Schlüssel, Zutritt und Arbeitsplätze vor dem Go-live funktionsfähig herstellen
Personal kann fachlich qualifiziert, vollständig mobilisiert und organisatorisch eingeplant sein – ohne Schlüssel, Zutrittsberechtigungen, Arbeitsplätze und funktionsfähige Arbeitsmittel ist es dennoch nicht einsatzfähig. Deshalb gehören diese vermeintlich operativen Details zu den kritischen Voraussetzungen eines FM-Start-ups. Die bestehende Seite ordnet sie folgerichtig der Betriebsorganisation und damit der tatsächlichen Arbeitsfähigkeit zum Leistungsbeginn zu.
Ziel muss sein, dass das FM-Team am Go-live nicht erst Zugänge beantragt, Räume sucht oder Arbeitsplätze einrichtet, sondern unmittelbar arbeitsfähig ist.
Schlüssel, Zutritt und Arbeitsplätze im FM: Zugänge sichern und Betriebsfähigkeit herstellen
Nicht jeder Beschäftigte benötigt Zugang zu allen Bereichen.
Dabei ist zwischen physischem Zutritt und fachlicher Berechtigung zu unterscheiden. Ein Schlüssel zu einem Technikraum bedeutet beispielsweise nicht automatisch, dass die betreffende Person dort jede technische Tätigkeit ausführen darf.
Die benötigten Berechtigungen sollten aus der konkreten Aufgabe abgeleitet werden.
Rolle
Typischer Zugangsbedarf
Objektleitung
Allgemeine Betriebs- und Verwaltungsbereiche
Haustechnik
Technikzentralen, Dächer, Schächte, Anlagenräume
Elektrofachkräfte
Elektrische Betriebsräume entsprechend Befugnis
Reinigung
Definierte Nutz- und Nebenflächen
Sicherheitsdienst
Sicherheitsbereiche entsprechend Dienstanweisung
Nachunternehmer
Zeitlich und räumlich begrenzte Fachbereiche
Rufbereitschaft
Kritische Bereiche auch außerhalb der Regelzeiten
Schlüssel und elektronische Berechtigungen gemeinsam beherrschen
Besonders kritisch sind Generalschlüssel und weitreichende elektronische Berechtigungen. Ihre Ausgabe sollte auf einen nachvollziehbaren betrieblichen Bedarf beschränkt bleiben.
Im Bestandsbetrieb existieren häufig mehrere Zugangssysteme gleichzeitig:
mechanische Schlüssel,
Generalschlüssel und Gruppenschlüssel,
elektronische Zutrittskarten,
Transponder,
digitale oder mobile Berechtigungen,
besondere Zugangscodes,
Schlüsseldepots und elektronische Schlüsselschränke.
Für den Start-up sollte nachvollziehbar festgelegt werden:
Wer benötigt welches Schließmittel?
Wer genehmigt die Ausgabe?
Wer dokumentiert Übergabe und Rücknahme?
Wie werden Verluste behandelt?
Wie werden Berechtigungen geändert oder gesperrt?
Welche Vertretungen benötigen zusätzliche Rechte?
Welche Zugänge gelten außerhalb regulärer Betriebszeiten?
Arbeitsplätze vollständig einrichten
Zur Arbeitsfähigkeit gehören neben Zutritten auch geeignete betriebliche Arbeitsplätze.
Dabei sollte eindeutig geklärt sein, welche Ressourcen der Auftraggeber bereitstellt und welche der Auftragnehmer selbst beschaffen und einrichten muss.
Abhängig vom Vertrag können erforderlich sein:
Büroarbeitsplätze für Objekt- und Teamleitung,
Leitstands- oder Service-Desk-Arbeitsplätze,
Werkstattbereiche,
Lager- und Ersatzteilflächen,
Sozial- und Umkleideräume,
Besprechungsmöglichkeiten,
Druck- und Dokumentationsmöglichkeiten,
Netzwerk- und Telekommunikationsanschlüsse.
Bereitstellung nicht mit Funktionsfähigkeit verwechseln
Ein ausgestellter Zutrittsausweis gilt erst dann als startklar, wenn die benötigten Türen tatsächlich geöffnet werden können. Gleiches gilt für Schlüssel, Arbeitsplätze und technische Einrichtungen.
Deshalb empfiehlt sich vor dem Go-live ein praktischer Test:
Person → Rolle → benötigter Bereich → Berechtigung vorhanden → Zutritt getestet → Arbeitsplatz verfügbar → IT funktionsfähig → Einsatzbereitschaft bestätigt.
Gerade für Rufbereitschaften sollte zusätzlich geprüft werden, ob Beschäftigte nachts oder am Wochenende tatsächlich auf Gebäude, Technikräume, Schlüssel und notwendige Informationen zugreifen können.
Nachunternehmer und temporäre Personen einbeziehen
Auch externe Fachfirmen benötigen rechtzeitig geregelte Zugänge. Dabei können zeitlich begrenzte oder auf bestimmte Bereiche beschränkte Berechtigungen sinnvoll sein. Gleichzeitig müssen Einweisung, Fremdfirmenregeln und Ansprechpartner geklärt sein.
Nach Abschluss einer Leistung sollten nicht mehr benötigte Zutrittsrechte und Schließmittel konsequent zurückgenommen beziehungsweise deaktiviert werden.
Physische Startfähigkeit als Readiness-Kriterium
Vor dem Betriebsbeginn sollte deshalb eine eigene Readiness-Prüfung stattfinden:
Gerade diese scheinbar kleinen Voraussetzungen entscheiden am Go-live häufig darüber, ob der neue FM-Betrieb wirklich arbeiten kann oder nur organisatorisch als gestartet gilt.
