CAFM-Datenmodell

Digitale Betriebsfähigkeit herstellen

CAFM-Daten werden so strukturiert, dass der Dienstleister ab Go-live arbeiten kann.

Systemgestützter Regelbetrieb

Objekt- und Anlagenstruktur ordnen

Standorte, Gebäude, Räume, Flächen, Anlagen und Komponenten werden eindeutig verbunden.

Klare Betriebslogik

Wartungsplanung ermöglichen

Anlagen, Intervalle, Checklisten und Verantwortliche werden systematisch abgebildet.

Planbare Instandhaltung

Betreiberpflichten unterstützen

Prüffristen, Prüfberichte, Mängel und Nachweise werden im Datenmodell verankert.

Bessere Compliance-Steuerung

Tickets und Aufträge steuern

Meldungen werden Räumen, Anlagen, Prioritäten und Zuständigkeiten zugeordnet.

Stabiler Serviceprozess

Dokumente auffindbar machen

Prüfberichte, Pläne und Betriebsunterlagen werden mit Objekten und Anlagen verknüpft.

Nachweisfähige Dokumentation

KPI und SLA ermöglichen

Reaktionszeiten, Wartungserfüllung, Mängelstatus und Servicequalität werden auswertbar.

Messbare Dienstleistersteuerung

Nachunternehmer integrieren

externe Leistungen, Nachweise und Zuständigkeiten werden systematisch eingebunden.

Sichere Fremdleistungssteuerung

Datenpflege regeln

Änderungen an Anlagen, Räumen, Flächen, Nutzern und Pflichten werden steuerbar.

Nachhaltige Datenqualität

Exit-Fähigkeit sichern

Daten bleiben exportierbar, nachvollziehbar und übergabefähig.

Wechselrobuster Betrieb

Anlagenlisten sind uneinheitlich.

Wartungen, Prüfungen und Tickets werden falsch zugeordnet.

Anlagen werden eindeutig klassifiziert und verortet.

Raumdaten sind veraltet.

Nutzer- und Serviceprozesse laufen fehlerhaft.

Räume werden systemfähig und servicefähig strukturiert.

Flächendaten widersprechen dem LV.

Reinigung und Abrechnung werden strittig.

Flächen werden nach Leistungs- und Kostenlogik geordnet.

Prüfberichte sind nicht mit Anlagen verknüpft.

Betreiberpflichten bleiben schwer steuerbar.

Prüfstatus und Mängel werden assetbezogen geführt.

DMS und CAFM sind getrennt.

Dokumente sind schwer auffindbar.

Dokumente werden mit Anlagen, Räumen und Pflichten verknüpft.

Ticketsystem und CAFM arbeiten nicht zusammen.

SLA, Störungen und Wiederholmeldungen sind nicht belastbar messbar.

Ticketdaten erhalten Objekt-, Raum- und Anlagenbezug.

Nachunternehmerdaten fehlen.

Spezialleistungen starten unsicher.

externe Zuständigkeiten und Nachweise werden integriert.

Datenpflege ist ungeregelt.

Datenqualität verschlechtert sich nach Go-live.

Rollen, Freigaben und Änderungsprozesse werden definiert.

Datenexport ist nicht vorbereitet.

Beim nächsten Wechsel gehen Informationen verloren.

Exit-Datenmodell und Exportformate werden berücksichtigt.

Leistungsumfang

Objekte, Anlagen, Räume und Flächen werden als Leistungsobjekte angelegt.

Wartungspflichten

Anlagen, Intervalle, Checklisten und Verantwortliche werden gepflegt.

Prüfpflichten

prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Berichte und Mängel werden verknüpft.

SLA

Tickets erhalten Prioritäten, Zeitstempel, Status und Eskalationslogik.

KPI

Datenquellen für Wartung, Störung, Mängel, Dokumente und Service werden definiert.

Nachweise

Wartungsprotokolle, Prüfberichte und Freigaben werden dokumentiert.

Mitwirkungspflichten

Datenbereitstellung, Freigaben und Zugänge werden steuerbar.

Nachunternehmer

externe Leistungen und Nachweise werden an Assets oder Aufträge gekoppelt.

Reporting

Monatsberichte, KPI, SLA, Risiken und Maßnahmen werden aus Daten ableitbar.

Exit

Datenexport, Historien und Dokumentenübergabe werden vorbereitet.

