Go-live-Bereitschaft: Betriebsaufnahme nach klaren Kriterien freigeben
Kurz vor dem Betriebsstart muss aus zahlreichen einzelnen Start-up-Aktivitäten eine eindeutige Entscheidung entstehen: Ist die neue Facility-Management-Organisation tatsächlich in der Lage, den vereinbarten Betrieb sicher und kontrolliert zu übernehmen?
Die Go-live-Bereitschaft ist deshalb mehr als eine letzte Statusabfrage. Sie bildet einen formalen Quality Gate zwischen Implementierung und Regelbetrieb. Dabei muss nicht jeder administrative Restpunkt vollständig abgeschlossen sein. Sicherheitsrelevante, betriebsnotwendige und organisatorisch kritische Voraussetzungen müssen jedoch erfüllt oder durch eine ausdrücklich freigegebene Übergangslösung beherrscht sein.
Go-live-Bereitschaft im FM: Betriebsfähigkeit prüfen und Freigabe sicher vorbereiten
Entscheidend ist, dass ein gelber Status immer mit Verantwortlichem, Ersatzmaßnahme, Risiko, Frist und Zielzustand verbunden wird. „Gelb“ darf nicht lediglich bedeuten, dass ein Thema noch nicht fertig ist.
Für die Freigabe empfiehlt sich eine klare Ampellogik:
Status
Bedeutung
Konsequenz
Grün
Voraussetzung vollständig erfüllt
Go-live-fähig
Gelb
Abweichung vorhanden, Betrieb durch Interimslösung beherrscht
Go-live unter Auflage möglich
Rot
Kritische Voraussetzung nicht erfüllt
Go-live grundsätzlich nicht freigabefähig
Welche Bereiche müssen geprüft werden? Die Readiness-Prüfung sollte mindestens folgende Handlungsfelder umfassen:
Betriebs- und Objektorganisation,
Besetzung kritischer Schlüsselrollen,
Vertretungs- und Rufbereitschaftsorganisation,
Service Desk und Störungsannahme,
Zutritte, Schlüssel und technische Berechtigungen,
CAFM-, IT- und Kommunikationssysteme,
kritische Anlagen- und Objektdaten,
Wartungs- und Prüfplanung,
Betreiberpflichten und Compliance,
Arbeitsschutz und Notfallorganisation,
Nachunternehmer und Spezialdienstleister,
Arbeitsmittel und Betriebsmittel,
Nutzerkommunikation,
SLA-, KPI- und Reportingfähigkeit.
Muss-Kriterien ausdrücklich definieren
Bestimmte Voraussetzungen sollten nicht gegen weniger kritische positive Ergebnisse verrechnet werden können.
Ein positives Gesamtergebnis darf daher nicht allein aus einer durchschnittlichen Punktzahl entstehen. Ein einzelner nicht beherrschter kritischer Punkt kann eine Go-live-Freigabe ausschließen.
Damit verändert sich die Fragestellung von „Ist eingerichtet?“ zu „Funktioniert unter realistischen Bedingungen?“
Restpunkte bewusst übernehmen
Ein komplexer FM-Start-up wird zum Go-live häufig noch offene Punkte enthalten.
Für jeden übernommenen Restpunkt ist festzuhalten, wer ihn bis wann erledigt und wie der Betrieb bis dahin abgesichert wird.
Diese müssen jedoch kategorisiert werden:
vor Go-live zwingend zu schließen,
mit Interimslösung vorübergehend akzeptierbar,
regulärer Start-up-Restpunkt,
Datenbereinigung,
späteres Optimierungsthema.
Go-live-Entscheidung formal dokumentieren
Am Ende des Readiness Reviews sollte eine eindeutige Entscheidung stehen:
Go – Go mit Auflagen – No-Go.
Die Entscheidung sollte gemeinsam von den hierfür autorisierten Vertretern von Auftraggeber und Auftragnehmer auf Basis eines dokumentierten Readiness-Status getroffen werden. Sie ersetzt keine vertragliche Abnahme, sondern bestätigt die operative Betriebsbereitschaft zum vorgesehenen Zeitpunkt.
Eine belastbare Go-live-Systematik folgt damit der Logik:
