Schnittstellen, GLT & Zutritt

Digitale Betriebsfähigkeit herstellen

Systeme, Datenflüsse und Schnittstellen werden vor Go-live eingerichtet und geprüft.

Weniger Medienbrüche

GLT-Informationen nutzbar machen

Alarme, Zustände, Datenpunkte und Bedienrechte werden in den FM-Prozess eingebunden.

Schnellere technische Reaktion

Zutritt sicherstellen

Mitarbeitende und Nachunternehmer erhalten erforderliche, aber begrenzte Berechtigungen.

Operative Handlungsfähigkeit

Sicherheitsbereiche schützen

Zugänge werden nicht pauschal, sondern rollen- und risikobezogen vergeben.

Höhere Sicherheit

Störungsprozesse stabilisieren

GLT-Alarme, Tickets, Techniker, Nachunternehmer und Rückmeldungen werden verbunden.

Bessere Entstörung

Betreiberpflichten unterstützen

Prüfrelevante Anlagen, Störungen, Mängel und Nachweise werden systematisch erfasst.

Bessere Compliance-Steuerung

Nachunternehmer integrieren

Externe Spezialisten erhalten geregelte Aufträge, Nachweise, Zugänge und Eskalationswege.

Sichere Fremdleistungssteuerung

KPI und SLA ermöglichen

Zeitstempel, Prioritäten, Alarmklassen, Tickets und Rückmeldungen werden messbar.

Belastbare Leistungsbewertung

Notfallfähigkeit sichern

Alarm-, Bereitschafts- und Zugangsketten werden vor Betriebsbeginn getestet.

Verlässliche Reaktion

Exit-Fähigkeit vorbereiten

Zugriffe, Schlüssel, Daten, Schnittstellen und Historien bleiben übergabefähig.

Wechselrobuster Betrieb

GLT-Zugänge fehlen

Technische Alarme werden nicht erkannt oder nicht bearbeitet.

Leserechte, Bedienrechte und Alarmwege werden eingerichtet.

Datenpunkte sind nicht zugeordnet

Alarme können keiner Anlage oder keinem Raum zugeordnet werden.

GLT-Datenpunkte werden mit Anlagen und Bereichen abgeglichen.

Alarmklassen sind unklar

Kritische und unkritische Meldungen werden gleich behandelt.

Alarmprioritäten werden definiert.

Ticketsystem ist nicht angebunden

GLT-Alarme werden manuell oder informell bearbeitet.

Alarm-zu-Ticket-Prozess wird festgelegt.

Schlüssel fehlen

Techniker erreichen Anlagen oder Technikräume nicht.

Schlüssel- und Zutrittsprotokolle werden erstellt.

Sicherheitsbereiche sind unbekannt

Mitarbeitende oder Nachunternehmer betreten Bereiche unzulässig.

Sicherheitsbereiche werden markiert und geregelt.

Nachunternehmerzugang fehlt

Spezialleistungen starten verspätet.

Zutritt, Unterweisung und Systemrückmeldung werden vorbereitet.

Notfallkontakte sind veraltet

Bereitschaften oder Drittleister werden nicht erreicht.

Notfall- und Eskalationslisten werden aktualisiert.

Schnittstellen sind nicht getestet

Reporting, SLA und Nachweise funktionieren nicht.

Testfälle und Ausweichprozesse werden vor Go-live geprüft.

Rechteentzug ist ungeregelt

Vordienstleister oder ausgeschiedene Personen behalten Zugänge.

Rechteprüfung und Entzug werden organisiert.

