Reifegrad & Due Diligence

Vertragliche Due Diligence

Prüfung von Verträgen, Leistungsbeschreibungen, SLA, KPI, Mitwirkungspflichten und Exit-Regelungen

Technische Due Diligence

Prüfung von Anlagenbestand, Zustand, Wartung, Prüfpflichten, Mängeln und technischen Risiken

Operative Due Diligence

Prüfung von Betriebsorganisation, Personal, Prozessen, Servicewegen und Nachunternehmersteuerung

Daten-Due-Diligence

Prüfung von Anlagen-, Flächen-, Raum-, Prüf-, Ticket- und Systemdaten

Dokumentations-Due-Diligence

Prüfung von Plänen, Genehmigungen, Prüfberichten, Brandschutzunterlagen und Betriebsdokumenten

Compliance-Due-Diligence

Prüfung von Betreiberpflichten, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Freigaben und Nachweisen

Kaufmännische Due Diligence

Prüfung von Kosten, Preislogik, Nachträgen, Sonderleistungen, Regie und Abrechnung

System-Due-Diligence

Prüfung von CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting, Schnittstellen und Nutzerrechten

Nachunternehmer-Due-Diligence

Prüfung externer Leistungspartner, Qualifikation, Abhängigkeiten und Nachweise

Service-Due-Diligence

Prüfung von Nutzerkommunikation, Service Desk, Meldewegen, Beschwerden und Servicequalität

Ausgangslage bewerten

Bestehender FM-Betrieb, Vertrag, Daten, Dokumentation und Organisation werden geprüft.

Entscheidungen beruhen auf Fakten.

Wechselrisiken erkennen

Kritische Lücken vor Ausschreibung und Go-live werden sichtbar.

Überraschungen im Start-up werden reduziert.

Zielzustand definieren

Der gewünschte Reifegrad für den künftigen Betrieb wird beschrieben.

Ausschreibung und Vertrag werden zielgerichteter.

Start-up-Bedarf ableiten

Mobilisierung, Datenvalidierung, Systemeinrichtung und Unterweisungen werden konkretisiert.

Der neue Dienstleister kann realistisch starten.

Betreiberpflichten sichern

Prüfpflichten, Mängel, Freigaben und Nachweise werden bewertet.

Compliance- und Haftungsrisiken werden reduziert.

Datenqualität bewerten

FM-Daten werden auf Vollständigkeit, Aktualität und Systemfähigkeit geprüft.

Wartung, Reporting und Abrechnung werden belastbarer.

Vergabereife herstellen

Anforderungen werden für Ausschreibung und Anbieterbewertung vorbereitet.

Angebote werden vergleichbarer.

Vertragsdesign verbessern

Pflichten, Mitwirkung, SLA, KPI, Reporting und Exit werden präziser geregelt.

Vertragskonflikte werden reduziert.

Go-live absichern

Betriebsbereitschaft wird messbar und prüfbar.

Der Betriebsstart erfolgt nicht nur nach Datum.

Regelbetrieb stabilisieren

Reifegradlücken werden in Maßnahmen überführt.

Kontinuierliche Verbesserung wird vorbereitet.

Datenqualität wird überschätzt.

Anlagen-, Flächen- und Prüfdaten fehlen im Start-up oder sind falsch.

Dokumentation wird ungeprüft übernommen.

Pläne, Prüfberichte oder Genehmigungen fehlen im Regelbetrieb.

Betreiberpflichten sind nicht systematisch erfasst.

Prüfpflichten, Mängel und Nachweise bleiben risikobehaftet.

Leistungsbeschreibung basiert auf alten Annahmen.

Der neue Vertrag bildet den tatsächlichen Bedarf nicht ab.

Start-up-Aufwand wird nicht erkannt.

Mobilisierung und Go-live geraten unter Zeitdruck.

Schnittstellen bleiben unklar.

Auftraggeber, Dienstleister und Nachunternehmer arbeiten aneinander vorbei.

Systeme werden nicht bewertet.

CAFM, Ticketsystem und Reporting sind zum Betriebsbeginn nicht nutzbar.

Nachunternehmerabhängigkeiten bleiben verborgen.

Spezialleistungen starten verspätet oder ohne Nachweise.

Nutzeranforderungen werden nicht erhoben.

Serviceprozesse verfehlen die Erwartungen.

Go-live-Kriterien fehlen.

Betriebsbeginn erfolgt ohne belastbare Betriebsbereitschaftsprüfung.

1 – Ungeordnet

Leistungen, Daten und Zuständigkeiten sind unvollständig oder überwiegend informell.

Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen und Erfahrungswissen

2 – Grundlegend

Wesentliche Leistungen werden erbracht, aber Prozesse, Daten und Nachweise sind uneinheitlich.

Betrieb funktioniert, ist aber schwer steuerbar

3 – Strukturiert

Rollen, Prozesse, Daten und Dokumentation sind weitgehend beschrieben und nutzbar.

Regelbetrieb ist grundsätzlich steuerbar

4 – Gesteuert

KPI, SLA, Reporting, Maßnahmenmanagement und Compliance sind aktiv eingebunden.

Auftraggeber kann Leistung und Risiken sachlich führen

5 – Optimiert

Prozesse sind datenbasiert, digital, auditierbar und kontinuierlich verbesserbar.

FM ist stabil, transparent und strategisch steuerbar

Strategie und Zielbild

Gibt es ein klares Ziel für den künftigen FM-Betrieb und den Dienstleisterwechsel?

Vertrag und Leistungsmodell

Sind Leistungen, Pflichten, Schnittstellen und Nachweise eindeutig beschrieben?

