Pflichtenexzerpt & Steuerungsinstrument

Pflichtenmatrix

Zentrale Übersicht aller Anforderungen und Aufgaben

Maßnahmenliste

Operative Aufgabenliste mit Verantwortlichen, Terminen und Status

Risikoregister

Bewertung kritischer Pflichten und Auswirkungen auf Go-live oder Regelbetrieb

Nachweisliste

Übersicht erforderlicher Dokumente, Protokolle, Berichte und Freigaben

Mitwirkungsliste

Auftraggeber- und Drittleistungen mit Fristen und Verantwortlichen

Restpunkteliste

Offene Punkte vor und nach Go-live

Eskalationsübersicht

Entscheidungspunkte, Eskalationsstufen und Fristen

Betriebsbereitschaftscheck

Bewertung startkritischer Pflichten vor Go-live

Hypercare-Status

Nachverfolgung offener Pflichten und Anfangsprobleme nach Betriebsbeginn

Abschlussbericht

Dokumentation von Erfüllungsstand, Risiken, Restpunkten und Empfehlungen

Vertrag operationalisieren

Vertragsinhalte werden in konkrete Aufgaben und Nachweise übersetzt.

Der Vertrag wird praktisch steuerbar.

Pflichten sichtbar machen

Anforderungen werden nicht in Dokumenten versteckt, sondern zentral erfasst.

Transparenz über Leistungs- und Mitwirkungspflichten

Start-up absichern

Startkritische Pflichten werden vor Go-live priorisiert.

Geringeres Betriebsstart-Risiko

Verantwortlichkeiten klären

Auftraggeber, Auftragnehmer, Nachunternehmer und Dritte werden zugeordnet.

Weniger Zuständigkeitskonflikte

Nachweise sichern

Für jede relevante Pflicht wird ein Nachweis definiert.

Auditierbarkeit und Abnahmefähigkeit

Risiken steuern

Kritische Pflichten werden nach Auswirkung und Dringlichkeit bewertet.

Frühzeitige Eskalation

Mitwirkung organisieren

Auftraggeberleistungen wie Daten, Dokumente, Freigaben und Zugänge werden terminiert.

Realistische Mobilisierung

Reporting ermöglichen

Status, Risiken, offene Punkte und Entscheidungen werden berichtsfähig.

Managementfähige Steuerung

Hypercare vorbereiten

Nicht startkritische Restpunkte werden in die Anfangsphase überführt.

Stabilerer Regelbetrieb

Regelbetrieb anschließen

Start-up-Pflichten werden in dauerhafte Betriebssteuerung überführt.

Nachhaltige Dienstleistersteuerung

Vertragliche Anforderungen bleiben abstrakt.

Objektteam kennt konkrete Pflichten nicht vollständig.

Start-up-Leistungen werden nicht herausgearbeitet.

Mobilisierung, Datenübernahme und Systemstart verzögern sich.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind nicht terminiert.

Daten, Freigaben, Schlüssel oder Systemrechte fehlen.

Betreiberpflichten werden nicht priorisiert.

Prüfungen, Mängel und Nachweise werden riskant.

SLA und KPI werden nicht operationalisiert.

Leistung ist nicht messbar.

Nachweise sind nicht definiert.

Abnahme, Audit und Reporting werden erschwert.

Nachunternehmerpflichten bleiben unklar.

Spezialleistungen starten unsicher.

Restpunkte werden nicht gesteuert.

Offene Themen bleiben im Betrieb liegen.

Eskalationswege fehlen.

Kritische Blockaden werden zu spät entschieden.

Hypercare ist nicht vorbereitet.

Anfangsprobleme eskalieren.

Hauptvertrag

Grundpflichten, Laufzeit, Vergütung, Haftung, Kündigung, Rangfolge, Berichtspflichten

FM-Vereinbarung

Leistungsumfang, Rollen, Governance, Nachweise, Mitwirkung, Go-live, Exit

Leistungsbeschreibung

fachliche Anforderungen, Qualitätsziele, Schnittstellen, Start-up-Leistungen

Leistungsverzeichnis

konkrete Leistungen, Mengen, Intervalle, Nachweise und Preislogik

SLA-Anlage

Reaktionszeiten, Bearbeitungszeiten, Prioritäten, Ausnahmen und Eskalationen

KPI-Anlage

Kennzahlen, Zielwerte, Datenquellen, Berichtspflichten und Maßnahmen

Vergütungsanlage

Pauschalen, Regie, Sonderleistungen, Bonus, Malus, Start-up-Kosten

Datenanlage

Datenübergabe, Validierung, Pflege, Rückgabe und Datenqualität

Dokumentationsanlage

Dokumentenübergabe, Revisionsstände, Nachforderungen, DMS-Struktur

Systemanlage

CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT, Reporting, Rechte und Schnittstellen

