AG-Reifegrad
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Reifegrad des Auftraggebers beim Dienstleisterwechsel
Der AG-Reifegrad beschreibt die Fähigkeit des Auftraggebers, einen Dienstleisterwechsel im Facility Management fachlich, organisatorisch, vertraglich, datenbezogen, sicherheitskonform und steuerbar vorzubereiten. Er zeigt, ob der Auftraggeber die Voraussetzungen geschaffen hat, damit ein neuer FM-Dienstleister geordnet mobilisieren, Betriebsverantwortung übernehmen und in einen stabilen Regelbetrieb starten kann.
Beim Dienstleisterwechsel wird häufig vor allem die Leistungsfähigkeit des neuen Auftragnehmers betrachtet. Ebenso wichtig ist jedoch die Reife des Auftraggebers. Auch der beste Dienstleister kann nicht sicher starten, wenn der Auftraggeber keine belastbaren Daten bereitstellt, Mitwirkungspflichten nicht organisiert, Freigaben verzögert, Nutzer nicht informiert, Systeme nicht freischaltet oder Betreiberpflichten nicht eindeutig zuordnet.
Der AG-Reifegrad macht sichtbar, ob der Auftraggeber selbst wechselbereit ist. Er bewertet, ob Ziele, Rollen, Daten, Dokumente, Verträge, Systeme, Schnittstellen, Arbeitssicherheit, Nutzerkommunikation, Reporting und Entscheidungswege ausreichend entwickelt sind, um den FM-Start-up zu ermöglichen.
Reifegrad der Auftraggeberorganisation bewerten
- Definition AG-Reifegrad
- Ziel der AG-Reifegradbewertung
- Warum der AG-Reifegrad entscheidend ist
- Reifegradstufen des Auftraggebers
- AG-Reifegrad nach Handlungsfeldern
- Reifegradmatrix für Auftraggeber
- Strategie- und Zielbildreife des Auftraggebers
- Vergabe- und Vertragsreife des Auftraggebers
- Datenreife des Auftraggebers
- Dokumentationsreife des Auftraggebers
- Betreiberpflichtenreife des Auftraggebers
- Organisations- und Governance-Reife
- Mitwirkungsreife des Auftraggebers
- System- und Digitalisierungsreife des Auftraggebers
- Service- und Nutzerreife des Auftraggebers
- Schnittstellenreife des Auftraggebers
- Reporting- und Controlling-Reife des Auftraggebers
- Start-up- und Go-live-Reife des Auftraggebers
- Exit-Reife des Auftraggebers
- AG-Reifegradbewertung im Projektablauf
- Bewertungsinstrumente für den AG-Reifegrad
- Beispielhafte AG-Reifegrad-Scorecard
- Typische Reifegradlücken des Auftraggebers
- Risiken bei niedrigem AG-Reifegrad
- Maßnahmen zur Erhöhung des AG-Reifegrads
- AG-Reifegrad und Vergabestrategie
- AG-Reifegrad und Vertragsdesign
- AG-Reifegrad und Betriebsbereitschaft
- AG-Reifegradbericht
- Checkliste
- Typische Fehler beim AG-Reifegrad
- Nutzen der AG-Reifegradbewertung
- Unterstützung beim AG-Reifegrad
- Ergebnis einer professionellen AG-Reifegradbewertung
- Anspruch
Definition AG-Reifegrad
Der AG-Reifegrad ist der Entwicklungsstand des Auftraggebers hinsichtlich seiner Fähigkeit, Facility-Management-Leistungen zielgerichtet zu beschreiben, Dienstleister wirksam zu steuern, Betreiberpflichten zu organisieren, Daten und Dokumente bereitzustellen, Schnittstellen zu klären und einen Dienstleisterwechsel sicher in den Regelbetrieb zu überführen.
Er bewertet nicht die Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers, sondern die Steuerungs-, Mitwirkungs- und Übergabefähigkeit des Auftraggebers.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| AG-Reifegrad | Entwicklungsstand des Auftraggebers in Bezug auf Vorbereitung, Steuerung und Absicherung eines FM-Dienstleisterwechsels |
| Auftraggeberfähigkeit | Fähigkeit, Leistungen zu definieren, Anforderungen zu stellen, Entscheidungen zu treffen und Mitwirkung zu leisten |
| Wechselbereitschaft | Zustand, in dem der Auftraggeber fachlich, organisatorisch und dokumentarisch für einen Dienstleisterwechsel vorbereitet ist |
| Steuerungsreife | Fähigkeit, Dienstleister über Vertrag, KPI, SLA, Reporting, Maßnahmen und Eskalationen wirksam zu führen |
| Datenreife des Auftraggebers | Qualität der vom Auftraggeber bereitgestellten Objekt-, Anlagen-, Flächen-, Prüf- und Systemdaten |
| Dokumentationsreife | Fähigkeit, betriebs-, sicherheits- und vertragsrelevante Unterlagen vollständig und nutzbar bereitzustellen |
| Mitwirkungsreife | Fähigkeit, Daten, Freigaben, Zugänge, Ansprechpartner und Entscheidungen rechtzeitig zu liefern |
| Betreiberpflichtenreife | Fähigkeit, sicherheits-, prüf- und nachweispflichtige Aufgaben zu kennen, zuzuordnen und zu überwachen |
| Vergabereife | Zustand, in dem der Auftraggeber Anforderungen so beschrieben hat, dass ein belastbares Vergabeverfahren möglich ist |
| Start-up-Reife | Zustand, in dem der Auftraggeber alle Voraussetzungen für Mobilisierung, Go-live und Hypercare geschaffen hat |
Ziel der AG-Reifegradbewertung
Ziel der AG-Reifegradbewertung ist es, vor dem Dienstleisterwechsel zu erkennen, ob der Auftraggeber ausreichend vorbereitet ist. Die Bewertung zeigt, welche Voraussetzungen bereits erfüllt sind und welche Lücken vor Ausschreibung, Vertragsabschluss oder Betriebsbeginn geschlossen werden müssen.
Ein hoher AG-Reifegrad reduziert Start-up-Risiken. Ein niedriger AG-Reifegrad erhöht die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen, Nachträgen, Datenproblemen, Schnittstellenkonflikten, unklaren Betreiberpflichten und einem instabilen Regelbetrieb.
| Ziel | Erläuterung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Wechselbereitschaft prüfen | Es wird bewertet, ob der Auftraggeber fachlich und organisatorisch auf den Dienstleisterwechsel vorbereitet ist. | Klarheit über Handlungsbedarf vor Ausschreibung und Start-up |
| Mitwirkungspflichten erkennen | Daten, Dokumente, Freigaben, Zugänge und Ansprechpartner werden als Auftraggeberaufgaben sichtbar. | Realistische Mobilisierung des neuen Dienstleisters |
| Betreiberpflichten absichern | Prüfpflichten, Mängel, Nachweise und Verantwortlichkeiten werden bewertet. | Reduzierung von Compliance- und Haftungsrisiken |
| Daten- und Dokumentationslage bewerten | Vorhandene Informationen werden auf Vollständigkeit, Aktualität und Nutzbarkeit geprüft. | Bessere Grundlage für Ausschreibung, Vertrag und Regelbetrieb |
| Vergabefähigkeit herstellen | Anforderungen werden so strukturiert, dass Anbieter vergleichbare Angebote erstellen können. | Bessere Auswahlentscheidung |
| Vertragsdesign verbessern | Pflichten, SLA, KPI, Reporting, Mitwirkung und Exit werden präziser geregelt. | Weniger Leistungs- und Nachtragskonflikte |
| Go-live absichern | Startkritische Auftraggeberleistungen werden vor Betriebsbeginn geprüft. | Sachlich belastbare Betriebsbereitschaftsentscheidung |
| Hypercare vorbereiten | Offene Punkte werden priorisiert und in die Stabilisierungsphase überführt. | Kontrollierter Übergang in den Regelbetrieb |
Warum der AG-Reifegrad entscheidend ist
Der Dienstleisterwechsel wird oft als Aufgabe des neuen Dienstleisters verstanden. Tatsächlich ist er eine gemeinsame Aufgabe von Auftraggeber und Auftragnehmer. Der Auftragnehmer kann nur dann erfolgreich mobilisieren, wenn der Auftraggeber seine eigenen Voraussetzungen rechtzeitig schafft.