Objektstruktur

Standort, Gebäude, Gebäudeteil, Geschoss, Raum, Fläche, Außenbereich

Asset-Struktur

technische Anlagen, Systeme, Teilanlagen, Komponenten, Betriebsmittel

Flächen- und Raumdaten

Raumarten, Flächenarten, Nutzungen, Nutzer, Kostenstellen, Reinigung

Dokumentenstruktur

Pläne, Prüfberichte, Genehmigungen, Wartungsunterlagen, Unterweisungen

Wartungsstruktur

Wartungsobjekte, Intervalle, Tätigkeiten, Checklisten, Rückmeldungen

Prüfpflichtenstruktur

Prüffristen, Prüfberichte, Mängel, Sachverständige, Verantwortliche

Ticket- und Auftragsstruktur

Meldungen, Kategorien, Prioritäten, Status, SLA, Rückmeldungen

Mängel- und Maßnahmenstruktur

Mängel, Risiken, Maßnahmen, Verantwortliche, Termine, Nachweise

Nutzer- und Organisationsstruktur

Nutzergruppen, Ansprechpartner, Kostenstellen, Betriebszeiten

Nachunternehmerstruktur

Firmen, Leistungen, Qualifikationen, Unterweisungen, Nachweise

Vertrags- und Leistungsstruktur

LV-Positionen, Leistungsbereiche, Servicekatalog, Sonderleistungen

Reportingstruktur

KPI, SLA, Datenquellen, Berichte, Dashboards, Empfänger

Umwelt- und Nachhaltigkeitsdaten

Energie, Wasser, Abfall, Material, CO₂-relevante Daten

Rollen- und Rechtekonzept

Benutzer, Rollen, Rechte, Freigaben, externe Zugriffe

Exit-Struktur

Exportumfang, Datenrückgabe, Historien, Dokumentenübergabe

Portfolio

Gesamtheit mehrerer Standorte oder Objekte

Portfolio Nord

Standort

Liegenschaft oder Adresse

Standort Hamburg

Gebäude

einzelnes Gebäude oder Gebäudeteil

Gebäude A

Geschoss

Ebene oder Etage

2. Obergeschoss

Bereich / Zone

funktionaler Bereich

Bürozone West

Raum

abgegrenzte Raumeinheit

Raum 2.15

Fläche

leistungs- oder abrechnungsbezogene Fläche

Reinigungsfläche Büro

Außenbereich

Wege, Parkflächen, Grünflächen, Feuerwehrflächen

Parkplatz Nord

Anlage

technische Anlage im Raum oder Bereich

RLT-Anlage 02

Komponente

Teil einer Anlage

Filtereinheit, Pumpe, Sensor

technisches System

funktionaler Anlagenverbund

Lüftungssystem Gebäude A

Anlage

Hauptanlage

RLT-Anlage A-01

Teilanlage

Teil der Hauptanlage

Zuluftmodul

Komponente

austausch- oder wartungsrelevantes Bauteil

Filter, Ventilator, Sensor

Betriebsmittel

Gerät oder Ausrüstung

mobile Pumpe, Messgerät

Sicherheitsasset

sicherheitsrelevante Einrichtung

Feuerlöscher, Brandschutztür

prüfpflichtiges Asset

Anlage mit gesetzlicher oder vertraglicher Prüfung

Aufzug, Sicherheitsbeleuchtung

digitales Asset

System- oder Datenpunktbezug

GLT-Datenpunkt, Steuerung

Dokumentenbezug

zugeordnete Unterlage

Prüfbericht, Wartungsanleitung

Ticketbezug

Vorgänge zur Anlage

Störung, Mangel, Auftrag

Standort

Gebäude

Portfolio- und Standortauswertung

Gebäude

Geschoss

räumliche Orientierung

Geschoss

Raum

Ticket- und Servicezuordnung

Raum

Anlage

Anlagenverortung

Anlage

Komponente

Wartung und Ersatzteilsteuerung

Brandschutzsystem

Brandschutztür

Prüfpflichtensteuerung

Brandmeldeanlage

Meldergruppe

Alarm- und Prüfstruktur

Elektrohauptverteilung

Unterverteilung

technische Hierarchie

GLT-System

Datenpunkt

Monitoring und Alarmbezug

Prüfpflicht

Prüfbericht

Nachweisführung

Mangel

Maßnahme

Maßnahmensteuerung

Standort

ID, Name, Adresse, Region, Verantwortlicher

Gebäude

ID, Bezeichnung, Nutzung, Baujahr, Geschosse, Betriebszeiten

Raum

Raum-ID, Raumnummer, Raumart, Nutzung, Fläche, Nutzer, Zutritt

Fläche

Flächen-ID, Flächenart, Größe, Leistungsbezug, Kostenstelle

Anlage

Anlagen-ID, Anlagenart, Standort, Hersteller, Typ, Seriennummer, Status

Komponente

Komponenten-ID, Parent-Anlage, Typ, Funktion, Wartungsrelevanz

Nutzer

Organisationseinheit, Ansprechpartner, Bereich, Servicezeiten

Kostenstelle

Nummer, Bezeichnung, Verantwortlicher, Zuordnung

Nachunternehmer

Firma, Leistung, Kontakt, Qualifikation, Vertragsbezug

Dokument

Dokument-ID, Typ, Objektbezug, Revisionsstand, Ablageort

Prüffrist

Anlage, Prüfart, Frist, Prüfer, Status

Wartungsplan

Anlage, Intervall, Tätigkeit, Verantwortlicher

SLA

Priorität, Reaktionszeit, Bearbeitungszeit, Servicezeit

KPI

Kennzahl, Datenquelle, Formel, Zielwert, Berichtstakt

Tickets

Meldung, Kategorie, Raum, Anlage, Priorität, Status, Zeitstempel

Aufträge

Arbeitsauftrag, Verantwortlicher, Termin, Rückmeldung, Nachweis

Wartungen

Durchführung, Ergebnis, Mängel, Protokoll, Foto

Prüfungen

Prüfdatum, Prüfer, Ergebnis, Bericht, Mängel

