Klar festlegen, welcher Datenbestand wann als Übergabegrundlage gilt
Während eines Dienstleisterwechsels verändert sich der Anlagen- und Betriebsbestand weiter. Wartungen werden durchgeführt, Störungen behoben, neue Anlagen eingebaut und offene Maßnahmen geschlossen. Eine einmalige Datenkopie mehrere Wochen vor dem Go-live ist deshalb bereits beim Betriebsstart veraltet. FM-Connect.com definiert einen verbindlichen Datenstichtag und legt fest, welche Systeme beziehungsweise Bestände als maßgebliche Quelle gelten. Dadurch wissen Auftraggeber, Alt- und Neudienstleister, auf welchem Stand die eigentliche Datenübernahme basiert und welche späteren Änderungen gesondert übertragen werden müssen.
FM-Daten kontrolliert zum Go-live überführen
Änderungen in der Übergangsphase kontrolliert statt vollständig stoppen
Ein vollständiger Datenstopp ist im laufenden Gebäudebetrieb häufig nicht möglich. Dennoch sollte verhindert werden, dass während Migration und Validierung unkontrolliert parallel Änderungen entstehen. FM-Connect.com definiert deshalb einen angemessenen Freeze-Zeitraum mit klaren Regeln. Kritische betriebliche Änderungen bleiben selbstverständlich möglich, werden jedoch dokumentiert und gezielt nachgeführt. Für weniger dringliche Stammdatenänderungen kann eine zeitweise Einschränkung sinnvoll sein. Damit erhält das Migrationsteam eine stabile Arbeitsgrundlage, ohne den operativen Gebäudebetrieb künstlich einzuschränken.
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| Basisexport | definierter Ausgangsbestand | Übergabegrundlage |
| Validierung | Prüfung und Bereinigung | Datenqualität |
| Freeze | kontrollierte Änderungen | Stabilität |
| Delta-Liste | Änderungen nach Export | Vollständigkeit |
| Schlussimport | aktualisierter Bestand | Go-live |
| Nachkontrolle | Abgleich nach Start | Sicherheit |
Änderungen zwischen Erstexport und Betriebsbeginn lückenlos nachführen
Alle relevanten Änderungen nach dem Datenstichtag werden in einer Delta-Struktur erfasst. Dazu können neue oder außer Betrieb genommene Anlagen, erledigte Mängel, geänderte Wartungsdaten oder neue Prüfberichte gehören. FM-Connect.com definiert, wer solche Änderungen meldet und in welcher Form sie an das neue System beziehungsweise den neuen Dienstleister übertragen werden. Damit entsteht kein verdeckter Informationsverlust zwischen erster Migration und tatsächlichem Betriebsbeginn. Gerade bei längeren Implementierungsphasen ist diese Nachführung wesentlich für eine belastbare Datenbasis.
Datenhoheit während der Übergangsphase eindeutig zuordnen
In der Übergangsphase arbeiten häufig mehrere Beteiligte mit denselben Informationen. Deshalb muss feststehen, wer bis zu welchem Zeitpunkt änderungsberechtigt ist und wer die Datenqualität bestätigt. FM-Connect.com definiert dafür klare Rollen zwischen Auftraggeber, Altdienstleister, Neudienstleister und gegebenenfalls Systemanbieter. Dadurch werden parallele Pflege und widersprüchliche Änderungen reduziert. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, aus welcher Quelle ein Datensatz stammt und wer eine Änderung vorgenommen oder freigegeben hat. Dies erleichtert auch spätere Klärungen erheblich.
Den neuen Betriebsbestand nach Migration gezielt verifizieren
Nach dem Schlussimport werden kritische Daten exemplarisch beziehungsweise risikobasiert geprüft. Anlagenbestand, Wartungsaufgaben, offene Störungen und Prüfpflichten verdienen besondere Aufmerksamkeit. FM-Connect.com dokumentiert verbleibende Datenrestpunkte und überführt sie in die Hypercare. Der Daten-Go-live wird damit zu einem eigenen Bestandteil des Betriebsstarts. So beginnt das neue FM nicht mit einer technisch erfolgreichen Migration, deren fachliche Verwendbarkeit unbekannt ist, sondern mit einem nachvollziehbaren, geprüften und fortschreibbaren Informationsbestand.