Dazu gehören insbesondere klare Ziele, belastbare Ausschreibungsunterlagen, realistische Daten, vollständige Dokumente, Ansprechpartner, Freigaben, Zugänge, Systemrechte, Nutzerkommunikation, Betreiberpflichtenklärung und Entscheidungsfähigkeit.
| Niedriger AG-Reifegrad | Typische Folge |
|---|---|
| Ziele des Dienstleisterwechsels sind unklar. | Ausschreibung und Vertrag lösen nicht die eigentlichen Probleme. |
| Leistungsumfang ist unpräzise. | Angebote sind schwer vergleichbar und Start-up-Leistungen werden strittig. |
| Daten sind unvollständig oder ungeprüft. | Wartungsplanung, Reporting und Kalkulation werden fehlerhaft. |
| Dokumentation ist nicht geordnet. | Betreiberpflichten und Nachweise bleiben unsicher. |
| Mitwirkungspflichten sind nicht organisiert. | Mobilisierung verzögert sich. |
| Interne Ansprechpartner fehlen. | Entscheidungen und Freigaben dauern zu lange. |
| Nutzerkommunikation ist nicht vorbereitet. | Fehlmeldungen, Beschwerden und Akzeptanzprobleme entstehen. |
| Systeme und Rechte sind nicht geklärt. | Tickets, CAFM, Reporting und GLT-Zugänge funktionieren nicht rechtzeitig. |
| Betreiberpflichten sind nicht zugeordnet. | Compliance- und Haftungsrisiken entstehen. |
| Go-live-Kriterien fehlen. | Der Betriebsbeginn erfolgt nach Datum statt nach Betriebsbereitschaft. |
Reifegradstufen des Auftraggebers
Der AG-Reifegrad kann in fünf Stufen bewertet werden. Diese Stufen zeigen, wie gut der Auftraggeber auf Vergabe, Start-up und Regelbetrieb vorbereitet ist.
| Reifegradstufe | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Ungeordnet | Anforderungen, Daten, Dokumente und Zuständigkeiten sind unvollständig oder überwiegend informell. Der Dienstleisterwechsel wäre stark risikobehaftet. |
| 2 | Grundlegend | Wesentliche Grundlagen sind vorhanden, aber nicht vollständig geprüft, strukturiert oder steuerbar. Der Start-up erfordert intensive Klärung. |
| 3 | Strukturiert | Leistungen, Rollen, Daten, Dokumente und Anforderungen sind weitgehend beschrieben. Der Dienstleisterwechsel ist grundsätzlich planbar. |
| 4 | Gesteuert | Der Auftraggeber verfügt über klare Governance, Datenstatus, Mitwirkungspflichten, KPI, SLA, Reporting und Betriebsbereitschaftskriterien. |
| 5 | Optimiert | Der Auftraggeber steuert FM-Leistungen datenbasiert, nachweisfähig, auditierbar und mit kontinuierlicher Verbesserung. Dienstleisterwechsel sind wiederholbar beherrschbar. |
AG-Reifegrad nach Handlungsfeldern
Der Auftraggeber-Reifegrad sollte nicht pauschal bewertet werden. Entscheidend ist die Betrachtung einzelner Handlungsfelder. Ein Auftraggeber kann beispielsweise bei Vertragssteuerung sehr reif sein, aber bei Datenqualität oder Nutzerkommunikation noch deutliche Lücken haben.
| Handlungsfeld | Bewertungsinhalt |
|---|---|
| Strategie und Zielbild | Klarheit über Zweck, Ziele, Zielbetriebsmodell und Steuerungstiefe des FM |
| Vergabe- und Vertragsreife | Qualität von Leistungsbeschreibung, LV, SLA, KPI, Mitwirkung, Reporting und Exit-Regelungen |
| Datenreife | Qualität von Anlagen-, Flächen-, Raum-, Prüf-, Ticket- und Systemdaten |
| Dokumentationsreife | Verfügbarkeit, Aktualität, Struktur und Nutzbarkeit von Plänen, Berichten und Genehmigungen |
| Betreiberpflichtenreife | Kenntnis, Zuordnung und Nachweisführung sicherheits- und prüfpflichtiger Aufgaben |
| Organisations- und Governance-Reife | Rollen, Ansprechpartner, Entscheidungsebenen, Eskalationen und Gremien |
| Mitwirkungsreife | Fähigkeit, Auftraggeberleistungen rechtzeitig und verbindlich bereitzustellen |
| System- und Digitalisierungsreife | CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting, Schnittstellen und Rechte |
| Service- und Nutzerreife | Meldewege, Service Desk, Nutzerkommunikation, Feedback und Beschwerdemanagement |
| Nachunternehmer- und Schnittstellenreife | Fähigkeit, Dritte, Fachbereiche und Übergabepunkte zu steuern |
| Arbeitssicherheits- und Compliance-Reife | Unterweisungen, Freigaben, Notfallverfahren, Datenschutz und Fremdfirmenkoordination |
| Reporting- und Controlling-Reife | KPI, SLA, Monatsberichte, Maßnahmenlisten, Risiken und Managementinformationen |
| Start-up- und Go-live-Reife | Fähigkeit, Mobilisierung, Betriebsbereitschaft, Restpunkte und Hypercare zu steuern |
| Exit-Reife | Fähigkeit, Daten, Dokumente, Wissen, Schlüssel und Nachweise bei Vertragsende geordnet zu übergeben |
Reifegradmatrix für Auftraggeber
| Handlungsfeld | Reifegrad 1 – ungeordnet | Reifegrad 3 – strukturiert | Reifegrad 5 – optimiert |
|---|---|---|---|
| Strategie | Wechsel erfolgt reaktiv oder aus Vertragsfrist heraus. | Zielbild und Wechselgründe sind beschrieben. | FM-Strategie, Zielbetriebsmodell und Reifegradroadmap sind verankert. |
| Leistungsbeschreibung | Alte Leistungsbilder werden ungeprüft übernommen. | Leistungen sind weitgehend beschrieben und gegliedert. | Leistungen sind messbar, steuerbar, datenbasiert und start-up-fähig beschrieben. |
| Daten | Daten sind unvollständig, veraltet oder widersprüchlich. | Kritische Daten sind nutzbar, Lücken sind bekannt. | Daten sind gepflegt, systemfähig, verantwortet und auswertbar. |
| Dokumentation | Unterlagen sind verstreut oder fehlen. | Kritische Unterlagen sind verfügbar und strukturiert. | Dokumentation ist revisionssicher, verknüpft und auditierbar. |
| Betreiberpflichten | Pflichten sind nicht vollständig bekannt. | Pflichten und Prüffristen sind überwiegend erfasst. | Pflichten sind digital gesteuert, nachweisfähig und regelmäßig überprüft. |
| Organisation | Zuständigkeiten sind informell. | Rollen und Ansprechpartner sind definiert. | Governance, Eskalationen und Entscheidungswege sind stabil etabliert. |
| Mitwirkung | Auftraggeberleistungen werden situativ erbracht. | Mitwirkungspflichten sind bekannt und teilweise terminiert. | Mitwirkung ist verbindlich geplant, überwacht und nachweisbar. |
| Systeme | Systeme sind uneinheitlich oder nicht startfähig. | Kernsysteme sind grundsätzlich nutzbar. | Systeme sind integriert, rollenbasiert und reportingfähig. |
| Nutzerkommunikation | Nutzer melden informell über verschiedene Kanäle. | Meldewege und Ansprechpartner sind definiert. | Service Desk, SLA, Feedback und Nutzerkommunikation sind etabliert. |
| Reporting | Berichte sind unregelmäßig oder beschreibend. | Statusberichte und Kennzahlen sind vorhanden. | KPI, SLA, Risiken und Maßnahmen werden managementfähig gesteuert. |
| Go-live | Betriebsstart erfolgt nach Datum. | Go-live-Kriterien sind teilweise definiert. | Betriebsbereitschaft wird systematisch geprüft und dokumentiert. |
| Exit | Vertragsende wird erst spät behandelt. | Datenrückgabe und Übergaben sind teilweise geregelt. | Exit ist vertraglich, systemisch und organisatorisch vollständig vorbereitet. |
Strategie- und Zielbildreife des Auftraggebers
Die Strategie- und Zielbildreife zeigt, ob der Auftraggeber weiß, was mit dem Dienstleisterwechsel erreicht werden soll. Ohne klares Zielbild wird der Wechsel häufig auf Preis, Vertragslaufzeit oder Einzelprobleme reduziert.
| Prüfkriterium | Leitfrage | Reifehinweis |
|---|---|---|
| Wechselgrund | Ist klar, warum der Dienstleister gewechselt oder neu vergeben werden soll? | Hohe Reife, wenn Ziele fachlich, wirtschaftlich und organisatorisch begründet sind |
| Zielbetriebsmodell | Ist beschrieben, wie der künftige FM-Betrieb funktionieren soll? | Hohe Reife, wenn Rollen, Leistungen, Systeme und Steuerung definiert sind |
| Steuerungstiefe | Ist klar, welche Aufgaben der Auftraggeber selbst steuert und welche übertragen werden? | Hohe Reife, wenn strategische, taktische und operative Ebenen abgegrenzt sind |
| Qualitätsziel | Ist definiert, welche Service- und Leistungsqualität erwartet wird? | Hohe Reife, wenn SLA, KPI und Nutzeranforderungen verbunden sind |
| Datenstrategie | Ist klar, welche Daten künftig benötigt und gepflegt werden? | Hohe Reife, wenn Datenmodell, Pflegeverantwortung und Rückgabe geregelt sind |
| Risikostrategie | Sind kritische Betriebs-, Compliance- und Go-live-Risiken bekannt? | Hohe Reife, wenn Risiken bewertet und Maßnahmen abgeleitet sind |
| Verbesserungsziel | Soll der Dienstleisterwechsel auch zur Weiterentwicklung des FM genutzt werden? | Hohe Reife, wenn Reifegradlücken in eine Roadmap überführt werden |
Vergabe- und Vertragsreife des Auftraggebers
Die Vergabe- und Vertragsreife beschreibt, ob der Auftraggeber in der Lage ist, die benötigten Leistungen so auszuschreiben und vertraglich zu regeln, dass Anbieter vergleichbare Angebote erstellen und der spätere Start-up steuerbar wird.
| Prüfkriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Sind Leistungen vollständig, eindeutig und aktuell beschrieben? |
| Leistungsverzeichnis | Sind Mengen, Flächen, Anlagen, Intervalle und Qualitätsanforderungen belastbar? |
| Start-up-Leistungsbild | Sind Mobilisierung, Datenvalidierung, Systemeinrichtung, Go-live und Hypercare beschrieben? |
| Mitwirkungspflichten | Sind Auftraggeberleistungen wie Daten, Dokumente, Zugänge und Freigaben geregelt? |
| SLA | Sind Reaktionszeiten, Bearbeitungszeiten und Servicelevel messbar? |
| KPI | Sind Kennzahlen, Datenquellen, Berichtsintervalle und Bewertungslogik definiert? |
| Reporting | Sind Monatsberichte, Start-up-Berichte, Maßnahmenlisten und Risikoberichte beschrieben? |
| Sonderleistungen | Sind Freigabe, Preislogik, Nachweis und Abrechnung geregelt? |
| Nachunternehmer | Sind Zulassung, Qualifikation, Unterweisung und Nachweise vertraglich beschrieben? |
| Exit | Sind Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Wissenstransfer geregelt? |
Reifegradbewertung Vergabe und Vertrag
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Ausschreibung basiert überwiegend auf alten Unterlagen oder informellen Erwartungen. |
| 2 | Leistungsumfang ist grob beschrieben, aber Daten, Start-up, Mitwirkung und Nachweise sind lückenhaft. |
| 3 | Leistungsbeschreibung, LV und zentrale Vertragsanlagen sind weitgehend strukturiert. |
| 4 | SLA, KPI, Daten, Dokumentation, Mitwirkung, Go-live und Hypercare sind vertraglich steuerbar. |
| 5 | Vertrag ist modular, start-up-fähig, reportingfähig, exitfähig und unterstützt kontinuierliche Verbesserung. |
Datenreife des Auftraggebers
Die Datenreife des Auftraggebers ist einer der wichtigsten Faktoren für einen erfolgreichen FM-Start-up. Der neue Dienstleister benötigt belastbare Daten, um Wartungen, Störungen, Prüfpflichten, Reinigung, Reporting und Abrechnung zu organisieren.
| Datenbereich | Prüffrage | Bedeutung für Start-up |
|---|---|---|
| Gebäudedaten | Sind Standorte, Gebäude, Gebäudeteile und Geschosse eindeutig beschrieben? | Grundlage für Objektorganisation und Reporting |
| Raumdaten | Sind Räume, Nutzungen, Nummern und Ansprechpartner aktuell? | Grundlage für Tickets, Service und Nutzerkommunikation |
| Flächendaten | Sind Reinigungs-, Nutz-, Verkehrs- und Außenflächen belastbar? | Grundlage für LV, Kalkulation und Qualitätsprüfung |
| Anlagendaten | Sind Anlagen vollständig, verortet und technisch beschrieben? | Grundlage für Wartung, Entstörung und Betreiberpflichten |
| Prüfdaten | Sind Prüffristen, Prüfberichte und Mängel erfasst? | Grundlage für Compliance und Go-live-Bewertung |
| Ticketdaten | Sind Störungen, Reaktionszeiten und Wiederholfehler auswertbar? | Grundlage für Servicequalität und Risikobewertung |
| Vertragsdaten | Sind Leistungen, SLA, KPI und Nachweise strukturiert? | Grundlage für Pflichtenanalyse und Reporting |
| Systemdaten | Sind Daten importierbar und in CAFM oder Ticketsystem nutzbar? | Grundlage für System-Start-up |
| Nutzerdaten | Sind Nutzergruppen, Betriebszeiten und Sonderbereiche bekannt? | Grundlage für Service-Start-up |
| Nachunternehmerdaten | Sind externe Dienstleister, Leistungen und Nachweise dokumentiert? | Grundlage für Nachunternehmer-Start-up |
Reifegradbewertung Daten
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Daten fehlen, sind widersprüchlich oder nur personenbezogen bekannt. |
| 2 | Wesentliche Daten liegen vor, sind aber nicht geprüft oder nicht systemfähig. |
| 3 | Kritische Daten sind nutzbar, Datenlücken sind bekannt und dokumentiert. |
| 4 | Daten sind strukturiert, systemfähig, verantwortet und werden regelmäßig gepflegt. |
| 5 | Daten sind qualitätsgesichert, digital verknüpft, reportingfähig und exitfähig. |
Dokumentationsreife des Auftraggebers
Die Dokumentationsreife zeigt, ob der Auftraggeber betriebs- und sicherheitsrelevante Unterlagen vollständig, aktuell, geordnet und nutzbar bereitstellen kann.
| Dokumentationsbereich | Prüffrage |
|---|---|
| Bestandspläne | Liegen aktuelle Grundrisse, technische Pläne und Revisionsunterlagen vor? |
| Anlagenunterlagen | Sind Bedienungsanleitungen, Herstellerunterlagen und Wartungsvorgaben verfügbar? |
| Prüfberichte | Sind Prüfberichte, Mängel und Fristen vollständig dokumentiert? |
| Genehmigungen | Sind Betriebsgenehmigungen, Auflagen und Sonderfreigaben auffindbar? |
| Brandschutzunterlagen | Liegen Brandschutzordnung, Feuerwehrpläne, Flucht- und Rettungspläne vor? |
| Arbeitsschutzunterlagen | Sind Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Unterweisungsunterlagen vorhanden? |
| Wartungsnachweise | Sind historische Wartungen und Inspektionen nachvollziehbar? |
| Mängellisten | Sind offene Mängel, Altlasten und Restpunkte dokumentiert? |
| Vertragsunterlagen | Sind Vertrag, LV, Nachträge, Protokolle und Anlagen vollständig? |
| Dokumentenstruktur | Gibt es eine geordnete digitale Ablage mit Revisionsständen und Zugriffsrechten? |
Reifegradbewertung Dokumentation
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Unterlagen fehlen, sind verstreut oder nicht auffindbar. |
| 2 | Kritische Unterlagen liegen teilweise vor, sind aber nicht bewertet. |
| 3 | Wesentliche Dokumente sind strukturiert verfügbar, Lücken sind bekannt. |
| 4 | Dokumentation ist revisionsfähig, zuständigkeitsbezogen und für Betrieb nutzbar. |
| 5 | Dokumentation ist digital verknüpft, auditierbar, gepflegt und für Exit vorbereitet. |
Betreiberpflichtenreife des Auftraggebers
Die Betreiberpflichtenreife beschreibt, ob der Auftraggeber seine sicherheits-, prüf- und nachweispflichtigen Aufgaben kennt, organisiert und in den Dienstleisterwechsel einbindet.
| Prüfkriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Pflichtenermittlung | Sind relevante Betreiberpflichten identifiziert? |
| Verantwortungszuordnung | Ist klar, welche Pflichten beim Auftraggeber verbleiben und welche der Dienstleister unterstützt? |
| Prüffristen | Sind prüfpflichtige Anlagen, Fristen und Verantwortliche erfasst? |
| Prüfberichte | Sind Berichte, Mängel und Auflagen dokumentiert? |
| Mängelverfolgung | Werden festgestellte Mängel priorisiert und geschlossen? |
| Nachweise | Sind relevante Nachweise auditfähig verfügbar? |
| Freigaben | Sind Arbeitsfreigaben, Schaltfreigaben und Sonderbereichsfreigaben geregelt? |
| Notfallverfahren | Sind Alarmierung, Evakuierung, Bereitschaft und Eskalation beschrieben? |
| Fremdfirmen | Sind Unterweisung und Koordination externer Firmen geregelt? |
| Reporting | Gibt es ein regelmäßiges Reporting zu Pflichten, Fristen, Mängeln und Maßnahmen? |
Reifegradbewertung Betreiberpflichten
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Betreiberpflichten sind nur teilweise bekannt oder personenabhängig verwaltet. |
| 2 | Prüffristen und Nachweise liegen teilweise vor, aber ohne durchgängige Steuerung. |
| 3 | Wesentliche Pflichten sind erfasst und Verantwortlichkeiten sind überwiegend geklärt. |
| 4 | Prüfpflichten, Mängel und Nachweise werden systematisch überwacht. |
| 5 | Betreiberpflichten sind digital gesteuert, auditierbar und in Dienstleistersteuerung integriert. |
Organisations- und Governance-Reife
Ein Dienstleisterwechsel benötigt klare interne Verantwortung beim Auftraggeber. Ohne Auftraggeberorganisation verzögern sich Entscheidungen, Freigaben, Datenbereitstellungen und Eskalationen.