technische Schnittstelle

Datenaustausch zwischen Systemen

GLT-Alarm an Ticketsystem

organisatorische Schnittstelle

Übergabe zwischen Rollen oder Organisationen

Service Desk an Objektleitung

operative Schnittstelle

Übergang innerhalb eines Arbeitsprozesses

Ticket an Techniker oder Nachunternehmer

dokumentarische Schnittstelle

Übergabe und Ablage von Nachweisen

Prüfbericht vom Nachunternehmer ins DMS

sicherheitsbezogene Schnittstelle

Verbindung von Zutritt, Unterweisung und Freigabe

Fremdfirma erhält Zugang nach Unterweisung

kaufmännische Schnittstelle

Verbindung von Auftrag, Leistung, Nachweis und Abrechnung

Sonderleistung mit Freigabe und Rechnung

Betreiberpflichten-Schnittstelle

Verbindung von Prüfung, Mangel, Frist und Nachweis

Prüfbericht erzeugt Mängelmaßnahme

Nutzer-Schnittstelle

Kommunikation zwischen Nutzern und FM

Nutzer meldet Störung über Portal

GLT-Schnittstelle

Verbindung von Gebäudeautomation und FM-Prozess

Alarm wird als Ticket erzeugt

Zutrittsschnittstelle

Verbindung von Schließsystem, Security und FM

Techniker erhält temporäre Zutrittskarte

Exit-Schnittstelle

Rückgabe von Daten, Rechten, Schlüsseln und Dokumenten

Dienstleisterwechsel am Vertragsende

CAFM

Anlagen, Räume, Wartungen, Prüfpflichten, Mängel, Dokumente

Ticketsystem

Störungen, Serviceanforderungen, GLT-Alarme, Prioritäten, SLA

GLT / BMS

Anlagenzustände, Alarme, Messwerte, Laufzeiten, Datenpunkte

DMS

Pläne, Prüfberichte, GLT-Unterlagen, Schließpläne, Unterweisungen

Zutrittssystem

Karten, Ausweise, Berechtigungen, Sicherheitsbereiche, Logs

Schließsystem

Schlüssel, Schließbereiche, Technikräume, Notfallzugang

Nutzerportal

Meldungen, Status, Serviceinformationen, Rückmeldungen

Nachunternehmerportal

externe Aufträge, Prüfberichte, Leistungsnachweise

Energiemonitoring

Verbrauchsdaten, Zähler, Anlagenlaufzeiten, Nachhaltigkeit

ERP / Einkauf

Aufträge, Kostenstellen, Material, Drittkosten, Sonderleistungen

Reporting / BI

KPI, SLA, Alarme, Tickets, Mängel, Zutrittsstatus

HSE-System

Unterweisungen, Freigaben, Gefährdungen, Fremdfirmen

GLT – Service Desk

Alarm, Anlage, Priorität, Zeitstempel

GLT an FM

Technik / IT / Auftragnehmer

Ja

Alarmtest

GLT – CAFM

Anlage, Datenpunkt, Betriebszustand

GLT an CAFM

IT / CAFM

Hoch

Datenpunktabgleich

GLT – Ticketsystem

Alarm als Ticket oder manuelle Überführung

GLT an Ticket

IT / Service Desk

Hoch

Testticket

Zutrittssystem – Objektteam

Karten, Rollen, Räume, Technikbereiche

Security an FM

Security / Auftraggeber

Ja

Zutrittsliste

Schließsystem – Schlüsselverwaltung

Schlüssel, Schließbereiche, Ausgabe, Rückgabe

Security an FM

Auftraggeber / Security

Ja

Schlüsselprotokoll

CAFM – Ticketsystem

Raum, Anlage, Ticket, Status

bidirektional

Auftragnehmer / IT

Ja

Schnittstellentest

CAFM – DMS

Dokumentenlinks, Prüfberichte, Pläne

CAFM an DMS

CAFM / DMS

Hoch

Verknüpfungsnachweis

Nachunternehmer – Ticketsystem

Auftrag, Rückmeldung, Nachweis

bidirektional

Auftragnehmer

Hoch

Nachunternehmertest

HSE – Zutritt

Unterweisung als Voraussetzung für Zugang

HSE an Security

HSE / Security

Ja

Unterweisungs- und Zutrittsnachweis

Service Desk – Nutzer

Meldung, Rückmeldung, Abschluss

bidirektional

Service Desk

Ja

Testmeldung

Reporting – operative Systeme

KPI, SLA, Alarme, Tickets, Maßnahmen

Systeme an Bericht

Auftragnehmer

Hoch

Berichtstest

Exit – Systemexport

Daten, Rechte, Schlüssel, Historien

Dienstleister an Auftraggeber

Auftragnehmer / IT

langfristig

Exportprotokoll

Systemzugang

Wer erhält Zugang zur GLT?

Rollenrechte

Wer darf nur lesen, wer darf bedienen, wer darf parametrieren?

Alarmwege

Welche Alarme gehen wohin und in welcher Zeit?

Alarmklassen

Welche Alarme sind kritisch, hoch, mittel oder niedrig?

Datenpunkte

Welche Datenpunkte sind vorhanden und welchen Anlagen zugeordnet?

Anlagenabgleich

Stimmen GLT-Bezeichnungen mit CAFM-Anlagen überein?

Fernzugriff

Ist Fernzugriff erlaubt, gesichert und dokumentiert?

Bedienkonzept

Welche Eingriffe darf der Dienstleister vornehmen?

Notfallzugang

Wie wird bei kritischen Störungen gehandelt?

Protokollierung

Werden Alarme, Eingriffe und Quittierungen dokumentiert?

Eskalation

Wann wird an Auftraggeber, Nachunternehmer oder Management eskaliert?

Ausweichprozess

Was passiert bei GLT-Ausfall?

Messwert

Temperatur, Druck, Volumenstrom, Feuchte, Energie

Diagnose, Monitoring, Nachhaltigkeit

Statusmeldung

Anlage ein / aus, Störung, Betriebsart

Betriebsüberwachung

Alarmmeldung

Grenzwertverletzung, Ausfall, Sicherheitsalarm

Störungsbearbeitung

Sollwert

Temperatur-Sollwert, Betriebszeit, Regelparameter

Bedienung und Optimierung

Schaltbefehl

Anlage starten, stoppen, umschalten

Bedienrecht und Freigabe

Zählerwert

Strom, Wärme, Kälte, Wasser

Energie- und Verbrauchsreporting

Laufzeit

Betriebsstunden, Pumpenlaufzeit, Ventilatorlaufzeit

Wartungs- und Effizienzanalyse

Quittierung

Alarm bestätigt oder bearbeitet

Nachweis und Eskalation

Zeitprogramm

Betriebszeiten, Nachtabsenkung, Sonderzeiten

Nutzer- und Energiebezug

Trenddaten

historische Werte

Analyse und Optimierung

eindeutige Datenpunkt-ID

Datenpunkt muss identifizierbar sein

verständliche Bezeichnung

technisches Team muss Bedeutung verstehen

Anlagenbezug

Datenpunkt muss einer Anlage oder einem System zugeordnet sein

Raum- oder Bereichsbezug

Ort der Wirkung muss bekannt sein

Alarmklasse

Kritikalität muss bewertet sein

Verantwortlicher

Zuständige Rolle für Bearbeitung

Ticketbezug

Alarm muss in FM-Prozess überführt werden können

Protokollierung

Änderungen, Quittierungen und Eingriffe nachvollziehen

Datenschutz / Sicherheit

sensible Datenpunkte schützen

Dokumentenbezug

GLT-Unterlagen und Schemata verknüpfen

Pflegeprozess

Änderungen an Datenpunkten dokumentieren

Exit-Fähigkeit

Datenpunktliste bleibt übergabefähig

Alarmquelle

GLT, BMS, Sicherheitsanlage, Zutrittssystem, Brandmeldeanlage

Alarmbeschreibung

technische Bedeutung und betroffene Anlage

Alarmklasse

kritisch, hoch, mittel, niedrig

Auslösekriterium

Grenzwert, Störung, Statuswechsel, Notfallmeldung

Empfangsstelle

GLT-Leitstand, Service Desk, Objektleitung, Bereitschaft

Bearbeiter

Techniker, Nachunternehmer, Spezialfirma

Ticketpflicht

ja / nein / abhängig von Alarmklasse

Reaktionszeit

verbindliche oder interne Bearbeitungszeit

Eskalation

Fristüberschreitung, kritische Anlage, Wiederholalarm

Quittierung

wer darf Alarm bestätigen?