Arbeitssicherheitsanlage

Unterweisungen, Freigaben, PSA, Gefährdungsbeurteilungen, Fremdfirmen

Betreiberpflichtenunterlagen

Prüfpflichten, Fristen, Mängel, Genehmigungen, Nachweise

Nachunternehmeranlage

Zulassung, Qualifikation, Unterweisung, Zutritt, Nachweise, Eskalation

Drittvertragsregister

bestehende Spezialverträge, Laufzeiten, Kosten, Schnittstellen, Nachweise

Verhandlungsprotokolle

Zusagen, Annahmen, Klärungen und Restpunkte

Bieterfragen und Klarstellungen

verbindliche Auslegungen und Präzisierungen

Standortregeln

Hausordnung, Sicherheitsregeln, Zutrittsvorgaben, Nutzeranforderungen

IT- und Datenschutzvorgaben

Rechte, Rollen, Datenverarbeitung, Systemzugriffe, Löschung

Brandschutzunterlagen

Brandschutzordnung, Feuerwehrpläne, Fluchtwege, Notfallvorgaben

Projekt- und Managementvorgaben

Berichtstermine, Eskalationswege, Entscheidungsgremien

Leistungspflicht

Pflicht zur Erbringung einer FM-Leistung

Wartung, Reinigung, Service Desk

Start-up-Pflicht

Pflicht zur Herstellung der Betriebsfähigkeit

Systemeinrichtung, Datenvalidierung

Mitwirkungspflicht

Beitrag des Auftraggebers oder Dritter

Datenbereitstellung, Schlüsselübergabe

Nachweispflicht

Pflicht zur Dokumentation einer Leistung

Wartungsprotokoll, Prüfbericht

Berichtspflicht

regelmäßige Darstellung von Status, Leistung oder Risiken

Monatsbericht, KPI-Bericht

Betreiberpflichtenunterstützung

Unterstützung bei prüf- und sicherheitsrelevanten Aufgaben

Prüffristenmanagement

Arbeitssicherheitspflicht

Anforderungen an sichere Tätigkeiten

Unterweisung, PSA, Freigabe

Datenpflicht

Pflicht zur Übergabe, Prüfung oder Pflege von Daten

Anlagenvalidierung

Dokumentationspflicht

Pflicht zur Übergabe, Prüfung oder Pflege von Unterlagen

Dokumentationsstatus

Systempflicht

Pflicht zur Nutzung oder Einrichtung digitaler Systeme

Ticketsystem, CAFM

Kommunikationspflicht

Information von Nutzern, Auftraggeber oder Dritten

Nutzerinformation vor Go-live

Eskalationspflicht

Meldung kritischer Risiken oder Verzögerungen

rote Go-live-Punkte

Nachunternehmerpflicht

Steuerung externer Dienstleister

Qualifikationsnachweise

Drittvertragspflicht

Einbindung bestehender Verträge

Aufzugswartung, GLT-Support

Exit-Pflicht

Übergabe bei Vertragsende

Datenexport, Schlussbericht

Vor Vertragsabschluss

Prüfung, ob Pflichten eindeutig geregelt und vertraglich abbildbar sind

Nach Zuschlag

Exzerpieren der Pflichten aus Vertrag, LV, SLA, KPI und Anlagen

Kick-off

Abstimmung von Rollen, Pflichten, Mitwirkung, Terminen und Nachweisen

Mobilisierung

Steuerung von Daten, Dokumenten, Systemen, Personal, Nachunternehmern und HSE

Betriebsbereitschaft

Prüfung startkritischer Pflichten vor Go-live

Go-live

Dokumentation erfüllter Pflichten, Restpunkte und Risiken

Hypercare

Nachverfolgung offener Pflichten, Systemfehler, Nutzerfeedback und Restpunkte

Regelbetrieb

Überführung dauerhafter Pflichten in Reporting, KPI, SLA und Maßnahmenmanagement

Vertragscontrolling

Überwachung wiederkehrender Pflichten, Fristen, Nachweise und Berichte

Exit

Sicherung von Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe und Wissenstransfer

Pflichten-ID

eindeutige Nummer zur Nachverfolgung

Pflicht / Anforderung

konkrete Beschreibung der Pflicht

Quelle

Vertrag, Anlage, LV, SLA, KPI, Protokoll, Betreiberpflicht oder Vorgabe

Quellenstelle

Abschnitt, Ziffer, Position oder Dokumentverweis

Pflichtenkategorie

Leistung, Start-up, Daten, Dokumentation, HSE, SLA, KPI, Reporting, Exit

Verantwortlicher

Auftraggeber, Auftragnehmer, Nachunternehmer, IT, HSE, Nutzervertretung oder Dritter

Mitwirkende

weitere Rollen oder Organisationen

Fälligkeit

Datum, Meilenstein oder wiederkehrender Termin

Startkritikalität

Bedeutung für Go-live

Priorität

kritisch, hoch, mittel, niedrig

Nachweis

erforderliches Dokument, Protokoll, Bericht, Systemeintrag oder Freigabe

Status

offen, in Arbeit, erledigt, blockiert, zurückgestellt, nicht relevant

Risiko

Auswirkung bei Nichterfüllung

Abhängigkeit

andere Aufgaben, Freigaben, Daten oder Entscheidungen

Eskalation

Eskalationsstufe, Ansprechpartner und Frist

Restpunkt

Kennzeichnung als Restpunkt für Go-live oder Hypercare

Bemerkung

Erläuterung, Klärungsbedarf oder Entscheidungshistorie

Auftraggeber

Ziele definieren, Daten bereitstellen, Dokumente übergeben, Freigaben erteilen, Nutzer informieren, Go-live entscheiden

Auftragnehmer

Start-up planen, Betriebsorganisation aufbauen, Personal stellen, Systeme nutzen, Leistungen erbringen, Nachweise liefern

Objektleitung

operative Steuerung, Maßnahmenverfolgung, Nutzerkontakt, Nachunternehmerkoordination, Reporting

IT / CAFM

Systemrechte, Datenimport, Schnittstellen, Ticketsystem, Reporting und Datenschutz unterstützen

HSE / Arbeitssicherheit

Unterweisungen, Freigaben, Gefährdungen, Fremdfirmen und Notfallverfahren einbinden

Security / Zutrittsmanagement

Schlüssel, Karten, Sicherheitsbereiche, Besucherregelungen und Begleitpflichten klären

Nachunternehmer

Spezialleistungen erbringen, Nachweise liefern, Unterweisungen einhalten, Rückmeldungen geben

Nutzervertretung

Anforderungen, Betriebszeiten, sensible Bereiche und Feedback einbringen

Einkauf / Vertragsmanagement

Verträge, Nachträge, Preislogik, Sonderleistungen und Abrechnung steuern

Management

kritische Entscheidungen, Eskalationen, Budget und Go-live-Freigaben treffen

Sehr hoch

Pflicht ist zwingend für Sicherheit, Betriebsfähigkeit oder Betreiberpflichten

Notfallkontakte, Unterweisungen, kritische Anlagendaten, Systemzugang

vor Go-live erfüllen oder kompensieren

Hoch

Pflicht beeinflusst Startqualität, Nachweisfähigkeit oder Nutzerbetrieb

Dokumentationsstatus, Nutzerkommunikation, Nachunternehmerstatus

vor Go-live weitgehend erledigen

Mittel

Pflicht verursacht Nacharbeit oder Effizienzverlust, ist aber beherrschbar

Detailbereinigung einzelner Stammdaten

in Hypercare steuern

Niedrig

Pflicht betrifft Optimierung oder langfristige Verbesserung

Dashboard-Erweiterung, Reifegradentwicklung

in Regelbetrieb überführen

Nicht relevant

Pflicht gilt für Objekt oder Leistungsumfang nicht

nicht vorhandene Anlage oder Leistung

Nichtrelevanz dokumentieren

Grün

Pflicht erfüllt und Nachweis liegt vor

in Abschlussdokumentation übernehmen

Gelb

Pflicht teilweise erfüllt, Restpunkte bestehen

Restpunkt mit Termin und Verantwortlichem steuern

Rot

Pflicht nicht erfüllt und start- oder betriebskritisch

sofort eskalieren und Maßnahme entscheiden

Grau

Bewertung nicht möglich

Information, Nachweis oder Entscheidung beschaffen

Blau

nicht relevant

Nichtrelevanz begründen und dokumentieren

Schwarz

blockiert

Eskalation wegen fehlender Entscheidung, Mitwirkung oder Drittabhängigkeit

Daten bereitstellen

Grundlage für Wartung, Tickets, Reporting und CAFM

Datenübergabeliste

Dokumente übergeben

Grundlage für Betrieb, Prüfpflichten und Arbeitssicherheit

Dokumentenliste

Ansprechpartner benennen

Grundlage für Entscheidungen und Eskalationen

Kontaktliste

Systemrechte ermöglichen

Grundlage für digitale Betriebsfähigkeit

Rechteübersicht

Schlüssel und Zutritte bereitstellen

Grundlage für operative Handlungsfähigkeit

Schlüsselprotokoll

Objektbegehungen ermöglichen

Grundlage für Objekt- und Anlagenkenntnis

Begehungsplan

Freigaben erteilen

Grundlage für Arbeiten, Sonderleistungen und Nachunternehmer

Freigabeliste

Nutzerkommunikation unterstützen

Grundlage für Service-Start-up

Kommunikationsnachweis

Vordienstleister einbinden

Grundlage für Daten, Dokumente, Wissen und Schlüssel

Übergabeprotokoll

Go-live-Entscheidung treffen

Grundlage für Betriebsaufnahme

Go-live-Protokoll

Prüfpflichten

Prüffristen erfassen, überwachen und berichten

Prüfpflichtenliste

Prüfberichte

Berichte übernehmen, bewerten und ablegen

Prüfbericht / DMS-Eintrag

Mängel

Mängel erfassen, priorisieren und nachverfolgen

Mängelliste

Brandschutz

Brandschutzunterlagen, Fluchtwege und Notfallverfahren berücksichtigen

Brandschutzstatus

Arbeitssicherheit

Unterweisungen, PSA und Freigaben sicherstellen

Unterweisungsnachweis

Fremdfirmen

Nachunternehmer unterweisen und koordinieren

Fremdfirmenunterweisung

Notfallorganisation

Rufnummern, Bereitschaften und Alarmwege aktualisieren

Notfallkontaktliste

Genehmigungen

Betriebs- und Sondergenehmigungen verfügbar machen

Genehmigungsübersicht

Datenschutz

Zugriffe, Fotos, Nutzer- und Systemdaten schützen

Datenschutzstatus

Auditfähigkeit

Nachweise auffindbar und prüfbar halten

Nachweismatrix

Gebäudedaten übernehmen

Standorte, Gebäude, Geschosse und Außenbereiche erfassen

Gebäudedatenliste

Raumdaten prüfen

Räume, Nutzungen, Nutzer und Zutritt prüfen

Raumdatenstatus

Flächendaten validieren

Reinigungs-, Nutz-, Verkehrs- und Außenflächen prüfen

Flächenstatus

Anlagendaten validieren