| Governance-Thema | Prüffrage |
|---|---|
| Auftraggeberrolle | Ist klar, wer den Dienstleister fachlich, kaufmännisch und strategisch steuert? |
| Projektorganisation | Gibt es eine Start-up- oder Wechselprojektorganisation? |
| Entscheidungsebenen | Sind operative, taktische und strategische Entscheidungen abgegrenzt? |
| Vertretung | Sind Stellvertretungen für Freigaben und Eskalationen geregelt? |
| Regelkommunikation | Gibt es Jour fixe, Lenkungskreis, Qualitätsgespräche und Statusberichte? |
| Eskalation | Sind Eskalationskriterien, Fristen und Ansprechpartner definiert? |
| Fachbereichseinbindung | Sind IT, HSE, Security, Einkauf, Recht und Nutzervertretung eingebunden? |
| Maßnahmensteuerung | Werden offene Punkte mit Verantwortlichen und Terminen verfolgt? |
| Entscheidungslog | Werden Entscheidungen dokumentiert und nachverfolgt? |
| Managementeinbindung | Sind kritische Risiken und Entscheidungen managementfähig aufbereitet? |
Reifegradbewertung Governance
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Entscheidungen erfolgen informell und personenabhängig. |
| 2 | Ansprechpartner sind bekannt, aber Rollen und Eskalationen sind lückenhaft. |
| 3 | Projektorganisation, Regeltermine und Ansprechpartner sind definiert. |
| 4 | Governance, Maßnahmenmanagement und Eskalationswege funktionieren verbindlich. |
| 5 | Auftraggeber steuert Dienstleister datenbasiert, entscheidungsfähig und vorausschauend. |
Mitwirkungsreife des Auftraggebers
Der Auftraggeber hat im Start-up wesentliche Mitwirkungspflichten. Die Mitwirkungsreife zeigt, ob diese Pflichten bekannt, terminiert, verantwortet und nachweisbar sind.
| Mitwirkungspflicht | Reifeprüfung |
|---|---|
| Datenbereitstellung | Sind Datenquellen, Verantwortliche und Übergabeformate bekannt? |
| Dokumentenbereitstellung | Sind Unterlagen auffindbar, bewertet und übergabefähig? |
| Objektzugang | Sind Begehungen, Schlüssel, Ausweise und Sonderbereiche organisiert? |
| Systemrechte | Sind CAFM-, Ticket-, GLT-, DMS- und Reportingzugriffe vorbereitet? |
| Ansprechpartner | Sind interne Ansprechpartner und Stellvertretungen benannt? |
| Freigaben | Sind Entscheidungswege für Sonderleistungen, Arbeiten und Kosten klar? |
| Nutzerkommunikation | Kann der Auftraggeber Nutzer rechtzeitig informieren? |
| Vordienstleistersteuerung | Ist der bisherige Dienstleister zur Übergabe eingebunden? |
| Nachweise | Werden bereitgestellte Informationen und Freigaben dokumentiert? |
| Eskalation | Werden blockierte Mitwirkungen rechtzeitig entschieden? |
Mitwirkungspflichten im Start-up
| Auftraggeberleistung | Start-up-Relevanz | Nachweis |
|---|---|---|
| Übergabe der Vertragsgrundlagen | Grundlage für Pflichtenanalyse | Vertrags- und Anlagenliste |
| Bereitstellung von Anlagendaten | Grundlage für Wartungsplanung | Datenübergabeliste |
| Bereitstellung von Flächendaten | Grundlage für Reinigung und Abrechnung | Flächenliste |
| Bereitstellung von Prüfunterlagen | Grundlage für Betreiberpflichten | Prüfstatusliste |
| Schlüssel und Zutritte | Grundlage für Handlungsfähigkeit | Schlüsselprotokoll |
| Systemrechte | Grundlage für digitale Betriebsfähigkeit | Rechteübersicht |
| Ansprechpartner | Grundlage für Kommunikation und Eskalation | Kontaktliste |
| Nutzerinformation | Grundlage für Service-Start-up | Kommunikationsnachweis |
| Freigaben | Grundlage für Arbeiten und Sonderleistungen | Freigabeliste |
| Go-live-Entscheidung | Grundlage für Betriebsbeginn | Go-live-Protokoll |
System- und Digitalisierungsreife des Auftraggebers
Die Systemreife des Auftraggebers bestimmt, ob der neue Dienstleister digitale Prozesse rechtzeitig nutzen kann. Dazu gehören CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT, Reporting, mobile Anwendungen und Schnittstellen.
| Systemthema | Leitfrage |
|---|---|
| CAFM | Gibt es ein nutzbares CAFM-System oder ist ein Dienstleistersystem vorgesehen? |
| Ticketsystem | Sind Meldewege, Ticketprozesse, Nutzerrechte und SLA-Logik vorbereitet? |
| GLT | Sind Zugänge, Alarmwege, Bedienrechte und Verantwortlichkeiten geregelt? |
| DMS | Sind Dokumente digital strukturiert und zugriffsberechtigt verfügbar? |
| Reporting | Sind Datenquellen, KPI, SLA und Berichtsformate definiert? |
| Schnittstellen | Sind Datenflüsse zwischen Auftraggeber- und Dienstleistersystemen geklärt? |
| Benutzerrechte | Können Nutzer, Dienstleister und Nachunternehmer rechtzeitig berechtigt werden? |
| Datenschutz | Sind Zugriffsrechte, personenbezogene Daten und Löschprozesse geregelt? |
| Systemausfall | Gibt es Ausweichprozesse für kritische Abläufe? |
| Datenexport | Ist ein späterer Export für Exit und Wechsel möglich? |
Reifegradbewertung Systeme
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Systeme sind nicht definiert oder werden nur informell genutzt. |
| 2 | Einzelne Systeme sind vorhanden, aber Daten, Rechte und Prozesse sind lückenhaft. |
| 3 | Kernsysteme sind nutzbar und zentrale Workflows sind beschrieben. |
| 4 | Systeme unterstützen Tickets, Wartung, Dokumente, Reporting und Nachweise zuverlässig. |
| 5 | Systeme sind integriert, rollenbasiert, auditierbar, mobil nutzbar und exitfähig. |
Service- und Nutzerreife des Auftraggebers
Der Auftraggeber muss festlegen, wie Nutzer künftig mit dem FM-Dienstleister kommunizieren. Nutzerkommunikation ist nicht allein Aufgabe des Auftragnehmers. Der Auftraggeber muss Servicewege freigeben, kommunizieren und intern unterstützen.
| Prüfkriterium | Leitfrage |
|---|---|
| Serviceziel | Ist definiert, welche Servicequalität Nutzer erwarten dürfen? |
| Meldewege | Sind Ticketportal, Hotline, E-Mail oder Service Desk festgelegt? |
| Nutzerinformation | Können Nutzer vor Go-live verständlich informiert werden? |
| Ansprechpartner | Sind Auftraggeber- und Dienstleisterkontakte klar getrennt? |
| Servicezeiten | Sind Regelzeiten, Bereitschaft und Notfallwege beschrieben? |
| Sonderleistungen | Sind Freigabe und Kostenstellen für Zusatzleistungen geregelt? |
| Beschwerden | Gibt es einen Prozess für Reklamationen und Feedback? |
| Nutzergruppen | Sind sensible Bereiche, Sondernutzer und Betriebszeiten bekannt? |
| Rückmeldungen | Ist geregelt, welche Statusinformationen Nutzer erhalten? |
| Hypercare | Wird Nutzerfeedback in der Startphase aktiv aufgenommen? |
Reifegradbewertung Service und Nutzer
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Nutzer melden informell; Ansprechpartner und Meldewege sind uneinheitlich. |
| 2 | Meldewege bestehen, sind aber nicht konsequent genutzt oder kommuniziert. |
| 3 | Service Desk, Meldewege und Ansprechpartner sind definiert. |
| 4 | SLA, Rückmeldungen, Beschwerden und Nutzerinformationen sind steuerbar. |
| 5 | Nutzerfeedback, Servicequalität und kontinuierliche Verbesserung sind systematisch integriert. |
Schnittstellenreife des Auftraggebers
Die Schnittstellenreife zeigt, ob der Auftraggeber Übergabepunkte zwischen Dienstleister, Fachbereichen, Nutzern, Nachunternehmern, Systemen und bisherigen Dienstleistern beherrscht.