Dokumentation

Ticket, GLT-Protokoll, Maßnahmenbericht

Rückmeldung

Auftraggeber, Nutzer, Security oder HSE

Nachweis

Alarmprotokoll, Ticket, Foto, Bericht

AK 1 – Kritisch

Gefahr für Personen, Betrieb oder Betreiberpflichten

Brandalarm, Aufzugseinschluss, Notstromausfall, Sprinklerstörung

sofortige Reaktion und Eskalation

AK 2 – Hoch

erhebliche technische oder nutzerrelevante Beeinträchtigung

Kälteausfall, Lüftungsausfall, größere Leckage

priorisierte Bearbeitung

AK 3 – Mittel

Störung ohne unmittelbare Gefahr

Temperaturabweichung, Pumpenstörung Nebenbereich

Bearbeitung im Regelprozess

AK 4 – Niedrig

Hinweis, Komfortmeldung oder Optimierungsthema

Betriebszeitenabweichung, Grenzwertwarnung

geplante Bearbeitung

Informationsmeldung

keine direkte Störung, aber beobachtungsrelevant

Laufzeit, Statuswechsel, Trendhinweis

Monitoring oder Bericht

Alarm entsteht

GLT erkennt Störung, Grenzwert oder Statusänderung

GLT-Protokoll

Alarm wird klassifiziert

Alarmklasse und Priorität werden bestimmt

Alarmregel

Alarm wird empfangen

Service Desk, Leitstand oder Bereitschaft erhält Meldung

Empfangszeit

Ticket wird erzeugt

automatisch oder manuell

Ticket-ID

Ticket wird zugeordnet

Anlage, Raum, Gewerk, Verantwortlicher

Systemeintrag

Reaktion erfolgt

Techniker oder Nachunternehmer wird aktiviert

Zeitstempel

Maßnahme wird dokumentiert

Diagnose, Sofortmaßnahme, Reparatur, Eskalation

Ticket / Bericht

Rückmeldung erfolgt

Auftraggeber oder Nutzer wird informiert

Rückmeldeprotokoll

Alarm wird geschlossen

GLT und Ticket werden abgeglichen

Abschlussstatus

Wiederholung wird analysiert

wiederkehrende Alarme werden bewertet

KPI / Maßnahmenliste

Auftraggeber-FM

Leserecht auf Status, Alarme und Berichte

Objektleitung

Leserecht und eingeschränkte Bearbeitung von Alarmprozessen

Techniker

Leserecht, Quittierung und definierte Bedienrechte

GLT-Spezialist

erweiterte Bedien- und Analyseberechtigung

Nachunternehmer

eingeschränkter Zugriff auf zugewiesene Anlagen oder über Begleitung

IT / Systemadministrator

technische Administration, nicht zwingend fachliche Bedienung

HSE / Betreiberpflichten

Zugriff auf sicherheits- und prüfrelevante Informationen

Security

ausgewählte Alarm- und Zutrittsinformationen

Management

Berichtssicht und kritische Eskalationen

Vordienstleister

Zugang vor Vertragsende befristet und kontrolliert

GLT-System

Systemname, Version, Betreiber, Standort

Systemverantwortlicher

Auftraggeber, IT, Dienstleister, Hersteller

Zugriffsrollen

Leserecht, Bedienrecht, Adminrecht

Nutzerkonten

eingerichtete Personen und Rollen

Alarmwege

Zieladressen, Bereitschaften, Service Desk

Alarmklassen

Kritikalität und Bearbeitungslogik

Datenpunktliste

verfügbare Datenpunkte und Zuordnungen

Anlagenabgleich

Zuordnung zu CAFM-Anlagen

Fernzugriff

Regelung, Sicherheit, Freigabe

Notfallzugang

Vorgehen bei kritischer Störung

Protokollierung

Logs, Quittierungen, Bedienhistorie

offene Punkte

fehlende Rechte, ungeklärte Datenpunkte, Schnittstellenfehler

Testfälle

Alarmtest, Quittierungstest, Tickettest

Freigabe

uneingeschränkt, mit Restpunkten, blockiert

Schlüsselbestand

vorhandene Schlüssel, Schließbereiche, Anzahl, Ausgabe

Zutrittskarten

Karten, Rollen, Gültigkeit, Berechtigungen

Ausweise

Dienstleister-, Nachunternehmer- und Besucherausweise

Codes / PIN

Sicherheitsregelung und Änderungsverfahren

Schließplan

Übersicht der Schließbereiche

Technikräume

Zugang für Wartung, Störung und Notfall

Sicherheitsbereiche

besondere Regeln, Begleitpflicht, Unterweisung

Dachzugänge

Freigaben, Absturzsicherung, HSE-Anforderungen

Aufzugstechnik

Zugang zu Maschinenräumen oder Schaltschränken

Feuerwehr- und Notfallzugang

Schlüsselkästen, Feuerwehrzufahrten, Notfallpläne

Rückgabeprozess

Personalwechsel, Vertragsende, Kartenentzug

Verlustprozess

Sperrung, Ersatz, Meldung, Dokumentation

mechanischer Schlüssel

Zugang zu Räumen, Technikbereichen oder Schließbereichen

Ausgabe und Rückgabe streng protokollieren

Generalschlüssel

weiter Zugang über mehrere Bereiche

besonders hoher Schutzbedarf

Transponder / Karte

