Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Vordienstleister-Exit und strukturierter Wissenstransfer

Facility Management: Facility Services implementieren » Implementierung » Governance & Projektstruktur » Vordienstleister-Exit und Wissenstransfer

Vordienstleister-Exit und strukturierter Wissenstransfer

Ein Dienstleisterwechsel braucht auch einen professionell gesteuerten Ausstieg

Beim FM-Start-up liegt die Aufmerksamkeit naturgemäß auf dem neuen Dienstleister. Personal wird mobilisiert, Systeme werden eingerichtet, Daten übernommen und Prozesse aktiviert. Gleichzeitig verlässt jedoch ein Dienstleister die Organisation, der häufig über Jahre Objektwissen aufgebaut hat.

Die Start-up-Microsite behandelt die Übergabe durch den Vordienstleister bereits mehrfach. Die Leistungsseite zum Übergangsmanagement fordert ausdrücklich einen geregelten Ausstiegsprozess mit Übergabe von Dokumenten, Schlüsseln und sensiblen Daten. Auch die Hauptseite nennt die Einweisung des neuen Objektteams durch Vordienstleister beziehungsweise Errichter als wichtigen Teil der Mobilisierung.

Eine eigenständige Exit-Systematik sollte daraus einen kontrollierbaren Prozess machen.

Vordienstleister-Exit und Wissenstransfer strukturiert steuern

Exit-Auftrag früh festlegen

Der Ausstieg sollte nicht erst wenige Wochen vor Vertragsende beginnen.

Bereits im auslaufenden Vertrag beziehungsweise spätestens mit der Wechselentscheidung sollte geklärt werden:

  • welche Daten zu übergeben sind,

  • welche Dokumente benötigt werden,

  • welche Schlüssel und Medien zurückzugeben sind,

  • welche offenen Vorgänge bestehen,

  • welche Ansprechpartner benötigt werden,

  • welche Wissenstransfertermine stattfinden.

Je detaillierter die Exit-Pflichten bereits vertraglich vereinbart wurden, desto geringer ist die Abhängigkeit von freiwilliger Kooperation.

Wissen über Dokumente hinaus erfassen

Nicht jedes betriebliche Wissen liegt in Handbüchern.

Besonders wichtig sind beispielsweise:

  • problematische Anlagen,

  • saisonale Besonderheiten,

  • wiederkehrende Störungen,

  • bekannte Provisorien,

  • kritische Nutzer,

  • Herstellerkontakte,

  • Besonderheiten von Fremdsystemen,

  • informelle Betriebsroutinen.

Diese Informationen sollten über strukturierte Interviews und gemeinsame Begehungen erfasst werden.

Besonders wirksam ist eine fachliche Übergabe zwischen konkreten Rollen:

  • alter Objektleiter → neuer Objektleiter,

  • alter HLK-Verantwortlicher → neuer HLK-Verantwortlicher,

  • CAFM-Key-User → neuer Systemverantwortlicher.

Damit wird Wissen direkt dort übertragen, wo es später benötigt wird.

Für offene:

  • Mängel,

  • Störungen,

  • Bestellungen,

  • Wartungen,

  • Prüfungen,

  • Projekte

sollte jeweils der Status zum Übergabezeitpunkt dokumentiert werden.

Die bestehende Microsite legt bereits großen Wert auf Übergabeprotokolle und eine eindeutige Altlastenabgrenzung.

Der neue Dienstleister übernimmt damit nicht blind eine Liste, sondern einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand.

Vollständigkeit mit Nachweisliste prüfen

Ein Exit-Register kann zeigen:

angefordert → erhalten → geprüft → akzeptiert → Restpunkt.

Besonders wichtige Kategorien sind:

  • Assetdaten,

  • Prüfnachweise,

  • Wartungshistorien,

  • Passwörter beziehungsweise Zugänge,

  • Schlüssel,

  • Konfigurationen,

  • Verträge,

  • offene Maßnahmen.

So wird sichtbar, wo tatsächlich noch Informationsverlust droht.

Kooperation professionell steuern

Ein Dienstleisterwechsel kann wirtschaftlich oder emotional belastet sein. Die Hauptseite weist ausdrücklich darauf hin, dass passiver Widerstand des alten oder herablassendes Verhalten des neuen Dienstleisters bei Objektübergaben nicht akzeptabel sind.

Der Auftraggeber muss deshalb die Übergabe selbst führen und darf sie nicht ausschließlich den beiden Dienstleistern überlassen.

Am letzten Leistungstag sollte dokumentiert werden:

  • welche Leistungen abgeschlossen sind,

  • was vollständig übergeben wurde,

  • welche Restpunkte verbleiben,

  • welche Zugänge deaktiviert werden,

  • welche Betriebsmittel zurückgegeben wurden.

Wissenstransfer ist ein eigener Projektstrom

Die zentrale Frage lautet:

Welches Wissen besitzt der bisherige Dienstleister, das der neue Betreiber ab dem ersten Tag benötigt – und wie stellen wir sicher, dass dieses Wissen vor dem Ausscheiden tatsächlich übertragen und nachvollziehbar dokumentiert wird?

Damit wird der Vordienstleister-Exit vom unvermeidbaren Vertragsende zu einem aktiv gesteuerten Bestandteil des neuen Start-ups.