| Schnittstelle | Leitfrage |
|---|---|
| Auftraggeber – Auftragnehmer | Sind Rollen, Mitwirkung, Freigaben und Eskalationen klar? |
| Auftraggeber – Vordienstleister | Ist die Übergabe von Daten, Dokumenten, Schlüsseln und Wissen geregelt? |
| Auftraggeber – Nutzer | Sind Kommunikation, Feedback und Eskalation vorbereitet? |
| Auftraggeber – IT | Sind Systeme, Rechte, Schnittstellen und Datenschutz geregelt? |
| Auftraggeber – HSE | Sind Arbeitssicherheit, Freigaben und Betreiberpflichten eingebunden? |
| Auftraggeber – Security | Sind Zutritt, Ausweise, Schließsysteme und Sicherheitsbereiche vorbereitet? |
| Auftragnehmer – Nachunternehmer | Sind Anforderungen an externe Dienstleister vertraglich definiert? |
| Systeme – Prozesse | Sind Datenflüsse und Workflows beschrieben? |
| Vertrag – Betrieb | Sind Leistungsanforderungen in operative Prozesse überführbar? |
| Start-up – Regelbetrieb | Sind Restpunkte und Hypercare in dauerhafte Steuerung überführbar? |
Reporting- und Controlling-Reife des Auftraggebers
Der Auftraggeber muss wissen, welche Informationen er zur Steuerung des Dienstleisters benötigt. Reporting-Reife bedeutet, dass Berichte nicht nur erstellt, sondern für Entscheidungen genutzt werden.
| Reporting-Thema | Leitfrage |
|---|---|
| Start-up-Statusbericht | Wird der Fortschritt der Mobilisierung regelmäßig berichtet? |
| Maßnahmenliste | Werden offene Punkte mit Verantwortlichen und Terminen verfolgt? |
| Risikobericht | Werden kritische Betriebs-, Sicherheits-, Kosten- und Go-live-Risiken sichtbar? |
| KPI-Bericht | Sind Kennzahlen definiert und entscheidungsrelevant? |
| SLA-Bericht | Werden Reaktions- und Bearbeitungszeiten korrekt ausgewertet? |
| Wartungsbericht | Sind geplante, erledigte und überfällige Wartungen sichtbar? |
| Prüfpflichtenbericht | Werden Prüffristen, Mängel und Nachweise berichtet? |
| Kostenbericht | Sind Pauschalen, Regie, Sonderleistungen und Nachträge transparent? |
| Nutzerbericht | Werden Beschwerden, Feedback und Servicequalität ausgewertet? |
| Managementbericht | Werden relevante Informationen verdichtet und entscheidungsfähig dargestellt? |
Reifegradbewertung Reporting
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Berichte fehlen oder sind rein beschreibend. |
| 2 | Einzelberichte bestehen, sind aber uneinheitlich oder nicht entscheidungsfähig. |
| 3 | Regelberichte, KPI und Maßnahmen sind grundsätzlich vorhanden. |
| 4 | Reporting unterstützt Dienstleistersteuerung, Eskalation und Qualitätsgespräche. |
| 5 | Reporting ist datenbasiert, managementfähig, prognoseorientiert und in Verbesserungsprozesse eingebunden. |
Start-up- und Go-live-Reife des Auftraggebers
Die Start-up- und Go-live-Reife ist die entscheidende Dimension für den Dienstleisterwechsel. Sie bewertet, ob der Auftraggeber die notwendigen Voraussetzungen für Mobilisierung, Betriebsbereitschaft und Hypercare geschaffen hat.
| Prüffeld | Leitfrage |
|---|---|
| Start-up-Leistungsbild | Ist beschrieben, was der Dienstleister vor Betriebsbeginn leisten muss? |
| Start-up-Plan | Gibt es Phasen, Meilensteine, Verantwortliche und Nachweise? |
| Pflichtenanalyse | Können Vertrags- und Betreiberpflichten in eine Pflichtenmatrix überführt werden? |
| Datenübergabe | Sind kritische Daten bereitstellbar und validierbar? |
| Dokumentationsübergabe | Sind betriebs- und sicherheitsrelevante Unterlagen übergabefähig? |
| Zugänge | Sind Schlüssel, Karten, Systemrechte und Sonderbereiche vorbereitet? |
| Nutzerkommunikation | Kann der Auftraggeber neue Meldewege vor Go-live kommunizieren? |
| Betriebsbereitschaftscheck | Gibt es Prüfkriterien für den Go-live? |
| Restpunktesteuerung | Werden offene Punkte nach Kritikalität bewertet? |
| Hypercare | Ist eine eng begleitete Stabilisierungsphase vorgesehen? |
| Go-live-Entscheidung | Ist klar, wer Betriebsbereitschaft bewertet und freigibt? |
| Start-up-Bericht | Ist ein Abschlussbericht mit Risiken und Restpunkten vorgesehen? |
Reifegradbewertung Start-up und Go-live
| Reifegrad | Ausprägung |
|---|---|
| 1 | Betriebsbeginn wird lediglich als Datum verstanden. |
| 2 | Einzelne Start-up-Aufgaben sind bekannt, aber nicht vollständig gesteuert. |
| 3 | Mobilisierung, Datenübergabe, Systeme und Go-live sind grundsätzlich geplant. |
| 4 | Betriebsbereitschaft wird anhand definierter Kriterien geprüft. |
| 5 | Start-up, Go-live, Hypercare und Restpunktesteuerung sind standardisiert, nachweisfähig und wiederholbar. |
Exit-Reife des Auftraggebers
Die Exit-Reife zeigt, ob der Auftraggeber bereits heute sicherstellt, dass ein künftiger Dienstleisterwechsel geordnet möglich ist. Ein reifer Auftraggeber denkt das Vertragsende von Anfang an mit.
| Exit-Thema | Leitfrage |
|---|---|
| Datenrückgabe | Ist geregelt, welche Daten in welchem Format zurückzugeben sind? |
| Dokumentationsübergabe | Ist geregelt, welche Unterlagen bei Vertragsende zu übergeben sind? |
| Ticket- und Wartungshistorie | Werden Historien für den nächsten Dienstleister gesichert? |
| Mängelstatus | Werden offene Mängel und Restpunkte übergabefähig dokumentiert? |
| Schlüssel und Zutritte | Ist Rückgabe oder Übertragung von Berechtigungen geregelt? |
| Nachunternehmerinformationen | Sind externe Firmen, Fristen und Nachweise übergabefähig dokumentiert? |
| Wissenstransfer | Ist Objektwissen nicht nur personenbezogen, sondern dokumentiert? |
| Systemexport | Ist ein Export aus Dienstleistersystemen vertraglich gesichert? |
| Exit-Plan | Gibt es Meilensteine für geordnete Vertragsbeendigung? |
| Schlussbericht | Ist ein Abschlussbericht vorgesehen? |
AG-Reifegradbewertung im Projektablauf
Die Bewertung des AG-Reifegrads sollte früh im Dienstleisterwechsel erfolgen. Sie ist Grundlage für Analyse, Vergabestrategie, Vertragsdesign, Start-up-Planung und Go-live-Steuerung.