Anlagenbestand, Standort, Typ, Kritikalität und Zustand prüfen

Validierungsbericht

Prüfdaten übernehmen

Prüffristen, Prüfberichte und Mängel erfassen

Prüfpflichtenliste

Ticketdaten vorbereiten

Kategorien, Prioritäten, SLA und Nutzerbezüge einrichten

Ticketkonfiguration

Nutzerdaten einbinden

Ansprechpartner, Betriebszeiten und Servicebereiche übernehmen

Nutzerliste

Nachunternehmerdaten erfassen

Firmen, Leistungen, Nachweise und Kontakte dokumentieren

Nachunternehmerliste

Datenpflegeprozess definieren

Verantwortliche und Änderungslogik festlegen

Pflegeprozess

Datenrückgabe vorbereiten

Exportfähigkeit und Datenhoheit regeln

Datenexportkonzept

Vertragsunterlagen übernehmen

Vertrag, Anlagen, LV, SLA, KPI und Preisblatt erfassen

Vertragsunterlagenliste

Pläne prüfen

Bestands-, Revisions-, Flucht- und technische Pläne bewerten

Planstatus

Prüfberichte erfassen

Prüfberichte, Mängel und Fristen übernehmen

Prüfberichtsliste

Genehmigungen übernehmen

Betriebsgenehmigungen und Auflagen verfügbar machen

Genehmigungsübersicht

Brandschutzunterlagen prüfen

Brandschutzordnung, Feuerwehrpläne, Fluchtpläne

Brandschutzdokumentation

Betriebsanweisungen bereitstellen

sicherheits- und betriebsrelevante Anweisungen verfügbar machen

Betriebsanweisungsverzeichnis

Wartungsnachweise übernehmen

historische Wartungen und Inspektionen erfassen

Wartungshistorie

Nachunternehmernachweise erfassen

Zertifikate, Prüfberichte und Unterweisungen ablegen

Nachunternehmernachweise

Dokumentenablage strukturieren

DMS-Struktur, Rechte und Revisionsstände definieren

DMS-Struktur

Nachforderungsliste führen

fehlende Unterlagen priorisieren und verfolgen

Nachforderungsliste

CAFM einrichten

Anlagen, Räume, Wartungen, Prüffristen und Aufträge anlegen

CAFM-Status

Ticketsystem konfigurieren

Kategorien, Prioritäten, SLA, Status und Rückmeldungen einrichten

Testticketprotokoll

DMS bereitstellen

Dokumente, Rechte, Revisionsstände und Suchstruktur einrichten

DMS-Nachweis

GLT-Zugänge klären

Bedienrechte, Alarmwege und Fernzugriff abstimmen

Rechteübersicht

Reporting vorbereiten

KPI, SLA, Maßnahmen und Risiken berichtsfähig machen

Berichtsmuster

Rollen und Rechte definieren

Nutzergruppen und Zugriffsrechte festlegen

Rechtekonzept

mobile Anwendungen einrichten

Endgeräte, Apps, Checklisten und Rückmeldungen bereitstellen

Mobile-Testprotokoll

Schnittstellen testen

Datenflüsse zwischen Systemen prüfen

Schnittstellentest

Ausweichprozesse definieren

Verfahren bei Systemausfall festlegen

Ausweichprozess

Rechteentzug bei Exit regeln

Rückgabe und Sperrung von Zugängen vorbereiten

Exit-Rechteprozess

KPI-Katalog erstellen

Kennzahlen, Definitionen, Zielwerte und Datenquellen festlegen

KPI-Katalog

SLA-Matrix erstellen

Prioritäten, Reaktionszeiten, Bearbeitungszeiten und Eskalationen definieren

SLA-Matrix

Messlogik klären

Messbeginn, Messende, Ausnahmen und Pausen definieren

Messlogik-Dokument

Datenquellen prüfen

Ticketsystem, CAFM, DMS, GLT und Berichte zuordnen

Datenquellenmatrix

Testtickets durchführen

SLA-Messung vor Go-live testen

Testprotokoll

Berichtsmuster erstellen

KPI-, SLA-, Monats- und Maßnahmenberichte vorbereiten

Berichtsmuster

Bonus-/Malus-Fähigkeit prüfen

Messbarkeit, Fairness und Anlaufphase bewerten

Bonus-Malus-Bewertung

Hypercare-KPI definieren

Startphasenkennzahlen für Stabilisierung festlegen

Hypercare-KPI

Maßnahmenprozess verknüpfen

Abweichungen in Maßnahmen überführen

Maßnahmenprozess

Qualitätsgespräche vorbereiten

Regeltermine und Bewertungslogik festlegen

Governance-Plan

Nachunternehmer benennen

kritische externe Dienstleister vor Go-live benennen

Nachunternehmerliste

Qualifikation prüfen

Fachkunden, Zertifikate und Zulassungen erfassen

Qualifikationsnachweise

Beauftragung sichern

Vertrags- oder Bestellstatus klären

Beauftragungsstatus

Unterweisung durchführen

Fremdfirmenunterweisung vor Einsatz

Unterweisungsnachweis

Zutritt organisieren

Schlüssel, Karten, Ausweise und Begleitpflichten klären

Zutrittsliste

Einsatzplanung abstimmen

Termine, Fristen und Bereitschaften sichern

Einsatzplan

Nachweise definieren