elektronischer Zugang

Rechte, Gültigkeit und Sperrung systemseitig steuern

Ausweis

Identifikation von Personen

Gültigkeit und Rolle prüfen

Code / PIN

Zugang zu einzelnen Bereichen oder Schränken

regelmäßig ändern und begrenzen

Schlüsseldepot

zentrale Schlüsselverwahrung

Ausgabeprozess und Protokoll notwendig

Feuerwehrschlüsseldepot

Zugang im Notfall

brandschutz- und sicherheitsrelevant

mobile Zugangsberechtigung

App- oder digitale Zutrittslösung

IT-Sicherheit und Datenschutz beachten

Begleitzutritt

Zugang nur mit berechtigter Begleitperson

planungsrelevant für Nachunternehmer

temporärer Zutritt

befristete Berechtigung für Projekte oder Einsätze

automatische Befristung sinnvoll

Schlüssel- / Karten-ID

eindeutige Kennung

Zutrittsmittel

Schlüssel, Karte, Code, Ausweis

Schließbereich

Raum, Gebäude, Bereich oder Anlage

Berechtigter

Person, Rolle, Firma

Organisation

Auftragnehmer, Nachunternehmer, Auftraggeber, Security

Ausgabezeitpunkt

Datum und Uhrzeit

Gültigkeit

dauerhaft, befristet, projektbezogen

Berechtigungsumfang

Leserecht, Raumzugang, Technikbereich, Sicherheitsbereich

Unterweisungsstatus

ja / nein / nicht erforderlich

Freigabe

Auftraggeber, Security, HSE

Rückgabe / Sperrung

Datum, Verantwortlicher

Verlustmeldung

ja / nein, Maßnahmen

Bemerkung

Sonderregelung, Begleitpflicht, Notfallzugang

Technikraum

Objektunterweisung, Schlüsselberechtigung, Fachrolle

Dachfläche

Arbeitsfreigabe, Absturzsicherung, HSE-Einweisung

Schaltraum

Schaltberechtigung oder Begleitung

Labor / Sonderraum

spezielle Unterweisung und Nutzerfreigabe

Serverraum

IT-Freigabe, Sicherheitsregel, ggf. Begleitung

Archiv

Datenschutz- und Brandschutzanforderungen

Gefahrstoffbereich

Unterweisung, PSA, Sicherheitsdatenblätter

Aufzugstechnik

Fachkunde, Freigabe, Notfallprozess

Brandschutzanlage

Fachfirma oder freigegebene Rolle

Sicherheitsbereich

Security-Freigabe, Ausweis, Begleitpflicht

Beauftragung

Nachunternehmer muss vor Zugang bekannt und freigegeben sein

Qualifikation

Fachkunde oder Zertifikat muss vorliegen

Unterweisung

Objekt- und HSE-Unterweisung vor Tätigkeitsaufnahme

Ausweis

personenbezogener oder firmenbezogener Ausweis

Schlüssel / Karte

nur für erforderliche Bereiche

Begleitpflicht

bei sensiblen oder sicherheitsrelevanten Bereichen

Zutrittsdauer

befristet auf Einsatz oder Vertragsdauer

Rückgabe

Schlüssel und Karten nach Einsatz zurückgeben

Systemzugang

nur erforderliche Ticket- oder DMS-Rechte

Nachweis

Zutrittsprotokoll, Unterweisung, Freigabe

Eskalation

fehlende Berechtigung, Verlust, Verstoß

wiederkehrende Prüfungen

Prüfer und Begleitpersonen benötigen Zugang

Mängelbeseitigung

Techniker müssen betroffene Anlagen erreichen

Brandschutzkontrollen

Zugang zu Fluchtwegen, Türen, RWA, BMA, Feuerlöschern

Sicherheitsbeleuchtung

Zugang zu Prüfbereichen und Schaltstellen

Aufzugsprüfung

Zugang zu Maschinenraum, Schacht oder Steuerung

Trinkwasserprüfung

Zugang zu Probenahmestellen

Elektroprüfung

Zugang zu Verteilungen und Technikräumen

Dachwartung

Zugang mit HSE-Freigabe

Notfallmaßnahmen

schneller Zugang zu Absperrungen, Schaltern, Technikräumen

Audit

Zugriff auf Dokumente, Räume und Nachweise

Security – FM

Beantragung, Ausgabe, Änderung und Sperrung von Zutritten

HSE – Security

Unterweisung als Voraussetzung für Zugang

Auftraggeber – Security

Freigabe von Bereichen und Rollen

FM – Nachunternehmer

Zutrittsbedarf, Unterweisung, Einsatzplanung

Zutrittssystem – Reporting

offene Karten, gültige Berechtigungen, Sperrungen

Zutritt – Ticketsystem

Ticket für Zutrittsstörung oder fehlende Berechtigung

Zutritt – Notfallprozess

Notfallzugang, Bereitschaft, Schlüsseldepot

Zutritt – Exit

Rückgabe und Entzug bei Vertragsende

Allgemeine Büroflächen

ja

bei Bedarf

eingeschränkt

ja

ja

Hausordnung

Technikräume

ja

ja

nach Freigabe

nein

ja

Unterweisung und Schlüssel

Elektro-Schalträume

eingeschränkt

nur berechtigt

nur Fachfirma

nein

ja

Schaltberechtigung / Begleitung

Dachflächen

eingeschränkt

nach Freigabe

nach Freigabe

nein

ja

Arbeitsfreigabe und HSE

Serverräume