| Phase | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Bewertungsrahmen festlegen | Objekte, Leistungen, Systeme, Verträge und Beteiligte bestimmen | Klarer Prüfauftrag |
| 2. Unterlagen sichten | Verträge, LV, Daten, Dokumente, Berichte und Nachweise prüfen | Faktenbasis |
| 3. Interviews führen | Auftraggeberrollen, Nutzer, IT, HSE, Einkauf und Objektverantwortliche einbinden | Praxiswissen |
| 4. Reifegraddimensionen bewerten | Strategie, Daten, Dokumentation, Systeme, Compliance, Governance, Service und Start-up prüfen | Reifegradmatrix |
| 5. Lücken identifizieren | Ist-Reifegrad mit Zielreifegrad vergleichen | Gap-Analyse |
| 6. Risiken priorisieren | Start-, Betriebs-, Daten-, Compliance- und Kostenrisiken bewerten | Risikoregister |
| 7. Maßnahmen ableiten | Aufgaben, Verantwortliche, Termine und Nachweise definieren | Maßnahmenplan |
| 8. Vergabeableitung erstellen | Anforderungen in Ausschreibung, Bewertungsmatrix und Vertragsdesign überführen | Vergabereife |
| 9. Start-up-Fähigkeit prüfen | Mitwirkung, Daten, Dokumentation, Go-live-Kriterien und Hypercare vorbereiten | Start-up-Reife |
| 10. Bericht erstellen | Ergebnisse, Reifegrad, Risiken und Empfehlungen zusammenfassen | AG-Reifegradbericht |
Bewertungsinstrumente für den AG-Reifegrad
| Instrument | Zweck |
|---|---|
| AG-Reifegradmatrix | Bewertung einzelner Handlungsfelder nach Reifegradstufen |
| Gap-Analyse | Vergleich zwischen Ist-Reifegrad und Ziel-Reifegrad |
| Risikoregister | Bewertung kritischer Lücken nach Auswirkung und Dringlichkeit |
| Mitwirkungspflichtenliste | Darstellung aller Auftraggeberleistungen im Start-up |
| Datenstatusbericht | Bewertung der Datenqualität und Datenlücken |
| Dokumentationsstatus | Übersicht vorhandener, fehlender und kritischer Unterlagen |
| Schnittstellenmatrix | Darstellung von Übergabepunkten und Verantwortlichkeiten |
| RACI-Matrix | Zuordnung von Verantwortung, Mitwirkung, Entscheidung und Information |
| Go-live-Checkliste | Prüfung der Betriebsbereitschaft aus Auftraggebersicht |
| Hypercare-Restpunkteliste | Steuerung offener Punkte nach Betriebsbeginn |
| Managementbericht | Verdichtete Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung und FM-Verantwortliche |
Beispielhafte AG-Reifegrad-Scorecard
| Handlungsfeld | Bewertung 1–5 | Kritikalität für Go-live | Typische Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Zielbild und Strategie | 3 | Mittel | Zielbetriebsmodell schärfen |
| Leistungsbeschreibung | 2 | Hoch | Leistungsumfang und Start-up-Leistungen präzisieren |
| Datenqualität | 2 | Sehr hoch | Datenvalidierung vor Vergabe und Start-up einplanen |
| Dokumentation | 2 | Sehr hoch | Dokumentationsstatus und Nachforderungsliste erstellen |
| Betreiberpflichten | 3 | Sehr hoch | Pflichtenmatrix und Prüfpflichtenreporting aufbauen |
| Governance | 3 | Hoch | Rollen, Eskalation und Entscheidungslogik verbindlich regeln |
| Mitwirkungspflichten | 2 | Sehr hoch | Bereitstellungsliste mit Terminen und Verantwortlichen erstellen |
| Systeme | 3 | Hoch | Rechtekonzept und Systemtest vor Go-live vorbereiten |
| Nutzerkommunikation | 2 | Hoch | Kommunikationsplan für Service-Start-up entwickeln |
| Nachunternehmer | 3 | Hoch | Anforderungen an Qualifikation, Unterweisung und Nachweise definieren |
| Reporting | 2 | Mittel bis hoch | Mindestreporting für Start-up und Regelbetrieb aufbauen |
| Go-live-Reife | 2 | Sehr hoch | Betriebsbereitschaftscheck verbindlich etablieren |
| Exit-Reife | 1 | Mittel | Datenrückgabe und Wissenstransfer vertraglich regeln |
Typische Reifegradlücken des Auftraggebers
| Reifegradlücke | Auswirkung | Maßnahme |
|---|---|---|
| Kein klares Zielbild | Ausschreibung bleibt unscharf | Zielbetriebsmodell und Wechselziele definieren |
| Veraltetes Leistungsverzeichnis | Angebote sind nicht belastbar | Leistungsanalyse und Bedarfsdefinition durchführen |
| Unvollständige Anlagendaten | Wartung und Prüfpflichten werden fehlerhaft geplant | Datenvalidierung und Anlagenaufnahme beauftragen |
| Fehlende Flächendaten | Reinigung und Abrechnung werden strittig | Flächenvalidierung durchführen |
| Ungeordnete Dokumentation | Nachweise sind nicht auditfähig | Dokumentationsstruktur und Nachforderungsliste erstellen |
| Unklare Betreiberpflichten | Compliance-Risiken entstehen | Betreiberpflichtenmatrix erstellen |
| Fehlende Ansprechpartner | Entscheidungen verzögern sich | Auftraggeberorganisation und Eskalationswege festlegen |
| Unklare Systemrechte | Digitale Prozesse starten verspätet | Rechtekonzept und IT-Freigabeprozess vorbereiten |
| Keine Nutzerkommunikation | Fehlmeldungen und Beschwerden | Nutzerinformation und Servicekommunikation planen |
| Keine Go-live-Kriterien | Betriebsstart erfolgt mit Risiken | Betriebsbereitschaftscheck definieren |
| Keine Hypercare | Anfangsprobleme eskalieren | Stabilisierungsphase vertraglich und organisatorisch planen |
| Kein Exit-Konzept | Nächster Wechsel wird erneut risikoreich | Exit-Anforderungen in Vertrag aufnehmen |
Risiken bei niedrigem AG-Reifegrad
Ein niedriger AG-Reifegrad wirkt sich unmittelbar auf Ausschreibung, Vertragsdesign, Start-up und Regelbetrieb aus. Viele Risiken werden dem neuen Dienstleister zugeschrieben, obwohl ihre Ursache in fehlenden Auftraggebervoraussetzungen liegt.
| Risiko | Ursache beim Auftraggeber | Mögliche Folge |
|---|---|---|
| Unklare Angebote | Leistungsumfang und Datenlage sind nicht belastbar | Angebote sind nicht vergleichbar |
| Nachträge im Start-up | Start-up-Leistungen und Mitwirkungspflichten sind nicht beschrieben | Kosten- und Leistungsstreit |
| Verzögerter Go-live | Freigaben, Daten, Schlüssel oder Systemrechte fehlen | Betriebsbeginn gefährdet |
| Fehlerhafte Wartungsplanung | Anlagendaten sind unvollständig | Prüf- und Wartungslücken |
| Compliance-Risiken | Betreiberpflichten und Prüfnachweise sind nicht strukturiert | Haftungs- und Auditrisiken |
| Nutzerbeschwerden | Meldewege und Ansprechpartner wurden nicht kommuniziert | Akzeptanzverlust |
| Systembrüche | CAFM, Ticketsystem und Reporting sind nicht vorbereitet | Medienbrüche und Nachweislücken |
| Eskalationsstau | Entscheidungsebenen sind unklar | Kritische Themen bleiben liegen |
| Unklare Sonderleistungen | Freigabe- und Preislogik fehlen | Nachtrags- und Abrechnungsstreit |
| Wissensverlust | Vordienstleisterübergabe ist nicht organisiert | Objektwissen geht verloren |
| Schlechte Dienstleistersteuerung | KPI, SLA und Reporting sind nicht definiert | Leistung bleibt schwer bewertbar |
Maßnahmen zur Erhöhung des AG-Reifegrads
| Maßnahme | Ziel |
|---|---|
| Zielbild FM-Betrieb erstellen | Klare strategische Grundlage für Dienstleisterwechsel schaffen |
| Bestands- und Leistungsanalyse durchführen | Aktuelle Leistungen, Lücken und Risiken erkennen |
| Datenstatusbericht erstellen | Datenqualität bewerten und Start-up-Bedarf ableiten |
| Dokumentationsstatus aufbauen | Unterlagen prüfen, Lücken dokumentieren und Nachforderungen steuern |
| Betreiberpflichtenmatrix erstellen | Prüfpflichten, Verantwortlichkeiten und Nachweise strukturieren |
| Mitwirkungspflichtenliste erstellen | Auftraggeberleistungen verbindlich planen |
| Schnittstellenanalyse durchführen | Übergabepunkte, Verantwortlichkeiten und Risiken klären |
| Governance-Modell definieren | Rollen, Gremien, Eskalationen und Entscheidungen festlegen |
| Start-up-Leistungsbild entwickeln | Mobilisierung, Go-live und Hypercare in Vergabe und Vertrag integrieren |
| SLA- und KPI-Set operationalisieren | Qualität messbar und berichtsfähig machen |
| Nutzerkommunikationsplan erstellen | Meldewege und Ansprechpartner vor Go-live vermitteln |
| System- und Rechtekonzept vorbereiten | Digitale Betriebsfähigkeit ermöglichen |
| Betriebsbereitschaftscheck definieren | Go-live sachlich bewertbar machen |
| Exit-Anforderungen aufnehmen | Spätere Datenrückgabe und Wissenstransfer sichern |
AG-Reifegrad und Vergabestrategie
Der AG-Reifegrad beeinflusst direkt die Vergabestrategie. Ein Auftraggeber mit niedriger Daten- oder Dokumentationsreife muss andere Start-up-Anforderungen stellen als ein Auftraggeber mit sehr guter Informationsbasis.