Organisation und Governance

Sind Rollen, Verantwortlichkeiten, Vertretungen, Gremien und Eskalationen geregelt?

Prozesse

Sind Wartung, Störung, Service, Freigaben, Mängel und Reporting standardisiert?

Datenmanagement

Sind Anlagen-, Flächen-, Raum-, Prüf- und Systemdaten vollständig, aktuell und nutzbar?

Dokumentationsmanagement

Sind Pläne, Prüfberichte, Genehmigungen und Betriebsunterlagen verfügbar und gepflegt?

Systemlandschaft

Sind CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting und Schnittstellen startfähig?

Betreiberpflichten und Compliance

Sind Prüfpflichten, Mängel, Nachweise, Arbeitssicherheit und Datenschutz geregelt?

Service- und Nutzerorientierung

Sind Meldewege, Ansprechpartner, Servicezeiten und Rückmeldungen klar?

Nachunternehmermanagement

Sind externe Dienstleister qualifiziert, unterwiesen, beauftragt und nachweisfähig eingebunden?

Qualität und Leistungssteuerung

Sind KPI, SLA, Audits, Eigenkontrollen und Maßnahmenmanagement wirksam?

Kaufmännische Steuerung

Sind Pauschalen, Regie, Sonderleistungen, Nachträge und Abrechnung transparent?

Start-up-Fähigkeit

Sind Mobilisierung, Go-live, Hypercare und Restpunktesteuerung vorbereitet?

Exit-Fähigkeit

Sind Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Wissenstransfer geregelt?

Leistungsbeschreibung

Leistungen sind unklar oder veraltet.

Leistungen sind beschrieben und grundsätzlich abgrenzbar.

Leistungen sind messbar, steuerbar und mit Nachweisen verknüpft.

Daten

Daten sind unvollständig und widersprüchlich.

Kritische Daten sind nutzbar, Lücken sind bekannt.

Daten sind vollständig, gepflegt, systemfähig und auswertbar.

Dokumentation

Unterlagen sind verstreut oder fehlen.

Kritische Unterlagen sind verfügbar und strukturiert.

Dokumentation ist revisionssicher, verknüpft und auditierbar.

Systeme

Systeme werden kaum oder uneinheitlich genutzt.

CAFM, Tickets und Reporting sind grundsätzlich nutzbar.

Systeme sind integriert, mobil nutzbar und datenbasiert steuerbar.

Betreiberpflichten

Pflichten sind nicht vollständig bekannt.

Prüfpflichten und Nachweise sind überwiegend erfasst.

Pflichten sind digital gesteuert, überwacht und auditfähig.

Organisation

Zuständigkeiten sind informell.

Rollen und Ansprechpartner sind definiert.

Governance, Eskalation und Maßnahmenmanagement funktionieren stabil.

Service

Nutzer melden informell oder uneinheitlich.

Meldewege und Ansprechpartner sind definiert.

Service Desk, SLA, Nutzerfeedback und Reporting sind integriert.

Nachunternehmer

Externe Firmen werden reaktiv gesteuert.

Nachunternehmer sind beauftragt und nachweisfähig eingebunden.

Nachunternehmerleistung ist qualitäts-, sicherheits- und systemseitig steuerbar.

Reporting

Berichte sind unregelmäßig oder wenig aussagefähig.

Status, KPI und Maßnahmen werden regelmäßig berichtet.

Berichte sind entscheidungsorientiert, datenbasiert und managementfähig.

Start-up

Wechsel wird überwiegend improvisiert.

Mobilisierung ist geplant und startkritische Punkte sind bekannt.

Start-up, Go-live und Hypercare sind vollständig gesteuert und dokumentiert.

Vertrag

Welche Leistungen, Pflichten, SLA, KPI und Mitwirkungspflichten bestehen?

Grundlage für Pflichtenmatrix und Vertragsdesign

Leistung

Welche Leistungen werden tatsächlich erbracht und nachgewiesen?

Grundlage für Leistungsverzeichnis und Soll-Ist-Abgleich

Organisation

Wer ist verantwortlich, wer entscheidet, wer eskaliert?

Grundlage für Betriebs-Start-up

Daten

Sind Anlagen, Flächen, Räume, Prüffristen und Tickets belastbar?

Grundlage für Datenvalidierung und System-Start-up

Dokumentation

Sind Pläne, Prüfberichte, Genehmigungen und Brandschutzunterlagen nutzbar?

Grundlage für Dokumentationsübernahme

Technik

Welche Anlagen, Zustände, Mängel und Wartungsrisiken bestehen?

Grundlage für Anlagen- und Betriebs-Start-up

Systeme

Welche Tools, Rechte, Datenflüsse und Schnittstellen bestehen?

Grundlage für digitale Betriebsfähigkeit

Compliance

Welche Betreiberpflichten, Freigaben und Sicherheitsanforderungen bestehen?

Grundlage für rechtssicheren Go-live

Kosten

Welche Pauschalen, Regie, Sonderleistungen und Nachträge bestehen?

Grundlage für kaufmännisches Vertragsdesign

Nachunternehmer

Welche externen Leistungen sind kritisch und wie werden sie gesteuert?

Grundlage für Nachunternehmer-Start-up

Nutzer

Welche Servicewege, Beschwerden und Anforderungen bestehen?

Grundlage für Service-Start-up

Risiken

Welche Themen gefährden Go-live, Sicherheit, Kosten oder Qualität?