nach IT-Freigabe

eingeschränkt

nur begleitet

nein

ja

IT- und Security-Freigabe

Sicherheitsbereiche

nach Freigabe

nach Freigabe

begleitet

berechtigt

ja

Ausweis und Zutrittsregel

Archive

eingeschränkt

bei Bedarf

begleitet

berechtigt

ja

Datenschutzregel

Außenanlagen

ja

ja

ja

ja

ja

objektbezogene Regeln

Feuerwehrzufahrten

Kontrolle

Kontrolle

bei Einsatz

nein

ja

Freihaltungspflicht

Gefahrstoffbereiche

nur nach Freigabe

berechtigt

berechtigt

nein

ja

Unterweisung und PSA

Technikräume

Schlüssel, Karte oder Notfallöffnung verfügbar

Hauptabsperrungen

Wasser, Gas, Medien, Energie eindeutig verortet

Elektro-Hauptverteilung

Zugang und Schaltberechtigung geklärt

GLT / BMS

Notfallzugriff und Alarmbearbeitung geklärt

Aufzug

Befreiungsprozess und Kontaktkette bekannt

Dach / RWA

Zugang im Störungsfall geregelt

Feuerwehrschlüsseldepot

Zuständigkeit und Verfahren bekannt

Sicherheitsbereiche

Notfallzugriff mit Security abgestimmt

Bereitschaft

Kontaktliste aktuell und getestet

Eskalation

Auftraggeber, Security, HSE und Nachunternehmer eingebunden

Schnittstellenübersicht

Sind alle startkritischen Schnittstellen bekannt?

GLT-Zugang

Sind Leserechte, Bedienrechte und Notfallzugang eingerichtet?

Alarmwege

Sind kritische Alarmwege definiert und getestet?

Alarmklassen

Sind Alarme nach Kritikalität bewertet?

Datenpunkte

Sind relevante GLT-Datenpunkte Anlagen zugeordnet?

Ticketintegration

Werden Alarme als Tickets oder definierte Vorgänge bearbeitet?

CAFM-Bezug

Sind Anlagen aus GLT und CAFM abgestimmt?

DMS-Bezug

Sind GLT-Unterlagen und Pläne auffindbar?

Zutritt

Haben relevante Rollen Zugang zu benötigten Bereichen?

Schlüssel / Karten

Sind Ausgabe, Rückgabe und Verlustprozess geregelt?

Nachunternehmer

Sind externe Spezialisten unterwiesen und zugangsberechtigt?

Sicherheitsbereiche

Sind besondere Zutrittsregeln dokumentiert?

Notfallzugang

Sind kritische Bereiche im Notfall erreichbar?

Datenschutz / IT-Sicherheit

Sind Zugriffe und Protokollierung geregelt?

Ausweichprozesse

Gibt es Verfahren bei System- oder Schnittstellenausfall?

Restpunkte

Sind offene Punkte priorisiert und terminiert?

GLT-Alarmtest kritisch

Alarm empfangen, klassifizieren, eskalieren

Alarmtestprotokoll

GLT-Alarm zu Ticket

Alarm wird als Ticket angelegt oder manuell dokumentiert

Testticket

Datenpunktabgleich

GLT-Datenpunkt stimmt mit CAFM-Anlage überein

Abgleichsliste

GLT-Zugriff

Nutzer kann mit richtiger Rolle arbeiten

Rechteprotokoll

Bedienrechtetest

erlaubte Bedienhandlungen funktionieren, unzulässige sind gesperrt

Testprotokoll

Technikraumzutritt

Techniker erreicht definierten Technikraum

Zutrittstest

Nachunternehmerzutritt

externe Firma erhält befristeten Zugang nach Unterweisung

Zutritts- und Unterweisungsnachweis

Sicherheitsbereich

Begleitpflicht und Freigabe funktionieren

Security-Protokoll

Notfallzugang

Schlüssel, Karte oder Security-Prozess funktioniert

Notfallzugangstest

Schlüsselrückgabe

Rückgabeprozess wird dokumentiert

Schlüsselprotokoll

Systemausfall

Ausweichprozess für GLT oder Ticketsystem wird getestet

Ausweichprozessnachweis

Reporting

Alarm-, Ticket- und Zutrittsstatus werden berichtsfähig

Berichtstest

Fehlalarme

Häufigkeit, Ursache, Klassifikation und Maßnahmen bewerten

nicht zugeordnete Alarme

GLT-Datenpunkte und CAFM-Anlagen nachführen

Ticketfehlzuordnungen

Alarm- und Ticketkategorien korrigieren

fehlende Zutritte

Schlüssel, Karten oder Rechte nachsteuern

Nachunternehmerzugänge

externe Firmenzugänge und Unterweisungen ergänzen

Sicherheitsverstöße

unzulässige Zugänge oder Prozessabweichungen melden

GLT-Bedienprobleme

Rollen, Rechte und Bedienkonzept nachschärfen

Schnittstellenfehler

Datenflüsse, Exporte oder manuelle Übergaben stabilisieren

Reportinglücken

Alarm-, Ticket- und Zutrittsdaten auswertbar machen

Ausweichprozesse

Interimsprozesse prüfen und ablösen

Restpunkte

offene Punkte priorisiert schließen

Nutzerfeedback

Probleme mit Meldewegen oder Rückmeldungen bewerten

Schnittstellenverantwortung

wer betreut welche System- oder Prozessschnittstelle?