| Reifegradbefund | Vergabestrategische Konsequenz |
|---|---|
| Niedrige Datenreife | Datenvalidierung, Anlagenaufnahme und Stammdatenpflege als eigene Leistung ausschreiben |
| Niedrige Dokumentationsreife | Dokumentationsprüfung und Nachforderung als Start-up-Leistung definieren |
| Niedrige Steuerungsreife | Governance, Reporting und Maßnahmenmanagement stärker vertraglich regeln |
| Niedrige Service-Reife | Service Desk, Nutzerkommunikation und SLA-Konzept in Vergabe gewichten |
| Niedrige Systemreife | System-Start-up, Schnittstellen und Rechtekonzept verbindlich fordern |
| Hohe Betreiberpflichtenrelevanz | Compliance-Kompetenz der Anbieter stärker bewerten |
| Hohe Schnittstellenkomplexität | RACI-Matrix und Mitwirkungspflichten als Vertragsbestandteil aufnehmen |
| Hohe Go-live-Risiken | Betriebsbereitschaftscheck und Hypercare verpflichtend integrieren |
| Niedrige Exit-Reife | Datenrückgabe und Dokumentationsübergabe im Vertragsdesign verankern |
AG-Reifegrad und Vertragsdesign
Die Ergebnisse der AG-Reifegradbewertung müssen in das Vertragsdesign einfließen. Der Vertrag sollte nicht nur Pflichten des Auftragnehmers, sondern auch Mitwirkung und Steuerung des Auftraggebers abbilden.
| AG-Reifegradlücke | Vertragsableitung |
|---|---|
| Datenlücken | Datenanlage mit Übergabe, Validierung, Pflege und Rückgabe |
| Dokumentationslücken | Dokumentationsanlage mit Nachforderung, Revisionsständen und Ablage |
| Unklare Mitwirkung | Mitwirkungspflichtenliste mit Terminen und Nachweisen |
| Unklare Betreiberpflichten | Betreiberpflichtenmatrix und Prüfpflichtenreporting |
| Schwache Governance | Governance-Anlage mit Regelterminen, Eskalationen und Entscheidungslog |
| Nicht messbare SLA | SLA-Anlage mit Messlogik, Datenquellen und Ausnahmen |
| Fehlende KPI | KPI-Anlage mit Kennzahlen, Berichten und Maßnahmenpflicht |
| Unklare Nutzerkommunikation | Servicekatalog und Kommunikationspflichten |
| Nachunternehmerunsicherheit | Nachunternehmeranlage mit Qualifikation, Unterweisung und Nachweisen |
| Unsicherer Go-live | Go-live-Kriterien, Betriebsbereitschaftsprüfung und Restpunktelogik |
| Fehlende Hypercare | Hypercare-Regelung mit Taktung, Berichten und Abschlusskriterien |
| Fehlender Exit | Exit-Anlage mit Datenexport, Dokumentationsübergabe und Wissenstransfer |
AG-Reifegrad und Betriebsbereitschaft
Die Betriebsbereitschaft des neuen Dienstleisters hängt stark vom AG-Reifegrad ab. Der Auftraggeber muss vor Go-live prüfen, ob die eigenen Voraussetzungen erfüllt sind.
| Auftraggebervoraussetzung | Bedeutung für Betriebsbereitschaft |
|---|---|
| Vertragsgrundlagen sind vollständig übergeben | Pflichtenanalyse kann abgeschlossen werden |
| Kritische Daten sind bereitgestellt | Wartung, Störung und Reporting können starten |
| Kritische Dokumente sind verfügbar | Sicherheits- und Betreiberpflichten sind nachvollziehbar |
| Schlüssel und Zutritte sind übergeben | Leistungserbringung vor Ort ist möglich |
| Systemrechte sind eingerichtet | Tickets, CAFM, Reporting und GLT können genutzt werden |
| Ansprechpartner sind benannt | Entscheidungen und Eskalationen sind möglich |
| Nutzer sind informiert | Servicewege funktionieren ab dem ersten Tag |
| Freigaben sind geregelt | Arbeiten und Sonderleistungen können starten |
| Betreiberpflichten sind zugeordnet | Compliance-Risiken werden reduziert |
| Nachunternehmeranforderungen sind definiert | Externe Leistungen können eingebunden werden |
| Go-live-Kriterien sind festgelegt | Betriebsbeginn wird sachlich bewertet |
| Restpunkte sind priorisiert | Offene Themen bleiben steuerbar |
AG-Reifegradbericht
Der AG-Reifegradbericht dokumentiert den Entwicklungsstand des Auftraggebers und leitet konkrete Maßnahmen für Ausschreibung, Vertrag, Start-up und Regelbetrieb ab.
| Berichtsteil | Inhalt |
|---|---|
| Ausgangslage | Anlass, Objekt, Leistungsumfang, Vertragsstand und Ziel des Dienstleisterwechsels |
| Bewertungsmodell | Reifegradstufen, Handlungsfelder und Bewertungskriterien |
| Gesamtbewertung | Zusammenfassung des Auftraggeber-Reifegrads |
| Strategie- und Zielbildbewertung | Bewertung von Wechselziel, Zielbetriebsmodell und Steuerungstiefe |
| Vergabe- und Vertragsreife | Bewertung von Leistungsbeschreibung, LV, SLA, KPI und Start-up-Regelungen |
| Datenstatus | Qualität, Vollständigkeit und Systemfähigkeit der FM-Daten |
| Dokumentationsstatus | Verfügbarkeit und Nutzbarkeit betriebsrelevanter Unterlagen |
| Betreiberpflichtenstatus | Pflichten, Prüffristen, Mängel und Nachweise |
| Governance-Status | Rollen, Ansprechpartner, Gremien, Eskalationen und Entscheidungswege |
| Systemstatus | CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting und Rechte |
| Service- und Nutzerstatus | Meldewege, Nutzerkommunikation, Service Desk und Feedback |
| Mitwirkungsstatus | Bereitstellungspflichten, Freigaben, Zugänge und Ansprechpartner |
| Risikobewertung | Kritische Risiken für Vergabe, Start-up und Go-live |
| Gap-Analyse | Lücken zwischen Ist-Reifegrad und Ziel-Reifegrad |
| Maßnahmenplan | Aufgaben, Verantwortliche, Termine und Prioritäten |
| Vergabe- und Vertragsableitung | Anforderungen für Ausschreibung, Vertrag und Start-up-Leistungsbild |
| Go-live-Bezug | Auftraggeberseitige Voraussetzungen für Betriebsbereitschaft |
| Managementempfehlung | Entscheidungsrelevante Zusammenfassung und nächste Schritte |
Checkliste AG-Reifegrad
| Prüfpunktthema | Leitfrage |
|---|---|
| Wechselziel | Ist klar, warum der Dienstleisterwechsel erfolgt? |
| Zielbetriebsmodell | Ist beschrieben, wie der künftige FM-Betrieb gesteuert werden soll? |
| Leistungsumfang | Sind technische, infrastrukturelle, kaufmännische und steuernde Leistungen definiert? |
| Start-up-Leistungsbild | Sind Mobilisierung, Go-live und Hypercare beschrieben? |
| Daten | Sind Anlagen-, Flächen-, Raum-, Prüf- und Systemdaten belastbar? |
| Dokumentation | Sind Pläne, Prüfberichte, Genehmigungen und Brandschutzunterlagen verfügbar? |
| Betreiberpflichten | Sind Pflichten, Fristen, Mängel und Nachweise zugeordnet? |
| Governance | Sind Rollen, Ansprechpartner, Gremien und Eskalationen definiert? |
| Mitwirkung | Sind Auftraggeberleistungen mit Terminen und Verantwortlichen geplant? |
| Systeme | Sind CAFM, Ticketsystem, GLT, DMS, Reporting und Rechte vorbereitet? |
| Nutzerkommunikation | Sind Meldewege, Ansprechpartner und Servicezeiten kommunizierbar? |
| Schnittstellen | Sind Übergabepunkte zwischen Auftraggeber, Dienstleister, Nutzern und Dritten klar? |
| Nachunternehmer | Sind Anforderungen an externe Dienstleister definiert? |
| Arbeitssicherheit | Sind Unterweisungen, Freigaben, PSA und Notfallverfahren berücksichtigt? |
| Reporting | Sind KPI, SLA, Statusberichte, Risiken und Maßnahmenlisten vorgesehen? |
| Vergabeunterlagen | Sind Anforderungen vergabefähig und vergleichbar beschrieben? |
| Vertragsdesign | Sind Pflichten, Mitwirkung, Nachweise und Exit vertraglich abbildbar? |
| Betriebsbereitschaft | Gibt es prüfbare Go-live-Kriterien? |
| Hypercare | Ist die Stabilisierungsphase nach Betriebsbeginn vorgesehen? |
| Exit | Sind Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Wissenstransfer geregelt? |
Typische Fehler beim AG-Reifegrad
| Fehler | Folge | Vermeidung |
|---|---|---|
| Nur der neue Dienstleister wird bewertet. | Auftraggeberseitige Start-up-Risiken bleiben unberücksichtigt. | AG-Reifegrad vor Vergabe prüfen. |
| Datenqualität wird überschätzt. | Kalkulation, Wartung und Reporting werden fehlerhaft. | Datenstatusbericht erstellen. |