Grundlage für Risikoregister und Maßnahmenplan

Start-up-Leistungsbild

Sind Mobilisierung, Implementierung, Go-live und Hypercare beschrieben?

Pflichtenmatrix

Sind vertragliche, organisatorische und sicherheitsrelevante Pflichten exzerpierbar?

Datenstatus

Sind kritische Daten vorhanden, geprüft oder als Lücke dokumentiert?

Dokumentationsstatus

Sind betriebs- und sicherheitsrelevante Unterlagen verfügbar?

Objektübergabe

Sind Gebäude, Anlagen, Flächen, Schlüssel und Zugänge übergabefähig?

Systemfähigkeit

Sind CAFM, Ticketsystem, Reporting und GLT-Zugänge startfähig?

Organisation

Sind Rollen, Objektleitung, Vertretung, Gremien und Eskalation vorgesehen?

Arbeitssicherheit

Sind Unterweisungen, Freigaben und Notfallverfahren vorbereitet?

Nachunternehmer

Sind kritische externe Leistungen gesichert und einbindbar?

Nutzerkommunikation

Sind Meldewege, Ansprechpartner und Servicezeiten kommunizierbar?

Betriebsbereitschaft

Gibt es prüfbare Kriterien für Go-live?

Restpunktesteuerung

Können offene Punkte priorisiert und in Hypercare überführt werden?

Auftraggeber

Steuerbarkeit, Betreiberpflichten, Kosten, Leistungsqualität, Datenlage und Go-live-Risiken

Neuer Auftragnehmer

Daten, Dokumentation, Zugänge, Mitwirkung, Start-up-Aufwand und Leistungsabgrenzung

Bisheriger Dienstleister

Übergabefähigkeit, Datenrückgabe, Dokumentation, offene Mängel und Wissenstransfer

Nachunternehmer

Leistungsumfang, Qualifikation, Zutritt, Unterweisung, Nachweise und Einsatzfähigkeit

Nutzer

Servicewege, Ansprechpartner, Reaktionszeiten, Kommunikation und Akzeptanz

Objektleitung

Prozesse, Systeme, Personal, Maßnahmen, Eskalationen und Tagessteuerung

IT / CAFM

Datenmodell, Systemrechte, Schnittstellen, Reporting und Datenschutz

HSE / Arbeitssicherheit

Gefährdungen, Freigaben, Unterweisungen, Notfallverfahren und Fremdfirmen

Einkauf / Vertragsmanagement

Vergabereife, Preislogik, Nachträge, SLA, KPI und Vertragsrisiken

Management

Entscheidungsgrundlage, Risikobild, Budgetwirkung und Reifegradentwicklung

1. Untersuchungsrahmen festlegen

Objekte, Leistungen, Verträge, Systeme, Daten und Rollen bestimmen

Klarer Prüfauftrag

2. Unterlagen anfordern

Verträge, LV, Daten, Berichte, Nachweise, Prüfunterlagen und Systemauszüge sammeln

Prüfgrundlage

3. Interviews und Workshops durchführen

Auftraggeber, Nutzer, Dienstleister, IT, HSE, Einkauf und Objektleitung einbinden

Ergänztes Praxiswissen

4. Objekt- und Dokumentenprüfung

Begehungen, Datenprüfung, Dokumentationsprüfung und Nachweisprüfung durchführen

Tatsächliche Ausgangslage

5. Reifegrad bewerten

Themenfelder anhand definierter Stufen bewerten

Reifegradmatrix

6. Risiken identifizieren

Kritische Lücken für Betrieb, Sicherheit, Go-live und Kosten bewerten

Risikoregister

7. Zielreifegrad definieren

Gewünschten Zielzustand für künftigen Betrieb festlegen

Zielbild

8. Lückenanalyse erstellen

Ist-Reifegrad mit Zielreifegrad vergleichen

Gap-Analyse

9. Maßnahmen ableiten

Prioritäten, Verantwortliche, Termine und Start-up-Anforderungen definieren

Maßnahmenplan

10. Vertrags- und Vergabeableitung

Anforderungen in Ausschreibung, Vertrag, SLA, KPI und Start-up-Leistungsbild überführen

Vergabe- und Vertragsgrundlage

11. Go-live-Bezug herstellen

Startkritische Punkte in Betriebsbereitschaftscheck überführen

Go-live-Kriterien

12. Bericht erstellen

Ergebnisse, Reifegrad, Risiken, Maßnahmen und Empfehlungen zusammenfassen

Due-Diligence- und Reifegradbericht

FM-Vertrag

Grundlage für Pflichten, Leistungen, Nachweise und Mitwirkung

Leistungsbeschreibung und LV

Grundlage für Soll-Leistung und Leistungsumfang

SLA- und KPI-Regelungen

Bewertung der Messbarkeit und Steuerbarkeit

Nachträge und Zusatzaufträge

Hinweise auf unklare Leistungen und Bedarfslücken

Monatsberichte

Überblick über Leistung, Risiken, Maßnahmen und Qualität

Ticketdaten

Hinweise auf Störungen, Nutzerbedarf, Reaktionszeiten und Wiederholfehler

Wartungsnachweise

Nachweis der technischen Leistungsdurchführung

Prüfberichte

Grundlage für Betreiberpflichten, Mängel und Fristen

Anlagenlisten

Grundlage für technisches FM und Wartungsplanung

Flächen- und Raumdaten

Grundlage für Reinigung, Service, Abrechnung und CAFM

Pläne und Genehmigungen

Grundlage für Betrieb, Sicherheit und Dokumentation

Brandschutzunterlagen

Grundlage für Notfallorganisation und Compliance

Rechnungen und Preisblätter

Grundlage für kaufmännische Bewertung

Nachunternehmerunterlagen

Grundlage für externe Leistungs- und Risikobewertung

Systemauszüge

Grundlage für Datenqualität, Systemnutzung und Reporting

Interviews

Ergänzung von Praxiswissen und informellen Schnittstellen

Begehungen

Abgleich zwischen Dokumentation und Realität

Zielbild

Gibt es ein klares Ziel für den künftigen FM-Betrieb?