GLT-Verantwortung

wer pflegt Alarmklassen, Datenpunkte und Bedienrechte?

Zutrittsverantwortung

wer beantragt, freigibt, ausgibt, sperrt und prüft Zutritte?

Rechteprüfung

wie oft werden digitale und physische Berechtigungen überprüft?

Datenpunktpflege

wie werden neue oder geänderte GLT-Datenpunkte dokumentiert?

Alarmreview

wie werden Fehlalarme, Wiederholalarme und kritische Alarme bewertet?

Nachunternehmerzugang

wie werden externe Zugänge befristet und nachgewiesen?

Ausweichprozesse

wie werden Systemausfälle dokumentiert und verbessert?

Reporting

welche Kennzahlen werden zu Alarms, Tickets und Zutritt berichtet?

Eskalation

wann werden kritische Schnittstellen- oder Zutrittsthemen eskaliert?

Datenschutz und Sicherheit

wie werden sensible Daten und Zugänge geschützt?

Exit-Vorbereitung

wie werden Rechte, Schlüssel, Daten und Historien zurückgegeben?

kritische GLT-Alarme mit Ticket

Anteil kritischer Alarme mit dokumentiertem Vorgang

GLT / Ticketsystem

Reaktionszeit auf kritische GLT-Alarme

Zeit bis zur ersten qualifizierten Reaktion

GLT / Ticket

offene GLT-Alarme

Anzahl nicht bearbeiteter oder nicht quittierter Alarme

GLT

Wiederholalarme

wiederkehrende Alarme gleicher Anlage

GLT / CAFM

Datenpunkt-Zuordnungsquote

Anteil GLT-Datenpunkte mit CAFM-Anlagenbezug

Datenpunktliste

GLT-Zugriffsverfügbarkeit

arbeitsfähige Nutzerrollen

Rechteübersicht

Zutrittsfreigabezeit

Zeit von Beantragung bis Berechtigung

Zutrittssystem / Security

fehlende Zutritte

Anzahl blockierter Einsätze wegen fehlender Berechtigung

Tickets / Zutrittsliste

Schlüsselrückgabequote

vollständig zurückgegebene Schlüssel und Karten

Schlüsselprotokoll

Nachunternehmerzugänge mit Unterweisung

Anteil externer Zugänge mit gültiger Unterweisung

HSE / Security

Schnittstellenfehler

Anzahl fehlerhafter Datenübertragungen

Fehlerliste

Ausweichprozessnutzung

Häufigkeit manueller Notprozesse

Hypercare-Bericht

Schnittstellenstatusbericht

Schnittstellen, Tests, Fehler, Verantwortliche, Restpunkte

GLT-Statusbericht

Alarme, Datenpunkte, Zugriffe, Alarmklassen, offene Themen

Alarmbericht

kritische Alarme, Wiederholalarme, Reaktionszeiten, Maßnahmen

Zutrittsstatusbericht

Schlüssel, Karten, offene Berechtigungen, Rückgaben, Verluste

Nachunternehmer-Zutrittsbericht

unterwiesene Firmen, Zutrittsrechte, Ablaufdaten

HSE-Zutrittsbericht

Unterweisungen, Freigaben, Sicherheitsbereiche

Systemtestbericht

Testfälle, Ergebnisse, Fehler und Freigaben

Hypercare-Bericht

Systemrestpunkte, Zutrittsprobleme, Fehlalarme, Nutzerfeedback

Risikobericht

kritische offene Schnittstellen-, GLT- und Zutrittsthemen

Managementsummary

rote Punkte, Entscheidungen, Go-live-Empfehlung

GLT-Zugriff

nur berechtigte Rollen erhalten Zugriff

Bedienrechte

aktive Eingriffe werden begrenzt und dokumentiert

Fernwartung

Zugriff nur freigegeben, protokolliert und zeitlich kontrolliert

Zutrittsdaten

personenbezogene Berechtigungsdaten geschützt verarbeiten

Schließpläne

vertraulich behandeln und nur erforderlichen Rollen bereitstellen

Sicherheitsbereiche

Zugänge begrenzen und dokumentieren

Nachunternehmer

externe Rechte nur befristet und zweckgebunden vergeben

Protokollierung

kritische Zugriffe und Änderungen nachvollziehen

Datenexport

sensible Daten geschützt übertragen

Systemausfall

Notfallprozesse ohne Sicherheitsbruch definieren

Rechteentzug

bei Personalwechsel, Vertragsende oder Rollenwechsel sofort durchführen

Auditfähigkeit

Zugänge, Rechte und Änderungen prüfbar dokumentieren

GLT-Zugänge

Nutzerrechte des ausscheidenden Dienstleisters entziehen

CAFM- und Ticketrechte

Rollen sperren, Daten exportieren, Historien sichern

DMS-Zugänge

externe Zugriffe beenden, Dokumente übergeben

Schlüsselrückgabe

mechanische Schlüssel vollständig zurückführen

Kartensperrung

elektronische Zugänge deaktivieren

Nachunternehmerzugänge

externe Rechte beenden

Datenpunktdokumentation

GLT-Datenpunktliste übergeben

Alarmhistorie

relevante Alarm- und Störungshistorien bereitstellen

Schnittstellendokumentation

Datenflüsse, Formate und Verantwortlichkeiten dokumentieren

Zutrittsprotokolle

Ausgabe, Rückgabe und offene Punkte dokumentieren

offene Restpunkte

nicht abgeschlossene Schnittstellen- und Zutrittsthemen übergeben

Schlussbericht

digitaler und physischer Zugangsstatus bei Vertragsende

