Freigaben und Bereitstellungen des Auftraggebers im FM-Start-up
Ein FM-Dienstleister kann die Betriebsbereitschaft nur herstellen, wenn der Auftraggeber die hierfür erforderlichen Voraussetzungen rechtzeitig schafft. Freigaben und Bereitstellungen sind deshalb keine administrativen Nebenleistungen, sondern kritische Start-up-Meilensteine. Fehlende Zugänge, verspätete IT-Berechtigungen, nicht freigegebene Konzepte oder unvollständige Bestandsinformationen können unmittelbar dazu führen, dass Personal zwar vorhanden ist, die vereinbarten Leistungen aber noch nicht vollständig erbracht werden können.
Die Auftraggeberorganisation sollte sämtliche erforderlichen Freigaben und Bereitstellungen deshalb frühzeitig erfassen, terminieren und einer verantwortlichen Stelle zuordnen.
Freigaben und Bereitstellungen im FM-Start-up: Entscheidungen, Ressourcen und Voraussetzungen rechtzeitig sichern
Was muss der Auftraggeber typischerweise bereitstellen?
Dabei sollte eindeutig festgelegt sein, was tatsächlich vom AG bereitgestellt wird und welche Ressourcen der AN selbst beschaffen muss.
Je nach Leistungsumfang können insbesondere erforderlich sein:
Gebäude-, Raum- und Anlagendaten,
Bestandspläne und technische Dokumentationen,
vorhandene Prüf- und Wartungsunterlagen,
Schlüssel, Zutrittskarten und sonstige Berechtigungen,
Arbeitsplätze, Sozial- und Lagerflächen,
IT-Hardware und Netzwerkzugänge,
CAFM- und Service-Desk-Berechtigungen,
Zugänge zu Gebäudeautomation und technischen Systemen,
vorhandene Betriebs-, Sicherheits- und Notfallinformationen,
Ansprechpartner der internen Fachbereiche,
Informationen über laufende Verträge und Fremdfirmen,
Kommunikationsmöglichkeiten und betriebliche Infrastruktur.
Freigaben als eigenen Prozess organisieren
Für jede Freigabe sollten Verantwortlicher, Einreichungstermin, Prüffrist, Freigabestelle und Eskalationsweg festgelegt werden.
Neben physischen und digitalen Bereitstellungen benötigt der Start-up zahlreiche Entscheidungen und Freigaben.
Freigabegegenstand
Typisches Ergebnis
Betriebskonzept
Verbindliche Organisation des Regelbetriebs
Personal / Schlüsselrollen
Akzeptierte Besetzung kritischer Funktionen
Nachunternehmer
Freigegebene Fach- und Servicepartner
CAFM-Struktur
Nutzbares Daten- und Prozessmodell
Dienstanweisungen
Verbindliche operative Arbeitsgrundlage
Sicherheitskonzepte
Abgestimmte Schutz- und Notfallorganisation
Berichtswesen
Vereinbarte Reports, KPI und Empfängerkreise
Go-live
Formale Freigabe der Betriebsaufnahme
Kritische Pfade sichtbar machen
Nicht alle Bereitstellungen haben dieselbe Dringlichkeit. Besonders kritisch sind Voraussetzungen, von denen mehrere nachfolgende Aktivitäten abhängen.
Solche Abhängigkeiten gehören in den Start-up-Terminplan und sollten als kritischer Pfad überwacht werden.
Beispielsweise kann eine verspätete CAFM-Bereitstellung gleichzeitig Auswirkungen auf:
Anlagenimport,
Wartungsplanung,
Störungsmeldung,
Arbeitsaufträge,
Prüfmanagement,
KPI-Erfassung und
Leistungsnachweise
Vorläufige Bereitstellungen kontrolliert zulassen
In Bestandsorganisationen liegen Daten oder Unterlagen zum Start-up häufig nicht vollständig oder nicht in der gewünschten Qualität vor. Der Start-up darf dadurch nicht automatisch blockiert werden. Möglich sind definierte Interimslösungen – etwa vorläufige Anlagenlisten, temporäre Systemzugänge oder Übergangsprozesse.
Dabei muss jedoch dokumentiert werden:
Was fehlt? – Welche Übergangslösung gilt? – Welches Risiko entsteht? – Wer liefert nach? – Bis wann erfolgt die endgültige Bereitstellung?
Provisorien dürfen nicht unbemerkt zum Dauerzustand werden.
Go-live-Freigabe auf belastbare Voraussetzungen stützen
Kurz vor dem Betriebsbeginn sollte der Auftraggeber den Status der wesentlichen Bereitstellungen und Freigaben nochmals systematisch prüfen. Offene Punkte sind nach Kritikalität zu bewerten. Sicherheits-, Betreiber- oder betriebsrelevante Defizite benötigen vor dem Go-live entweder eine vollständige Lösung oder eine ausdrücklich freigegebene und zeitlich begrenzte Ersatzmaßnahme.
Damit werden Freigaben und Bereitstellungen zu einem aktiven Steuerungsinstrument des Auftraggebers. Sie schaffen die Voraussetzungen dafür, dass der Auftragnehmer nicht nur vertraglich verpflichtet, sondern zum vereinbarten Betriebsstart auch organisatorisch, technisch und operativ tatsächlich arbeitsfähig ist.