Steuerungstiefe

Ist definiert, welche Aufgaben der Auftraggeber selbst steuert?

Vergabestrategie

Ist das gewünschte Leistungs- und Losmodell begründet?

Dienstleistersteuerung

Gibt es Governance, Regeltermine und Eskalation?

Berichtswesen

Werden Entscheidungen durch belastbare Informationen unterstützt?

Start-up-Strategie

Ist der Dienstleisterwechsel als eigener Prozess geplant?

Leistungsumfang

Sind Leistungen vollständig und eindeutig beschrieben?

Leistungsgrenzen

Sind Standardleistungen, Sonderleistungen und Auftraggeberleistungen abgegrenzt?

SLA

Sind Servicelevel messbar und praktisch anwendbar?

KPI

Sind Kennzahlen sinnvoll, auswertbar und steuerungsrelevant?

Nachweise

Sind Leistungsnachweise klar definiert?

Start-up-Leistungen

Sind Mobilisierung und Go-live vertraglich geregelt?

Exit

Sind Datenrückgabe und Wissenstransfer geregelt?

Rollenmodell

Sind Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet?

Objektleitung

Gibt es eine belastbare operative Leitung?

Vertretungen

Sind Ausfälle und Abwesenheiten geregelt?

Prozessstandards

Sind Wartung, Störung, Service und Freigaben beschrieben?

Maßnahmenmanagement

Werden offene Punkte systematisch verfolgt?

Eskalation

Gibt es definierte Entscheidungswege?

Hypercare

Ist eine Stabilisierungsphase vorgesehen?

Anlagendaten

Sind Anlagen vollständig, eindeutig und verortet?

Flächendaten

Sind Flächen aktuell, prüfbar und abrechnungsfähig?

Prüfdaten

Sind Prüffristen, Prüfberichte und Mängel erfasst?

Datenpflege

Ist klar, wer Daten aktualisiert?

Dokumentenstruktur

Sind Unterlagen auffindbar und revisionsfähig?

Nachforderung

Gibt es ein Verfahren für fehlende Dokumente?

Datenrückgabe

Ist Exit-fähige Datenübergabe geregelt?

CAFM

Unterstützt das System Anlagen, Räume, Wartungen und Nachweise?

Ticketsystem

Sind Störungen und Serviceanforderungen digital steuerbar?

GLT

Sind Alarme, Zugänge und Verantwortlichkeiten geklärt?

DMS

Sind Dokumente digital verfügbar und verknüpft?

Reporting

Sind KPI, SLA und Maßnahmen systemseitig auswertbar?

Mobile Nutzung

Können Leistungen vor Ort digital rückgemeldet werden?

Schnittstellen

Sind Datenflüsse zwischen Systemen geregelt?

IT-Sicherheit

Sind Rollenrechte und Datenschutz berücksichtigt?

Betreiberpflichten

Sind Pflichten identifiziert und zugeordnet?

Prüfpflichten

Sind Fristen, Prüfberichte und Mängel steuerbar?

Arbeitssicherheit

Sind Unterweisungen, PSA und Gefährdungsbeurteilungen geregelt?

Freigaben

Sind gefährliche Arbeiten und Sonderbereiche freigabefähig?

Brandschutz

Sind Brandschutzunterlagen und Notfallprozesse verfügbar?

Fremdfirmen

Werden Nachunternehmer unterwiesen und kontrolliert?

Auditfähigkeit

Sind Nachweise vollständig und prüfbar?

Service Desk

Gibt es eine zentrale Annahme und Steuerung von Meldungen?

Meldewege

Sind Kanäle für Nutzer klar definiert?

Rückmeldungen

Werden Nutzer über Status und Abschluss informiert?

Servicezeiten

Sind Erreichbarkeit und Prioritäten bekannt?

Beschwerden

Werden Reklamationen erfasst und ausgewertet?

Nutzerfeedback

Fließt Feedback in Verbesserungen ein?

Sonderleistungen

Sind Zusatzanforderungen freigabe- und abrechnungsfähig geregelt?

Preislogik

Sind Pauschalen, Regie, Material und Sonderleistungen transparent?

Nachträge

Sind Ursachen und Häufigkeit von Nachträgen bekannt?

Leistungsnachweise

Sind Leistungen abrechnungs- und abnahmefähig dokumentiert?

Rechnungsprüfung

Gibt es klare Prüf- und Freigabeprozesse?

Kostenstellen

Sind Leistungen Kostenstellen oder Nutzern zuordenbar?

Budgetsteuerung

Werden Kostenrisiken früh erkannt?

Wirtschaftlichkeit

Werden Prozesse, Daten und Nachweise wirtschaftlich gesteuert?

Anlagenlisten sind unvollständig.

Niedrige Datenreife

Datenvalidierung als Start-up-Leistung definieren

Prüfberichte liegen vor, werden aber nicht systematisch verfolgt.

Mittlere Compliance-Reife

Prüfpflichtenmanagement und Mängelverfolgung regeln

Ticketsystem wird genutzt, aber Kategorien sind uneinheitlich.

