Aufstellung der zu erbringenden Leistungen mit Leistungspositionen, Mengen, Einheiten, Intervallen, Leistungsorten, Qualitätsanforderungen, Nachweisen und Vergütungslogik.
Es dient der Konkretisierung der Leistungsbeschreibung und stellt sicher, dass Anbieter auf einer vergleichbaren Grundlage kalkulieren können. Im späteren Vertrag dient es als Prüf-, Abnahme-, Steuerungs- und Abrechnungsgrundlage.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Leistungsverzeichnis | Strukturierte Aufstellung der FM-Leistungen mit Positionen, Mengen, Einheiten, Intervallen und Nachweisen |
| LV-Position | Einzelne, eindeutig beschriebene Leistungseinheit |
| Leistungsmenge | Kalkulationsrelevante Menge, etwa Fläche, Anlage, Raum, Termin, Stunde oder Pauschale |
| Einheit | Bezugsgröße einer Position, etwa Stück, m², Anlage, Monat, Termin, Stunde oder pauschal |
| Intervall | Häufigkeit oder Turnus der Leistungserbringung |
| Leistungsort | Standort, Gebäude, Geschoss, Raum, Fläche, Anlage oder Außenbereich |
| Qualitätsanforderung | Vorgabe zum erwarteten Zustand, Ergebnis oder Standard |
| Nachweis | Protokoll, Ticket, Foto, Prüfbericht, Systemeintrag, Leistungsschein oder Bericht |
| Preisposition | Position, die zur Kalkulation oder Abrechnung genutzt wird |
| Start-up-Position | Einmalige oder zeitlich begrenzte Leistung zur Herstellung der Betriebsfähigkeit |
| Regelbetriebsposition | Dauerhafte Leistung während der Vertragslaufzeit |
| Eventualposition | Leistung, die nur bei Bedarf abgerufen wird |
| Regieposition | Leistung nach Aufwand auf Basis definierter Sätze |
| Optionsposition | Leistung, die zusätzlich angeboten, aber nicht zwingend beauftragt wird |
Ziel des Leistungsverzeichnisses
Das Ziel des Leistungsverzeichnisses besteht darin, Facility-Management-Leistungen so konkret zu beschreiben, dass sie kalkulierbar, vergleichbar, steuerbar und nachweisbar werden.
Ein gutes Leistungsverzeichnis schafft Transparenz über Leistungsumfang, Mengen, Qualitäten, Verantwortlichkeiten und Abrechnungslogik. Es reduziert Interpretationsspielräume und macht sichtbar, welche Leistungen im Regelbetrieb, im Start-up, in der Hypercare oder bei Vertragsende zu erbringen sind.
| Ziel | Erläuterung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kalkulierbarkeit herstellen | Leistungen werden mit Mengen, Einheiten und Intervallen beschrieben. | Anbieter können realistische Angebote erstellen. |
| Vergleichbarkeit ermöglichen | Alle Anbieter kalkulieren auf derselben Grundlage. | Angebote werden sachlich vergleichbar. |
| Leistungsumfang konkretisieren | Die Leistungsbeschreibung wird in konkrete Positionen übersetzt. | Weniger Leistungsstreit. |
| Start-up-Aufwand sichtbar machen | Mobilisierung, Datenprüfung, Systemstart und Go-live werden als eigene Leistungen abgebildet. | Weniger Nachtragsrisiken. |
| Nachweisfähigkeit sichern | Je Position werden Nachweise und Dokumentationsformen beschrieben. | Leistungen sind prüfbar und abnahmefähig. |
| Qualität steuerbar machen | Qualitätsanforderungen, SLA und KPI werden mit Leistungen verbunden. | Der Regelbetrieb wird messbar. |
| Abrechnung erleichtern | Pauschalen, Regie, Sonderleistungen und Eventualpositionen werden getrennt. | Kosten werden transparenter. |
| Schnittstellen klären | Auftraggeber-, Auftragnehmer-, Nutzer- und Nachunternehmerleistungen werden abgegrenzt. | Weniger Zuständigkeitskonflikte. |
| Go-live absichern | Startkritische Leistungen werden in den Mobilisierungsplan überführbar. | Betriebsbereitschaft wird prüfbar. |
| Exit vorbereiten | Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Schlussleistungen werden sichtbar. | Der nächste Dienstleisterwechsel wird erleichtert. |
Bedeutung des Leistungsverzeichnisses im Dienstleisterwechsel
Beim Dienstleisterwechsel muss der neue FM-Dienstleister bestehende Gebäude, Anlagen, Flächen, Nutzeranforderungen, Betreiberpflichten, Systeme, Daten, Dokumente und Nachunternehmerstrukturen übernehmen. Das Leistungsverzeichnis muss diesen Übergang so konkret abbilden, dass der Dienstleister nicht erst im laufenden Betrieb klären muss, welche Leistungen geschuldet sind.
Ein unvollständiges Leistungsverzeichnis führt zu unterschiedlichen Angebotsannahmen, zu niedrigen oder nicht vergleichbaren Preisen, Nachträgen, Verzögerungen und Qualitätsproblemen. Besonders kritisch ist, wenn Start-up-Leistungen im Leistungsverzeichnis fehlen. Dann wird der Aufwand für Mobilisierung, Datenvalidierung, Systemeinrichtung und Go-live nicht sauber kalkuliert.
| Schwäche im Leistungsverzeichnis | Mögliche Folge im Start-up |
|---|---|
| Start-up-Positionen fehlen. | Mobilisierung und Implementierung werden nicht ausreichend kalkuliert. |
| Anlagenmengen sind unvollständig. | Wartung und Prüfpflichten starten fehlerhaft. |
| Flächenangaben sind unklar. | Reinigung, Winterdienst, Sicherheit und Abrechnung werden strittig. |
| Einheiten sind nicht eindeutig. | Anbieter kalkulieren unterschiedlich. |
| Intervalle fehlen. | Wiederkehrende Leistungen werden falsch geplant. |
| Nachweise sind nicht beschrieben. | Abnahme, Reporting und Abrechnung werden erschwert. |
| Sonderleistungen sind nicht abgegrenzt. | Zusatzkosten und Nachträge entstehen. |
| Regiepositionen fehlen. | Kleine Zusatzleistungen werden unkontrolliert abgerechnet. |
| Daten- und Dokumentationspositionen fehlen. | Systemstart und Betreiberpflichten werden unsicher. |
| Hypercare fehlt. | Anfangsprobleme bleiben ungesteuert. |
| Exit-Leistungen fehlen. | Daten und Dokumente werden bei Vertragsende nicht geordnet übergeben. |
Unterschied zwischen Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis
Die Leistungsbeschreibung und das Leistungsverzeichnis gehören zusammen. Die Leistungsbeschreibung beschreibt den fachlichen Rahmen. Das Leistungsverzeichnis macht diesen Rahmen operativ und kaufmännisch greifbar.
| Aspekt | Leistungsbeschreibung | Leistungsverzeichnis |
|---|---|---|
| Hauptfrage | Was soll fachlich erreicht werden? | Welche konkrete Leistung ist in welchem Umfang zu erbringen? |
| Schwerpunkt | Ziele, Qualität, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Nachweise | Positionen, Mengen, Einheiten, Intervalle, Leistungsorte, Preise |
| Detaillierungsgrad | Fachlich beschreibend | Kalkulatorisch und prüfbar konkretisiert |
| Bedeutung für Anbieter | Verständnis des Leistungsmodells | Grundlage der Angebotskalkulation |
| Bedeutung für Vertrag | Pflichtenrahmen | Leistungs-, Prüf- und Abrechnungsgrundlage |
| Bedeutung für Start-up | Beschreibt erforderliche Betriebsfähigkeit | Macht Start-up-Leistungen kalkulierbar |
| Beispiel | „Anlagendaten sind vor Go-live zu validieren.“ | „Validierung Anlagendatensatz je Anlage, inkl. Abweichungsprotokoll.“ |
| Risiko bei Schwäche | Unklare Erwartungen | Fehlkalkulation und Nachträge |
Grundanforderungen an ein gutes Leistungsverzeichnis
Ein gutes FM-Leistungsverzeichnis muss fachlich vollständig, eindeutig, kalkulierbar, nachweisfähig und vertragsfähig sein. Es muss sowohl die wiederkehrenden Leistungen als auch die einmaligen Start-up-Leistungen abbilden.
