Inspektion, Wartung und Instandsetzung im FM-Start-up
Beim Wechsel eines Facility-Management-Dienstleisters müssen Inspektion, Wartung und Instandsetzung ohne organisatorische Lücke weitergeführt werden. Anlagen kennen keinen Vertragswechsel: Wartungsintervalle, Verschleiß, Störungen und sicherheitsrelevante Zustände laufen unabhängig davon weiter, welcher Dienstleister gerade verantwortlich ist.
Für den FM-Start-up ist deshalb entscheidend, nicht lediglich Wartungsverträge und Anlagenlisten zu übernehmen, sondern einen belastbaren Instandhaltungsstatus zum Übergabezeitpunkt herzustellen.
DIN 31051:2019-06 bildet zusammen mit DIN EN 13306:2018-02 einen grundlegenden begrifflichen Rahmen für die Instandhaltung. DIN 31051 unterscheidet die Grundmaßnahmen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung.
Inspektion, Wartung und Instandsetzung im FM-Start-up: Technische Betriebsbereitschaft sicherstellen
Inspektion, Wartung und Instandsetzung unterscheiden
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil eine durchgeführte Wartung nicht automatisch bestätigt, dass eine Anlage mängelfrei ist. Ebenso ersetzt eine Inspektion keine erforderliche Instandsetzung. Die TRBS 1112 ordnet Inspektion als Teil der Instandhaltung ein und konkretisiert Anforderungen an die sichere Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen.
Grundmaßnahmen der Instandhaltung und ihr Zweck im FM-Start-up
Zuverlässigkeit oder Instandhaltbarkeit gezielt erhöhen
Zum Übergabezeitpunkt einen Instandhaltungsstatus herstellen
Zum Übergabezeitpunkt einen Instandhaltungsstatus herstellen
Besonders wichtig ist die Trennung zwischen Wartungsrückstand, Instandsetzungsrückstand und Prüfungsrückstand. Diese Sachverhalte besitzen unterschiedliche rechtliche, technische und wirtschaftliche Bedeutung.
Vor dem Go-live sollte für wesentliche Anlagen nachvollziehbar sein:
wann die letzte Wartung durchgeführt wurde,
welche nächste Leistung fällig ist,
welche Inspektionen vorgesehen sind,
welche Mängel und Reparaturen offen sind,
welche wiederkehrenden Störungen bekannt sind,
welche Ersatzteile oder Komponenten bestellt wurden,
welche Anlagen außer Betrieb oder eingeschränkt verfügbar sind,
welche Fachunternehmen eingebunden sind,
welche Wartungs- und Betriebsunterlagen vorliegen.
Rückstände nicht ungeprüft übernehmen
Ein sinnvoller Übergabeprozess kann folgende Klassifizierung verwenden:
Grün – ordnungsgemäß und fristgerecht
Gelb – Rückstand vorhanden, Betrieb beherrscht
Rot – sicherheits- oder betriebsrelevanter Handlungsbedarf
Für gelbe und rote Punkte sollten mindestens Verantwortlicher, Maßnahme, Termin, Interimslösung und gegebenenfalls Kostenverantwortung dokumentiert werden.
Damit wird zugleich verhindert, dass bereits vor Vertragsbeginn vorhandene Instandhaltungsdefizite später ohne eindeutige Abgrenzung dem neuen Dienstleister zugerechnet werden.
Kritische Anlagen zuerst betrachten
Nicht jede Anlage benötigt zum Go-live dieselbe Prüftiefe.
Vorrang sollten Anlagen erhalten, deren Ausfall Auswirkungen auf:
Personensicherheit,
Betreiberpflichten,
Brandschutz,
Produktion oder Kerngeschäft,
Trinkwasserhygiene,
Raumkonditionen kritischer Bereiche,
Energie- und Medienversorgung,
IT- oder Sicherheitsinfrastruktur
Instandhaltung sicher organisieren
Für Arbeitsmittel verlangt § 10 BetrSichV, dass Instandhaltungsmaßnahmen auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung sicher durchgeführt werden und dabei unter anderem Herstellerinformationen berücksichtigt werden. Die TRBS 1112 konkretisiert die Anforderungen an Planung und sichere Durchführung solcher Arbeiten.
Im Start-up müssen deshalb auch Arbeitsfreigaben, Abschaltungen, Fremdfirmenprozesse, Qualifikationen und Wiederinbetriebnahmen funktionieren.
Instandhaltungsplanung vor dem Go-live aktivieren
Zum Betriebsstart sollten die fälligen Leistungen bereits im CAFM- oder Instandhaltungssystem terminiert sein. Besonders die ersten Wochen müssen vorausgeplant werden.
Die Start-up-Logik lautet:
Anlagenbestand übernehmen → Instandhaltungsstatus feststellen → Rückstände identifizieren → Kritikalität bewerten → Verantwortlichkeiten klären → Termine und Maßnahmen einplanen → Arbeitsfähigkeit der Dienstleister prüfen → Regelbetrieb aktivieren.
So beginnt der neue FM-Vertrag nicht mit einer unklaren technischen Vergangenheit, sondern mit einem dokumentierten Anlagenzustand und einer belastbaren Instandhaltungsplanung.