Mängel

Quelle, Beschreibung, Kritikalität, Maßnahme, Status

Maßnahmen

Aufgabe, Verantwortlicher, Fälligkeit, Abschlussnachweis

Freigaben

Sonderleistung, Kosten, Arbeitsfreigabe, Systemfreigabe

Unterweisungen

Person, Inhalt, Datum, Gültigkeit, Nachweis

Nachunternehmerleistungen

Auftrag, Bericht, Zertifikat, Leistungsschein

Dokumentenänderungen

Upload, Version, Freigabe, Revisionsstand

Kosten

Material, Regie, Sonderleistung, Nachtrag, Kostenstelle

Verbrauchsdaten

Energie, Wasser, Abfall, Material

Nutzerfeedback

Beschwerde, Bewertung, Rückmeldung, Maßnahme

Anlagenarten

RLT-Anlage, Aufzug, BMA, RWA, Sprinkler, Kälteanlage

Gewerke

Heizung, Lüftung, Sanitär, Elektro, Kälte, Brandschutz

Raumarten

Büro, Technikraum, Sanitär, Lager, Besprechung, Archiv

Flächenarten

Reinigungsfläche, Verkehrsfläche, Technikfläche, Außenfläche

Ticketkategorien

Störung Technik, Reinigung, Sicherheit, Entsorgung, Nutzeranfrage

Prioritäten

P1 kritisch, P2 hoch, P3 mittel, P4 niedrig

Statuswerte

offen, in Arbeit, wartet, erledigt, abgeschlossen, storniert

Mängelkategorien

sicherheitskritisch, betriebsrelevant, optisch, dokumentarisch

Dokumententypen

Prüfbericht, Plan, Genehmigung, Protokoll, Betriebsanweisung

Prüfarten

Sachverständigenprüfung, Funktionsprüfung, Sichtprüfung

Wartungsarten

Wartung, Inspektion, Prüfung, Reinigung, Kontrolle

Rollen

Auftraggeber, Auftragnehmer, Objektleitung, Techniker, Nachunternehmer

Nachweisarten

Protokoll, Foto, Ticket, Bericht, Freigabe, Zertifikat

Standort

Standort-ID, Name, Adresse, Verantwortlicher

Gebäude

Gebäude-ID, Bezeichnung, Standort, Nutzung, Status

Geschoss

Geschoss-ID, Gebäude, Bezeichnung

Raum

Raum-ID, Gebäude, Geschoss, Raumnummer, Raumart, Nutzung

Fläche

Flächen-ID, Flächenart, Größe, Einheit, Leistungsbezug

Anlage

Anlagen-ID, Anlagenart, Standort, Gebäude, Raum oder Bereich, Status

prüfpflichtige Anlage

Anlagen-ID, Prüfart, Prüffrist, letzter Prüfstatus, Verantwortlicher

Wartungsobjekt

Anlagen-ID, Wartungsintervall, Tätigkeit, Starttermin, Verantwortlicher

Dokument

Dokument-ID, Dokumententyp, Objektbezug, Datum, Revisionsstand, Ablageort

Ticket

Ticket-ID, Kategorie, Priorität, Meldedatum, Raum oder Anlage, Status

Mangel

Mangel-ID, Quelle, Objektbezug, Kritikalität, Maßnahme, Status

Nachunternehmer

Firma, Leistung, Kontakt, Qualifikationsstatus

Nutzer

Organisationseinheit, Ansprechpartner, Bereich, Kontaktweg

KPI

Kennzahl, Datenquelle, Formel, Zielwert, Berichtstakt

SLA

Priorität, Messbeginn, Messende, Servicezeit, Ausnahmen

Objektstruktur

Standorte, Gebäude, Geschosse und Räume sind eindeutig angelegt

Flächen

leistungsrelevante Flächenarten und Größen sind plausibel

Anlagen

kritische und wartungsrelevante Anlagen sind erfasst und verortet

Prüfdaten

prüfpflichtige kritische Anlagen und Fristen sind bekannt

Wartungsdaten

Startwartungsplan für kritische Anlagen liegt vor

Dokumente

startkritische Dokumente sind im DMS auffindbar oder verknüpft

Tickets

Meldewege, Kategorien, Prioritäten und Statuslogik sind eingerichtet

Nutzer

zentrale Ansprechpartner, Bereiche und Servicezeiten sind bekannt

Nachunternehmer

kritische Firmen, Leistungen und Nachweise sind erfasst

Rollenrechte

Auftraggeber, Auftragnehmer, Service Desk, Techniker und IT sind arbeitsfähig

Reporting

Start-up-Status, Ticketstatus, Wartung, Mängel und Risiken sind berichtsfähig

Ausweichprozess

Verfahren bei Systemausfall oder fehlender Schnittstelle ist definiert

Objektstruktur

Standorte, Gebäude, Geschosse und Räume sind eindeutig angelegt

Flächen

leistungsrelevante Flächenarten und Größen sind plausibel

Anlagen

kritische und wartungsrelevante Anlagen sind erfasst und verortet

Prüfdaten

prüfpflichtige kritische Anlagen und Fristen sind bekannt

Wartungsdaten

Startwartungsplan für kritische Anlagen liegt vor

Dokumente

startkritische Dokumente sind im DMS auffindbar oder verknüpft

Tickets

Meldewege, Kategorien, Prioritäten und Statuslogik sind eingerichtet

Nutzer

zentrale Ansprechpartner, Bereiche und Servicezeiten sind bekannt

Nachunternehmer

kritische Firmen, Leistungen und Nachweise sind erfasst

Rollenrechte

Auftraggeber, Auftragnehmer, Service Desk, Techniker und IT sind arbeitsfähig

Reporting

Start-up-Status, Ticketstatus, Wartung, Mängel und Risiken sind berichtsfähig

Ausweichprozess

Verfahren bei Systemausfall oder fehlender Schnittstelle ist definiert

Standort zu Gebäude

räumliche und organisatorische Struktur

Gebäude zu Raum

Ticket-, Service- und Flächenzuordnung

Raum zu Fläche

Reinigungs-, Kosten- und Nutzungsbezug

Raum zu Anlage

schnelle Verortung bei Störungen

Anlage zu Wartungsplan

planmäßige Instandhaltung

Anlage zu Prüffrist

Betreiberpflichtensteuerung

Anlage zu Dokument

Nachweis und technische Information

Anlage zu Ticket

Störungsanalyse und Wiederholmeldungen

Anlage zu Mangel

Maßnahmenmanagement

Anlage zu Nachunternehmer

Spezialleistungssteuerung

Dokument zu Prüfpflicht

Audit- und Nachweisfähigkeit

Ticket zu Nutzer

Rückmeldung und Servicequalität

Ticket zu SLA

Messung von Reaktions- und Bearbeitungszeiten

Maßnahme zu Risiko

Steuerung kritischer Themen

Kostenstelle zu Raum

kaufmännische Zuordnung

Vertrag zu Leistung

Leistungs- und Nachtragssteuerung

Standort

HAM

Portfolio- und Standortbezug

Gebäude

HAM-GA

Gebäudezuordnung

Geschoss

HAM-GA-02

Ebenenzuordnung

Raum

HAM-GA-02-215

eindeutige Raumkennung

Anlage

HAM-GA-02-215-RLT-001

eindeutige Anlagenkennung

Dokument

DOK-HAM-GA-RLT001-PRF-2026

Dokumentenbezug

Ticket

TCK-2026-000123

Vorgangsbezug

Mangel

MGL-HAM-GA-RLT001-001

Mängelverfolgung

Wartungsauftrag

WA-HAM-GA-RLT001-Q1-2026

Wartungssteuerung

eindeutig

jede Kennung wird nur einmal verwendet

dauerhaft

Kennung bleibt über den Lebenszyklus stabil

verständlich

Kennung kann fachlich interpretiert werden

systemfähig

Kennung ist in CAFM, DMS, Ticket und Reporting nutzbar

verknüpfbar

Kennung unterstützt Beziehungen zwischen Datenobjekten

exportfähig

Kennung bleibt bei Vertragsende übergabefähig

nicht überkomplex

Kennung bleibt im Alltag handhabbar

Prüfbericht zu Anlage

Dokument wird mit Anlagen-ID und Prüffrist verknüpft

Revisionsplan zu Gebäude

Plan wird mit Gebäude, Geschoss und Raumstruktur verbunden

Bedienungsanleitung zu Anlage

Dokument wird dem technischen Asset zugeordnet

Brandschutzordnung zu Standort

Dokument wird Standort oder Gebäude zugeordnet

Unterweisungsnachweis zu Person / Firma

Dokument wird Rolle oder Nachunternehmer zugeordnet

Freigabe zu Auftrag

Dokument wird mit Vorgang und Anlage verknüpft

Wartungsprotokoll zu Auftrag

Protokoll wird mit Wartungsauftrag und Anlage verbunden

Mängelfoto zu Mangel

Foto wird mit Mangel-ID und Asset verknüpft

Vertrag zu Leistung

Vertrag wird mit Leistungsbereich oder Drittvertrag verbunden

Exit-Dokument zu Datenexport

Übergabenachweis wird mit Exportpaket verknüpft

Ticket-ID

eindeutige Vorgangsnummer

Meldedatum

Grundlage für SLA-Messung

Meldeweg

Portal, Telefon, E-Mail, App

Nutzer

Rückmeldung und Servicequalität

Standort / Gebäude / Raum

räumliche Zuordnung

Anlage

technische Zuordnung

Kategorie

fachliche Zuordnung

Priorität

Dringlichkeit und SLA

Status

Bearbeitungsstand

Verantwortlicher

Objektteam, Gewerk, Nachunternehmer

SLA-Zeitstempel

Reaktion, Bearbeitung, Abschluss

Rückmeldung

Nutzerinformation

Nachweis

Foto, Protokoll, Bericht

Mangelbezug

Verbindung zu Mängelmanagement

Kostenbezug

Sonderleistung, Material, Regie

Anlagen-ID

eindeutige Zuordnung

Wartungsart

Wartung, Inspektion, Kontrolle, Reinigung

Intervall

monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich

Startdatum

Beginn im neuen Vertrag

Fälligkeit

nächster Termin

Tätigkeit / Checkliste

auszuführende Leistung

Verantwortlicher

eigener Techniker oder Nachunternehmer

Servicezeitfenster

betriebliche Durchführbarkeit

Nachweisart

Protokoll, mobile Rückmeldung, Foto

Mängelbezug

Feststellungen aus Wartung

Dokumentenlink

Wartungsunterlage oder Herstellerangabe

Status

geplant, in Arbeit, erledigt, überfällig

Eskalation

Fristüberschreitung oder kritischer Befund

prüfpflichtiges Asset

Anlage oder Einrichtung mit Prüfpflicht

Prüfart

wiederkehrende Prüfung, Sachverständigenprüfung, Funktionsprüfung

Prüfgrundlage

vertragliche, technische oder regulatorische Grundlage

letzter Prüftermin

Historie

nächster Prüftermin

Fristensteuerung

Prüfer / Sachverständiger

Verantwortlicher oder externe Stelle

Prüfbericht

Dokumentenverknüpfung

Prüfergebnis

bestanden, Mangel, nicht bestanden

Mängel

Feststellungen und Maßnahmen

Mängelfrist

Termin zur Beseitigung

Eskalation

kritische oder überfällige Mängel

Nachweisstatus

vorhanden, fehlt, unvollständig

Verantwortlicher

Auftraggeber, Auftragnehmer, Nachunternehmer oder Drittvertragspartner

Mangel-ID

eindeutige Nachverfolgung

Quelle

Prüfung, Wartung, Begehung, Ticket, Nutzerhinweis

Objektbezug

Gebäude, Raum, Fläche, Anlage

Beschreibung

konkrete Mangelbeschreibung

Kritikalität

sicherheitskritisch, hoch, mittel, niedrig

Verantwortlicher

zuständige Rolle oder Organisation

Maßnahme

geplante Korrektur

Fälligkeit

Termin

Status

offen, in Arbeit, erledigt, blockiert

Nachweis

Foto, Prüfbericht, Protokoll

Kostenbezug

Pauschale, Regie, Sonderleistung

Altlastenbezug

vor Go-live vorhanden oder neu entstanden

Eskalation

bei kritischem oder überfälligem Mangel

Abschlussdatum

Datum der Erledigung

Firma

Name des externen Dienstleisters

Leistung

Wartung, Prüfung, Entstörung, Spezialleistung

Vertragsbezug

Unterauftrag, Drittvertrag, Rahmenvertrag

Ansprechpartner

operative Kontaktperson

Notfallkontakt

Rufbereitschaft oder Eskalation

Qualifikation

Zertifikate, Fachkunden, Zulassungen

Unterweisungsstatus

objekt- und sicherheitsbezogene Unterweisung

Zutrittsstatus

Ausweise, Schlüssel, Begleitpflicht

zugeordnete Anlagen

Assets im Leistungsumfang

Nachweise

Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Leistungsscheine

Systemzugriff

Ticket-, DMS- oder CAFM-Zugriff

Bewertung

Termintreue, Nachweisqualität, Mängelquote

Wartungserfüllung

Anlagen, Wartungsplan, Fälligkeit, Status, Nachweis

SLA-Erfüllung

Ticket, Priorität, Zeitstempel, Status, Ausnahmen

Mängelstatus

Mängel-ID, Kritikalität, Fälligkeit, Verantwortlicher

Prüfpflichtenstatus

prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Berichte, Mängel

Dokumentationsstatus

Dokumententyp, Objektbezug, Revisionsstand, Nachweisstatus

Datenqualität

Pflichtfelder, Dubletten, Lücken, Validierungsstatus

Nachunternehmerstatus

externe Aufträge, Nachweise, Unterweisungen

Kostenbericht

Kostenstellen, Sonderleistungen, Regie, Material

Nutzerbeschwerden

Tickets, Nutzer, Kategorie, Raum, Rückmeldung

Nachhaltigkeit

Zähler, Verbrauch, Abfall, Material, Maßnahmen

Hypercare-Bericht

Restpunkte, Systemfehler, Datenlücken, Ticketentwicklung

Exit-Status

Exportfähigkeit, Datenumfang, Dokumentenübergabe

Datenquellen erfassen

CAFM, Excel, LV, Pläne, DMS, GLT, Vordienstleister

Quellenmatrix

Datenmodell definieren

Objekt-, Raum-, Anlagen-, Dokumenten- und Ticketstruktur

Zielmodell

Pflichtfelder prüfen

Mindestdaten je Datenobjekt kontrollieren

Pflichtfeldstatus

Dubletten prüfen

doppelte Räume, Anlagen oder Dokumente identifizieren

Dublettenliste

Verortung prüfen

Räume, Anlagen und Flächen räumlich zuordnen

Verortungsstatus

Klassifikation prüfen

Raumarten, Anlagenarten, Gewerke, Prioritäten vereinheitlichen

Taxonomiestatus

Prüfrelevanz prüfen

prüfpflichtige Anlagen und Fristen identifizieren

Prüfpflichtenstatus

Dokumentenbezug prüfen

Dokumente mit Anlagen, Räumen und Pflichten verknüpfen

Verknüpfungsstatus

Systemimport testen

Testimport und Fehlerprüfung

Importprotokoll

Berichtsfähigkeit prüfen

KPI-, SLA- und Statusberichte testen

Berichtstest

Restpunkte dokumentieren

offene Lücken und Fehler erfassen

Datenrestpunkteliste

Freigabe vorbereiten

Datenstatus für Go-live bewerten

Datenfreigabe

Objektstruktur

Sind Standorte, Gebäude, Geschosse und Räume eindeutig angelegt?

Flächen

Sind leistungsrelevante Flächen plausibel und zugeordnet?

Anlagen

Sind kritische und wartungsrelevante Anlagen erfasst?

Verortung

Sind Anlagen Räumen oder Bereichen zugeordnet?

Prüfdaten

Sind prüfpflichtige kritische Anlagen und Fristen bekannt?

Wartungen

Ist der Startwartungsplan im CAFM angelegt oder vorbereitet?

Tickets

Können Meldungen Räumen, Anlagen und Prioritäten zugeordnet werden?

Dokumente

Sind kritische Dokumente verknüpft oder im DMS auffindbar?

Nachunternehmer

Sind kritische externe Leistungen und Firmen zugeordnet?

Rechte

Können alle Rollen im System arbeiten?

Reporting

Können Start-up-, KPI-, SLA- und Maßnahmenberichte erzeugt werden?

Datenqualität

Sind kritische Datenlücken bekannt und priorisiert?

Ausweichprozess

Gibt es einen Prozess, falls CAFM-Funktionen noch nicht vollständig verfügbar sind?

Grün

Datenmodell ist für Go-live ausreichend vollständig, eindeutig, verknüpft und nutzbar

Gelb

Datenmodell ist grundsätzlich nutzbar, Restpunkte sind bekannt und steuerbar

Rot

startkritische Datenstrukturen fehlen oder sind nicht systemfähig

Grau

Datenmodell ist nicht belastbar bewertbar

Schwarz

Datenmodell oder Import ist blockiert und erfordert Eskalation

Blau

Datenbereich ist für Leistungsumfang nicht relevant

Raum- und Anlagenfehlzuordnungen

Tickets und Rückmeldungen auswerten

fehlende Assets ergänzen

Anlagen oder Räume nachführen

Dubletten bereinigen

doppelte Datensätze entfernen

Pflichtfelder ergänzen

Datenlücken schließen

Wartungsplan stabilisieren

Intervalle und Starttermine nachführen

Prüffristen ergänzen

Prüfpflichtenstatus verbessern

Dokumentenlinks korrigieren

DMS-Verknüpfungen herstellen

Ticketkategorien anpassen

Serviceprozess stabilisieren

Nachunternehmerdaten ergänzen

externe Zuständigkeiten und Nachweise pflegen

Reportingdaten prüfen

KPI und SLA plausibilisieren

Benutzerrechte korrigieren

Rollen und Zugriffe nachschärfen

Datenpflegeprozess testen

Änderungen kontrolliert einspielen

neue Anlage

Asset anlegen, Standort, Wartung, Prüfrelevanz und Dokumente verknüpfen

Anlagenstilllegung

Status ändern, Wartung beenden, Historie sichern

Anlagentausch

alte Anlage abschließen, neue Anlage anlegen, Dokumente übernehmen

Raumänderung

Raumdaten, Nutzer, Fläche und Servicebezug aktualisieren

Flächenänderung

Flächenwerte, Reinigungsbezug und Kostenstellen nachführen

neue Prüffrist

Prüfpflichtenstruktur aktualisieren

neuer Prüfbericht

Dokument hochladen, Mängel erfassen, Fristen aktualisieren

neue Mängel

Mangel anlegen, Verantwortlichen und Termin zuordnen

neuer Nachunternehmer

Firma, Qualifikation, Anlagenbezug und Systemrechte pflegen

neuer Nutzerbereich

Ansprechpartner, Servicezeiten und Kostenstellen ergänzen

Vertragsänderung

Leistungsobjekte, SLA, KPI oder Preislogik anpassen

Systemänderung

Workflows, Rechte und Schnittstellen kontrolliert ändern

Exit-Vorbereitung

Datenexport prüfen und bereinigen

Datenhoheit

Auftraggeber oder definierte Rolle besitzt die fachliche Datenverantwortung

Datenpflege

Auftragnehmer pflegt operative Daten im vereinbarten Umfang

Neuanlage von Datenobjekten

Regeln für neue Räume, Anlagen, Dokumente und Nutzer

Änderung von Stammdaten

Freigabeprozess für kritische Änderungen

Löschung / Stilllegung

Daten werden nicht unkontrolliert gelöscht, sondern historisiert

Pflichtfeldprüfung

regelmäßige Prüfung von Mindestdaten

Dublettenprüfung

regelmäßige Bereinigung von Mehrfachdatensätzen

Rechtepflege

Benutzerrollen werden regelmäßig geprüft

Datenqualitätsbericht

regelmäßige Darstellung von Lücken und Fehlern

Schnittstellenmonitoring

Datenflüsse werden überwacht

Dokumentenverknüpfung

Prüfberichte und Anlagenunterlagen werden gepflegt

Exit-Datenprüfung

Exportfähigkeit wird regelmäßig sichergestellt

Auftraggeber

Datenhoheit, Freigaben, Zielmodell, Reportinganforderungen

Auftragnehmer

operative Datennutzung, Pflege, Rückmeldungen und Nachweise

CAFM-Administrator

Systemstruktur, Rechte, Datenimport, Workflows, Exporte

Objektleitung

Datenqualität im Betrieb, Maßnahmen, Eskalationen

Techniker

Rückmeldung von Anlagen-, Mängel- und Wartungsdaten

Service Desk

Ticketdaten, Kategorien, Nutzerkommunikation

HSE / Betreiberpflichten

Prüfdaten, Mängel, Freigaben, Unterweisungen

Dokumentationsverantwortlicher

DMS-Verknüpfungen, Revisionsstände, Nachweise

Nachunternehmer

Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Rückmeldungen

IT

Schnittstellen, Sicherheit, Datenschutz, technische Verfügbarkeit

Einkauf / Vertragsmanagement

Vertragsbezug, Drittverträge, Nachträge, Kosten

Management

Entscheidungen bei kritischen Daten- und Systemrisiken

Auftraggeber-FM

Berichte, Tickets, Dokumente, Datenstatus

ausgewählte Stammdaten

fachliche Freigaben

Objektleitung

operative Daten, Tickets, Wartungen, Mängel

Maßnahmen, Status, Rückmeldungen

operative Abschlüsse

Techniker

eigene Aufträge, Anlagen, Dokumente

Rückmeldungen, Fotos, Mängelhinweise

eingeschränkt

Service Desk

Tickets, Nutzer, Räume

Ticketstatus, Priorität, Rückmeldung

Ticketabschluss nach Regel

CAFM-Administrator

Systemdaten

Stammdaten, Rollen, Workflows

technische Freigaben

HSE

Prüfpflichten, HSE-Dokumente

Sicherheitsstatus, Freigaben

HSE-Freigaben

Nachunternehmer

zugewiesene Aufträge

Rückmeldungen, Nachweise

keine oder eingeschränkt

Management

Dashboards

keine operative Pflege

Entscheidungen

Auditor / Prüfer

Nachweise und Berichte

keine

Prüfvermerk möglich

CAFM zu Ticketsystem

Räume, Anlagen, Tickets, Prioritäten, Status

CAFM zu DMS

Dokumente, Prüfberichte, Anlagenunterlagen, Revisionsstände

CAFM zu GLT

Anlagen, Datenpunkte, Alarme, Betriebszustände

CAFM zu ERP

Kostenstellen, Bestellungen, Rechnungen, Material

CAFM zu Reporting

KPI, SLA, Wartungen, Mängel, Prüfpflichten

CAFM zu Nutzerportal

Meldungen, Status, Räume, Servicekatalog

CAFM zu mobiler App

Aufträge, Checklisten, Rückmeldungen, Fotos

CAFM zu Energiemonitoring

Anlagen, Zähler, Verbräuche

CAFM zu Nachunternehmerportal

Aufträge, Nachweise, Prüfberichte

CAFM zu Vertragsmanagement

Leistungsobjekte, Fristen, Drittverträge

CAFM zu Exit-Export

Datenrückgabe, Historien, Dokumentenbezug

Vollständigkeit

Sind alle Pflichtfelder gefüllt?

Eindeutigkeit

Gibt es eindeutige IDs ohne Dubletten?

Richtigkeit

Stimmen Daten mit Realität und Dokumenten überein?

Aktualität

Sind Daten auf dem aktuellen Stand?

Konsistenz

Stimmen Daten zwischen CAFM, DMS, Ticketsystem und LV überein?

Verknüpfung

Sind Datenobjekte sinnvoll miteinander verbunden?

Klassifikation

Sind Raumarten, Anlagenarten und Kategorien einheitlich?

Nachweisfähigkeit

Sind Dokumente und Protokolle den richtigen Objekten zugeordnet?

Prozessfähigkeit

Können Workflows auf Basis der Daten funktionieren?

Reportingfähigkeit

Sind KPI und SLA auswertbar?

Pflegefähigkeit

Sind Verantwortlichkeiten und Änderungsprozesse geregelt?

Exportfähigkeit

Können Daten vollständig zurückgegeben werden?

