Vorbereitung des Regelbetriebs: Aus dem Start-up eine dauerhaft steuerbare Organisation machen
Kurz vor dem Go-live verändert sich die Aufgabenstellung des FM-Start-ups grundlegend. Während zuvor Personal mobilisiert, Daten übernommen, Prozesse eingerichtet und Systeme konfiguriert wurden, muss nun geprüft werden, ob daraus ein dauerhaft funktionsfähiger Regelbetrieb entstanden ist.
Die Vorbereitung des Regelbetriebs ist deshalb mehr als eine letzte Checkliste. Sie bildet den Übergang von einer projektorientierten Start-up-Organisation zu wiederkehrenden Betriebs-, Steuerungs- und Berichtsprozessen. Entscheidend ist, dass Aufgaben nach dem Go-live nicht mehr von temporären Projektstrukturen abhängig sind.
Vorbereitung des FM-Regelbetriebs: Go-live, KPI-Basis und stabile Betriebsorganisation
Für jedes wesentliche Start-up-Thema muss geklärt werden, wie es künftig im Regelbetrieb geführt wird.
Damit wird verhindert, dass wichtige Aufgaben mit dem Ende des Start-up-Projekts organisatorisch „herrenlos“ werden.
Betriebsüberführung
Start-up-Thema
Überführung in den Regelbetrieb
Projektmaßnahmen
Betriebsaufträge, Maßnahmen- oder KVP-Liste
Start-up-Leitung
Objekt- und Vertragsmanagement
Datenbereinigung
geregelte Stammdatenpflege
Readiness-Checks
Regelkontrollen und Audits
Restpunkteliste
Mängel- und Maßnahmenmanagement
Start-up-Reporting
Regelbericht und KPI-Cockpit
Projekt-Eskalation
vertragliche Eskalationsstruktur
Hypercare
normale Betriebs- und Qualitätssteuerung
Wiederkehrende Betriebsprozesse aktivieren
Dabei genügt es nicht, einen Prozess beschrieben zu haben. Verantwortliche, Termine, Systeme, Eingabedaten und erwartete Ergebnisse müssen feststehen.
Vor dem Go-live sollten insbesondere diejenigen Prozesse vollständig eingerichtet sein, die unmittelbar ab dem ersten Betriebstag zyklisch funktionieren müssen:
Wartungs- und Inspektionsplanung,
Prüf- und Fristenmanagement,
Störungs- und Auftragsbearbeitung,
Service-Desk-Prozesse,
Ruf- und Bereitschaftsdienste,
Nachunternehmersteuerung,
Mängelmanagement,
Betreiber- und Compliance-Nachweise,
Leistungsnachweise und Abrechnung,
SLA- und KPI-Erfassung,
Qualitäts- und Vertragsgespräche.
Den ersten vollständigen Betriebszyklus vorausdenken
Ein wichtiger Readiness-Test besteht darin, nicht nur auf den Go-live-Tag zu schauen, sondern bereits die ersten Wochen und Monate gedanklich durchzuspielen.
Zu prüfen ist beispielsweise:
Sind alle im ersten Monat fälligen Prüfungen bekannt?
Sind Wartungsaufträge bereits terminiert?
Können Leistungsnachweise vollständig erzeugt werden?
Sind Monatsbericht und KPI-Auswertung vorbereitet?
Sind Rechnungsprüfung und Leistungsfreigabe organisatorisch geregelt?
Finden die vereinbarten Qualitäts- und Steuerungsgespräche statt?
Können offene Mängel und Maßnahmen weiterverfolgt werden?
Offene Punkte sauber klassifizieren
Zum Betriebsbeginn können weiterhin Restpunkte bestehen.
Jeder übernommene Punkt benötigt Verantwortlichkeit, Termin und gegebenenfalls eine definierte Ersatzmaßnahme. Start-up-Restpunkte dürfen nicht ungekennzeichnet in normalen Betriebsaufträgen verschwinden.
Sie sollten jedoch eindeutig unterschieden werden in:
kritische Punkte, die vor Go-live zu lösen sind,
zeitlich begrenzte Interimslösungen,
reguläre Restarbeiten,
Datenbereinigungen,
Optimierungsmaßnahmen für den späteren KVP.
Regelbericht und KPI-System aktivieren
Mit dem Übergang in den Regelbetrieb verändert sich auch das Reporting. Statt Projektfortschritt stehen nun Leistung, Qualität, Verfügbarkeit, Kosten, Risiken und Vertragskonformität im Mittelpunkt.
Der erste Regelbericht sollte möglichst bereits vor dem Go-live konzeptionell vorbereitet sein. Datenquellen, Verantwortliche, Berichtsperioden und Empfängerkreise müssen feststehen. So kann früh geprüft werden, ob die vereinbarten KPI tatsächlich aus den verfügbaren Systemen belastbar ermittelt werden können.
Regelbetriebsfähigkeit ausdrücklich bestätigen
Die abschließende Vorbereitung sollte deshalb einer klaren Logik folgen:
Ein FM-Start-up ist nicht erfolgreich, weil am vorgesehenen Datum ein neuer Dienstleister beginnt. Erfolgreich ist er dann, wenn anschließend ohne dauerhafte Sonderorganisation ein sicherer, nachvollziehbarer und dauerhaft steuerbarer Facility-Management-Betrieb funktioniert.