| Anforderung | Erläuterung |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle relevanten Leistungsbereiche, Start-up-Aufgaben und Nachweise sind enthalten. |
| Eindeutigkeit | Jede Position ist klar beschrieben und vermeidet Mehrdeutigkeiten. |
| Kalkulierbarkeit | Mengen, Einheiten, Intervalle und Rahmenbedingungen sind ausreichend konkret. |
| Vergleichbarkeit | Anbieter können auf gleicher Grundlage anbieten. |
| Nachweisfähigkeit | Je Position ist erkennbar, wie die Leistung belegt wird. |
| Abrechnungsfähigkeit | Pauschalen, Einzelpreise, Regie und Sonderleistungen sind sauber getrennt. |
| Start-up-Fähigkeit | Mobilisierung, Datenvalidierung, Systemstart und Go-live sind als Leistungen erfasst. |
| Betreiberpflichtenfähigkeit | Prüfpflichten, Mängel und sicherheitsrelevante Nachweise sind berücksichtigt. |
| Systemfähigkeit | Daten, Tickets, CAFM, DMS, Reporting und mobile Rückmeldungen sind einbindbar. |
| Schnittstellenklarheit | Auftraggeber-, Auftragnehmer-, Nachunternehmer- und Nutzerrollen sind abgrenzbar. |
| Änderungsfähigkeit | Mengenänderungen, neue Anlagen, Flächenänderungen und Change Requests sind handhabbar. |
| Exit-Fähigkeit | Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Schlussleistungen sind geregelt. |
Grundstruktur eines FM-Leistungsverzeichnisses
Ein FM-Leistungsverzeichnis sollte so strukturiert sein, dass Regelbetrieb, Start-up, Sonderleistungen, Regie und Exit voneinander getrennt und dennoch inhaltlich miteinander verbunden sind.
| LV-Hauptbereich | Inhalt |
|---|---|
| Allgemeine Leistungen | Objektleitung, Projektsteuerung, Regelkommunikation, Berichtswesen, Qualitätsmanagement |
| Start-up-Leistungen | Mobilisierung, Datenübernahme, Dokumentationsprüfung, Systemeinrichtung, Go-live, Hypercare |
| Technisches FM | Wartung, Inspektion, Entstörung, Prüfpflichten, Mängelmanagement, Anlagenbetrieb |
| Infrastrukturelles FM | Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Außenanlagen, Winterdienst, Logistik, Empfang |
| Kaufmännisches FM | Leistungsnachweise, Abrechnung, Sonderleistungssteuerung, Budget- und Kostenberichte |
| Service Desk | Störungsannahme, Ticketbearbeitung, Nutzerkommunikation, SLA-Rückmeldungen |
| Daten- und Dokumentationsmanagement | Datenpflege, Dokumentenablage, Nachforderung, Systemdaten, Datenrückgabe |
| Betreiberpflichtenmanagement | Prüffristen, Prüfberichte, Mängel, Freigaben, Nachweisführung |
| Arbeitssicherheit und Fremdfirmen | Unterweisungen, PSA, Freigaben, Sicherheitsbegehungen, Fremdfirmenkoordination |
| Nachunternehmersteuerung | Auswahl, Qualifikation, Unterweisung, Einsatzplanung, Nachweise |
| Reporting und Qualitätssteuerung | KPI, SLA, Monatsbericht, Maßnahmenlisten, Audits, Risikoberichte |
| Regieleistungen | Stundensätze, Zuschläge, Material, Zusatzaufträge, Bereitschaftseinsätze |
| Sonder- und Eventualleistungen | Leistungen bei Bedarf, Zusatzservices, Sonderprüfungen, Sonderreinigung |
| Change-Request-Leistungen | Änderungen an Leistung, Menge, Fläche, Anlagen oder Systemen |
| Exit-Leistungen | Schlussbericht, Datenexport, Dokumentationsübergabe, Wissenstransfer |
Jede LV-Position sollte so aufgebaut sein, dass sie fachlich verständlich, kalkulierbar und später prüfbar ist.
| Feld einer LV-Position | Bedeutung |
|---|---|
| Positionsnummer | Eindeutige Identifikation der Leistung |
| Leistungsbereich | Zuordnung zu technischem, infrastrukturellem, kaufmännischem oder steuerndem FM |
| Leistungsbezeichnung | Kurze, eindeutige Benennung der Leistung |
| Leistungsbeschreibung | Inhalt der zu erbringenden Leistung |
| Leistungsort | Standort, Gebäude, Raum, Fläche, Anlage oder Bereich |
| Leistungsmenge | Anzahl, Fläche, Anlage, Termin, Stunde oder Pauschale |
| Einheit | m², Stück, Anlage, Termin, Monat, Stunde, pauschal |
| Intervall | einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich, bei Bedarf |
| Qualitätsanforderung | Erwarteter Zustand, Standard oder Ergebnis |
| Nachweis | Protokoll, Ticket, Foto, Prüfbericht, Systemeintrag, Bericht |
| Verantwortlichkeit | Auftragnehmer, Auftraggeber, Nachunternehmer oder Dritter |
| Mitwirkung | Erforderliche Daten, Freigaben, Zugänge oder Informationen des Auftraggebers |
| Abrechnung | Pauschal, Einheitspreis, Regie, Eventualposition oder Sonderleistung |
| Kritikalität | Bedeutung für Go-live, Betrieb, Sicherheit oder Betreiberpflichten |
| Bemerkung | Besondere Anforderungen, Einschränkungen oder Abgrenzungen |
Beispielhafte LV-Positionsstruktur
| Pos. | Leistung | Einheit | Intervall | Nachweis | Abrechnung |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Erstellung Start-up-Plan | pauschal | einmalig | freigegebener Start-up-Plan | pauschal |
| 1.2 | Pflichtenanalyse und Pflichtenmatrix | pauschal | einmalig | Pflichtenmatrix | pauschal |
| 1.3 | Validierung Anlagendaten | Anlage | einmalig | Validierungsprotokoll | Einheitspreis |
| 1.4 | Dokumentationsprüfung | Dokumentengruppe | einmalig | Dokumentationsstatus | pauschal / Einheit |
| 1.5 | Objektbegehung Gebäude | Termin | einmalig / nach Bedarf | Begehungsprotokoll | Terminpreis |
| 1.6 | Systemtest Ticketsystem | pauschal | vor Go-live | Testprotokoll | pauschal |
| 1.7 | Fremdfirmenunterweisung | Person / Firma | vor Einsatz | Unterweisungsnachweis | Einheitspreis |
| 1.8 | Go-live-Begleitung | Tag | bei Betriebsstart | Go-live-Protokoll | Tagessatz |
| 1.9 | Hypercare | Woche | nach Go-live | Hypercare-Bericht | Wochenpauschale |
| 1.10 | Start-up-Abschlussbericht | pauschal | einmalig | Abschlussbericht | pauschal |
Start-up-Leistungen im Leistungsverzeichnis
Start-up-Leistungen sind einmalige oder zeitlich begrenzte Leistungen zur Herstellung der Betriebsfähigkeit. Sie sollten im Leistungsverzeichnis klar von Regelbetriebsleistungen getrennt werden.
| Start-up-Leistung | Einheit | Typischer Nachweis | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Start-up-Plan erstellen | pauschal | Start-up-Plan | Grundlage für Mobilisierung |
| Kick-off durchführen | Termin | Protokoll | Rollen- und Zielklärung |
| Pflichtenmatrix erstellen | pauschal | Pflichtenmatrix | Übersetzung des Vertrags in Aufgaben |
| Datenanforderung erstellen | pauschal | Datenanforderungsliste | Grundlage für Datenübernahme |
| Anlagendaten validieren | Anlage / Datensatz | Validierungsprotokoll | Grundlage für Wartung und Prüfpflichten |
| Flächen- und Raumdaten prüfen | Raum / m² / pauschal | Flächen- und Raumdatenstatus | Grundlage für Reinigung, Tickets und Abrechnung |
| Dokumentationsprüfung durchführen | Dokument / Dokumentengruppe | Dokumentationsstatus | Grundlage für Betrieb und Nachweise |
| Dokumente nachfordern | Vorgang / pauschal | Nachforderungsliste | Schließung kritischer Lücken |
| Objektbegehung durchführen | Termin / Gebäude | Begehungsprotokoll | Objektkenntnis und Mängelaufnahme |
| Anlagenbegehung durchführen | Anlagenart / Termin | Anlagenprotokoll | technische Betriebsfähigkeit |
| Systemkonfiguration vornehmen | System / pauschal | Systemstatus | digitale Betriebsfähigkeit |
| Testtickets durchführen | Testfall | Testprotokoll | Prüfung des Serviceprozesses |
| Nutzerinformation vorbereiten | pauschal | Kommunikationsnachweis | Akzeptanz und Meldewege |
| Unterweisungen durchführen | Person / Firma | Unterweisungsnachweis | Arbeitssicherheit |
| Nachunternehmer einbinden | Firma | Nachunternehmerstatus | Sicherung externer Leistungen |
| Betriebsbereitschaft prüfen | pauschal | Go-live-Check | Freigabegrundlage |
| Hypercare durchführen | Woche / Monat | Hypercare-Bericht | Stabilisierung nach Go-live |
Technisches Facility Management im Leistungsverzeichnis
Technische FM-Leistungen müssen an Anlagen, Intervallen, Prüffristen, Störungen und Nachweisen ausgerichtet werden. Je genauer Anlagenbestand und Kritikalität beschrieben sind, desto belastbarer ist die Kalkulation.