Pflichtfeld-Erfüllungsgrad

Anteil vollständig gefüllter Pflichtfelder

Dublettenquote

Anteil doppelter oder mehrfach geführter Datensätze

Verortungsquote Anlagen

Anteil Anlagen mit eindeutiger Raum- oder Bereichszuordnung

Dokumentenverknüpfungsquote

Anteil kritischer Anlagen mit verknüpften Dokumenten

Prüfdaten-Vollständigkeit

Anteil prüfpflichtiger Anlagen mit gepflegter Prüffrist

Wartungsplan-Erfüllungsgrad

Anteil wartungsrelevanter Anlagen mit Wartungsintervall

Ticket-Zuordnungsquote

Anteil Tickets mit Raum- oder Anlagenbezug

Datenlückenquote

Anteil offener Datenlücken

Importfehlerquote

Fehler je importiertem Datensatz

Datenpflege-Termintreue

Anteil fristgerecht gepflegter Änderungen

Exit-Exportfähigkeit

Anteil exportierbarer relevanter Datenbereiche

Berichtsfähigkeit

Anteil funktionsfähiger KPI- und SLA-Auswertungen

Wartungslücken

Anlagen fehlen oder sind nicht wartungsfähig angelegt

Wartungen werden versäumt

Anlagenvalidierung und Wartungsdatenmodell

Betreiberpflichtenrisiko

prüfpflichtige Anlagen oder Fristen fehlen

Prüfungen und Mängel werden nicht gesteuert

Prüfpflichtenstruktur

SLA nicht messbar

Tickets ohne Priorität oder Zeitstempel

Leistungsbewertung strittig

Ticket- und SLA-Datenmodell

schlechte Servicequalität

Räume und Nutzer nicht eindeutig

Fehlleitungen und lange Bearbeitung

Raum- und Nutzerstruktur

Dokumente nicht auffindbar

keine DMS-Verknüpfung

Nachweislücken

Dokumentenbeziehungsmodell

Reporting unbrauchbar

uneinheitliche Kategorien und Datenquellen

Management kann nicht steuern

Referenzdatenkatalog

Nachunternehmer nicht eingebunden

externe Leistungen nicht systematisch abgebildet

Nachweise fehlen

Nachunternehmerdatenmodell

Datenpflege scheitert

Verantwortlichkeiten fehlen

Datenqualität sinkt

Daten-Governance

Systemstart verzögert sich

Daten nicht importfähig

Go-live gefährdet

Testimport und Fehlerliste

Exit-Risiko

Daten nicht exportfähig

nächster Wechsel startet mit Lücken

Exit-Datenkonzept

vorhandenes Datenmodell wird ungeprüft übernommen

alte Fehler werden fortgeschrieben

Datenmodellprüfung durchführen

Datenobjekte sind zu grob strukturiert

Prozesse und Reporting bleiben ungenau

passende Hierarchie definieren

Datenmodell ist zu komplex

Pflege wird unpraktisch

praxisgerechtes Mindest- und Zielmodell

Pflichtfelder fehlen

Datenqualität bleibt unverbindlich

Pflichtfeldkatalog definieren

IDs sind uneinheitlich

Dubletten und Suchprobleme entstehen

Namens- und ID-Konzept

Anlagen sind nicht verortet

Wartung und Störung verzögern sich

Raum- und Anlagenbezug herstellen

Prüfrelevanz fehlt

Betreiberpflichten werden nicht sicher gesteuert

Prüfpflichtenabgleich

Dokumente sind nicht verknüpft

Nachweise sind schwer auffindbar

DMS-Verknüpfung aufbauen

Tickets haben keinen Objektbezug

SLA und Ursachenanalysen sind schwach

Ticketstruktur mit Raum- und Anlagenbezug

Nachunternehmerdaten fehlen

externe Leistungen bleiben unsichtbar

Nachunternehmerstruktur integrieren

Datenpflege ist nicht geregelt

Datenqualität verschlechtert sich

Daten-Governance einführen

Exit wird nicht mitgedacht

Datenrückgabe wird schwierig

Exportstruktur definieren

Zielmodell

Ist klar, welche Datenbereiche im CAFM abgebildet werden sollen?

Objektstruktur

Sind Standort, Gebäude, Geschoss, Raum und Fläche eindeutig modelliert?

Asset-Struktur

Sind Anlagen, Teilanlagen und Komponenten sinnvoll strukturiert?

Pflichtfelder

Sind Mindestfelder je Datenobjekt definiert?

Referenzdaten

Gibt es einheitliche Kataloge für Anlagenarten, Raumarten, Prioritäten und Status?

Namenskonvention

Sind IDs und Bezeichnungen eindeutig und systemfähig?

Datenbeziehungen

Sind Räume, Anlagen, Dokumente, Tickets und Prüfpflichten verknüpft?

Wartungsdaten

Sind Wartungsintervalle, Tätigkeiten und Verantwortliche abbildbar?

Prüfdaten

Sind prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Berichte und Mängel integrierbar?

Ticketdaten

Sind Kategorien, Prioritäten, SLA-Zeitstempel und Statuslogik definiert?

Dokumente

Sind Dokumententypen, Revisionsstände und Verknüpfungen abbildbar?

Nachunternehmer

Sind externe Firmen, Leistungen und Nachweise integrierbar?

Rollenrechte

Ist klar, wer Daten lesen, ändern und freigeben darf?

Schnittstellen

Ist das Datenmodell mit DMS, Ticketsystem, GLT, ERP und Reporting abgestimmt?

Datenmigration

Sind Datenquellen, Importformate und Testimport geregelt?

Datenqualität

Werden Vollständigkeit, Dubletten, Verortung und Verknüpfung geprüft?

Go-live

Ist ein startfähiges Mindestdatenmodell vorhanden?

Hypercare

Werden Datenlücken und Modellfehler nach Go-live verfolgt?

Regelbetrieb

Ist Datenpflege dauerhaft geregelt?

Exit

Sind Datenexport und Rückgabeformat vorbereitet?

CAFM-Datenmodellbeschreibung

fachliche Beschreibung der Datenobjekte, Felder und Beziehungen

Objektstrukturmodell

Standort-, Gebäude-, Geschoss-, Raum- und Flächenstruktur

Asset-Strukturmodell

Anlagen-, Teilanlagen- und Komponentenstruktur

Pflichtfeldkatalog

Mindestdaten je Datenobjekt

Referenzdatenkatalog

Raumarten, Anlagenarten, Status, Prioritäten, Gewerke

Namens- und ID-Konzept

eindeutige Kennungen für Objekte, Räume, Anlagen und Dokumente

Datenbeziehungsmatrix

Verknüpfungen zwischen Objekten, Assets, Tickets, Dokumenten und Pflichten

Datenquellenmatrix

Herkunft, Qualität und Verantwortliche der Daten

Migrationsplan

Vorgehen für Datenimport, Test, Korrektur und Freigabe

Importprotokoll

Nachweis des Test- oder Produktivimports

Datenqualitätsbericht

Bewertung von Vollständigkeit, Dubletten, Verortung und Lücken

CAFM-Rollen- und Rechtekonzept

Zugriffe, Bearbeitungsrechte und Freigaben

Schnittstellenmatrix

Verbindung zu DMS, Ticketsystem, GLT, ERP und Reporting

Go-live-Datencheck

Bewertung der digitalen Betriebsbereitschaft

Hypercare-Datenrestpunkteliste

offene Datenmodell- und Datenqualitätspunkte

Datenpflegeprozess

Governance für Änderungen im Regelbetrieb

Exit-Datenkonzept

Exportumfang, Format, Historien und Datenrückgabe

Vollständigkeit

relevante Objekte, Räume, Flächen, Anlagen, Dokumente und Prozesse sind abbildbar

