Versicherungsschutz in die Startfreigabe aufnehmen
FM-Verträge enthalten häufig Anforderungen an Betriebs-, Berufs-, Umwelt- oder sonstige Haftpflichtdeckungen. Vor dem Leistungsbeginn muss deshalb geprüft werden, welche Versicherungen vertraglich geschuldet werden, welche Deckungssummen gelten und für welche Tätigkeiten der Schutz bestehen muss. Die bloße Vorlage irgendeiner Versicherungspolice reicht nicht aus. Versicherungsnehmer, versicherte Tätigkeiten, Geltungsbereich und Versicherungsdauer müssen zum konkreten Auftrag passen. Das VVG regelt unter anderem die Betriebshaftpflichtversicherung; daraus folgt jedoch keine allgemeine gesetzliche Pflicht jedes FM-Dienstleisters zum Abschluss einer bestimmten Betriebshaftpflichtversicherung. Maßgeblich sind Vertrag und gegebenenfalls spezielle gesetzliche Anforderungen.
FM-Versicherungsschutz vor Betriebsstart sicher dokumentieren
Deckung nicht nur formal bestätigen
Der Start-up-Prozess benötigt eine definierte Versicherungs-Soll-Liste. Für jeden erforderlichen Nachweis werden Versicherungsart, Mindestdeckung, Gültigkeitszeitraum und Vorlagefrist festgelegt. Besondere Tätigkeiten wie Arbeiten an kritischen technischen Anlagen, Umweltrisiken oder der Einsatz von Nachunternehmern können zusätzlichen Prüfbedarf auslösen. Der Auftraggeber sollte nicht selbst versicherungsrechtliche Deckungsentscheidungen ersetzen, sondern prüfen, ob die vertraglich verlangten Nachweise vollständig und plausibel vorliegen. Unklarheiten werden vor dem Go-live mit Einkauf, Recht und Versicherungsfachleuten geklärt.
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| Versicherungsart | Entspricht sie dem Vertrag? | Police oder Versicherungsbestätigung | Erfüllt/offen |
| Deckungssumme | Ist die Mindesthöhe erreicht? | Versicherungsnachweis | Geprüft |
| Vertragslaufzeit | Besteht Schutz ab Leistungsbeginn? | Gültigkeitsangabe | Termin geprüft |
| Tätigkeit | Sind relevante Leistungen umfasst? | Deckungsbeschreibung | Plausibilisiert |
| Nachunternehmer | Bestehen erforderliche Nachweise? | NU-Dokumentation | Vollständig/offen |
Versicherungspflichten in die Lieferkette übertragen
Setzt der Hauptdienstleister Nachunternehmer ein, ist zu prüfen, welche Versicherungsanforderungen auch für diese gelten. Der Hauptauftragnehmer benötigt einen Prozess, der Nachweise vor Einsatzbeginn erfasst und bei Ablauf erneuert. Besonders risikoreiche Leistungen dürfen nicht allein deshalb freigegeben werden, weil der Hauptvertrag bereits einen Versicherungsnachweis enthält. Gleichzeitig muss vermieden werden, pauschal identische Deckungssummen für jede Kleinstleistung zu verlangen. Die Anforderungen sollten risikogerecht und entsprechend der vertraglichen Vereinbarung ausgestaltet werden.
Neue Leistungen auf Versicherungsrelevanz prüfen
Der Leistungsumfang eines FM-Vertrags verändert sich häufig während der Vertragslaufzeit. Zusätzliche Gewerke, neue Standorte, besondere technische Arbeiten oder geänderte Nachunternehmerstrukturen können auch den erforderlichen Versicherungsschutz beeinflussen. Deshalb wird die Versicherungsprüfung mit dem Vertrags- und Change-Management verknüpft. Bei wesentlichen Leistungserweiterungen erfolgt vor Ausführung eine erneute Bewertung. Gleiches gilt bei Unternehmensänderungen oder erkennbaren Einschränkungen des Versicherungsschutzes. Dadurch bleibt die ursprüngliche Startfreigabe auch nach Vertragsänderungen belastbar.
Versicherungsnachweise dauerhaft aktuell halten
Versicherungsnachweise haben Laufzeiten und dürfen nach dem Go-live nicht aus dem Blick geraten. Ablaufdaten werden deshalb in einem Fristenregister hinterlegt und rechtzeitig vor Fälligkeit überwacht. Fehlende Verlängerungsnachweise lösen eine definierte Eskalation aus. Zuständig können Einkauf, Vertragsmanagement oder Facility Management sein; entscheidend ist eine eindeutige Zuordnung. Der Versicherungsstatus wird zusammen mit anderen Vertragspflichten im regelmäßigen Compliance-Review kontrolliert. So wird aus der einmaligen Prüfung vor Leistungsbeginn ein dauerhaft wirksamer Bestandteil des Vertragsmanagements.