Mittlere Service-Reife

Ticketprozess standardisieren

SLA sind vertraglich vorhanden, aber nicht messbar.

Niedrige Steuerungsreife

SLA-Messlogik und Datenquellen definieren

Dokumente liegen digital vor, aber ohne Revisionsstruktur.

Mittlere Dokumentationsreife

DMS-Struktur und Revisionslogik einführen

Nachunternehmer sind beauftragt, aber Unterweisungen fehlen.

Niedrige Fremdfirmen-Compliance

Nachunternehmer-Start-up und Fremdfirmenunterweisung verbindlich regeln

Monatsberichte enthalten Daten, aber keine Maßnahmensteuerung.

Mittlere Reporting-Reife

Maßnahmenmanagement und Managementreporting ergänzen

Objektleitung ist etabliert, Vertretung aber unklar.

Mittlere Organisationsreife

Rollen- und Vertretungsmodell definieren

Daten

Anlagenlisten teilweise unvollständig

Vollständige, systemfähige Anlagenbasis

Fehlende Anlagen und unklare Standorte

Datenvalidierung vor Go-live

Dokumentation

Prüfberichte verstreut

Strukturierte, auditfähige Ablage

Fehlende Übersicht und Revisionsstände

Dokumentationsprüfung und DMS-Struktur

Service

Nutzer melden über mehrere Kanäle

Zentraler Service Desk mit Ticketprozess

Informelle Meldewege

Service-Start-up und Nutzerkommunikation

Betreiberpflichten

Fristen manuell überwacht

Digitales Fristen- und Mängelmanagement

Hohe Abhängigkeit von Einzelwissen

Betreiberpflichtenmatrix und Reporting

Systeme

CAFM nicht vollständig gepflegt

CAFM als Steuerungssystem

Daten- und Prozesslücken

System-Start-up und Datenimport

Nachunternehmer

Spezialfirmen nicht einheitlich gesteuert

Qualifizierte, unterwiesene und nachweisfähige Nachunternehmer

Unterweisungs- und Nachweislücken

Nachunternehmermatrix

Reporting

Berichte beschreibend

KPI-, SLA- und Maßnahmenreporting

Fehlende Steuerungsqualität

Reportingkonzept und KPI-Set

Go-live

Betriebsstart nach Termin

Betriebsstart nach Betriebsbereitschaft

Keine Go-live-Kriterien

Betriebsbereitschaftscheck

Niedrige Datenreife

Datenvalidierung, Anlagenaufnahme und Datenpflege als eigene Leistungen ausschreiben