Eindeutigkeit

Datenobjekte haben klare IDs, Bezeichnungen und Beziehungen

Praxisfähigkeit

Modell unterstützt reale FM-Prozesse und bleibt pflegbar

Systemfähigkeit

Daten können importiert, verarbeitet, ausgewertet und exportiert werden

Wartungsfähigkeit

Wartungen, Intervalle, Checklisten und Nachweise sind abbildbar

Prüffähigkeit

Prüfpflichten, Berichte, Mängel und Fristen sind integrierbar

Servicefähigkeit

Tickets, Prioritäten, Nutzer und Räume sind verknüpft

Nachweisfähigkeit

Dokumente, Protokolle und Freigaben sind auffindbar

Reportingfähigkeit

KPI, SLA, Mängel, Wartungen und Risiken sind auswertbar

Datenschutzfähigkeit

Rollen und Zugriffe sind kontrolliert

Schnittstellenfähigkeit

Datenflüsse zu DMS, Ticketsystem, GLT, ERP und Reporting sind möglich

Pflegefähigkeit

Änderungen können im Regelbetrieb geordnet erfolgen

Hypercare-Fähigkeit

Startprobleme und Datenlücken sind steuerbar

Exit-Fähigkeit

Daten können bei Vertragsende vollständig zurückgegeben werden

sicherer Systemstart

CAFM kann ab Go-live produktiv genutzt werden

bessere Datenqualität

Stammdaten sind strukturiert, eindeutig und prüfbar

vollständigerer Anlagenbetrieb

Wartungen und Prüfungen werden verlässlicher geplant

stärkere Betreiberpflichtensteuerung

Fristen, Prüfberichte und Mängel bleiben sichtbar

bessere Serviceprozesse

Tickets werden Räumen, Anlagen und Nutzern korrekt zugeordnet

höhere Nachweisfähigkeit

Dokumente und Protokolle sind mit Objekten und Anlagen verknüpft

bessere SLA- und KPI-Messung

Leistungsqualität wird auswertbar

geringere Medienbrüche

CAFM, Ticketsystem, DMS und Reporting greifen besser ineinander

bessere Nachunternehmersteuerung

externe Leistungen werden systematisch eingebunden

bessere Managementinformation

Reports beruhen auf belastbaren Daten

geringere Start-up-Risiken

Datenlücken und Modellfehler werden vor Go-live sichtbar

kontrollierte Hypercare

Datenrestpunkte werden gezielt geschlossen

langfristige Datenpflege

Datenqualität bleibt im Regelbetrieb erhalten

wechselrobuster Betrieb

Daten bleiben bei späterem Dienstleisterwechsel übergabefähig

Ziel-Datenmodell entwickeln

Struktur für Objekte, Räume, Anlagen, Dokumente, Tickets und Pflichten definieren

Mindestdatenmodell für Go-live festlegen

startkritische Datenfelder und Beziehungen priorisieren

Objektstruktur aufbauen

Standort-, Gebäude-, Geschoss-, Raum- und Flächenstruktur ordnen

Asset-Struktur entwickeln

Anlagen, Teilanlagen, Komponenten und Kritikalität modellieren

Pflichtfeldkatalog erstellen

Mindestdaten je Datenobjekt festlegen

Referenzdaten standardisieren

Anlagenarten, Raumarten, Status, Prioritäten und Gewerke harmonisieren

Datenquellen bewerten

CAFM, Excel, LV, Pläne, Prüfberichte, DMS, GLT und Vordienstleisterdaten prüfen

Datenmigration vorbereiten

Importformate, Testimport, Fehlerlisten und Datenfreigabe strukturieren

Dokumentenverknüpfung herstellen

Prüfberichte, Pläne und Unterlagen mit Assets und Räumen verbinden

Prüfpflichten integrieren

prüfpflichtige Anlagen, Fristen, Berichte und Mängel abbilden

Ticketstruktur vorbereiten

Kategorien, Prioritäten, Raum- und Anlagenbezug, SLA-Logik definieren

Rollen- und Rechtekonzept entwickeln

sichere und arbeitsfähige Systemnutzung ermöglichen

Schnittstellenmatrix erstellen

CAFM mit DMS, Ticketsystem, GLT, ERP und Reporting verbinden

Reportingfähigkeit prüfen

KPI, SLA, Wartung, Mängel und Dokumentationsstatus auswertbar machen

Go-live-Datencheck durchführen

digitale Betriebsbereitschaft bewerten

Hypercare begleiten

Datenlücken, Modellfehler und Systemrestpunkte nachverfolgen

Daten-Governance etablieren

Pflege, Änderungen, Freigaben und Exportfähigkeit regeln

Exit-Fähigkeit sichern

Datenrückgabe, Historien und Übergabeformate vorbereiten

klare Objektstruktur

Standorte, Gebäude, Räume und Flächen sind eindeutig geordnet

belastbare Asset-Struktur

Anlagen und Komponenten sind verortet und klassifiziert

definierte Pflichtfelder

Mindestdaten sind verbindlich beschrieben

einheitliche Referenzdaten

Kategorien, Status und Prioritäten sind auswertbar

systemfähige Datenmigration

vorhandene Daten können kontrolliert übernommen werden

integrierte Prüfpflichten

Fristen, Berichte und Mängel sind steuerbar

verknüpfte Dokumentation

Prüfberichte, Pläne und Anlagendokumente sind auffindbar

stabiles Ticketmodell

Serviceprozesse, SLA und Nutzerkommunikation funktionieren besser

belastbares Reporting

KPI, SLA, Wartung, Mängel und Risiken sind auswertbar

klare Rollenrechte

Systemnutzung ist sicher und arbeitsfähig

kontrollierte Hypercare

Daten- und Modellrestpunkte werden geschlossen

dauerhafte Daten-Governance

Datenqualität bleibt im Regelbetrieb erhalten

exitfähige Datenbasis

spätere Dienstleisterwechsel werden risikoärmer