Analyse und Ausschreibungsunterstützung: Den späteren FM-Start-up bereits in der Vergabe vorbereiten
Viele Schwierigkeiten eines Facility-Management-Start-ups entstehen nicht erst nach Zuschlag. Ihre Ursachen liegen häufig deutlich früher: unvollständige Bestandsdaten, nicht eindeutig abgegrenzte Leistungen, fehlende Mitwirkungspflichten, unrealistische Implementierungsfristen oder Start-up-Aufgaben, die in der Ausschreibung nicht ausdrücklich beschrieben wurden.
FM-Connect.com unterstützt Auftraggeber deshalb bereits bei Analyse, Strukturierung und Vorbereitung von FM-Ausschreibungen. Ziel ist ein Vergabemodell, das nicht nur vergleichbare Angebote ermöglicht, sondern anschließend auch tatsächlich implementierbar ist.
Analyse und Ausschreibungsunterstützung im FM-Start-up: Anforderungen, Leistungen und Vergabe
Ausgangssituation vor der Ausschreibung analysieren
Vor Erstellung von Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis sollte zunächst geklärt werden, welche Voraussetzungen am Standort tatsächlich bestehen.
Gerade Bestandsdaten sollten nicht ungeprüft zur Kalkulationsgrundlage einer Ausschreibung gemacht werden. Erkennbare Unsicherheiten müssen transparent beschrieben und für die spätere Implementierung berücksichtigt werden.
Dabei können insbesondere betrachtet werden:
bestehende FM-Organisation und Verantwortlichkeiten,
aktuelle Dienstleister- und Vertragsstruktur,
Anlagen-, Flächen- und Objektdaten,
Qualität technischer Dokumentationen,
bestehende Wartungs- und Prüfverträge,
CAFM- und IT-Systeme,
Betreiberpflichten und Compliance-Strukturen,
Nachunternehmer und Spezialdienstleister,
Nutzer- und Betriebsanforderungen,
erwartete Veränderungen während der Vertragslaufzeit.
Ausschreibungsunterlagen aus Start-up-Sicht prüfen
Themenfeld
Start-up-relevante Fragestellung
Leistungsumfang
Sind Leistungen und Schnittstellen eindeutig abgegrenzt?
Daten
Welche Informationen werden dem Bieter bereitgestellt?
Personal
Welche Schlüsselrollen müssen wann verfügbar sein?
CAFM
Wer stellt System, Daten und Schnittstellen bereit?
Nachunternehmer
Welche Fachleistungen sind einzubinden?
Betreiberpflichten
Welche Verantwortungen und Nachweise werden erwartet?
Implementierung
Welche Leistungen sind vor Go-live geschuldet?
Hypercare
Wie wird die Stabilisierungsphase organisiert?
Versteckte Start-up-Leistungen sichtbar machen
In vielen Ausschreibungen werden Start-up-Aufgaben nur allgemein vorausgesetzt. Später entsteht Streit darüber, ob beispielsweise Anlagenaufnahme, Datenbereinigung, Dienstanweisungen, Schulungen oder CAFM-Einrichtung im Angebot enthalten waren.
Deshalb sollten insbesondere folgende Leistungen ausdrücklich beschrieben werden:
Start-up- und Mobilisierungsplanung,
Übernahme und Plausibilisierung von Bestandsdaten,
Personal- und Nachunternehmermobilisierung,
Aufbau der Betriebsorganisation,
Einrichtung von Service Desk und Rufbereitschaft,
Schulungen, Unterweisungen und Berechtigungen,
Aufbau von Wartungs- und Prüfplanung,
CAFM-Datenübernahme und Workflow-Einrichtung,
Nutzerkommunikation,
Readiness Review und Go-live-Unterstützung,
Hypercare und Start-up-Abschlussbericht.
Mitwirkungspflichten des Auftraggebers festlegen
Eine belastbare Ausschreibung beschreibt nicht nur AN-Leistungen. Ebenso wichtig sind die Beiträge des Auftraggebers. Dazu gehören beispielsweise Datenbereitstellungen, Zutritte, Freigaben, IT-Schnittstellen, Ansprechpartner und Entscheidungsleistungen.
Sinnvoll ist deshalb bereits in der Vergabe eine AG-/AN-Pflichtenmatrix, aus der hervorgeht, wer welche Voraussetzung bis zu welchem Zeitpunkt herstellen muss.
Angebote auch auf Implementierungsfähigkeit bewerten
Neben Preis und fachlicher Leistung kann die Qualität des vorgesehenen Start-ups ein wesentliches Zuschlagskriterium sein.
Dadurch wird nicht nur bewertet, was ein Bieter im späteren Regelbetrieb leisten will, sondern auch, wie belastbar er den Übergang dorthin vorbereitet.
Bewertet werden können beispielsweise:
Mobilisierungskonzept,
Start-up-Terminplan,
Schlüsselpersonal,
Daten- und CAFM-Konzept,
Nachunternehmerintegration,
Risiko- und Eskalationsmanagement,
Go-live- und Hypercare-Konzept.
Von der Analyse zur vergabefähigen Struktur
FM-Connect.com kann Auftraggeber je nach Projektumfang bei Voranalysen, Leistungsstrukturierung, Schnittstellenklärung, LV/LB-Erstellung, Start-up-Anforderungen, Bewertungsmatrizen und Vergabevorbereitung unterstützen. Die bestehende FM-Connect-Struktur ordnet diese Leistung ausdrücklich der Analyse und Ausschreibungsunterstützung für Auftraggeber zu.
So wird die Ausschreibung nicht nur zum Instrument der Preis- und Anbieterauswahl. Sie legt bereits die organisatorische Grundlage dafür, dass der spätere Dienstleisterwechsel planbar, steuerbar und zum vorgesehenen Go-live tatsächlich umsetzbar ist.
