Nachunternehmer sind in vielen Facility-Management-Verträgen unverzichtbarer Bestandteil der Leistungserbringung. Spezialleistungen wie Aufzugswartung, Brandschutztechnik, Kälteanlagen, Gebäudeautomation, Prüfleistungen oder besondere Reinigungs- und Sicherheitsleistungen werden häufig durch spezialisierte Fachunternehmen ausgeführt. Für den FM-Start-up reicht es jedoch nicht aus, diese Unternehmen lediglich vertraglich zu binden. Sie müssen rechtzeitig in Organisation, Prozesse, Sicherheitssysteme, Dokumentation und Leistungssteuerung eingebunden werden.
Die ISO 41012 ordnet Rollen und Verantwortlichkeiten ausdrücklich in den strategischen Sourcingprozess und die Entwicklung von FM-Vereinbarungen ein. Für den Start-up bedeutet dies, dass auch die nachgelagerte Leistungskette eindeutig organisiert werden muss.
Nachunternehmersteuerung im FM-Start-up: Leistung, Qualität und Schnittstellen wirksam steuern
Bestehende Drittvertragspartner benötigen dabei besondere Aufmerksamkeit. Sollen sie künftig durch den neuen FM-Dienstleister gesteuert werden, müssen Weisungs-, Informations- und Abrechnungswege ausdrücklich geklärt werden.
Deshalb muss beispielsweise geklärt sein:
Wer löst einen Auftrag an den Nachunternehmer aus?
Wer darf Zusatzleistungen freigeben?
Wer nimmt Leistungen fachlich ab?
Wer bewertet festgestellte Mängel?
Wer koordiniert erforderliche Anlagenabschaltungen?
Wer dokumentiert Prüfungen und Wartungen?
Wer eskaliert Termin- oder Qualitätsabweichungen?
Wer entscheidet über eine Wiederinbetriebnahme?
Nachunternehmer in CAFM und Betriebsprozesse integrieren
Ein Fachunternehmen sollte nicht außerhalb der regulären FM-Prozesse arbeiten. Wartungen, Störungen, Prüfberichte und Mängel müssen dort dokumentiert werden, wo auch der übrige Anlagenbetrieb gesteuert wird.
Damit bleibt die Leistungskette für den Auftraggeber transparent.
Der Hauptauftragnehmer sollte deshalb festlegen:
wie Aufträge übermittelt werden,
welche Rückmeldungen erforderlich sind,
welche Dokumente hochgeladen werden,
wie Anlagen eindeutig identifiziert werden,
welche Reaktionszeiten gemessen werden,
wie Mängel weiterverfolgt werden.
Sicherheit und Betreiberpflichten durchgängig organisieren
Nachunternehmer benötigen vor ihrer Tätigkeit die erforderlichen Informationen über Gefährdungen, Betriebsregeln, Zugänge, Freigaben und Notfallorganisation. Besonders bei technischen Arbeiten müssen Abschaltungen, Arbeitsfreigaben und Wiederinbetriebnahmen eindeutig geregelt sein.
Die Weitervergabe einer Leistung darf deshalb keine Verantwortungslücke in der Betreiberorganisation erzeugen.
Nachunternehmerqualität aktiv steuern
Nach dem Go-live sollte die Steuerung in den Regelbetrieb übergehen.
Geeignete Instrumente sind:
SLA und KPI,
regelmäßige Leistungsreviews,
Qualitätskontrollen und Audits,
Mängel- und Eskalationsmanagement,
Bewertung von Termintreue und Dokumentationsqualität,
kontinuierliche Verbesserung.
Professionelle Nachunternehmersteuerung folgt damit einer klaren Logik:
So entsteht aus einzelnen Fachunternehmen eine integrierte und steuerbare Leistungskette, die bereits zum Go-live zuverlässig funktioniert und nicht erst während des laufenden Betriebs aufgebaut werden muss.