Niedrige Dokumentationsreife

Dokumentationsprüfung, Nachforderung und DMS-Struktur vertraglich regeln

Hohe technische Komplexität

Fachliche Eignung und technisches Start-up-Konzept stark gewichten

Hohe Betreiberpflichtenrelevanz

Compliance-Kompetenz und Prüfpflichtenmanagement als Auswahlkriterium aufnehmen

Schwache Serviceprozesse

Service Desk, Nutzerkommunikation und SLA operationalisieren

Viele Nachunternehmer

Nachunternehmermanagement und Fremdfirmenunterweisung detailliert fordern

Niedrige Systemreife

System-Start-up, Datenmigration und Reporting verbindlich beschreiben

Hohe Schnittstellenkomplexität

RACI-Matrix und Governance vertraglich absichern

Unklare Kostenstruktur

Preisblatt, Sonderleistungen und Freigabeprozesse präzisieren

Kritischer Go-live

Betriebsbereitschaftsprüfung und Hypercare verpflichtend aufnehmen

Start-up-Reife ist niedrig

Start-up-Anlage mit Phasen, Meilensteinen, Nachweisen und Go-live-Kriterien

Datenqualität ist unzureichend

Datenanlage mit Übergabe, Validierung, Pflege und Rückgabe

Dokumentation ist lückenhaft

Dokumentationsanlage mit Nachforderung, Revisionsständen und Ablage

Betreiberpflichten sind unklar

Betreiberpflichtenmatrix, Prüfpflichtenreport und Mängelverfolgung

Systeme sind nicht startfähig

Systemanlage mit CAFM, Tickets, GLT, DMS, Reporting und Schnittstellen

Servicequalität ist schwankend

Servicekatalog, SLA, KPI, Beschwerdemanagement und Nutzerkommunikation

Nachunternehmer sind kritisch

Nachunternehmeranlage mit Qualifikation, Unterweisung, Zutritt und Nachweisen

Schnittstellen sind komplex

RACI-Matrix, Mitwirkungspflichten und Eskalationsmodell

Reporting ist schwach

Reportinganlage mit KPI, SLA, Maßnahmen, Risiken und Monatsbericht

Exit ist nicht geregelt

Exit-Anlage mit Datenrückgabe, Dokumentation und Wissenstransfer

Daten

Anlagenbestand unvollständig

Wartungen und Prüfungen werden fehlerhaft geplant

Datenvalidierung und Anlagenaufnahme

Dokumentation

Prüfberichte fehlen

Betreiberpflichten nicht nachweisbar

Dokumentationsprüfung und Nachforderung

Organisation

Objektleitung unklar

Operative Steuerung fehlt

Rollenmodell und Verantwortungsmatrix

Systeme

Ticketsystem nicht startfähig

Störungen laufen informell

System-Start-up und Testbetrieb

Compliance

Unterweisungen fehlen

Arbeitssicherheitsrisiko

Unterweisungsplan und Freigabelogik

Nachunternehmer

Kritische Spezialfirma nicht eingebunden

Leistungsausfall

Nachunternehmerplan und Ersatzregelung

Service

Nutzer kennen Meldewege nicht

Fehlmeldungen und Beschwerden

Nutzerkommunikation vor Go-live

Kosten

Sonderleistungen nicht abgegrenzt

Nachtragsrisiken

Preisblatt und Freigabeprozess

Schnittstellen

Auftraggeber- und Auftragnehmerpflichten unklar

Verzögerungen und Konflikte

RACI-Matrix und Mitwirkungspflichten

Exit

Datenrückgabe nicht geregelt

Wissensverlust beim nächsten Wechsel

Exit-Regelung im Vertrag

Sofortmaßnahme

Kritische Risiken, die vor Ausschreibung oder Go-live zu klären sind

Kurzfristig

Ausschreibungsmaßnahme

Anforderungen, die in Leistungsbeschreibung oder LV aufzunehmen sind

Vor Vergabe

Vertragsmaßnahme

Regelungen zu Pflichten, Nachweisen, SLA, KPI, Mitwirkung und Exit

Vor Vertragsabschluss

Start-up-Maßnahme

Aufgaben für Mobilisierung, Datenvalidierung, Systemeinrichtung und Unterweisung

Nach Zuschlag

Go-live-Maßnahme

Prüfkriterien für Betriebsbereitschaft und Freigabe

Vor Betriebsbeginn

Hypercare-Maßnahme

Nachsteuerung offener Punkte nach Betriebsstart

Erste Betriebswochen

Regelbetriebsmaßnahme

Verbesserungen, Reifegradentwicklung und kontinuierliche Steuerung

Laufender Betrieb

Exit-Maßnahme

Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Wissenstransfer

Vertragsende

Ausgangslage

Objekt, Vertrag, Leistungsumfang, Anlass der Prüfung und Zielsetzung

Prüfrahmen

Betrachtete Leistungen, Daten, Dokumente, Systeme, Rollen und Risiken

Vertragsstatus

Leistungsumfang, SLA, KPI, Mitwirkungspflichten, Nachweise und Exit

Leistungsstatus

Technische, infrastrukturelle, kaufmännische und steuernde Leistungen

Organisationsstatus

Rollen, Verantwortlichkeiten, Governance und Eskalation

Datenstatus

Qualität, Vollständigkeit, Aktualität und Systemfähigkeit der FM-Daten

Dokumentationsstatus

Vorhandene, fehlende und kritische Unterlagen

Systemstatus

CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting und Schnittstellen

Compliance-Status

Betreiberpflichten, Prüfpflichten, Arbeitssicherheit, Datenschutz und Nachweise

Service-Status

Meldewege, Nutzerkommunikation, Beschwerden und SLA-Fähigkeit

Nachunternehmerstatus

Externe Leistungen, Qualifikation, Unterweisung und Risiken

Kostenstatus

Pauschalen, Regie, Sonderleistungen, Nachträge und Abrechnung

Reifegradbewertung

Bewertung nach Themenfeldern und Reifegradstufen

Gap-Analyse

Lücken zwischen Ist-Zustand und Zielreifegrad

Risikoregister

Kritische Risiken mit Bewertung und Priorität

Maßnahmenplan

Empfehlungen mit Verantwortlichkeiten und Zeitbezug

Vergabe- und Vertragsableitung

Anforderungen für Ausschreibung, Vertragsdesign und Start-up

Go-live-Bezug

Startkritische Themen und Betriebsbereitschaftskriterien

Bewertungsmodell

Beschreibung der Reifegradstufen und Bewertungskriterien

Bewertete Dimensionen

Strategie, Vertrag, Organisation, Daten, Dokumentation, Systeme, Compliance, Service, Kosten, Start-up

Reifegradprofil

Grafische oder tabellarische Darstellung je Themenfeld

Zielreifegrad

Gewünschter Zustand für Ausschreibung, Start-up und Regelbetrieb

Lückenbewertung

Differenz zwischen Ist- und Zielreifegrad

Kritische Schwachstellen

Themen mit hoher Auswirkung auf Go-live oder Betreiberpflichten

Quick Wins

Kurzfristig erreichbare Verbesserungen

Maßnahmenroadmap

Priorisierte Entwicklungsschritte

Start-up-Reife

Einschätzung der Wechsel- und Go-live-Fähigkeit

Managementempfehlung

Entscheidungsvorlage für nächste Schritte

Sofort

Startkritische Risiken klären

Schlüssel, Systemrechte, Notfallkontakte, Unterweisungen, kritische Daten

Vor Ausschreibung

Vergabefähigkeit herstellen

Leistungsbeschreibung, Datenstatus, Start-up-Leistungsbild, Bewertungsmatrix

Vor Vertragsabschluss

Vertragsfähigkeit herstellen

SLA, KPI, Mitwirkung, Datenanlage, Dokumentationsanlage, Go-live-Kriterien

Start-up-Phase

Betriebsfähigkeit herstellen

Mobilisierung, Datenvalidierung, Dokumentenprüfung, Systeme, Nachunternehmer

Vor Go-live

Startfähigkeit prüfen

Betriebsbereitschaftscheck, Risikobewertung, Restpunkteliste

Hypercare

Stabilisierung

Ticketanalyse, Nutzerfeedback, Systemkorrekturen, Datenbereinigung

Regelbetrieb

Reifegradentwicklung

KPI-Reporting, Audits, Datenpflege, Prozessoptimierung

Exit-Vorbereitung

Wechselrobustheit sichern

Datenrückgabe, Dokumentation, Wissenstransfer, Lessons Learned

Daten sind unvollständig.

Anbieter muss ein belastbares Datenvalidierungs- und Migrationskonzept vorlegen.

Dokumentation ist lückenhaft.

Anbieter muss Dokumentationsprüfung und Nachforderungsprozess beschreiben.

Betreiberpflichten sind kritisch.

Anbieter muss Prüfpflichten- und Compliance-Management nachweisen.

Systeme sind heterogen.

Anbieter muss Systemkompetenz, Schnittstellenverständnis und Reportingfähigkeit zeigen.

Nutzerkommunikation ist schwach.

Anbieter muss Service-Start-up, Meldewege und Kommunikationskonzept darstellen.

Nachunternehmer sind relevant.

Anbieter muss Qualifikation, Unterweisung und Steuerung externer Firmen belegen.

Go-live ist risikobehaftet.

Anbieter muss Start-up-Plan, Betriebsbereitschaftscheck und Hypercare anbieten.

Reporting ist unzureichend.

Anbieter muss KPI-, SLA- und Maßnahmenreporting konkretisieren.

Kostenstruktur ist unklar.

Anbieter muss Preisblatt, Sonderleistungslogik und Nachtragsmanagement transparent darstellen.

Prüfziel

Ist klar, warum Reifegrad und Due Diligence durchgeführt werden?

Untersuchungsrahmen

Sind Objekte, Leistungen, Systeme, Verträge und Rollen definiert?

Vertragsprüfung

Sind Leistungen, Pflichten, SLA, KPI, Mitwirkung und Exit analysiert?

Leistungsprüfung

Sind Soll-Leistung, Ist-Leistung und Bedarf verglichen?

Datenprüfung

Sind Anlagen-, Flächen-, Raum-, Prüf- und Systemdaten bewertet?

Dokumentationsprüfung

Sind Pläne, Prüfberichte, Genehmigungen und Nachweise geprüft?

Systemprüfung

Sind CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting und Schnittstellen bewertet?

Organisationsprüfung

Sind Rollen, Objektleitung, Vertretungen, Governance und Eskalation geklärt?

Compliance-Prüfung

Sind Betreiberpflichten, Arbeitssicherheit und Datenschutz bewertet?

Serviceprüfung

Sind Meldewege, Nutzerkommunikation, Beschwerden und SLA-Fähigkeit geprüft?

Nachunternehmerprüfung

Sind externe Leistungen, Qualifikation, Unterweisung und Nachweise bewertet?

Kostenprüfung

Sind Pauschalen, Regie, Sonderleistungen, Nachträge und Abrechnung analysiert?

Reifegradbewertung

Sind Themenfelder nach einheitlichen Stufen bewertet?

Zielreifegrad

Ist der gewünschte Zielzustand definiert?

Gap-Analyse

Sind Lücken zwischen Ist und Ziel beschrieben?

Risikoregister

Sind kritische Risiken priorisiert?

Maßnahmenplan

Sind Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen hinterlegt?

Vergabeableitung

Sind Anforderungen für Ausschreibung und Anbieterbewertung formuliert?

Vertragsableitung

Sind Anforderungen für Vertragsdesign, SLA, KPI und Anlagen abgeleitet?

Go-live-Bezug

Sind Betriebsbereitschaftskriterien vorbereitet?

Hypercare-Bezug

Sind Restpunkte und Stabilisierungsmaßnahmen geplant?

Bericht

Liegen Due-Diligence-Bericht und Reifegradmatrix vor?

Due Diligence wird nur technisch verstanden.

Organisation, Service, Kosten, Systeme und Compliance bleiben unbewertet.

Ganzheitlichen Prüfrahmen nutzen.

Reifegrad wird ohne Zielbild bewertet.

Bewertung bleibt abstrakt und ohne Handlungskonsequenz.

Zielreifegrad vor Maßnahmenableitung definieren.

Daten werden nur gesammelt, nicht bewertet.

Datenlücken werden erst im Start-up sichtbar.

Datenqualitätsmatrix erstellen.

Dokumente werden nur gezählt.

Veraltete oder unbrauchbare Unterlagen bleiben unentdeckt.

Dokumente nach Nutzbarkeit, Aktualität und Revisionsstand prüfen.

Betreiberpflichten werden nachgelagert.

Compliance-Risiken entstehen beim Go-live.

Betreiberpflichtenprüfung integrieren.

Nutzerperspektive fehlt.

Serviceprozesse werden nicht akzeptiert.

Nutzerfeedback und Serviceanalyse einbeziehen.

Systeme werden nur technisch betrachtet.

Prozesse und Datenflüsse funktionieren nicht.

System- und Prozessprüfung verbinden.

Risiken werden nicht priorisiert.

Kritische Themen gehen in langen Listen unter.

Kritikalität und Go-live-Relevanz bewerten.

Ergebnisse werden nicht in Vertrag überführt.

Erkenntnisse bleiben folgenlos.

Vertragsableitung und Start-up-Leistungsbild erstellen.

Maßnahmen ohne Verantwortliche

Umsetzung bleibt unverbindlich.

Maßnahmenplan mit Verantwortlichen, Fristen und Nachweisen führen.

Hypercare wird nicht vorbereitet.

Restpunkte eskalieren nach Betriebsbeginn.

Stabilisierungsphase aus Due-Diligence-Ergebnissen ableiten.

Vollständigkeit

Vertrag, Leistung, Daten, Dokumentation, Systeme, Organisation, Compliance, Kosten und Service werden betrachtet.

Faktenbasis

Bewertung stützt sich auf Unterlagen, Daten, Nachweise, Interviews und Begehungen.

