Der nächste Dienstleisterwechsel beginnt mit dem heutigen Vertragsdesign
Viele Schwierigkeiten eines FM-Start-ups entstehen nicht erst beim Dienstleisterwechsel. Sie werden Jahre vorher angelegt: Daten liegen beim Dienstleister, Systeme sind proprietär, Betriebswissen ist nicht dokumentiert oder vertragliche Exit-Pflichten wurden nie präzise beschrieben.
Die bestehende Strategie-Seite nennt „Exit“ bereits als Vertragsbestandteil und beschreibt dabei Datenrückgabe, Dokumentationsübergabe, Schlüsselrückgabe und Wissenstransfer. Auch die Drittvertragsseite verwendet den Begriff „Wechselrobustheit“.
Eine eigenständige Exit-by-Design-Seite sollte daraus ein strategisches Prinzip machen.
Ein Vertrag mit fünfjähriger Laufzeit wird irgendwann:
verlängert,
neu ausgeschrieben,
insourced,
aufgeteilt,
an einen anderen Dienstleister übertragen.
Die Frage lautet deshalb bereits bei Vertragsschluss:
Könnten wir diese Leistung später kontrolliert an einen anderen Betreiber übergeben?
Wenn die Antwort Nein lautet, entsteht strategische Abhängigkeit.
Besonders kritisch sind:
Assetdaten,
Wartungshistorien,
Tickets,
Prüfberichte,
Betreiberpflichten,
Nutzer- und Flächendaten.
Der Vertrag sollte regeln:
wem die Daten gehören,
welches Format verwendet wird,
wie regelmäßig exportiert wird,
was bei Vertragsende zu übergeben ist.
Der Auftraggeber darf nicht erst drei Monate vor Vertragsende feststellen, dass zentrale Betriebsdaten nur in einem nicht exportierbaren Dienstleistersystem vorhanden sind.
Dokumentation während der Laufzeit aktuell halten
Exit-Dokumentation darf nicht erst am letzten Tag entstehen.
Der bessere Ansatz lautet:
Der Betrieb führt seine Dokumentation jederzeit so, dass sie grundsätzlich übergabefähig bleibt.
Dazu gehören beispielsweise:
aktuelle Anlagenlisten,
aktuelle Verantwortlichkeiten,
laufende Maßnahmen,
Wartungsstatus,
offene Mängel.
Damit sinkt der Übergabeaufwand erheblich.
Proprietäre Abhängigkeiten begrenzen
Besonders problematisch sind Systeme oder Prozesse, die ausschließlich der aktuelle Dienstleister bedienen kann.
Wo solche Lösungen notwendig sind, sollte früh geregelt werden:
Datenexport,
Lizenzen,
Schnittstellen,
Übergangsrechte,
Support während des Wechsels.
Statt allgemeiner Formulierung „AN wirkt bei der Übergabe mit“ sollte ein Exit-Leistungsbild beispielsweise enthalten:
Übergabeplan,
Datenexport,
Dokumentenreview,
Wissenstransfer,
Anlagenbegehungen,
Schlüsselübergabe,
offene Vorgänge,
Unterstützung einer Parallelphase.
Damit kann diese Leistung bereits bei der ursprünglichen Vergabe eingepreist werden.
Ressourcenpflicht festlegen
Am Vertragsende hat der ausscheidende Dienstleister regelmäßig wenig wirtschaftliches Interesse, umfangreiche Zusatzressourcen bereitzustellen.
Deshalb sollte vertraglich geklärt sein:
welche Rollen mitwirken,
wie lange,
in welchem Umfang,
mit welcher Vergütung beziehungsweise ob dies abgegolten ist.
Transition Assistance Period vorsehen
Bei komplexen Objekten kann eine definierte Übergangsphase sinnvoll sein, in der der bisherige Dienstleister nach Vertragsende beziehungsweise bis zum Wechseltermin noch spezifische Unterstützungsleistungen erbringt.
Die genaue Konstruktion muss mit der Verantwortungs- und Vergütungslogik abgestimmt werden.
Abschlussnachweise definieren
Der Exit sollte erst als erfüllt gelten, wenn vereinbarte Deliverables tatsächlich vorliegen.
Beispiele:
vollständiger Datenexport,
Schlüsselbestand abgeglichen,
offene Maßnahmen übergeben,
Systemzugänge geklärt.
Wechselrobustheit als Vertragsqualitätsmerkmal
Ein guter FM-Vertrag schafft keinen künstlichen Lock-in.
Er erlaubt es dem Auftraggeber, bei Ablauf des Vertrags einen Wettbewerb durchzuführen und anschließend den Betrieb ohne vermeidbaren Informations- oder Funktionsverlust zu übertragen.
Start-up-Fähigkeit für den nächsten Vertrag bereits heute sichern
Die zentrale Frage lautet:
Gestalten wir den aktuellen FM-Vertrag so, dass Gebäude, Daten, Dokumentation und Betriebswissen am Ende vollständig und wirtschaftlich an einen Nachfolger übergeben werden können?
Damit wird Exit-by-Design zu einem der wirksamsten Instrumente für einen späteren erfolgreichen FM-Start-up.
