Beschaffung und Ressourcenplanung für einen arbeitsfähigen FM-Betrieb
Ein Facility-Management-Vertrag kann zum vereinbarten Leistungsbeginn nur funktionieren, wenn die erforderlichen Ressourcen tatsächlich verfügbar und einsatzbereit sind. Der Beschaffungs- und Ressourcenplan gehört deshalb zu den zentralen Instrumenten des Auftragnehmers im FM-Start-up. Er übersetzt Leistungsbeschreibung, Betriebskonzept und Personalmodell in konkrete Beschaffungs-, Bereitstellungs- und Prüfungsvorgänge mit eindeutigen Terminen und Verantwortlichkeiten.
Dabei reicht es nicht, Ressourcen lediglich zu bestellen. Zum Go-live müssen sie geliefert, eingerichtet, geprüft, gegebenenfalls zugelassen und den vorgesehenen Mitarbeitern tatsächlich zur Verfügung gestellt sein.
Beschaffung und Ressourcenplan im FM-Start-up: Personal, Geräte und Arbeitsmittel rechtzeitig bereitstellen
Die bestehende FM-Connect-Systematik stellt entsprechend Personal, Geräte, Materialien und digitale Arbeitsmittel in den Mittelpunkt der Ressourcenplanung.
Ressourcenplan mit Vorlaufzeiten verbinden
Ressource
Kritischer Planungsaspekt
Personal
Rekrutierung, Kündigungsfristen, Qualifikation
Nachunternehmer
Vergabe, Vertrag, Mobilisierung
Fahrzeuge
Bestellung, Leasing, Zulassung
Maschinen
Lieferzeit, Prüfung, Einweisung
Messgeräte
Kalibrierung und Prüfstatus
IT-Hardware
Beschaffung, Konfiguration, Security
Software
Lizenzierung, Rollen und Berechtigungen
Ersatzteile
Kritikalität und Lieferfähigkeit
Betriebsmittel
Mindestbestand und Nachversorgung
Nicht nur Verfügbarkeit, sondern Einsatzbereitschaft prüfen
Eine Ressource gilt erst dann als bereitgestellt, wenn sie für den vorgesehenen Zweck tatsächlich genutzt werden kann. Bei einem Tablet bedeutet dies beispielsweise nicht nur physische Lieferung, sondern auch Konfiguration, Benutzerkonto, CAFM-Zugang und getestete Verbindung. Bei einem Messgerät gehören gegebenenfalls Kalibrierung, Kennzeichnung und Einweisung dazu.
Für kritische Ressourcen sollte deshalb zwischen mehreren Statusstufen unterschieden werden:
Dadurch wird früh sichtbar, an welcher Stelle Verzögerungen entstehen.
Reserven und Ausfallszenarien berücksichtigen
Eine Start-up-Planung, die ausschließlich den rechnerischen Mindestbedarf betrachtet, ist häufig zu knapp. Gerade für betriebsrelevante Leistungen sollten Ausfälle berücksichtigt werden.
Die notwendige Reserve sollte sich nach Kritikalität, Wiederbeschaffungszeit und möglicher Betriebswirkung eines Ausfalls richten.
Dazu gehören beispielsweise:
Vertretung für Schlüsselpersonen,
Ersatzgeräte für kritische Arbeitsmittel,
Mindestbestände häufig benötigter Ersatzteile,
alternative Lieferanten,
Reservefahrzeuge,
Ausweichverfahren bei IT-Störungen,
Vertretungsunternehmen für spezialisierte Leistungen.
Auftraggeberabhängigkeiten gesondert kennzeichnen
Nicht alle Ressourcen liegen vollständig in der Verantwortung des Auftragnehmers. Schlüssel, Räume, bestimmte IT-Zugänge, CAFM-Berechtigungen oder Zugänge zu technischen Anlagen können Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers voraussetzen.
Der Ressourcenplan sollte deshalb eindeutig unterscheiden:
AN beschafft – AG stellt bereit – gemeinsam einzurichten – durch Dritte bereitzustellen.
So lassen sich kritische Abhängigkeiten rechtzeitig eskalieren.
Ressourcenbereitschaft als Go-live-Kriterium
Kurz vor Betriebsbeginn sollte der Auftragnehmer eine formale Ressourcenprüfung durchführen. Wesentliche Ressourcen müssen vorhanden, funktionstüchtig und den verantwortlichen Personen zugeordnet sein. Offene Punkte werden nach Betriebsrelevanz bewertet und mit belastbaren Interimslösungen versehen.
Ein professioneller Beschaffungs- und Ressourcenplan folgt damit der Logik:
