Vertrag, Leistung, SLA und Vergütung müssen nicht automatisch am selben Zeitpunkt beginnen
Bei einem FM-Dienstleisterwechsel existieren mehrere relevante Termine: Vertragsbeginn, Mobilisierungsbeginn, Go-live, Leistungsbeginn, Ende des Altdienstleisters und Übergang in den stabilisierten Regelbetrieb.
Die bestehende Seite zum Verantwortungsübergang unterscheidet genau diese Zeitpunkte bereits ausdrücklich.
Was bislang fehlt, ist deren kaufmännische und leistungsbezogene Synchronisation.
Leistungs- und Abrechnungsstichtag klar festlegen
Vertragsbeginn vom operativen Leistungsbeginn trennen
Ein Vertrag kann beispielsweise am 1. Oktober geschlossen beziehungsweise wirksam werden, während der reguläre Facility-Betrieb erst am 1. Januar übernommen wird.
Zwischen beiden Daten findet die Mobilisierung statt.
Deshalb muss eindeutig sein:
welche Pflichten bereits in der Mobilisierung gelten,
welche erst mit Betriebsübernahme beginnen,
welche Vergütung dafür vereinbart ist.
Start-up-Vergütung separat behandeln
Die vorhandene FM-Vereinbarungsseite unterscheidet ausdrücklich zwischen Regelbetrieb, Start-up-Vergütung, Regieleistungen, Sonderleistungen und Nachunternehmerkosten.
Diese Differenzierung sollte in einen klaren Abrechnungsstichtagsprozess überführt werden.
Dadurch werden doppelte oder unklare Vergütungen vermieden.
Letzten und ersten Leistungstag eindeutig definieren
Besonders bei Leistungen mit kontinuierlicher Verfügbarkeit ist der Stichtag kritisch.
Beispiel:
Altdienstleister verantwortlich bis 31.12., 24:00 Uhr.
Neudienstleister verantwortlich ab 01.01., 00:00 Uhr.
Für bestimmte Services kann eine andere Uhrzeit oder gestufte Übergabe sinnvoll sein.
Entscheidend ist, dass keine undefinierte Zwischenphase entsteht.
SLA-Messbeginn festlegen
Ab wann gilt die vollständige SLA-Systematik?
Mögliche Modelle sind:
sofort ab Leistungsbeginn,
definierte Hypercare mit eingeschränkter Bewertung,
Messung ab Tag 1, aber Bonus/Malus erst später.
Die bestehende Strategie-Seite weist ausdrücklich darauf hin, dass geregelt werden sollte, ab wann SLA vollständig gelten und wie die Anlaufphase bewertet wird.
Bei verbrauchs- oder mengenabhängigen Leistungen können zum Übergang erforderlich sein:
Materialbestände,
Verbrauchszähler,
offene Tickets,
offene Bestellungen,
Stundenkonten,
Leistungsstände.
Damit entsteht eine klare wirtschaftliche Abgrenzung zwischen Alt- und Neudienstleister.
Offene Arbeiten zuordnen
Ein Auftrag wurde vom Altdienstleister begonnen und erst nach Go-live abgeschlossen.
Wer rechnet ihn ab?
Solche Fälle sollten vorab kategorisiert werden.
Mögliche Kriterien sind:
Beauftragungsdatum,
Leistungsausführung,
Abnahme,
vertragliche Zuordnung.
Monatswechsel besonders vorbereiten
Liegt der Go-live zum Monats- oder Jahresbeginn, treffen gleichzeitig viele kaufmännische Prozesse zusammen.
Daher sollten Finance, Einkauf und FM frühzeitig klären:
Rechnungswege,
Bestellnummern,
Kostenstellen,
Kreditoren,
Freigaben.
Erste Rechnung gezielt prüfen
Die erste Regelbetriebsrechnung besitzt besondere Bedeutung.
Sie zeigt, ob:
Preisblatt,
Leistungsumfang,
Start-up-Abgrenzung,
Sonderleistungen
richtig verstanden wurden.
Ein gemeinsames First-Invoice-Review kann spätere wiederkehrende Fehler verhindern.
Den Übergang auch kaufmännisch sekundengenau denken
Die zentrale Frage lautet:
Ab welchem Zeitpunkt schuldet welcher Dienstleister welche Leistung, ab wann wird diese wie gemessen und ab wann entsteht welche Vergütung?
Diese Klarheit ist genauso wichtig wie die technische Übergabe und verhindert spätere Streitigkeiten über Doppelabrechnung, SLA und Verantwortungszeitpunkte.