Prüfberichte, Leistungsscheine, Fotos und Protokolle festlegen

Nachweisanforderung

Systemzugang klären

Ticket- oder DMS-Zugriff regeln

Rechteübersicht

Eskalation regeln

Verzug, Ausfall oder Mängel behandeln

Eskalationsmatrix

Leistung bewerten

Qualität und Termintreue externer Leistungen prüfen

Nachunternehmerbewertung

Drittvertragsregister erstellen

Verträge, Leistungen, Laufzeiten, Kosten und Kritikalität erfassen

Drittvertragsregister

Kritikalität bewerten

Betrieb, Sicherheit, Betreiberpflichten und Go-live-Relevanz prüfen

Kritikalitätsbewertung

Übernahmemodell festlegen

Übernahme, Fortführung, Beistellung, Kündigung oder Neuvergabe entscheiden

Übernahmematrix

Vertragspartner informieren

neue Ansprechpartner und Prozesse kommunizieren

Kommunikationsnachweis

Notfallkontakte übernehmen

Rufnummern und Bereitschaften aktualisieren

Notfallkontaktliste

Nachweise sichern

Prüfberichte, Wartungsprotokolle und Zertifikate übernehmen

Nachweisliste

Systemrechte klären

Lizenzen, Fernwartung und Datenzugriffe prüfen

Rechteübersicht

Kostenverantwortung klären

Drittkosten, Freigaben und Abrechnung definieren

Kostenmatrix

Schnittstellen regeln

FM-Dienstleister, Auftraggeber und Drittleister abgrenzen

Schnittstellenmatrix

Go-live-Relevanz prüfen

kritische Drittverträge in Betriebsbereitschaftscheck aufnehmen

Go-live-Check

Maßnahmen-ID

eindeutige Nummer

Maßnahme

konkrete Aufgabe aus einer Pflicht

Kategorie

Daten, Dokumentation, System, HSE, Nachunternehmer, Service, Reporting

Verantwortlicher

Person, Rolle oder Organisation

Mitwirkende

weitere Beteiligte

Fälligkeit

Termin oder Meilenstein

Priorität

kritisch, hoch, mittel, niedrig

Status

offen, in Arbeit, erledigt, blockiert

Abhängigkeit

Voraussetzung, die erfüllt sein muss

Risiko

Wirkung bei Nichterfüllung

Nachweis

Dokument oder Systemeintrag

Eskalation

Eskalationsstufe und Entscheidungsbedarf

Bemerkung

Erläuterung oder Beschluss

Datenrisiko

kritische Anlagendaten fehlen

Datenvalidierung priorisieren

Dokumentationsrisiko

Prüfberichte nicht verfügbar

Nachforderung und Ersatznachweis

Systemrisiko

Ticketsystem nicht startfähig

Systemtest und Ausweichprozess

Arbeitssicherheitsrisiko

Unterweisungen fehlen

Unterweisungsplan vor Go-live

Betreiberpflichtenrisiko

Prüffristen unklar

Prüfpflichtenliste erstellen

Nachunternehmerrisiko

Spezialdienstleister nicht beauftragt

Nachunternehmerstatus eskalieren

Drittvertragsrisiko

kritischer Vertrag endet

Übernahmemodell entscheiden

Nutzerkommunikationsrisiko

Meldewege nicht bekannt

Kommunikationsplan umsetzen

Reportingrisiko

KPI nicht messbar

Datenquellen und Berichtsmuster prüfen

Go-live-Risiko

startkritische Pflichten offen

Betriebsbereitschaftsentscheidung vorbereiten

Vertrag und Pflichten

Sind die startkritischen Pflichten bekannt und zugeordnet?

Organisation

Sind Rollen, Objektleitung, Vertretung und Eskalation eingerichtet?

Personal

Sind Fachkräfte, Qualifikationen und Unterweisungen nachgewiesen?

Daten

Sind kritische Anlagen-, Flächen-, Raum- und Prüfdaten nutzbar?

Dokumentation

Sind betriebs- und sicherheitsrelevante Unterlagen verfügbar oder nachgefordert?

Systeme

Sind CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT und Reporting startfähig?

Arbeitssicherheit

Sind Unterweisungen, Freigaben, PSA und Notfallverfahren geregelt?

Nachunternehmer

Sind kritische externe Leistungen einsatzbereit?

Drittverträge

Sind kritische Drittleistungen geklärt?

Service

Sind Meldewege, Nutzerinformation und SLA vorbereitet?

Reporting

Sind Statusberichte, Maßnahmen, Risiken und KPI berichtsfähig?

Restpunkte

Sind offene Punkte priorisiert und in Hypercare überführbar?

Go-live ohne Einschränkung möglich

alle startkritischen Pflichten erfüllt

Go-live mit Restpunkten möglich

keine sicherheits- oder betriebsgefährdenden offenen Punkte

Go-live nur mit Kompensation möglich

kritische Lücke besteht, aber Übergangslösung ist beschlossen

Go-live gefährdet

startkritische Pflicht offen und keine Kompensation vorhanden

Go-live nicht empfohlen

Sicherheit, Betreiberpflichten oder Betriebsfähigkeit nicht ausreichend gewährleistet