| Technische LV-Position | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Wartung Heizungsanlage | Anlage | gemäß Wartungsplan | Wartungsprotokoll |
| Wartung Lüftungsanlage | Anlage | quartalsweise / halbjährlich | Wartungsprotokoll |
| Wartung Kälteanlage | Anlage | gemäß Vorgabe | Wartungsprotokoll |
| Inspektion technischer Räume | Raum | monatlich | Kontrollprotokoll |
| Störungsbearbeitung Technik | Ticket | ereignisbezogen | Ticketabschluss |
| Rufbereitschaft Technik | Monat | laufend | Bereitschaftsplan |
| Begleitung Sachverständigenprüfung | Termin | nach Prüffrist | Prüfungsprotokoll |
| Mängelverfolgung aus Prüfbericht | Mangel | ereignisbezogen | Mängelstatus |
| GLT-Alarmbearbeitung | Alarm / pauschal | ereignisbezogen | Alarmprotokoll |
| Ersatzteilmanagement kritisch | pauschal / Material | laufend | Bestands- und Verbrauchsnachweis |
| technische Begehung | Termin | monatlich / quartalsweise | Begehungsprotokoll |
| Aktualisierung Anlagendaten | Datensatz | bei Änderung | Datenänderungsnachweis |
| technische Monatsauswertung | Bericht | monatlich | Technikbericht |
Technische LV-Positionen nach Anlagenarten
| Anlagenart | Typische LV-Inhalte |
|---|---|
| Heizung | Wartung, Inspektion, Störungsbearbeitung, Betriebsoptimierung, Dokumentation |
| Lüftung | Filterwechsel, Funktionsprüfung, Luftmengen, Hygieneanforderungen, Störungen |
| Kälte | Wartung, Dichtheitsprüfung, Störungsmanagement, Fachkundenachweise |
| Sanitär | Inspektion, Leckagebearbeitung, Trinkwasserhygiene, Armaturen, Pumpen |
| Elektro | Prüfungen, Verteilungen, Sicherheitsbeleuchtung, Störungsbearbeitung, Schaltberechtigungen |
| Aufzug | Schnittstelle zum Aufzugsdienst, Notruf, Befreiung, Prüfberichte, Mängel |
| BMA | Wartungsschnittstelle, Alarmwege, Prüfberichte, Störungsbearbeitung |
| RWA | Funktionsprüfung, Wartungsschnittstelle, Nachweise, Mängel |
| Sprinkler | Prüfungen, Wartung, Mängel, Dokumentation, Fremdfirmenkoordination |
| GLT / MSR | Alarmmanagement, Bedienrechte, Datenpunkte, Fernzugriff, Systemdokumentation |
| Türen / Tore | Funktionsprüfung, Wartungsschnittstellen, Sicherheitsanforderungen |
| Dach / Entwässerung | Begehung, Reinigung, Sicherheitsfreigaben, Mängelaufnahme |
Infrastrukturelles Facility Management im Leistungsverzeichnis
Infrastrukturelle Leistungen sind flächen-, nutzer- und qualitätsbezogen. Das Leistungsverzeichnis muss Flächenarten, Intervalle, Qualitätsstandards und Nachweise sauber abbilden.
| Infrastrukturelle LV-Position | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung Büroflächen | m² | täglich / werktäglich | Reinigungsnachweis |
| Reinigung Sanitärbereiche | Raum / m² | täglich / mehrfach täglich | Reinigungsnachweis |
| Reinigung Verkehrsflächen | m² | täglich / wöchentlich | Reinigungsnachweis |
| Grundreinigung | m² | jährlich / nach Bedarf | Abnahmeprotokoll |
| Glasreinigung | m² | halbjährlich / jährlich | Leistungsnachweis |
| Sonderreinigung | Stunde / m² | bei Bedarf | freigegebener Auftrag |
| Sicherheitsrundgang | Rundgang | gemäß Revierplan | Kontrollnachweis |
| Empfangsdienst | Stunde / Monat | laufend | Dienstplan / Bericht |
| Entsorgung Restmüll | Behälter / Fraktion | gemäß Abholplan | Entsorgungsnachweis |
| Außenanlagenpflege | m² | saisonal | Pflegeprotokoll |
| Winterdienst | m² / Einsatz | witterungsabhängig | Einsatznachweis |
| Schädlingsmonitoring | Kontrollpunkt | monatlich / quartalsweise | Kontrollbericht |
| interne Logistik | Auftrag / Stunde | bei Bedarf | Leistungsnachweis |
Reinigung im Leistungsverzeichnis
Reinigungsleistungen benötigen eine besonders belastbare Flächen- und Raumgrundlage. Das Leistungsverzeichnis sollte nicht nur Quadratmeter angeben, sondern auch Nutzungsart, Frequenz, Qualitätsstandard und Sonderanforderungen.
| Reinigungsbereich | LV-Angabe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Büroflächen | m², Frequenz, Qualitätsstandard | Grundlage für Unterhaltsreinigung |
| Besprechungsräume | Raum / m², Frequenz, Sonderzeiten | nutzerkritische Flächen |
| Sanitärbereiche | Raum / m², Frequenz, Verbrauchsmaterial | Hygiene und Nutzerzufriedenheit |
| Verkehrsflächen | m², Material, Frequenz | Sichtqualität und Verkehrssicherheit |
| Technikflächen | Raum / m², Zutritt, Sicherheitsregeln | besondere Zutrittsanforderungen |
| Küchen / Teeküchen | Raum / m², Hygieneanforderung | Nutzerqualität |
| Sonderbereiche | Raum / m², besondere Regeln | Labore, Archive, Sicherheitsbereiche |
| Außenflächen | m², Belag, Frequenz | Reinigung, Verkehrssicherung |
| Glasflächen | m², innen / außen, Höhe, Zugang | Kalkulation und Arbeitssicherheit |
| Bodenarten | Belag, Pflegeanforderung | Qualitäts- und Materialbezug |
Sicherheitsleistungen im Leistungsverzeichnis
Sicherheitsleistungen müssen nach Aufgaben, Zeiten, Kontrollpunkten, Ereigniswegen und Nachweisen beschrieben werden.
| Sicherheitsleistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Revierkontrolle innen | Rundgang | gemäß Revierplan | Kontrollsystem / Bericht |
| Revierkontrolle außen | Rundgang | gemäß Revierplan | Kontrollnachweis |
| Empfangs- und Besuchermanagement | Stunde | laufend | Dienstbericht |
| Schließdienst | Vorgang | täglich / nach Bedarf | Schließprotokoll |
| Alarmbearbeitung | Ereignis | ereignisbezogen | Ereignisbericht |
| Zutrittsunterstützung | Vorgang | bei Bedarf | Ausweis- / Zutrittsnachweis |
| Sicherheitsereignis melden | Ereignis | sofort | Ereignisbericht |
| Sonderbewachung | Stunde | nach Freigabe | Leistungsnachweis |
| Notfallunterstützung | Ereignis | bei Bedarf | Notfallprotokoll |
Entsorgung im Leistungsverzeichnis
Entsorgungsleistungen müssen nach Fraktionen, Behältern, Standorten, Abholrhythmen, Nachweisen und Sonderanforderungen beschrieben werden.
| Entsorgungsleistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Restmüllentsorgung | Behälter / Abholung | gemäß Plan | Entsorgungsnachweis |
| Papier / Kartonage | Behälter / Abholung | gemäß Plan | Entsorgungsnachweis |
| Wertstoffe | Fraktion / Abholung | gemäß Plan | Entsorgungsnachweis |
| Aktenvernichtung | Behälter / Vorgang | bei Bedarf | Vernichtungsnachweis |
| Sonderabfall | Fraktion / Vorgang | bei Bedarf | Entsorgungsbeleg |
| Behälterreinigung | Behälter | regelmäßig / nach Bedarf | Leistungsnachweis |
| Entsorgungsplatzkontrolle | Termin | regelmäßig | Kontrollprotokoll |
| Nachweisführung Entsorgung | Bericht | monatlich / quartalsweise | Entsorgungsbericht |
Außenanlagen und Winterdienst im Leistungsverzeichnis
Außenanlagen und Winterdienst sind häufig haftungs- und nutzerrelevant. Flächen, Wege, Prioritäten und Einsatzlogik müssen genau beschrieben sein.