kritischer Alarm wird nicht bearbeitet

Alarmweg ungeklärt

Betriebs- oder Sicherheitsrisiko

Alarmmatrix und Testalarm

SLA nicht messbar

GLT-Alarm wird nicht als Ticket erfasst

Leistungsbewertung strittig

Alarm-zu-Ticket-Prozess

Techniker erreicht Anlage nicht

Schlüssel oder Karte fehlt

Entstörung verzögert sich

Zutrittsmatrix und Schlüsselprotokoll

unzulässiger Zutritt

Berechtigungen zu weit gefasst

Sicherheits- oder Datenschutzrisiko

rollenbezogene Zugangsfreigabe

Nachunternehmer kann nicht arbeiten

Unterweisung oder Zutritt fehlt

Prüf- oder Wartungstermin fällt aus

Nachunternehmer-Zutrittsprozess

GLT-Datenpunkte unklar

fehlende Zuordnung zu Anlagen

Fehlinterpretation von Alarmen

Datenpunktabgleich

Fehlalarme überlasten Service Desk

Alarmklassen nicht geprüft

wichtige Alarme gehen unter

Alarmreview in Hypercare

DMS-Unterlagen fehlen

GLT- oder Schließdokumentation nicht verfügbar

Wissenslücken im Betrieb

DMS-Verknüpfung

Vordienstleister behält Rechte

Rechteentzug nicht geregelt

Sicherheitsrisiko

Berechtigungsreview

Notfallzugang fehlt

Schlüssel und Eskalation ungeklärt

Schadenvergrößerung

Notfallzugangsprüfung

Schnittstelle fällt aus

kein Ausweichprozess

Betrieb läuft informell

Ausweichprozess definieren

Exit scheitert

Rechte, Schlüssel und Daten nicht dokumentiert

nächster Wechsel riskant

Exit-Zugangs- und Datenkonzept

GLT wird nur technisch, nicht prozessual betrachtet

Alarme werden nicht in FM-Prozesse überführt

Alarm- und Ticketprozess definieren

Bedienrechte werden pauschal vergeben

Sicherheits- und Haftungsrisiken

Rollen- und Rechtekonzept

Datenpunkte werden nicht mit Assets abgeglichen

Alarme bleiben unverständlich

GLT-CAFM-Abgleich

Zutritt wird erst nach Go-live organisiert

Techniker und Nachunternehmer sind nicht handlungsfähig

Zutrittsmatrix vor Go-live

Schlüsselübergabe wird nicht protokolliert

Verlust- und Verantwortungsrisiken

Schlüsselprotokoll

Sicherheitsbereiche werden nicht markiert

unzulässige Tätigkeiten

Security- und HSE-Abgleich

Nachunternehmerzugänge fehlen

Spezialleistungen starten verspätet

Nachunternehmerfreigabe und Unterweisung

Alarmklassen fehlen

kritische und unkritische Meldungen werden gleich behandelt

Alarmklassifikation

Systemtests werden nicht durchgeführt

Schnittstellenfehler treten im Regelbetrieb auf

Testfälle vor Go-live

Ausweichprozesse fehlen

Systemausfall blockiert Betrieb

Interimsprozesse definieren

Datenschutz wird nachgelagert

Zugriffs- und Protokollierungsrisiken

Datenschutzprüfung im Start-up

Rechteentzug des Vordienstleisters fehlt

unzulässige Zugriffe bleiben bestehen

Berechtigungsreview

Schnittstellenübersicht

Sind alle relevanten technischen und organisatorischen Schnittstellen erfasst?

Schnittstellenmatrix

Sind Datenflüsse, Verantwortliche, Tests und Nachweise dokumentiert?

GLT-System

Ist bekannt, welche GLT / BMS genutzt wird und wer verantwortlich ist?

GLT-Zugänge

Sind Leserechte, Bedienrechte und Adminrechte geregelt?

Alarmwege

Sind kritische Alarme und Eskalationen definiert?

Alarmklassen

Sind Alarme nach Kritikalität bewertet?

Datenpunkte

Sind relevante Datenpunkte Anlagen und Bereichen zugeordnet?

GLT-CAFM-Abgleich

Stimmen Anlagenbezeichnungen und Zuordnungen überein?

Alarm-zu-Ticket

Ist geregelt, wie GLT-Alarme in Tickets oder Maßnahmen überführt werden?

DMS-Bezug

Sind GLT-Dokumente, Schließpläne und Protokolle auffindbar?

Zutrittsmatrix

Ist klar, wer welche Bereiche betreten darf?

Schlüsselprotokoll

Sind Schlüssel, Karten, Codes und Ausweise dokumentiert?

Sicherheitsbereiche

Sind Zutrittsregeln, Begleitpflichten und Unterweisungen bekannt?

Nachunternehmer

Sind externe Firmen zugangsberechtigt und unterwiesen?

Notfallzugang

Sind kritische Räume und Anlagen im Notfall erreichbar?

Datenschutz

Sind personenbezogene Zutritts- und Nutzerdaten geregelt?

IT-Sicherheit

Sind Fernzugriffe, Bedienrechte und Protokollierung geregelt?

Systemtests

Wurden Alarm-, Ticket-, Zutritts- und Schnittstellentests durchgeführt?

Ausweichprozess

Gibt es Verfahren bei System-, GLT- oder Schnittstellenausfall?

Go-live

Ist die Betriebsbereitschaft von GLT, Schnittstellen und Zutritt bewertet?

Hypercare

Werden Fehlalarme, Zutrittsprobleme und Schnittstellenfehler verfolgt?

Exit

Sind Rechteentzug, Schlüsselrückgabe und Datenübergabe geregelt?