offene Restpflichten

aus Go-live-Check übernommen

Systemfehler

aus Systempflichten abgeleitet

Datenkorrekturen

aus Datenvalidierung abgeleitet

Dokumentationsnachforderungen

aus Dokumentationsstatus abgeleitet

Ticketqualität

aus SLA- und Servicepflichten abgeleitet

Nutzerfeedback

aus Kommunikations- und Servicepflichten abgeleitet

Nachunternehmerstatus

aus Nachunternehmerpflichten abgeleitet

Drittvertragsthemen

aus Drittvertragsregister abgeleitet

HSE-Restpunkte

aus Arbeitssicherheits- und Unterweisungspflichten abgeleitet

Reportinganpassungen

aus KPI-, SLA- und Berichtspflichten abgeleitet

Pflichtenmatrix

Vertrags- und Leistungspflichtencontrolling

Maßnahmenliste

Regelbetriebs-Maßnahmenmanagement

Prüfpflichtenliste

Betreiberpflichtenreporting

Datenstatus

laufender Datenpflegeprozess

Dokumentationsstatus

DMS- und Nachweismanagement

Systemtest

Systembetrieb und Änderungsmanagement

SLA-Matrix

monatliche SLA-Auswertung

KPI-Katalog

KPI-Reporting und Qualitätsgespräche

Nachunternehmermatrix

Nachunternehmerbewertung

HSE-Unterweisungen

wiederkehrende Unterweisungsplanung

Drittvertragsregister

Drittvertrags- und Fristenmanagement

Restpunkteliste

Regelbetriebsmaßnahmen und Eskalationen

Start-up-Statusbericht

Pflichtenstatus, Maßnahmen, Risiken, Blockaden, Entscheidungen

Pflichtenbericht

erfüllte, offene, blockierte und kritische Pflichten

Mitwirkungsbericht

Auftraggeberleistungen, Fälligkeiten und offene Bereitstellungen

Datenstatusbericht

Datenpflichten, Validierungsstand und Datenlücken

Dokumentationsstatus

vorhandene, fehlende und kritische Unterlagen

Systemstatus

Rechte, Tests, Fehler, Schnittstellen und Reportingfähigkeit

HSE-Status

Unterweisungen, Freigaben, Gefährdungen und Nachweise

Nachunternehmerstatus

Beauftragung, Qualifikation, Unterweisung und Einsatzfähigkeit

Drittvertragsstatus

Übernahme, Fortführung, Kündigung, Kosten und Go-live-Relevanz

Betriebsbereitschaftsbericht

startkritische Pflichten und Go-live-Empfehlung

Hypercare-Bericht

Restpunkte, Tickets, Systemfehler, Nutzerfeedback und Maßnahmen

Abschlussbericht

erfüllte Pflichten, offene Punkte, Empfehlungen und Übergang Regelbetrieb

Verantwortlicher für Steuerungsinstrument

Start-up-Leitung oder Projektsteuerung

Datenpflege

Aktualisierung der Pflichten, Maßnahmen, Status und Nachweise

Statusfreigabe

Regeln, wann eine Pflicht als erledigt gilt

Nachweisprüfung

Prüfung, ob Nachweise vollständig und geeignet sind

Risikobewertung

Bewertung nach Auswirkung und Dringlichkeit

Eskalation

Entscheidungspfad bei roten oder blockierten Pflichten

Regeltermine

Taktung für Statusrunden und Managementberichte

Änderungsmanagement

Aufnahme neuer Pflichten oder geänderter Anforderungen

Dokumentation

Ablage von Nachweisen und Entscheidungen

Übergabe

Überführung in Hypercare und Regelbetrieb

Start-up-Leitung

Gesamtsteuerung von Pflichten, Maßnahmen, Risiken und Eskalationen

Auftraggebervertretung

Bereitstellung von Daten, Freigaben, Entscheidungen und Mitwirkung

Auftragnehmervertretung

Umsetzung von Start-up- und Leistungspflichten

Objektleitung

operative Umsetzung, Nachweise, Nutzerkontakt und Restpunkte

Fachverantwortliche Technik

technische Pflichten, Anlagen, Wartung, Prüfpflichten und Mängel

Fachverantwortliche Infrastruktur

Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Außenanlagen und Nutzerleistungen