| Leistung | Einheit | Intervall / Auslöser | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Grünflächenpflege | m² | saisonal | Pflegeprotokoll |
| Heckenschnitt | m / Fläche | saisonal | Leistungsnachweis |
| Laubbeseitigung | m² | saisonal / witterungsabhängig | Einsatznachweis |
| Wegekontrolle | Termin | regelmäßig | Kontrollprotokoll |
| Außenreinigung | m² | gemäß Plan | Reinigungsnachweis |
| Parkplatzreinigung | m² | regelmäßig | Leistungsnachweis |
| Winterdienst Gehwege | m² | witterungsabhängig | Einsatzprotokoll |
| Winterdienst Parkplätze | m² | witterungsabhängig | Einsatzprotokoll |
| Streugutbereitstellung | kg / pauschal | saisonal | Bestandsnachweis |
| Verkehrssicherungskontrolle | Termin | regelmäßig / nach Ereignis | Kontrollbericht |
Kaufmännische und steuernde Leistungen im Leistungsverzeichnis
Kaufmännische und steuernde Leistungen werden häufig unterschätzt. Sie sollten im LV sichtbar sein, weil sie Arbeitsaufwand erzeugen und für die Dienstleistersteuerung unverzichtbar sind.
| Leistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Monatsbericht erstellen | Bericht | monatlich | Monatsbericht |
| KPI-Bericht erstellen | Bericht | monatlich / quartalsweise | KPI-Bericht |
| SLA-Auswertung | Bericht | monatlich | SLA-Bericht |
| Maßnahmenliste pflegen | pauschal / Monat | laufend | Maßnahmenliste |
| Risikobericht erstellen | Bericht | monatlich / bei Bedarf | Risikobericht |
| Leistungsnachweise prüfen / bereitstellen | Vorgang / pauschal | laufend | Nachweisdokumentation |
| Sonderleistungsangebot erstellen | Vorgang | bei Bedarf | Angebot |
| Change Request bewerten | Vorgang | bei Bedarf | Bewertungsprotokoll |
| Nachtragsunterlage erstellen | Vorgang | bei Bedarf | Nachtragsdokument |
| Budget- oder Kostenbericht | Bericht | monatlich / quartalsweise | Kostenbericht |
| Qualitätsbegehung | Termin | monatlich / quartalsweise | Begehungsprotokoll |
| Auditunterstützung | Termin / Tag | bei Bedarf | Auditnachweis |
Daten- und Dokumentationsleistungen im Leistungsverzeichnis
Daten- und Dokumentationsleistungen sollten nicht als unklare Nebenpflicht behandelt werden. Sie sind eigene Leistungen und müssen im LV sichtbar sein.
| Leistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Pflege Anlagendaten | Datensatz | bei Änderung / laufend | Änderungsprotokoll |
| Pflege Raumdaten | Datensatz | bei Änderung | Datenpflegeprotokoll |
| Pflege Flächendaten | Datensatz / m² | bei Änderung | Flächenstatus |
| Pflege Prüffristen | Frist / Anlage | laufend | Prüfpflichtenliste |
| Dokumentenprüfung | Dokument | einmalig / bei Eingang | Dokumentenstatus |
| Dokumentenablage im DMS | Dokument | laufend | Ablagenachweis |
| Nachforderung fehlender Dokumente | Vorgang | bei Bedarf | Nachforderungsliste |
| Revisionsstand prüfen | Dokument | bei Änderung | Revisionsübersicht |
| Datenexport für Reporting | Export | monatlich / bei Bedarf | Exportprotokoll |
| Datenrückgabe bei Exit | pauschal | Vertragsende | Datenexportprotokoll |
| Dokumentationsübergabe bei Exit | pauschal | Vertragsende | Übergabeprotokoll |
Betreiberpflichten im Leistungsverzeichnis
Betreiberpflichtenbezogene Leistungen sind besonders sorgfältig zu strukturieren. Die Verantwortung des Auftraggebers kann nicht pauschal abgegeben werden, aber der Dienstleister kann konkrete Unterstützungsleistungen übernehmen.
| Leistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Prüfpflichtenliste pflegen | pauschal / Anlage | laufend | Prüfpflichtenliste |
| Prüftermine koordinieren | Termin | nach Frist | Termin- und Prüfprotokoll |
| Prüfung begleiten | Termin | nach Frist | Begleitprotokoll |
| Prüfbericht erfassen | Bericht | nach Prüfung | Prüfberichtseintrag |
| Mängel aus Prüfbericht erfassen | Mangel | ereignisbezogen | Mängelliste |
| Mängelstatus berichten | Bericht | monatlich | Mängelbericht |
| Freigabeprozess unterstützen | Vorgang | bei Bedarf | Freigabenachweis |
| Brandschutzkontrolle durchführen | Termin | regelmäßig | Kontrollprotokoll |
| Unterweisungsnachweis pflegen | Person / Firma | laufend | Unterweisungsstatus |
| Auditnachweise bereitstellen | Vorgang | bei Bedarf | Nachweispaket |
Service Desk und Ticketleistungen im Leistungsverzeichnis
Service- und Ticketleistungen sollten positionsbezogen abgebildet werden, weil sie Grundlage für SLA, KPI, Nutzerkommunikation und Reporting sind.
| Leistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Service Desk betreiben | Monat | laufend | Service-Desk-Bericht |
| Ticket erfassen | Ticket | ereignisbezogen | Ticketdatensatz |
| Ticket qualifizieren | Ticket | ereignisbezogen | Ticketstatus |
| Ticket priorisieren | Ticket | ereignisbezogen | Prioritätszuordnung |
| Ticket zuweisen | Ticket | ereignisbezogen | Systemeintrag |
| Nutzer rückmelden | Ticket | ereignisbezogen | Rückmeldeprotokoll |
| Beschwerde bearbeiten | Vorgang | ereignisbezogen | Beschwerdebericht |
| SLA auswerten | Bericht | monatlich | SLA-Bericht |
| Ticketanalyse Hypercare | Bericht | wöchentlich / nach Vereinbarung | Hypercare-Auswertung |
| Nutzerfeedback auswerten | Bericht | monatlich / quartalsweise | Feedbackbericht |
Nachunternehmerleistungen im Leistungsverzeichnis
Nachunternehmerbezogene Leistungen müssen nicht nur fachlich, sondern auch steuerungsbezogen beschrieben werden.
| Leistung | Einheit | Intervall | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Nachunternehmer benennen | Firma | einmalig / bei Änderung | Nachunternehmerliste |
| Qualifikationsnachweise prüfen | Firma / Nachweis | vor Einsatz | Qualifikationsstatus |
| Fremdfirmenunterweisung durchführen | Person / Firma | vor Einsatz | Unterweisungsnachweis |
| Nachunternehmereinsatz koordinieren | Termin | ereignisbezogen | Einsatzprotokoll |
| Nachunternehmerleistung prüfen | Vorgang | nach Leistung | Prüfvermerk |
| Prüfbericht Nachunternehmer erfassen | Bericht | nach Leistung | DMS-Eintrag |
| Nachunternehmermangel verfolgen | Mangel | ereignisbezogen | Mängelstatus |
| Nachunternehmerausfall eskalieren | Vorgang | bei Bedarf | Eskalationsnachweis |
| Nachunternehmerbewertung | Bericht | jährlich / quartalsweise | Bewertungsbericht |
Regieleistungen im Leistungsverzeichnis
Regieleistungen sind Leistungen nach Aufwand. Sie müssen klar geregelt sein, damit keine unkontrollierten Kosten entstehen.
| Regieleistung | Einheit | Nachweis | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Technikerstunde Regelzeit | Stunde | Tätigkeitsnachweis | Freigabe oder Ticket |
| Technikerstunde außerhalb Regelzeit | Stunde | Tätigkeitsnachweis | Freigabe / Notfall |
| Hausmeisterleistung | Stunde | Tätigkeitsnachweis | Auftrag |
| Reinigung Sonderleistung | Stunde / m² | Leistungsnachweis | Freigabe |
| Sicherheitsdienst Sondereinsatz | Stunde | Dienstnachweis | Freigabe |
| Projektunterstützung | Stunde / Tag | Tätigkeitsbericht | Beauftragung |
| Dokumentationsunterstützung | Stunde | Arbeitsnachweis | Freigabe |
| Datenpflege Sonderaufwand | Stunde / Datensatz | Datenänderungsnachweis | Freigabe |
| Nachunternehmerkoordination Zusatz | Stunde | Einsatznachweis | Freigabe |
| Materialbeschaffung | Vorgang / Material | Beleg | Freigabe / Regelung |
Eventual- und Optionspositionen
Eventual- und Optionspositionen helfen, Leistungen vorzusehen, die nicht sicher anfallen, aber bei Bedarf transparent beauftragt werden können.
