Fremdfirmenunterweisung vor dem Go-live systematisch organisieren
Fremdfirmenbeschäftigte kennen die örtlichen Gefährdungen, betrieblichen Abläufe und Notfallverfahren eines Standorts regelmäßig weniger gut als das eigene Personal. Im FM-Start-up verschärft sich diese Situation zusätzlich: Ansprechpartner wechseln, neue Dienstleister übernehmen Verantwortung, Zutrittsprozesse werden verändert und teilweise arbeiten bisherige und neue Unternehmen während einer Übergangsphase parallel.
Die Fremdfirmenunterweisung gehört deshalb zu den zwingenden Voraussetzungen für einen sicheren Betriebsstart. Sie muss vor Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit erfolgen und die für Standort, Arbeitsbereich und Tätigkeit relevanten Informationen vermitteln.
§ 8 ArbSchG verpflichtet mehrere Arbeitgeber zur Zusammenarbeit, wenn deren Beschäftigte an einem Arbeitsplatz tätig werden. Soweit dies für Sicherheit und Gesundheitsschutz erforderlich ist, müssen sie sich gegenseitig über Gefahren informieren und Schutzmaßnahmen abstimmen. Die im Juli 2026 aktualisierte DGUV Information 215-830 hebt ebenfalls hervor, dass beim Zusammentreffen mehrerer Unternehmensorganisationen zusätzliche Risiken entstehen können und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt werden müssen.
Fremdfirmenunterweisung im FM-Start-up: Sicherheit, Pflichten und klare Verhaltensregeln
Labor, Produktion, Technikraum, Dach oder Sicherheitsbereich
Tätigkeitsbezogene Einweisung
konkrete Gefahren und Schutzmaßnahmen der Arbeit
Arbeitsfreigabe
Freigabe besonders gefährlicher Tätigkeiten
Anlagenbezogene Einweisung
Abschaltung, Sicherung und Wiederinbetriebnahme
Besondere Gefährdungen gesondert koordinieren
Können Beschäftigte unterschiedlicher Arbeitgeber durch Gefahrstoffe gegenseitig gefährdet werden, verlangt § 15 GefStoffV ausdrücklich ein Zusammenwirken bei den Gefährdungsbeurteilungen und eine Abstimmung der Schutzmaßnahmen.
Zusätzliche Anforderungen entstehen beispielsweise bei:
Arbeiten an elektrischen Anlagen,
Heißarbeiten,
Arbeiten in engen Räumen,
Tätigkeiten mit Absturzgefahr,
Eingriffen in Brandschutzanlagen,
Arbeiten an laufenden Produktionsanlagen,
Tätigkeiten mit Gefahrstoffen.
Unterweisung nachvollziehbar dokumentieren
Unterweisung, Zutrittsberechtigung und Arbeitsfreigabe sollten dabei technisch oder organisatorisch miteinander verbunden werden. Wer eine erforderliche Unterweisung nicht nachweisen kann, sollte keine entsprechende Arbeitsberechtigung erhalten.
Für den Start-up sollte ein digitales Fremdfirmenregister mindestens enthalten:
Unternehmen,
eingesetzte Personen,
Unterweisungsart,
Unterweisungsdatum,
Gültigkeitsdauer,
verantwortliche unterweisende Person,
gegebenenfalls besondere Berechtigungen,
offene Nachweise,
Ablauf- beziehungsweise Wiederholungstermin.
Fremdfirmenfähigkeit vor dem Go-live prüfen
Vor Betriebsbeginn sollte für alle kritischen Fremdfirmen überprüft werden: beauftragt → Personal bekannt → Qualifikation geprüft → unterwiesen → Zutritt eingerichtet → Ansprechpartner bekannt → Arbeitsverfahren abgestimmt → einsatzbereit.
Bei Personalwechseln, neuen Tätigkeiten, geänderten Gefährdungen oder wesentlichen Veränderungen der betrieblichen Situation ist zu prüfen, ob eine erneute oder ergänzende Unterweisung erforderlich wird.
Damit wird die Fremdfirmenunterweisung zu mehr als einer Unterschriftenliste. Sie verbindet Information, Gefährdungskoordination, Zutritt, Arbeitsfreigabe und Dokumentation zu einem kontrollierten Sicherheitsprozess. Gerade im FM-Start-up verhindert sie, dass externe Unternehmen zwar vertraglich mobilisiert, aber zum Go-live sicherheitstechnisch und organisatorisch noch nicht vollständig in den Standort integriert sind.