IT / CAFM

Systeme, Rechte, Datenimport, Schnittstellen und Reporting

HSE / Arbeitssicherheit

Unterweisungen, Freigaben, Gefährdungen und Fremdfirmen

Nachunternehmerkoordinator

externe Leistungen, Nachweise und Eskalationen

Vertragsmanagement

Vertragsauslegung, Nachträge, Vergütung und Fristen

Management / Lenkungskreis

Entscheidungen bei kritischen Risiken und Go-live-Freigabe

Vertrag wird nicht systematisch exzerpiert

Pflichten bleiben verborgen

Pflichtenmatrix erstellen

Nur Hauptvertrag wird geprüft

Anlagen, LV, SLA und Protokolle bleiben unberücksichtigt

alle Quellen einbeziehen

Pflichten werden nicht priorisiert

kritische Themen gehen in langen Listen unter

Startkritikalität bewerten

Verantwortliche fehlen

Aufgaben bleiben liegen

Rollen und Verantwortliche zuordnen

Nachweise werden nicht definiert

Erfüllung ist nicht prüfbar

Nachweis je Pflicht festlegen

Mitwirkungspflichten werden vergessen

Auftraggeberleistungen verzögern den Start

Mitwirkungsliste führen

Betreiberpflichten werden nicht gesondert markiert

Compliance-Risiken entstehen

Betreiberpflichtenkennzeichnung

Systempflichten werden zu spät erkannt

digitale Prozesse starten nicht

Systempflichten früh exzerpieren

Status wird nicht aktuell gehalten

Steuerungsinstrument verliert Wirkung

feste Aktualisierungstermine

Restpunkte werden nicht überführt

offene Themen bleiben nach Go-live bestehen

Hypercare-Restpunkteliste

Eskalationen fehlen

Blockaden werden zu spät entschieden

Eskalationsmatrix anwenden

Abschlussbericht fehlt

Erkenntnisse gehen verloren

Start-up-Abschlussbericht erstellen

Start-up-Verzug

Pflichten werden erst spät erkannt

Go-live gefährdet

frühzeitiges Pflichtenexzerpt

Nachtragsrisiko

versteckte Leistungen nicht erkannt

Zusatzkosten

Pflichten in LV und Preislogik überführen

Compliance-Risiko

Betreiberpflichten nicht exzerpiert

Prüf- und Nachweislücken

Betreiberpflichtenmatrix

Systemrisiko

IT-Anforderungen nicht erfasst

Tickets, CAFM und Reporting nicht startfähig

Systempflichten erfassen

Datenrisiko

Datenpflichten nicht klar

falsche Wartungs- und Berichtsdaten

Datenpflichtenmatrix

Dokumentationsrisiko

Unterlagen nicht geprüft

Nachweislücken

Dokumentationsstatus

HSE-Risiko

Unterweisung und Freigabe fehlen

unsicherer Arbeitseinsatz

HSE-Pflichtenliste

Nutzerakzeptanzrisiko

Kommunikation nicht als Pflicht erfasst

Fehlmeldungen und Beschwerden

Kommunikationspflichten aufnehmen

Nachunternehmerrisiko

externe Leistungen nicht startfähig

Leistungsausfall

Nachunternehmermatrix

Steuerungsrisiko

Status und Risiken nicht transparent

Management entscheidet zu spät

Statusbericht und Risikoregister

Quellen

Sind Vertrag, Anlagen, LV, SLA, KPI, Protokolle und Vorgaben vollständig ausgewertet?

Pflichten

Sind alle relevanten Leistungs-, Start-up-, Mitwirkungs- und Nachweispflichten erfasst?

Verantwortlichkeiten

Ist jede Pflicht einer Rolle oder Organisation zugeordnet?

Mitwirkung

Sind Auftraggeberleistungen sichtbar und terminiert?

Daten

Sind Datenübergabe, Validierung, Pflege und Rückgabe als Pflichten erfasst?

Dokumentation

Sind Dokumentenübergabe, Prüfung, Nachforderung und Ablage erfasst?

Systeme

Sind CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT, Reporting und Rechte als Pflichten erfasst?

Betreiberpflichten

Sind Prüfpflichten, Mängel, Freigaben und Nachweise gesondert markiert?

Arbeitssicherheit

Sind Unterweisungen, PSA, Freigaben und Fremdfirmen berücksichtigt?

Nachunternehmer

Sind Qualifikation, Beauftragung, Unterweisung, Zutritt und Nachweise erfasst?

Drittverträge

Sind bestehende Verträge, Schnittstellen und Nachweise aufgenommen?

SLA / KPI

Sind Messlogik, Datenquellen, Berichte und Maßnahmenpflichten erfasst?

Reporting

Sind Start-up-, Monats-, KPI-, SLA- und Risikoberichte berücksichtigt?

Go-live

Sind startkritische Pflichten identifiziert?

Restpunkte

Gibt es eine Logik für offene Punkte vor und nach Go-live?

Hypercare

Werden offene Pflichten nach Betriebsbeginn weiterverfolgt?

Regelbetrieb

Werden dauerhafte Pflichten in Betriebssteuerung überführt?

Statuslogik

Gibt es Ampeln, Prioritäten und Eskalationen?

Nachweise

Ist klar, welcher Nachweis eine Pflicht erfüllt?

Abschluss

Gibt es einen Start-up-Abschlussbericht mit Pflichtenstatus?

Pflichtenexzerpt

strukturierte Zusammenfassung aller relevanten Pflichten

Pflichtenmatrix

operative Steuerung von Pflichten, Verantwortlichen, Terminen und Nachweisen

Maßnahmenliste

Umsetzung offener Pflichten

Mitwirkungspflichtenliste

Steuerung der Auftraggeberleistungen

Datenpflichtenmatrix

Steuerung von Datenübergabe, Validierung, Pflege und Rückgabe

Dokumentationsmatrix

Steuerung von Unterlagen, Nachweisen und Nachforderungen

Systempflichtenliste

Steuerung von CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT und Reporting

Betreiberpflichtenmatrix

Steuerung von Prüfpflichten, Mängeln und Nachweisen

HSE-Pflichtenliste

Unterweisungen, Freigaben, PSA und Fremdfirmen

Nachunternehmermatrix

externe Leistungen, Qualifikation, Unterweisung und Nachweise

Drittvertragsmatrix

bestehende Drittverträge und Übernahmestatus

Risikoregister

kritische Pflichten und Go-live-Risiken

Betriebsbereitschaftscheck

Bewertung startkritischer Pflichten vor Go-live

Hypercare-Restpunkteliste

offene Pflichten nach Betriebsbeginn

Start-up-Abschlussbericht

dokumentierter Status, Risiken, Restpunkte und Empfehlungen

Vollständigkeit

Alle relevanten Quellen und Pflichten sind erfasst.

Eindeutigkeit

Pflichten sind klar formuliert und nicht nur abstrakt zitiert.

Quellenbezug

Jede Pflicht ist auf eine Quelle zurückführbar.

Verantwortlichkeit

Jede Pflicht hat eine eindeutige Zuständigkeit.