| Positionstyp | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Eventualposition | Leistung wird nur bei Eintritt eines Bedarfs abgerufen | Sonderreinigung nach Wasserschaden |
| Optionsposition | Leistung kann zusätzlich beauftragt werden | Energieanalyse, Reifegradbewertung |
| Bedarfsposition | Leistung wird abhängig von Menge oder Ereignis erbracht | Zusatzwartung bei neuer Anlage |
| Saisonposition | Leistung fällt nur zu bestimmten Zeiten an | Winterdienst, Laubbeseitigung |
| Projektposition | Leistung ist zeitlich begrenzt | Datenbereinigungsprojekt |
| Bereitschaftsposition | Vorhaltung oder Abruf außerhalb Regelzeit | Notdienst |
| Prüfposition | zusätzliche Prüfung bei Bedarf | Sonderprüfung Brandschutz |
| Beratungsposition | unterstützende Analyse oder Konzeptleistung | Betreiberpflichten-Workshop |
Preislogik im Leistungsverzeichnis
Das Leistungsverzeichnis muss die Preislogik klar unterstützen. Es sollte erkennbar sein, welche Leistungen pauschal, nach Einheit, nach Aufwand oder nur bei Bedarf vergütet werden.
| Preislogik | Geeignet für | Vorteil | Risiko |
|---|---|---|---|
| Pauschalpreis | klar definierte Dauerleistungen | einfache Abrechnung | Leistungsumfang muss eindeutig sein |
| Einheitspreis | Mengenleistungen | gute Nachvollziehbarkeit | Mengen müssen belastbar sein |
| Stundenpreis | Regieleistungen und Zusatzaufgaben | flexibel | Freigabe und Nachweis erforderlich |
| Tagespreis | Workshops, Begehungen, Projektleistungen | gut für Sonderleistungen | Abgrenzung nötig |
| Mengenpreis nach m² | Reinigung, Außenanlagen, Winterdienst | flächenbezogene Kalkulation | Flächen müssen stimmen |
| Stückpreis | Anlagen, Räume, Dokumente, Tickets | klarer Leistungsbezug | Einheit muss definiert sein |
| Eventualpreis | seltene oder ungewisse Leistungen | Transparenz bei Bedarf | Abrufbedingungen klären |
| Start-up-Pauschale | einmalige Implementierung | klare Abgrenzung | Umfang muss präzise sein |
| Budgettopf | unsichere Sonderaufgaben | flexibel bei unklarer Datenlage | Steuerung und Freigabe nötig |
Mengen und Mengengerüste
Ein Leistungsverzeichnis ist nur so gut wie die zugrunde liegenden Mengen. Anlagen, Flächen, Räume, Dokumente, Tickets und Prüfpflichten müssen so belastbar wie möglich angegeben werden.
| Mengengerüst | Bedeutung |
|---|---|
| Anlagenliste | Grundlage für technische Wartung, Prüfungen, Ersatzteile und Kalkulation |
| Flächenliste | Grundlage für Reinigung, Außenanlagen, Winterdienst und Abrechnung |
| Raumliste | Grundlage für Tickets, Service, Nutzerkommunikation und Reinigung |
| Prüffristenliste | Grundlage für Betreiberpflichten und Sachverständigenprüfungen |
| Dokumentenliste | Grundlage für Dokumentationsprüfung und Nachforderung |
| Ticketvolumen | Grundlage für Service Desk, SLA und Personalansatz |
| Nutzerzahl | Grundlage für Servicequalität, Meldewege und Kommunikationsbedarf |
| Nachunternehmerliste | Grundlage für Spezialleistungen und Fremdfirmenmanagement |
| Außenflächenplan | Grundlage für Winterdienst, Verkehrssicherung und Grünpflege |
| Systemnutzerliste | Grundlage für Rechte, Lizenzen und Systemstart |
Umgang mit unsicheren Mengen
Im Facility Management sind Mengen zu Beginn eines Dienstleisterwechsels nicht immer vollständig belastbar. Das Leistungsverzeichnis muss deshalb transparent mit Unsicherheiten umgehen.
| Situation | Umgang im LV |
|---|---|
| Anlagenbestand unvollständig | Datenstatus offenlegen und Validierungsposition aufnehmen |
| Flächen nicht final geprüft | vorläufige Mengen kennzeichnen und Flächenvalidierung vereinbaren |
| Dokumentenbestand unklar | Dokumentationsprüfung als Start-up-Position aufnehmen |
| Ticketvolumen unbekannt | Erfahrungswerte angeben oder Service Desk pauschal mit Anpassungslogik beschreiben |
| Prüffristen unvollständig | Prüfpflichtenliste als Start-up-Leistung erstellen lassen |
| Nachunternehmerbedarf unklar | Eventualpositionen oder Nachunternehmeroptionen definieren |
| Systemumfang offen | Systemtest und Rechteklärung als Start-up-Position aufnehmen |
| Nutzerzahlen schwankend | Serviceanforderungen und Mengenanpassungsmechanismus definieren |
| Leistungsbedarf unsicher | Regie- oder Optionspositionen mit Freigabeprozess aufnehmen |
| Datenqualität niedrig | Datenvalidierungsbudget oder separate Einmalpositionen vorsehen |
Nachweise je LV-Position
Nachweise sind entscheidend für Abnahme, Reporting, Betreiberpflichten und Abrechnung. Jede relevante LV-Position sollte mit einer Nachweisanforderung verbunden werden.
| Leistungstyp | Geeigneter Nachweis |
|---|---|
| Wartung | Wartungsprotokoll, Checkliste, CAFM-Rückmeldung |
| Störung | Ticket, Zeitstempel, Maßnahme, Abschlussbericht |
| Prüfung | Prüfbericht, Mängelbericht, Fristenstatus |
| Reinigung | Reinigungsnachweis, Qualitätskontrolle, Abnahmeprotokoll |
| Sicherheitsdienst | Kontrollnachweis, Ereignisbericht, Revierprotokoll |
| Entsorgung | Entsorgungsnachweis, Abholbeleg, Fraktionsbericht |
| Außenanlagenpflege | Pflegeprotokoll, Fotodokumentation |
| Winterdienst | Einsatzprotokoll, Wetterbezug, Flächenstatus |
| Datenpflege | Änderungsprotokoll, Datenexport, Systemeintrag |
| Dokumentenablage | DMS-Eintrag, Dokumentenstatus |
| Unterweisung | Unterweisungsnachweis, Teilnehmerliste |
| Nachunternehmerleistung | Prüfbericht, Leistungsschein, Zertifikat |
| Reporting | Monatsbericht, KPI-Bericht, Maßnahmenliste |
| Start-up | Start-up-Bericht, Go-live-Protokoll |
| Hypercare | Hypercare-Bericht, Ticketanalyse |
| Exit | Übergabeprotokoll, Datenexport, Schlussbericht |
SLA und KPI im Leistungsverzeichnis
SLA und KPI sollten mit den LV-Positionen verknüpft werden. Dadurch wird klar, welche Leistungen messbar sind und welche Datenquellen für die Bewertung genutzt werden.
| LV-Bezug | Möglicher KPI / SLA | Datenquelle |
|---|---|---|
| Störungsbearbeitung | Reaktionszeit, Bearbeitungszeit, SLA-Erfüllung | Ticketsystem |
| Wartung | Wartungserfüllungsquote, überfällige Wartungen | CAFM |
| Prüfpflichten | fristgerechte Prüfungen, Mängelstatus | Prüfpflichtenliste |
| Reinigung | Qualitätskontrollen, Reklamationsquote | Qualitätsbericht / Tickets |
| Sicherheitsdienst | Kontrollrundenerfüllung, Ereignisreaktion | Kontrollsystem |
| Entsorgung | Abholtermintreue, Nachweisvollständigkeit | Entsorgungsbericht |
| Nachunternehmer | Termin- und Nachweisqualität | Nachunternehmerbericht |
| Reporting | Berichtstermintreue, Berichtsvollständigkeit | Reportingkalender |
| Datenpflege | Datenqualitätsquote, offene Datenlücken | Datenstatusbericht |
| Dokumentation | Dokumentenverfügbarkeitsquote, Revisionsstatus | DMS |
| Hypercare | offene Restpunkte, Ticketentwicklung | Hypercare-Bericht |
Mitwirkungspflichten im Leistungsverzeichnis
Mitwirkungspflichten sollten nicht nur im Vertrag stehen, sondern auch mit LV-Positionen verbunden werden. Dadurch wird sichtbar, welche Leistungen von Auftraggebervorleistungen abhängen.