| Dokumentation wird nicht bewertet. | Fehlende Unterlagen werden erst im Betrieb sichtbar. | Dokumentations-Due-Diligence durchführen. |
| Mitwirkungspflichten werden nicht geplant. | Freigaben, Zugänge und Entscheidungen verzögern den Start. | Mitwirkungspflichtenliste mit Verantwortlichen führen. |
| Nutzerkommunikation wird dem Dienstleister allein überlassen. | Nutzer erhalten zu spät oder uneinheitlich Informationen. | Kommunikationsplan gemeinsam vorbereiten. |
| Betreiberpflichten werden nicht zugeordnet. | Sicherheits- und Haftungsrisiken entstehen. | Betreiberpflichtenmatrix erstellen. |
| Systeme werden zu spät freigeschaltet. | Tickets, CAFM und Reporting starten nicht rechtzeitig. | Rechte- und Systemkonzept vor Go-live vorbereiten. |
| Go-live wird als Datum verstanden. | Betriebsstart erfolgt trotz offener kritischer Voraussetzungen. | Betriebsbereitschaftscheck verwenden. |
| Restpunkte werden nicht priorisiert. | Offene Themen bleiben dauerhaft bestehen. | Restpunkteliste mit Kritikalität und Terminen führen. |
| Exit wird nicht mitgedacht. | Der nächste Dienstleisterwechsel beginnt wieder mit Daten- und Wissensverlust. | Exit-Anforderungen in Vertrag aufnehmen. |
Nutzen der AG-Reifegradbewertung
| Nutzen | Wirkung |
|---|---|
| Klarheit über eigene Wechselbereitschaft | Der Auftraggeber erkennt, ob er den Dienstleisterwechsel sicher starten kann. |
| Bessere Ausschreibungsqualität | Anforderungen werden präziser, vollständiger und vergleichbarer. |
| Realistischere Angebote | Anbieter können Datenlage, Start-up-Aufwand und Risiken besser kalkulieren. |
| Weniger Start-up-Verzögerungen | Daten, Freigaben, Zugänge und Ansprechpartner werden rechtzeitig vorbereitet. |
| Höhere Go-live-Sicherheit | Betriebsbereitschaft wird nicht nur vom Dienstleister, sondern auch vom Auftraggeber abgesichert. |
| Weniger Nachträge | Leistungsgrenzen, Mitwirkung und Sonderleistungen werden klarer geregelt. |
| Bessere Betreiberpflichtensteuerung | Prüfpflichten, Mängel und Nachweise werden systematisch berücksichtigt. |
| Bessere Nutzerakzeptanz | Nutzerkommunikation und Servicewege werden früh vorbereitet. |
| Höhere Daten- und Dokumentationsqualität | Betriebsgrundlagen werden vor dem Wechsel geprüft und verbessert. |
| Stärkeres Dienstleistercontrolling | KPI, SLA, Reporting und Maßnahmenmanagement werden besser nutzbar. |
| Stabilerer Regelbetrieb | Der neue Dienstleister startet auf einer belastbareren Auftraggebergrundlage. |
| Wiederholbare Wechselprozesse | Der Auftraggeber entwickelt eine robuste Methode für künftige Dienstleisterwechsel. |
FM-Connect.com: Unterstützung beim AG-Reifegrad
FM-Connect.com unterstützt Auftraggeber dabei, ihren eigenen Reifegrad vor einem Dienstleisterwechsel im Facility Management zu bewerten und gezielt zu verbessern. Ziel ist es, die Auftraggeberorganisation so vorzubereiten, dass Ausschreibung, Vergabe, Vertragsdesign, Start-up, Go-live und Regelbetrieb belastbar gesteuert werden können.
Wir betrachten den AG-Reifegrad als Verbindung von Strategie, Vertrag, Daten, Dokumentation, Betreiberpflichten, Organisation, Systemen, Nutzerkommunikation, Schnittstellen, Reporting und Mitwirkungspflichten.
| Unterstützungsfeld | Beitrag von FM-Connect.com |
|---|---|
| AG-Reifegradmodell entwickeln | Aufbau eines objekt- und projektspezifischen Bewertungsmodells |
| Reifegradbewertung durchführen | Bewertung von Strategie, Vertrag, Daten, Dokumentation, Systemen, Governance, Compliance und Start-up |
| Daten- und Dokumentationsstatus prüfen | Bewertung von Vollständigkeit, Aktualität, Nutzbarkeit und Systemfähigkeit |
| Betreiberpflichten analysieren | Erfassung von Prüffristen, Mängeln, Nachweisen und Verantwortlichkeiten |
| Mitwirkungspflichten strukturieren | Erstellung von Bereitstellungs-, Freigabe- und Ansprechpartnerlisten |
| Governance-Modell entwickeln | Definition von Rollen, Gremien, Eskalationen und Entscheidungswegen |
| Vergabeanforderungen ableiten | Überführung der Reifegradbefunde in Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix |
| Vertragsdesign unterstützen | Ableitung von Mitwirkung, Datenanlage, SLA, KPI, Go-live und Exit-Regelungen |
| Betriebsbereitschaft vorbereiten | Entwicklung von Go-live-Kriterien aus Auftraggebersicht |
| Hypercare vorbereiten | Strukturierung von Restpunktesteuerung, Nutzerfeedback und Anfangsmonitoring |
| Managementbericht erstellen | Entscheidungsfähige Zusammenfassung von Reifegrad, Risiken und Maßnahmen |
| Reifegradroadmap entwickeln | Priorisierte Maßnahmen zur Erhöhung der Auftraggeberfähigkeit |
Ergebnis einer professionellen AG-Reifegradbewertung
Eine professionelle AG-Reifegradbewertung zeigt, ob der Auftraggeber ausreichend vorbereitet ist, um einen FM-Dienstleisterwechsel sicher, wirtschaftlich und nachvollziehbar umzusetzen. Sie macht sichtbar, welche internen Voraussetzungen fehlen und welche Maßnahmen vor Ausschreibung, Vertragsabschluss, Go-live oder Regelbetrieb erforderlich sind.
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Bewertete Auftraggeberfähigkeit | Der Auftraggeber kennt seine Stärken und Lücken im Dienstleisterwechsel. |
| Klarer Daten- und Dokumentationsstatus | Betriebsgrundlagen sind transparent bewertet. |
| Sichtbare Mitwirkungspflichten | Auftraggeberleistungen sind planbar und steuerbar. |
| Strukturierte Betreiberpflichten | Sicherheits- und Nachweispflichten sind eingeordnet. |
| Bessere Vergabereife | Ausschreibungsunterlagen werden belastbarer. |
| Besseres Vertragsdesign | Pflichten, Nachweise, SLA, KPI, Go-live und Exit werden präziser. |
| Geringere Start-up-Risiken | Kritische Voraussetzungen werden vor Betriebsbeginn geklärt. |
| Höhere Nutzerakzeptanz | Servicewege und Kommunikation werden rechtzeitig vorbereitet. |
| Stärkeres Controlling | Reporting, KPI und Maßnahmensteuerung sind auftraggeberseitig anschlussfähig. |
| Sicherere Betriebsbereitschaft | Go-live wird aus Auftraggebersicht fachlich prüfbar. |
| Kontrollierte Hypercare | Restpunkte werden in der Anfangsphase aktiv gesteuert. |
| Nachhaltige Reifegradentwicklung | Der Auftraggeber verbessert seine FM-Steuerungsfähigkeit dauerhaft. |
Anspruch
Der AG-Reifegrad ist ein entscheidender Erfolgsfaktor beim Dienstleisterwechsel im Facility Management. Er beschreibt, ob der Auftraggeber selbst ausreichend vorbereitet ist, um Leistungen klar zu definieren, Daten und Dokumente bereitzustellen, Betreiberpflichten zu steuern, Systeme freizuschalten, Nutzer zu informieren, Entscheidungen zu treffen und den neuen Dienstleister wirksam in den Regelbetrieb zu überführen.
Ein niedriger AG-Reifegrad führt zu unklaren Ausschreibungen, unrealistischen Angeboten, verspäteten Freigaben, fehlenden Daten, unvollständiger Dokumentation, ungeklärten Betreiberpflichten und einem riskanten Go-live. Ein hoher AG-Reifegrad schafft dagegen klare Anforderungen, belastbare Mitwirkung, gute Datenqualität, bessere Vertragssteuerung, transparente Betriebsbereitschaft und einen stabileren Regelbetrieb.
FM-Connect.com unterstützt Auftraggeber dabei, den eigenen Reifegrad systematisch zu bewerten, Risiken zu priorisieren und konkrete Maßnahmen für Vergabe, Vertragsdesign, Start-up, Go-live, Hypercare und Regelbetrieb abzuleiten. Ziel ist ein Dienstleisterwechsel, der nicht nur vom neuen Dienstleister getragen wird, sondern auf einer starken, vorbereiteten und steuerungsfähigen Auftraggeberorganisation beruht.