Nachweisfähigkeit

Für jede relevante Pflicht ist ein Nachweis definiert.

Start-up-Fähigkeit

startkritische Pflichten sind vor Go-live identifizierbar.

Priorisierung

Pflichten sind nach Kritikalität und Dringlichkeit bewertet.

Steuerbarkeit

Pflichten sind in Maßnahmen, Termine und Status überführt.

Eskalationsfähigkeit

kritische Blockaden können schnell entschieden werden.

Mitwirkungsfähigkeit

Auftraggeber- und Drittleistungen sind sichtbar.

Systemfähigkeit

digitale Pflichten, Datenquellen und Rechte sind berücksichtigt.

Compliance-Fähigkeit

Betreiberpflichten, Arbeitssicherheit und Nachweise sind integriert.

Hypercare-Fähigkeit

offene Punkte können nach Go-live weitergesteuert werden.

Regelbetriebsfähigkeit

dauerhafte Pflichten werden in Reporting und Controlling überführt.

höhere Transparenz

alle relevanten Pflichten werden sichtbar

bessere Start-up-Steuerung

Mobilisierung wird auf konkrete Anforderungen ausgerichtet

weniger Nachträge

versteckte Leistungen und Mitwirkungspflichten werden früh erkannt

sichere Betriebsbereitschaft

startkritische Anforderungen werden vor Go-live geprüft

bessere Nachweisfähigkeit

Leistungen, Freigaben und Pflichten sind dokumentierbar

stärkere Betreiberpflichtensteuerung

Prüfungen, Mängel und Nachweise bleiben im Blick

bessere Daten- und Dokumentationsqualität

Daten- und Dokumentationspflichten werden aktiv gesteuert

stabilere Systemeinführung

IT-Pflichten, Rechte und Tests werden rechtzeitig vorbereitet

bessere Nutzerkommunikation

Service- und Kommunikationspflichten werden berücksichtigt

stärkere Nachunternehmersteuerung

externe Leistungen werden sichtbar eingebunden

schnellere Eskalation

kritische Blockaden werden entscheidungsfähig

kontrollierte Hypercare

Restpunkte und Anfangsprobleme werden nachverfolgt

stabilerer Regelbetrieb

Start-up-Erkenntnisse gehen nicht verloren

bessere Vertragssteuerung

Vertrag wird als operatives Führungsinstrument nutzbar

Quellenanalyse

Prüfung von Vertrag, Anlagen, LV, SLA, KPI, Protokollen und Vorgaben

Pflichtenexzerpt erstellen

Herausarbeiten relevanter Pflichten und Anforderungen

Pflichtenmatrix aufbauen

Strukturierung nach Quelle, Verantwortlichem, Termin, Nachweis und Status

Startkritikalität bewerten

Priorisierung nach Go-live-, Sicherheits- und Betreiberpflichtenrelevanz

Mitwirkungspflichten strukturieren

Auftraggeberleistungen, Freigaben, Daten und Zugänge sichtbar machen

Daten- und Dokumentationspflichten erfassen

Datenvalidierung, Dokumentationsprüfung, Nachforderung und Pflege abbilden

Betreiberpflichten integrieren

Prüfpflichten, Mängel, Freigaben und Nachweise strukturieren

Systempflichten erfassen

CAFM, Ticketsystem, DMS, GLT, Reporting, Rechte und Schnittstellen integrieren

HSE-Pflichten erfassen

Unterweisungen, PSA, Freigaben, Fremdfirmen und Notfallverfahren abbilden

Nachunternehmerpflichten strukturieren

Qualifikation, Unterweisung, Zutritt, Nachweise und Eskalation

Drittvertragspflichten integrieren

bestehende Verträge, Nachweise, Schnittstellen und Go-live-Relevanz erfassen

Betriebsbereitschaft vorbereiten

startkritische Pflichten in Go-live-Check überführen

Hypercare steuern

Restpunkte und offene Pflichten nach Betriebsbeginn verfolgen

Reporting aufbauen

Statusberichte, Risikoberichte, Maßnahmenlisten und Abschlussberichte strukturieren

Regelbetriebsübergabe sichern

dauerhafte Pflichten in Controlling, KPI, SLA und Reporting überführen

vollständige Pflichtenübersicht

Anforderungen aus allen relevanten Quellen sind sichtbar.

klare Verantwortlichkeiten

Auftraggeber, Auftragnehmer und Dritte wissen, was zu tun ist.

steuerbare Maßnahmen

Pflichten werden in Aufgaben, Termine und Status überführt.

priorisierte Go-live-Anforderungen

startkritische Pflichten werden vor Betriebsbeginn geprüft.

transparente Mitwirkung

Auftraggeberleistungen sind planbar und nachweisbar.

bessere Betreiberpflichtensteuerung

Prüfpflichten, Mängel und Nachweise sind integriert.

belastbare Daten- und Dokumentationssteuerung

Informationsgrundlagen werden aktiv gemanagt.

sichere Systemeinführung

IT- und Reportingpflichten sind startfähig vorbereitet.

klare Nachweisführung

Erfüllung kann dokumentiert und abgenommen werden.

kontrollierte Hypercare

offene Punkte werden nach Go-live nicht vergessen.

stabilerer Regelbetrieb

Start-up-Pflichten gehen in dauerhafte Steuerung über.

bessere Vertragsanwendung

Vertrag und Anlagen werden operativ nutzbar.