| LV-Position | Erforderliche Mitwirkung des Auftraggebers |
|---|---|
| Datenvalidierung Anlagen | Bereitstellung vorhandener Anlagenlisten und Pläne |
| Flächenprüfung | Bereitstellung von Flächenlisten, Grundrissen und Zugang |
| Dokumentationsprüfung | Bereitstellung vorhandener Dokumente und Archive |
| Systemeinrichtung CAFM | Freigabe von Systemrechten und Datenimport |
| GLT-Zugangsklärung | IT- und Betreiberfreigabe |
| Nutzerkommunikation | Freigabe und Verteilung der Nutzerinformation |
| Fremdfirmenunterweisung | Bereitstellung von Standortregeln und Sicherheitsvorgaben |
| Objektbegehung | Zugang zu Räumen, Technikbereichen und Sonderbereichen |
| Nachunternehmerintegration | Zustimmung zu kritischen Nachunternehmern |
| Go-live-Prüfung | Auftraggeberentscheidung zur Betriebsbereitschaft |
| Sonderleistung | Kostenfreigabe und Leistungsbeauftragung |
| Exit-Datenrückgabe | Abstimmung von Rückgabeformat und Empfänger |
Leistungsverzeichnis nach Rollen
Ein gutes Leistungsverzeichnis berücksichtigt, welche Rollen an der Leistung beteiligt sind und welche Verantwortung sie tragen.
| Rolle | Bedeutung im Leistungsverzeichnis |
|---|---|
| Auftraggeber | stellt Daten, Dokumente, Freigaben, Zugänge und Entscheidungen bereit |
| Auftragnehmer | kalkuliert, organisiert, erbringt, dokumentiert und berichtet die Leistung |
| Objektleitung | steuert Leistungen, Nachweise, Nachunternehmer und Nutzerkommunikation |
| Fachpersonal | führt technische, infrastrukturelle oder servicebezogene Leistungen aus |
| Nachunternehmer | erbringt Spezialleistungen mit eigenen Nachweisen |
| Nutzer | meldet Störungen, gibt Feedback, nutzt Servicewege |
| IT / CAFM | unterstützt Systemzugänge, Datenimport, Rechte und Reporting |
| HSE / Arbeitssicherheit | stellt Sicherheitsanforderungen, Unterweisungen und Freigaben bereit |
| Einkauf / Vertragsmanagement | bewertet Preislogik, Nachträge und Sonderleistungen |
| Management | entscheidet bei Risiken, Go-live, Budget und Eskalation |
Leistungsverzeichnis für mehrere Standorte
Bei mehreren Standorten muss das Leistungsverzeichnis standardisiert und zugleich standortspezifisch sein. Eine einheitliche LV-Struktur erleichtert Vergleich, Reporting und Vertragssteuerung.
| Thema | Umsetzung im LV |
|---|---|
| Standortgliederung | Positionen nach Standort, Gebäude oder Region strukturieren |
| Standardleistungen | gleichartige Leistungen einheitlich beschreiben |
| lokale Besonderheiten | standortspezifische Ergänzungen aufnehmen |
| Rollout | Start-up-Positionen je Standort oder Rollout-Welle darstellen |
| Flächen | Flächen je Standort getrennt ausweisen |
| Anlagen | Anlagen je Standort und Anlagenart ausweisen |
| Servicezeiten | lokale Betriebszeiten und Nutzeranforderungen berücksichtigen |
| Nachunternehmer | regionale Verfügbarkeit und Reaktionszeiten abbilden |
| Reporting | standortbezogene und portfolioübergreifende Berichte ermöglichen |
| Preisstruktur | Standortpauschalen, Mengenpreise und zentrale Leistungen trennen |
Das Leistungsverzeichnis muss vertragsfähig sein. Es sollte so formuliert sein, dass es Bestandteil der FM-Vereinbarung werden kann.
| Vertragsbezug | Bedeutung |
|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Fachlicher Rahmen des LV |
| Hauptvertrag | rechtlicher Rahmen, Laufzeit, Pflichten und Rangfolge |
| SLA-Anlage | Verknüpfung von Positionen mit Serviceleveln |
| KPI-Anlage | Verknüpfung von Positionen mit Kennzahlen |
| Datenanlage | Datenbezogene LV-Positionen und Pflegepflichten |
| Dokumentationsanlage | Dokumentationspositionen und Nachweise |
| Systemanlage | digitale Umsetzung von LV-Positionen |
| Preisblatt | Preislogik und Vergütung der LV-Positionen |
| Nachunternehmeranlage | externe Leistungspositionen |
| Start-up-Anlage | einmalige Implementierungspositionen |
| Go-live-Anlage | startkritische LV-Positionen |
| Exit-Anlage | Schlussleistungen und Rückgabe |
Vor dem Go-live sollte geprüft werden, ob alle startkritischen LV-Positionen erfüllt oder ausreichend vorbereitet sind.
| Startkritische LV-Gruppe | Betriebsbereitschaftsfrage |
|---|---|
| Start-up-Plan | Liegt ein freigegebener Start-up-Plan vor? |
| Pflichtenanalyse | Sind Pflichten und Nachweise zugeordnet? |
| Datenvalidierung | Sind kritische Anlagen-, Flächen-, Raum- und Prüfdaten nutzbar? |
| Dokumentationsprüfung | Sind sicherheits- und betriebsrelevante Unterlagen verfügbar oder nachgefordert? |
| Systemeinrichtung | Sind CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT und Reporting startfähig? |
| Personalbereitstellung | Sind Objektleitung, Fachpersonal und Vertretung einsatzbereit? |
| Unterweisungen | Sind Mitarbeitende und Nachunternehmer unterwiesen? |
| Nachunternehmerintegration | Sind kritische externe Leistungen gesichert? |
| Nutzerkommunikation | Sind Meldewege und Ansprechpartner kommuniziert? |
| Go-live-Begleitung | Ist der Betriebsstart operativ abgesichert? |
| Hypercare | Ist die Stabilisierungsphase beauftragt und geplant? |
| Reporting | Sind Status, Risiken, Maßnahmen und Mindestberichte verfügbar? |
Leistungsverzeichnis und Hypercare
Die Hypercare-Phase sollte im Leistungsverzeichnis als eigener Leistungsbereich abgebildet werden. Sie erzeugt Aufwand und benötigt klare Ergebnisse.
| Hypercare-Position | Einheit | Nachweis |
|---|---|---|
| tägliche Lagebewertung | Termin | Kurzprotokoll |
| wöchentlicher Hypercare-Bericht | Bericht | Hypercare-Bericht |
| Ticketanalyse Startphase | Bericht | Ticketauswertung |
| Nutzerfeedback auswerten | Bericht / Vorgang | Feedbackstatus |
| Restpunkteliste pflegen | pauschal / Woche | Restpunkteliste |
| Systemfehler nachverfolgen | Vorgang | Fehlerliste |
| Datenlücken nachführen | Datensatz / Vorgang | Datenstatus |
| Dokumente nachfordern | Vorgang | Nachforderungsliste |
| Nachunternehmerleistung überwachen | Vorgang / Bericht | Nachunternehmerstatus |
| Hypercare-Abschlussbericht | pauschal | Abschlussbericht |
Leistungsverzeichnis und Exit
Exit-Leistungen sollten bereits im Leistungsverzeichnis beschrieben werden. Dadurch wird der nächste Dienstleisterwechsel vorbereitet.
| Exit-Leistung | Einheit | Nachweis |
|---|---|---|
| Datenexport Anlagen | Datensatz / pauschal | Datenexportprotokoll |
| Datenexport Flächen und Räume | Datensatz / pauschal | Datenexportprotokoll |
| Ticket- und Wartungshistorie übergeben | pauschal | Übergabeprotokoll |
| Dokumentationsübergabe | Dokumentengruppe / pauschal | Dokumentenübergabeliste |
| Mängelstatus übergeben | pauschal | Mängelliste |
| Nachunternehmerinformationen übergeben | pauschal | Nachunternehmerliste |
| Schlüssel- und Zutrittsstatus übergeben | pauschal | Schlüsselprotokoll |
| Wissenstransfer durchführen | Termin | Übergabeprotokoll |
| Schlussbericht erstellen | pauschal | Schlussbericht |
| Mitwirkung bei Nachfolge-Start-up | Tag / Stunde | Tätigkeitsnachweis |
Erstellung eines Leistungsverzeichnisses
Die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses sollte auf Analyse und Bedarfsdefinition aufbauen. Es reicht nicht, ein altes LV zu übernehmen und Mengen anzupassen.