Schnittstellenübersicht

Gesamtbild aller System-, Prozess- und Organisationsschnittstellen

Schnittstellenmatrix

Datenflüsse, Verantwortliche, Startkritikalität und Nachweise

GLT-Übergabeprotokoll

Zugänge, Alarme, Datenpunkte, Bedienrechte und offene Punkte

GLT-Datenpunktliste

Datenpunkte, Anlagenbezug, Alarmklassen und Verantwortliche

Alarmmatrix

Alarmklassen, Bearbeitung, Eskalation und Ticketpflicht

Alarm-zu-Ticket-Prozess

definierter Ablauf von GLT-Alarm bis Abschluss

Rollen- und Rechtekonzept GLT

Lese-, Bedien-, Admin- und Fernzugriffsrechte

Zutrittsmatrix

Rollen, Bereiche, Berechtigungen und Voraussetzungen

Schlüssel- und Zutrittsprotokoll

Ausgabe, Rückgabe, Sperrung und Verlust von Zutrittsmitteln

Sicherheitsbereichsübersicht

Räume und Bereiche mit besonderen Zutrittsregeln

Nachunternehmer-Zutrittsliste

externe Firmen, Freigaben, Unterweisungen und Gültigkeiten

Notfallzugangsplan

Zugang zu kritischen Anlagen, Räumen und Absperrungen

Systemtestprotokoll

Testfälle für GLT, Tickets, Zutritt und Schnittstellen

Ausweichprozessbeschreibung

Verfahren bei System- oder Schnittstellenausfall

Hypercare-Restpunkteliste

offene GLT-, Schnittstellen- und Zutrittsthemen

Reportingvorlage

Alarme, Zutritte, Schnittstellenfehler, Restpunkte

Exit-Zugangs- und Datenkonzept

Rechteentzug, Schlüsselrückgabe, Daten- und Historienübergabe

Vollständigkeit

relevante Schnittstellen, GLT-Funktionen und Zutrittsbereiche sind erfasst

Eindeutigkeit

Verantwortlichkeiten, Rechte, Alarmwege und Berechtigungen sind klar

Start-up-Fähigkeit

kritische Systeme und Zugänge sind vor Go-live geprüft

Nachweisfähigkeit

Übergaben, Tests, Rechte, Schlüssel und Alarme sind dokumentiert

Sicherheit

Zugriffe und Zutritte erfolgen rollen- und risikobezogen

Betreiberpflichtenfähigkeit

prüf- und sicherheitsrelevante Alarme und Zugänge sind berücksichtigt

Systemfähigkeit

GLT, CAFM, Ticketsystem, DMS und Reporting sind abgestimmt

Prozessfähigkeit

Alarme, Tickets, Maßnahmen und Rückmeldungen funktionieren

Nachunternehmerfähigkeit

externe Spezialisten sind unterwiesen, berechtigt und nachweisfähig eingebunden

Eskalationsfähigkeit

kritische Alarme, blockierte Zugänge und Schnittstellenfehler werden entschieden

Hypercare-Fähigkeit

Restpunkte werden nach Go-live aktiv verfolgt

Exit-Fähigkeit

Rechte, Schlüssel, Daten und Historien sind rückgabefähig

schnellere Störungsbearbeitung

Alarme, Tickets und Anlagenbezug funktionieren zusammen

sicherer Betriebsstart

Techniker und Nachunternehmer erreichen notwendige Bereiche

bessere Betreiberpflichtensteuerung

kritische Anlagen, Alarme, Mängel und Nachweise bleiben sichtbar

höhere Arbeitssicherheit

Zutritt wird mit Unterweisung, Freigabe und HSE verknüpft

geringere Sicherheitsrisiken

Rechte und Zugänge werden begrenzt und dokumentiert

bessere SLA-Messung

Alarme und Tickets sind priorisiert und nachverfolgbar

stabilere Systemintegration

CAFM, GLT, DMS und Ticketsystem greifen besser ineinander

bessere Nachunternehmersteuerung

Spezialleistungen starten sicherer und nachweisbarer

höhere Nutzerzufriedenheit

Störungen werden schneller erkannt und bearbeitet

bessere Managementinformation

Alarme, Restpunkte und Schnittstellenfehler werden berichtsfähig

kontrollierte Hypercare

Fehlalarme, Zugangsprobleme und Schnittstellenfehler werden geschlossen

wechselrobuster Betrieb

Rechte, Schlüssel, Daten und Schnittstellen bleiben übergabefähig

klare Schnittstellenübersicht

Systeme, Rollen und Prozesse sind verbunden

funktionsfähige GLT-Übergabe

Alarme, Datenpunkte und Bedienrechte sind geregelt

getestete Alarmwege

kritische Meldungen erreichen die richtigen Stellen

stabile Ticketintegration

GLT- und Nutzerereignisse werden nachvollziehbar bearbeitet

gesicherte Zutrittsstruktur

Rollen haben passende physische Berechtigungen

geschützte Sicherheitsbereiche

Zutritt erfolgt kontrolliert und nachweisbar

integrierte Nachunternehmer

externe Spezialisten sind arbeitsfähig und unterwiesen

bessere Notfallfähigkeit

kritische Räume und Anlagen sind erreichbar

nachweisbare Rechte- und Schlüsselverwaltung

Zugänge sind dokumentiert und rückgabefähig

belastbarer Go-live

Schnittstellen, GLT und Zutritt sind geprüft

kontrollierte Hypercare

Restpunkte werden aktiv geschlossen

stabile Governance

Rechte, Alarme und Schnittstellen bleiben langfristig steuerbar

exitfähige Übergabe

Daten, Rechte, Schlüssel und Historien bleiben übergabefähig