Nachvollziehbarkeit

Befunde, Quellen, Bewertungen und Risiken sind dokumentiert.

Reifegradlogik

Einzelbefunde werden in ein strukturiertes Bewertungsmodell überführt.

Risikoorientierung

Kritische Themen für Go-live, Betreiberpflichten, Kosten und Qualität werden priorisiert.

Start-up-Bezug

Ergebnisse werden in Mobilisierung, Go-live und Hypercare überführt.

Vergabefähigkeit

Anforderungen können in Ausschreibung und Bewertungsmatrix genutzt werden.

Vertragsfähigkeit

Ergebnisse führen zu klaren Pflichten, Nachweisen, SLA, KPI und Anlagen.

Umsetzbarkeit

Maßnahmen sind konkret, terminiert und Verantwortlichen zugeordnet.

Managementfähigkeit

Ergebnisse sind für Entscheidungen verständlich aufbereitet.

Zukunftsfähigkeit

Datenpflege, Reporting, Reifegradentwicklung und Exit werden berücksichtigt.

Bessere Entscheidungsgrundlage

Auftraggeber kennt Ausgangslage, Risiken und Handlungsbedarf.

Realistischere Ausschreibung

Leistungsumfang, Datenlage und Start-up-Bedarf werden klarer beschrieben.

Bessere Anbieterbewertung

Start-up-Fähigkeit, Datenkompetenz und Compliance-Kompetenz können geprüft werden.

Sichereres Vertragsdesign

Pflichten, Mitwirkung, Nachweise, SLA, KPI und Exit werden präziser geregelt.

Weniger Start-up-Risiken

Kritische Lücken werden vor Go-live sichtbar und steuerbar.

Höhere Datenqualität

Fehlende oder falsche Daten werden erkannt und priorisiert bearbeitet.

Bessere Dokumentationsqualität

Unterlagen werden nach Vollständigkeit, Aktualität und Nutzbarkeit bewertet.

Stärkere Betreiberverantwortung

Prüfpflichten, Mängel, Nachweise und Freigaben werden systematisch eingeordnet.

Stabilerer Go-live

Betriebsbereitschaft wird fachlich geprüft.

Bessere Hypercare

Restpunkte und Anfangsprobleme werden gezielt nachgesteuert.

Höhere Wirtschaftlichkeit

Nachträge, Doppelarbeiten und Fehlkalkulationen werden reduziert.

Nachhaltige Verbesserung

Reifegradlücken werden in eine Roadmap für den Regelbetrieb überführt.

Reifegradmodell entwickeln

Aufbau eines objekt- und vertragsbezogenen Bewertungsmodells

Due-Diligence-Prüfung durchführen

Prüfung von Vertrag, Leistung, Daten, Dokumentation, Systemen, Organisation und Compliance

Reifegradmatrix erstellen

Bewertung der FM-Handlungsfelder nach Entwicklungsstufen

Daten- und Dokumentationsstatus bewerten

Prüfung von Vollständigkeit, Aktualität, Nutzbarkeit und Systemfähigkeit

Betreiberpflichten analysieren

Bewertung von Prüfpflichten, Mängeln, Freigaben, Nachweisen und Verantwortlichkeiten

Systemlandschaft prüfen

Bewertung von CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting und Schnittstellen

Service- und Nutzerreife bewerten

Prüfung von Meldewegen, Service Desk, SLA, Beschwerden und Nutzerkommunikation

Nachunternehmerreife bewerten

Analyse von Qualifikation, Unterweisung, Zutritt, Nachweisen und Abhängigkeiten

Risiko- und Gap-Analyse erstellen

Priorisierung kritischer Reifegradlücken

Maßnahmenroadmap entwickeln

Ableitung von Sofortmaßnahmen, Start-up-Aufgaben und Regelbetriebsoptimierung

Vergabeanforderungen ableiten

Überführung der Ergebnisse in Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix und Start-up-Leistungsbild

Vertragsdesign unterstützen

Ableitung von Daten-, Dokumentations-, SLA-, KPI-, Governance- und Exit-Regelungen

Betriebsbereitschaft vorbereiten

Entwicklung von Go-live-Kriterien und Hypercare-Restpunktesteuerung

Managementbericht erstellen

Entscheidungsfähige Zusammenfassung für Geschäftsführung, Einkauf und FM-Verantwortliche

Transparente Ausgangslage

Auftraggeber kennt Leistungs-, Daten-, Dokumentations-, System- und Organisationsstand.

Bewerteter Reifegrad

Entwicklungsstand der FM-Organisation ist nachvollziehbar eingeordnet.

Klarer Zielreifegrad

Gewünschter Zustand für künftigen Betrieb und Dienstleistersteuerung ist beschrieben.

Sichtbare Lücken

Differenz zwischen Ist- und Zielzustand ist dokumentiert.

Priorisierte Risiken

Kritische Themen für Go-live, Compliance, Kosten und Nutzerbetrieb sind bewertet.

Belastbarer Maßnahmenplan

Aufgaben, Verantwortliche, Termine und Nachweise sind definiert.

Bessere Vergabegrundlage

Anbieter erhalten klare Anforderungen und Risiken.

Stärkeres Vertragsdesign

Pflichten, Mitwirkung, Nachweise, SLA, KPI und Exit werden präziser geregelt.

Sichererer Start-up

Mobilisierung und Betriebsbereitschaft werden planbarer.

Stabilerer Regelbetrieb

Reifegradentwicklung wird in den laufenden Betrieb überführt.