| Schritt | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Leistungsbedarf klären | Ziele, Objektumfang, Leistungsmodell und Nutzeranforderungen erfassen | Bedarfsgrundlage |
| 2. Daten und Mengen prüfen | Anlagen, Flächen, Räume, Prüffristen und Dokumente bewerten | Mengengerüst |
| 3. Leistungsbereiche gliedern | Start-up, technisches FM, infrastrukturelles FM, kaufmännisches FM, Service und Exit strukturieren | LV-Struktur |
| 4. Positionen formulieren | Leistungen eindeutig, kalkulierbar und prüfbar beschreiben | LV-Positionen |
| 5. Einheiten und Intervalle festlegen | m², Stück, Anlage, Stunde, Termin, Monat, pauschal bestimmen | Kalkulationslogik |
| 6. Nachweise definieren | Protokolle, Tickets, Berichte, Fotos, Systemeinträge festlegen | Nachweisanforderungen |
| 7. Preislogik bestimmen | Pauschalen, Einheitspreise, Regie, Optionen, Eventualpositionen trennen | Preisstruktur |
| 8. Start-up-Positionen integrieren | Mobilisierung, Daten, Systeme, Go-live, Hypercare aufnehmen | Start-up-fähiges LV |
| 9. Schnittstellen prüfen | Mitwirkung, Drittverträge, Nachunternehmer und Systeme abgleichen | Schnittstellenklarheit |
| 10. Qualitätssicherung durchführen | Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Kalkulierbarkeit und Vertragsfähigkeit prüfen | vergabefähiges LV |
Qualitätssicherung des Leistungsverzeichnisses
Vor Veröffentlichung oder Vertragsabschluss sollte das Leistungsverzeichnis auf fachliche, kaufmännische und start-up-bezogene Qualität geprüft werden.
| Prüffeld | Leitfrage |
|---|---|
| Vollständigkeit | Sind alle relevanten Leistungen und Start-up-Aufgaben enthalten? |
| Eindeutigkeit | Ist jede Position klar formuliert? |
| Kalkulierbarkeit | Können Anbieter die Position realistisch bepreisen? |
| Mengenqualität | Sind Mengen belastbar oder als unsicher gekennzeichnet? |
| Einheitenlogik | Sind Einheiten sinnvoll und vergleichbar? |
| Intervallklarheit | Sind Häufigkeiten eindeutig? |
| Nachweisfähigkeit | Ist je Position ein geeigneter Nachweis beschrieben? |
| Preislogik | Sind Pauschalen, Regie, Optionen und Eventualpositionen sauber getrennt? |
| Datenbezug | Sind Datenvalidierung und Datenpflege berücksichtigt? |
| Dokumentationsbezug | Sind Dokumentationsprüfung und Nachforderungen berücksichtigt? |
| Systembezug | Sind CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT und Reporting berücksichtigt? |
| Betreiberpflichtenbezug | Sind Prüfpflichten, Mängel und Nachweise abgebildet? |
| Mitwirkung | Sind erforderliche Auftraggeberleistungen sichtbar? |
| Go-live-Bezug | Sind startkritische Leistungen identifizierbar? |
| Exit-Bezug | Sind Rückgabe- und Übergabeleistungen enthalten? |
Typische Fehler im Leistungsverzeichnis
| Fehler | Folge | Vermeidung |
|---|---|---|
| Start-up-Leistungen fehlen | Mobilisierung wird nicht kalkuliert | Start-up-Bereich im LV aufnehmen |
| Positionen sind zu allgemein | Anbieter kalkulieren unterschiedlich | Leistungen eindeutig beschreiben |
| Mengen sind ungeprüft | Preise werden unzuverlässig | Daten- und Mengenprüfung durchführen |
| Einheiten sind unpassend | Abrechnung wird strittig | Einheit je Leistung sorgfältig wählen |
| Intervalle fehlen | Leistungshäufigkeit bleibt unklar | Turnus je Position definieren |
| Nachweise fehlen | Leistungen sind nicht prüfbar | Nachweis je Position festlegen |
| Regieleistungen sind nicht geregelt | Zusatzkosten werden unkontrolliert | Regiepositionen und Freigaben definieren |
| Sonderleistungen fehlen | Nachträge entstehen | Eventual- und Optionspositionen aufnehmen |
| Datenpflege fehlt | Stammdaten verschlechtern sich | Datenpositionen aufnehmen |
| Dokumentationspflege fehlt | Nachweise bleiben lückenhaft | Dokumentationspositionen aufnehmen |
| Nachunternehmerleistungen sind unklar | Spezialleistungen starten unsicher | Nachunternehmerpositionen definieren |
| Exit-Leistungen fehlen | Vertragsende wird ungeordnet | Exit-Positionen aufnehmen |
Risiken bei schwachem Leistungsverzeichnis
| Risiko | Ursache | Mögliche Folge |
|---|---|---|
| Nicht vergleichbare Angebote | unklare Positionen und Mengen | falsche Vergabeentscheidung |
| Nachträge | fehlende oder unklare Leistungen | Mehrkosten und Konflikte |
| Start-up-Verzug | fehlende Mobilisierungspositionen | unsicherer Go-live |
| Fehlende Nachweise | Nachweisanforderungen fehlen | Abnahme und Reporting schwierig |
| Compliance-Risiken | Prüfpflichten nicht positioniert | Fristen und Mängel werden übersehen |
| Fehlerhafte Abrechnung | Einheiten und Preislogik unklar | Rechnungsstreit |
| Qualitätsprobleme | Qualitätsstandard nicht definiert | Nutzerbeschwerden |
| Systembrüche | digitale Leistungen fehlen | CAFM und Ticketsystem nicht startfähig |
| Schnittstellenkonflikte | Verantwortlichkeiten nicht erkennbar | Aufgaben bleiben liegen |
| Exit-Risiken | Rückgabe- und Schlussleistungen fehlen | nächster Wechsel wird erschwert |
Checkliste Leistungsverzeichnis
| Prüfpunktthema | Leitfrage |
|---|---|
| LV-Struktur | Sind Leistungsbereiche logisch gegliedert? |
| Start-up | Sind Mobilisierung, Datenvalidierung, Systemstart, Go-live und Hypercare enthalten? |
| Regelbetrieb | Sind wiederkehrende FM-Leistungen vollständig positioniert? |
| Technisches FM | Sind Anlagen, Wartungen, Prüfungen, Störungen und Mängel abgebildet? |
| Infrastrukturelles FM | Sind Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Außenanlagen und Winterdienst positioniert? |
| Kaufmännisches FM | Sind Nachweise, Abrechnung, Sonderleistungen und Reporting enthalten? |
| Service Desk | Sind Ticket- und Nutzerleistungen positioniert? |
| Daten | Sind Datenpflege, Validierung und Rückgabe enthalten? |
| Dokumentation | Sind Dokumentationsprüfung, Ablage und Nachforderung enthalten? |
| Systeme | Sind CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT und Reporting berücksichtigt? |
| Betreiberpflichten | Sind Prüffristen, Prüfberichte, Mängel und Nachweise positioniert? |
| Arbeitssicherheit | Sind Unterweisungen, Freigaben und Fremdfirmenleistungen enthalten? |
| Nachunternehmer | Sind externe Leistungen und Nachweise sichtbar? |
| Mengen | Sind Mengen belastbar oder transparent als vorläufig gekennzeichnet? |
| Einheiten | Sind Einheiten eindeutig und passend? |
| Intervalle | Sind Häufigkeiten und Auslöser klar? |
| Nachweise | Ist je relevanter Position ein Nachweis definiert? |
| Preislogik | Sind Pauschalen, Regie, Sonderleistungen und Optionen getrennt? |
| Mitwirkung | Sind Auftraggeberleistungen erkennbar? |
| SLA / KPI | Sind messbare Leistungen mit Datenquellen verbunden? |
| Go-live | Sind startkritische Positionen identifizierbar? |
| Hypercare | Ist die Anfangsphase als Leistung erfasst? |
| Exit | Sind Datenrückgabe und Übergabeleistungen enthalten? |
| Vertragsfähigkeit | Kann das LV unmittelbar Vertragsbestandteil werden? |
Qualitätskriterien eines guten Leistungsverzeichnisses
| Qualitätskriterium | Beschreibung |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle relevanten Leistungen, Start-up-Aufgaben, Sonderleistungen und Exit-Leistungen sind enthalten. |
| Eindeutigkeit | Positionen sind klar formuliert und vermeiden Interpretationsspielräume. |
| Kalkulierbarkeit | Mengen, Einheiten, Intervalle und Rahmenbedingungen ermöglichen realistische Preise. |
| Vergleichbarkeit | Anbieter kalkulieren auf gleicher Grundlage. |
| Nachweisfähigkeit | Leistungen sind mit geeigneten Nachweisen verbunden. |
| Abrechnungsfähigkeit | Preislogik, Einheiten und Freigaben sind klar. |
| Start-up-Fähigkeit | Mobilisierung, Daten, Systeme, Go-live und Hypercare sind positioniert. |
| Systemfähigkeit | digitale Leistungsprozesse sind in CAFM, Ticketsystem und Reporting überführbar. |
| Compliance-Fähigkeit | Betreiberpflichten, Arbeitssicherheit und Fremdfirmen sind berücksichtigt. |
| Nutzerorientierung | Service Desk, Ticketprozesse und Nutzerkommunikation sind sichtbar. |
| Änderungsfähigkeit | neue Anlagen, Flächen, Nutzeranforderungen und Change Requests können eingebunden werden. |
| Exit-Fähigkeit | Vertragsende und nächster Dienstleisterwechsel sind vorbereitet. |
Nutzen eines professionellen Leistungsverzeichnisses
| Nutzen | Wirkung |
|---|---|
| Realistischere Angebote | Anbieter können Leistungen und Mengen besser kalkulieren. |
| Bessere Vergleichbarkeit | Angebote werden fachlich und kaufmännisch bewertbar. |
| Weniger Nachträge | Leistungen, Sonderleistungen und Start-up-Aufwand sind klarer. |
| Sichererer Go-live | startkritische Leistungen sind sichtbar und steuerbar. |
| Bessere Datenqualität | Datenvalidierung und Datenpflege werden als Leistungen erfasst. |
| Höhere Nachweisfähigkeit | Leistungen sind prüfbar, abnahmefähig und berichtsfähig. |
| Stärkere Betreiberpflichtensteuerung | Prüfpflichten und Mängel werden konkret abgebildet. |
| Bessere Servicequalität | Ticket-, Nutzer- und Rückmeldeprozesse sind positioniert. |
| Mehr Kostentransparenz | Pauschalen, Regie, Optionen und Sonderleistungen sind getrennt. |
| Stabilerer Regelbetrieb | Leistungen sind dauerhaft steuerbar. |
| Bessere Hypercare | Anfangsprobleme und Restpunkte werden als Leistung verfolgt. |
| Wechselrobustheit | Datenrückgabe und Exit-Leistungen erleichtern künftige Wechsel. |
FM-Connect.com: Unterstützung beim Leistungsverzeichnis
FM-Connect.com unterstützt Auftraggeber bei der Erstellung, Prüfung und Optimierung von Leistungsverzeichnissen für Facility-Management-Dienstleisterwechsel. Ziel ist ein LV, das nicht nur Leistungen aufzählt, sondern Start-up, Go-live, Regelbetrieb, Nachweise, Qualität, Daten, Dokumentation, Systeme, Betreiberpflichten und Exit steuerbar macht.
Wir verbinden Bedarfsanalyse, Leistungsstrukturierung, Daten- und Mengengerüste, Betreiberpflichten, Systemfähigkeit, Servicequalität, Preislogik und Vertragsfähigkeit zu einer belastbaren LV-Struktur.
| Unterstützungsfeld | Beitrag von FM-Connect.com |
|---|---|
| LV-Struktur entwickeln | Aufbau einer klaren Gliederung für Start-up, Regelbetrieb, Sonderleistungen und Exit |
| Mengengerüste prüfen | Bewertung von Anlagen, Flächen, Räumen, Prüffristen, Dokumenten und Tickets |
| Start-up-Positionen erstellen | Mobilisierung, Datenvalidierung, Dokumentationsprüfung, Systemstart, Go-live und Hypercare |
| technische LV-Positionen entwickeln | Wartung, Inspektion, Entstörung, Prüfpflichten und Mängelmanagement |
| infrastrukturelle LV-Positionen entwickeln | Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Außenanlagen, Winterdienst und Logistik |
| kaufmännische Positionen strukturieren | Nachweise, Abrechnung, Sonderleistungen, Budget und Reporting |
| Daten- und Dokumentationspositionen definieren | Datenpflege, Dokumentenprüfung, Nachforderung, Datenrückgabe |
| Betreiberpflichten integrieren | Prüffristen, Prüfberichte, Mängel, Freigaben und Nachweise |
| Service- und Ticketpositionen entwickeln | Service Desk, Ticketprozess, Nutzerkommunikation und SLA-Auswertung |
| Nachunternehmerpositionen strukturieren | Qualifikation, Unterweisung, Einsatzplanung, Nachweise und Bewertung |
| Preislogik prüfen | Pauschalen, Einheitspreise, Regie, Eventualpositionen und Optionen abgrenzen |
| Nachweise definieren | Protokolle, Tickets, Berichte, Fotos, Systemeinträge und Prüfberichte |
| Go-live-Bezug herstellen | startkritische Positionen in Betriebsbereitschaftscheck überführen |
| Qualitätssicherung durchführen | Prüfung von Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Kalkulierbarkeit und Vertragsfähigkeit |
| Übergabe in Vertragsdesign sichern | LV in FM-Vereinbarung, SLA, KPI, Start-up-Anlage und Preisblatt integrieren |
Ergebnis eines start-up-fähigen Leistungsverzeichnisses
Ein start-up-fähiges Leistungsverzeichnis macht den Dienstleisterwechsel kalkulierbar und steuerbar. Es zeigt, welche Leistungen vor dem Betriebsbeginn, während des Regelbetriebs, in der Hypercare und beim Vertragsende zu erbringen sind.
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Klare Leistungspositionen | Anbieter und Auftraggeber verstehen den konkreten Leistungsumfang. |
| Belastbare Kalkulationsgrundlage | Mengen, Einheiten und Intervalle sind nachvollziehbar. |
| Vergleichbare Angebote | Preis- und Leistungsunterschiede werden sichtbar. |
| Abnahmefähige Start-up-Leistungen | Mobilisierung und Go-live können geprüft werden. |
| Nachweisfähiger Regelbetrieb | Leistungen sind dokumentierbar und berichtsfähig. |
| Transparente Preislogik | Pauschalen, Regie, Sonderleistungen und Optionen sind getrennt. |
| Bessere Betreiberpflichtensteuerung | Prüfungen, Mängel und Nachweise sind positioniert. |
| Systemfähige Leistungsprozesse | CAFM, Ticketsystem, DMS und Reporting können eingebunden werden. |
| Steuerbare Hypercare | Anfangsprobleme und Restpunkte werden als Leistung verfolgt. |
| Exit-fähiger Vertrag | Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Schlussleistungen sind geregelt. |
Anspruch
Das Leistungsverzeichnis ist die kalkulatorische und operative Konkretisierung der Leistungsbeschreibung im Facility Management. Es macht Leistungen greifbar, vergleichbar, prüfbar und abrechenbar.
Beim Dienstleisterwechsel muss das Leistungsverzeichnis nicht nur den späteren Regelbetrieb beschreiben. Es muss auch die Start-up-Leistungen enthalten, die für die Betriebsfähigkeit des neuen Dienstleisters erforderlich sind. Dazu gehören Mobilisierung, Datenvalidierung, Dokumentationsprüfung, Systemeinrichtung, Unterweisungen, Nachunternehmerintegration, Nutzerkommunikation, Betriebsbereitschaftsprüfung, Go-live-Begleitung und Hypercare.
Ein gutes Leistungsverzeichnis reduziert Nachtragsrisiken, verbessert die Angebotsqualität, unterstützt die Vertragsgestaltung, schafft Nachweisfähigkeit und ermöglicht einen stabilen Regelbetrieb. Es ist damit eines der wichtigsten Instrumente zur professionellen Vorbereitung und Steuerung eines FM-Dienstleisterwechsels.
FM-Connect.com unterstützt Auftraggeber dabei, Leistungsverzeichnisse so zu erstellen, dass sie vergabefähig, vertragsfähig, start-up-fähig und regelbetriebstauglich sind. Ziel ist ein Leistungsverzeichnis, das nicht nur Preise erzeugt, sondern den Dienstleisterwechsel fachlich, wirtschaftlich und organisatorisch absichert.